Geum.ru

Утверждено: решение Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 30. 04

Вид материалаРешение

Содержание


2. Виды, задачи и функции архивов
3. Номенклатуры дел. формирование дел
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   14


2. ВИДЫ, ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВОВ


2.1. В зависимости от состава документов, которыми комплектуется архив, обязанностей по осуществлению учета, хранения и использования документов Национального архивного фонда Республики Беларусь могут создаваться архивы следующих видов:

архив организации, хранящий документы только данной организации*;

центральный архив, хранящий документы центрального аппарата организации (центрального органа управления, центрального органа общественного объединения), а также документы организаций непосредственного подчинения и, при необходимости, других источников комплектования, список которых утверждается руководителем соответствующей отрасли (системы, объединения); центральный отраслевой архив центрального органа управления (центральный архив общественного объединения), хранящий документы организаций отрасли (системы, объединения) всех уровней подчиненности независимо от их территориального расположения в соответствии со списком источников комплектования архива, утвержденным руководителем отрасли (системы, объединения);

объединенный ведомственный архив, хранящий документы нескольких организаций министерства или другого центрального органа управления, связанных определенной системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

объединенный межведомственный архив, хранящий документы организаций нескольких отраслей (систем), связанных территориально;

объединенный архив, созданный несколькими организациями негосударственной формы собственности и хранящий их документы. ______________________________

* В организациях, создающих технологическую, нормативно-техническую, проектную, конструкторскую, картографическую, геологическую, гидрометеорологическую, телеметрическую, машиночитаемую, кино-, фото-, фоно-, видеодокументацию, могут создаваться специальные архивы для хранения документов вышеназванных видов.


2.2. Задачами архива являются:

комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

обеспечение сохранности и ведение учета документов;

обеспечение использования документов;

подготовка и передача документов Национального архивного фонда Республики Беларусь на государственное хранение в соответствии с требованиями, установленными Госкомархивом*;

осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве в подведомственных организациях.

2.3. Для решения стоящих перед ними задач архив выполняет ряд функций. Основные функции архива соответствуют основным направлениям его работы (см. пп.2.3.1-2.3.14).

2.3.1. Архив составляет и ежегодно уточняет список организаций - источников комплектования**. (Приложение 1). ______________________________

*Для архивов негосударственных организаций, не имеющих договора с госархивом, данная норма действует при ликвидации организации и отсутствии правопреемника.

**Исключение - архив организации.


2.3.2. Принимает на хранение документы структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.

2.3.3. Проводит экспертизу ценности хранящихся в архиве документов и оказывает методическую помощь по проведению экспертизы ценности документов, находящихся в структурных подразделениях; участвует в работе Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) или экспертной комиссии (ЭК) организации.

2.3.4. Проверяет соответствие формирования и оформления дел в делопроизводстве организации и подведомственных организаций установленным требованиям. Проверяет работу архивов подведомственных организаций.

2.3.5. Осуществляет фондирование документов и дел.

2.3.6. Ведет комплекс учетных документов.

2.3.7. Составляет научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам.

2.3.8. Создает страховой фонд копий документов архива (на фотоматериалах, лазерных дисках или др. специальных носителях).

2.3.9. Контролирует условия хранения документов, проверяет наличие и сохранность документов и дел.

2.3.10. Представляет в соответствующее учреждение государственной архивной службы сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве.

2.3.11. Выполняет запросы организаций и частных лиц, выдает копии документов, архивные справки (выписки) и дела во временное пользование, обеспечивает работу исследователей.

2.3.12. Подготавливает и передает на госхранение документы Национального архивного фонда Республики Беларусь*. ______________________________

*См. сноску к п.2.2.


2.3.13. Участвует в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений, номенклатуры дел и др.) по документационному обеспечению управления.

2.4. Архиву для выполнения его задач и функций предоставляется право:

давать в установленном порядке указания структурным подразделениям и архивам подведомственных организаций по вопросам, входящим в компетенцию архива;

запрашивать от структурных подразделений организации и архивов подведомственных организаций сведения, необходимые для работы архива;

вносить руководству организации предложения по совершенствованию делопроизводства и архивного дела (приложение 40).


3. НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ


Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для обеспечения порядка группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения срока их хранения.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В архиве она используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.


3.1. Виды номенклатур дел


3.1.2. Номенклатуры дел подразделяются на типовые, примерные и конкретные.

3.1.3. Типовые и примерные номенклатуры дел составляются для определенной категории организаций, отличающихся однородным характером деятельности и составом документов*. ______________________________

*К указанным организациям относятся, в частности, областные Советы депутатов и их исполкомы, средние школы и т.д.


3.1.4. Типовая номенклатура дел устанавливает единую индексацию, типовой состав и унифицированные заголовки дел для однородных по характеру деятельности и структуре организаций всей отрасли (системы, объединения). Она является нормативным документом и носит обязательный характер.

3.1.5. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

3.1.6. Типовые и примерные номенклатуры дел составляются службами ДОУ министерств, Госкомитетов и др. центральных органов управления, подведомственная сеть которых включает ряд однородных организаций и утверждается руководством отрасли (системы, объединения) после согласования с ЦЭК организации и Госкомархивом.

3.1.7. Конкретная номенклатура дел составляется (уточняется) ежегодно в каждой организации и включает систематизированные заголовки всех дел, которые будут заведены или продолжены делопроизводством в данной организации в текущем календарном году. Конкретная номенклатура дел составляется для всей организации (сводная) и для каждого структурного подразделения. (Приложения 2, 3).


3.2. Порядок составления, согласования и утверждения

номенклатуры дел организации


3.2.1. Номенклатура дел организации составляется службой ДОУ (управлением делами, канцелярией, общим или административно-хозяйственным отделом) при участии архива или учреждением государственной архивной службы (на договорных началах).

3.2.2. Государственные архивы оказывают методическую (консультативную) помощь в разработке номенклатур дел организациям, являющимся источниками комплектования указанных архивов.

3.2.3. Нормативно-методическим основанием при разработке номенклатуры дел организации служат государственные стандарты, типовые и ведомственные перечни документов со сроками хранения, инструкции по делопроизводству, типовые и примерные номенклатуры дел, решения ЦЭК (ЭК) организации, решения Центральной экспертно-методической комиссии (ЦЭМК) Госкомархива об изменении сроков хранения отдельных категорий документов и дел.

3.2.4. При составлении номенклатуры дел используются устав или положение об организации, штатные расписания, отчеты о работе, положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции, номенклатуры дел за предыдущие годы, описи дел, регистрационные журналы, справочные картотеки. Изучается состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации.

3.2.5. Основой для составления сводной номенклатуры дел являются номенклатуры дел структурных подразделений (управлений, отделов, лабораторий и т.д.) и профкома. Они разрабатываются при участии специалистов, знающих функции, задачи и документацию этих подразделений. Служба ДОУ контролирует работу по разработке номенклатур дел структурных подразделений и оказывает методическую помощь составителям. Номенклатура дел структурного подразделения визируется заведующим архивом, согласовывается ЭК структурного подразделения (при его наличии) и подписывается руководителем структурного подразделения.

3.2.6. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года. Она визируется заведующим архивом, подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается ЭК (ЦЭК) организации, согласовывается экспертно-методической комиссией (ЭМК) или экспертно-проверочной комиссией (ЭМК) государственного архивного учреждения и до 1 января следующего года утверждается руководителем организации*. ______________________________

*Номенклатуры дел негосударственных организаций, не имеющих договорных отношений с учреждениями государственной архивной службы, не согласовываются ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения.


3.2.7. Номенклатура дел согласовывается с государственным архивом 1 раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования. Ежегодно она уточняется. После внесения необходимых изменений номенклатура дел утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года приказом (распоряжением).

3.2.8. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из нее, включающие текст соответствующих разделов.

3.2.9. Номенклатура дела составляется в четырех экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе ДОУ, второй используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, третий находится в качестве учетного документа в архиве, четвертый - в государственном архиве. Первый экземпляр является документом постоянного хранения. Он регистрируется (в порядке, установленном для регистрации внутренних документов) и включается в раздел номенклатуры дел общего отдела, канцелярии или других структур, которые осуществляют документационное обеспечение управления. Номенклатуры структурных подразделений хранятся 5 лет после передачи дел в архив. Номенклатуры дел организаций, в делопроизводстве которых не образуются документы постоянного хранения, хранятся не менее 10 лет.


