Утверждено: решение Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 30. 04
| Вид материала | Решение |
СодержаниеСогласовано согласовано Карта-заместитель дела Акт утверждаю Акт утверждаю Согласовано согласовано |
- Решение Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики, 2109.15kb.
- Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики, 3787.09kb.
- Приказ Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, 1262.46kb.
- М. И. Боровой Председатель Комитета по архивам и делопроизводству, 1750.05kb.
- Приказ государственного комитета по имуществу республики беларусь 16 ноября 2009, 14.57kb.
- Постановление государственного комитета по авиации республики беларусь, 78.75kb.
- Международная конференция, 47.42kb.
- Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях республики, 1490.34kb.
- Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях республики, 1382.58kb.
- Постановление Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь, 7450.85kb.
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица, Подпись Расшифровка
составившего внутреннюю опись подписи
документов дела
Дата
Формат А4 (210х297 мм)
Форма внутренней описи документов дела
Приложение 7
к п.5.1.22
_______________________________ ___________________________ Д.
_______________________________ __________________________ Оп.
_______________________________ ___________________________ Ф.
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(наименование вышестоящей организации, организации и
____________________________________________________________________
структурного подразделения)
Дело №* ___________ Том _________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
(заголовок дела)
Ф. ____________________________ _______________________________
дата (крайние даты)
Оп. ___________________________ На _____________________ листах
Д. ____________________________ Хранить _______________________
______________________________
*Указывается индекс дела.
Формат А4 (210х297 мм)
Формат обложки дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения
Приложение 8
к подразделу 5.2
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения или
____________________________________________________________________
общественной организации)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения
(общественной организации)
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОПИСЬ №
____________________________________________________________________
(название раздела)
:---:------:---------:---------:-----------:-----------:----------:
: № :Индекс:Заголовок:Дата дела:Количество : Срок :Примечание:
:п/п:дела : дела : (тома, : листов в : хранения : :
: :(тома,: (тома, : части) :деле (томе,:дела (тома,: :
: :части): части) : : части) : части) : :
:---:------:---------:---------:-----------:-----------:----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6* : 7 :
:---:------:---------:---------:-----------:-----------:----------:
В данную опись внесено _____________________________________________
(цифрами и прописью)
дел с № _________ по № ___________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя описи подписи
Дата
______________________________
*Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО*
Наименование должности Протокол ЭК структурного
руководителя службы ДОУ подразделения
_______________ № ______
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Передал ____________________________ дел и _________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных карточек к документам**
Наименование должности Подпись Расшифровка
сотрудника структурного подписи
подразделения
(общественной организации)
Дата
Принял _____________________________ дел и _________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных карточек к документам
Наименование должности Подпись Расшифровка
работника архива подписи
Дата
___________________________________
*При наличии ЭК структурного подразделения.
**Передаются вместе с делами канцелярии.
Формат А4 (210х297 мм)
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
и по личному составу структурного подразделения
(общественной организации) организации
Приложение 9
к п.6.3.2
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(название архива)
ЖУРНАЛ
регистрации показаний контрольно-измерительных приборов
для измерения температуры и влажности воздуха
Том _________________
Начат _______________
Окончен _____________
:------:-------------------------------------:----------------:
: : Воздух в хранилище : Подпись :
: Дата : : сотрудника, :
:записи:-------------------:-----------------: сделавшего :
: : температура, С° : относительная : запись :
: : : влажность, % : :
:------:-------------------:-----------------:----------------:
: 1 : 2 : 3 : 4 :
:------:-------------------:-----------------:----------------:
Формат А4 (210х297 мм)
Форма журнала регистрации показаний контрольно-измерительных
приборов для измерения температуры и влажности воздуха
Приложение 10
к п.6.6.7
Наименование организации
Название архива
Карточка постеллажного
топографического указателя
Стеллаж № _______________ Хранилище № ____________
:------:--------:------:-------:------------------:----------:
:Шкаф №:Полка № :Фонд №:Опись №:Дела с № ________ :Примечание:
: : : : : по № ________ : :
:------:--------:------:-------:------------------:----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 :
:------:--------:------:-------:------------------:----------:
Форма карточки постеллажного топографического указателя
(лицевая сторона)
:------:---------:------:-------:-----------------:----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 :
:------:---------:------:-------:-----------------:----------:
Формат А6 (148х105 мм)
Форма карточки постеллажного топографического указателя
(оборотная сторона)
Приложение 11
к п.6.6.7
Наименование организации
Карточка пофондового
топографического указателя
Фонд № _____________________ Хранилище № _____________
Название фонда _______________
:-------:-------------------:---------