3.3. Схема построения номенклатуры дел организации


3.3.1. Схема построения номенклатуры дел соответствует структуре организации. Названиями разделов и подразделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений организации, расположенные в соответствии со штатным расписанием.

3.3.2. Структурное подразделение, в котором откладываются организационно-распорядительные документы руководства организации (управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п.), всегда располагается в начале номенклатуры дел независимо от места, занимаемого данным подразделением в штатном расписании. После основных структурных подразделений в порядке значимости следуют общественные организации и временно действующие органы.

3.3.3. В организациях, имеющих устойчивую структуру, номенклатура дел строится по структурному принципу. В организациях, не имеющих устойчивой структуры и бесструктурных, схема номенклатуры дел строится по структурно-функциональному принципу или функциональному принципу (по направлениям деятельности без деления на структурные части).

Пример схемы номенклатуры, построенной по структурному принципу:

01. Общий отдел

02. Отдел экономического прогнозирования

03. Производственно-технологический отдел

04. Технический отдел

05. Отдел капитального строительства

06. Отдел техники безопасности

07. Отдел главного механика и энергетика

08. Отдел технического контроля

09. Финансовый отдел

10. Бухгалтерия

11. Отдел труда и заработной платы

12. Отдел кадров

13. Отдел материально-технического снабжения и сбыта продукции

14. Юрисконсульт

15-20. Цеха

21-25. Лаборатории

26. Профсоюзный комитет

Пример схемы номенклатуры, построенной по структурно-функциональному принципу:

01. Руководство

02. Организационно-методическая работа

03. Спортивно-массовая работа

04. Тренерский совет

05. Бухгалтерия

06. Отдел кадров

07. Профсоюзный комитет

Пример схемы номенклатуры, построенной по функциональному принципу:

01. Руководство

02. Планирование

03. Организация производственной деятельности

04. Финансирование

05. Учет и отчетность

06. Кадры


3.4. Состав и оформление номенклатуры дел организации


3.4.1. Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации с обязательными реквизитами (приложения 2, 3).

3.4.2. Форма номенклатуры дел включает 5 граф - индекс дела (1), заголовок дела (2), количество дел (3), срок хранения дела и номер статьи по перечню (4), примечание (5).

3.4.3. В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел, обозначаемые арабскими цифрами и состоящие из двух элементов - номера структурного подразделения или соответствующего раздела номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах подразделения (раздела). Цифры индекса разделяются дефисом.


Пример. 01-01, 01-02, 01-03 и т.д.


В номенклатуре дел однородным делам, ведущимся в различных структурных подразделениях, присваиваются одинаковые порядковые номера и типовые заголовки. Дела по переходящим вопросам (не разрешенным в течение календарного года) вносятся в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом.

3.4.4. В конце разделов помещаются резервные индексы для дополнительно заведенных дел, которые по тем или иным причинам не могли быть учтены при составлении номенклатуры.

3.4.5. В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов и подразделов номенклатуры и все заголовки дел постоянного и временного хранения, заводимых в организации в календарном году, включая дела с грифом ограничения доступа к документации, незаконченные делопроизводством дела за предыдущий год (переходящие дела), справочные картотеки к документам, документы, образующиеся в деятельности вычислительного центра данной организации, а также заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых является организация. В номенклатуру дел не должны включаться печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, экспресс-информация и др.)*, алфавиты, указатели и другие вспомогательные документы. ______________________________

*В отдельных случаях малотиражные печатные издания, не поступающие в государственные библиотеки Республики Беларусь, могут включаться в номенклатуру дел и в опись дел постоянного хранения.


3.4.6. Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу документов дела, быть кратким, доступным для восприятия, четким и конкретным.

3.4.7. Заголовок включает:

название рода дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, докладные записки, акты, справки и т.д.);

указание автора документа (краткое название организации, ее структурного подразделения или должностного лица);


Пример. Приказы министра... Отчет комитета...


указание адресата или корреспондента документа;


Пример. Переписка с Советом Министров Республики Беларусь...


краткое содержание документов дела (название темы дела);


Пример. Отчет комитета о финансово-хозяйственной деятельности...


географическое название населенного пункта или территории, с которой связано содержание документов дела*;


Пример. Отчеты средних школ Борисовского, Березинского, Вилейского, Воложинского и Дзержинского районов Минской области об учебно-воспитательной работе...


указание хронологических рамок документов дела, датировку действий или событий, отраженных в документах, но выходящих за пределы делопроизводственного года**;


Пример. Перспективный план работы фабрики на 1996-2010 гг.


указание на копийность документов дела. ______________________________

*Названия населенных пунктов и территорий приводятся в следующем порядке: деревня (колхоз, совхоз), сельсовет, город, район, область.

**В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается месяц, квартал, год на (за) который составлены данные документы.


3.4.8. В заголовках нельзя использовать неконкретные формулировки (типа "разная переписка", "отчеты по вагонам", "натуроплата" и пр.), определения, в которых вид документа заменен неким действием ("исследование", "рассмотрение" и т.д.).

3.4.9. В заголовках термин "дело" используется при заведении личных, судебных, арбитражных дел, а также при объединении различных документов, связанных последовательностью решения какого-либо вопроса.


Пример. Дело о рассмотрении жалобы Иванова И.И. ...


3.4.10. Термин "документы" используется:

при группировке в дело документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства (в конце подобного заголовка указывается не более трех основных разновидностей документов данного дела);


Пример. Документы о проведении Республиканской спартакиады школьников (положение, протоколы, отчеты и др.).


в делах, содержащих приложения к основному документу или группе документов.


Пример. Документы к протоколам №№... заседаний Ученого совета (доклады, информации, справки и др.).


3.4.11. В заголовках дел, содержащих переписку с несколькими разнородными корреспондентами (более трех), названия (фамилии) указанных корреспондентов, как правило, не перечисляются.


Пример. Переписка о поставке продукции на экспорт.


В заголовках дел, содержащих переписку с несколькими однородными корреспондентами (более трех), названия (фамилии) корреспондентов указываются обобщенно.


Пример. Переписка с банками по вопросам финансирования и кредитования...

Переписка с гражданами о выплате пенсий и пособий.


3.4.12. Систематизация заголовков в разделах номенклатуры дел обусловлена степенью их значимости и взаимосвязи. Заголовки систематизируются в следующем порядке: законы Республики Беларусь, постановления Национального собрания Республики Беларусь, указы, декреты, распоряжения Президента Республики Беларусь, распоряжения Администрации Президента Республики Беларусь, постановления и распоряжения Совета Министров Республики Беларусь, уставы (положения об организации), протоколы, приказы, штатные расписания, планы (годовые и текущие), отчеты (годовые, квартальные, месячные), информации, справки, сведения, акты, переписка. Порядок систематизации прочих категорий дел определяется составителем номенклатуры в соответствии с их значимостью.

3.4.13. Систематизация однородных дел осуществляется по алфавиту корреспондентов или географических названий.

3.4.14. Графа 3 заполняется в конце календарного (делопроизводственного) года. В ней указывается количество дел (томов, частей) определенной категории, заведенных в организации в течение года. В эту же цифру включается количество томов или частей дела.

3.4.15. В графе 4 номенклатуры дел указываются сроки хранения дел и номера статей по типовому или ведомственному перечням документов (типовой, примерной номенклатурам дел). Если перечень не содержит сведений о каких-либо разновидностях документов, решение о сроках их хранения принимается ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения по представлению ЭК организации или ЦЭМК Госкомархива.

3.4.16. Графа 5 номенклатуры дел служит для различных отметок службы ДОУ - о передаче дел в другие организации или структурные подразделения, незаведении дел, утрате дел, переходящих делах, включении дел в акт на уничтожение и т.д. В ней указывается название перечня (перечней), которыми пользовались составители номенклатуры дел.

3.4.17. На последнем листе номенклатуры дел помещаются подписи лиц, указанных в п.3.2.6 настоящих правил, гриф согласования номенклатуры дел ЦЭК (ЭК) организации, гриф согласования с ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения, а также итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, которая заполняется в конце календарного года и подписывается руководителем службы ДОУ.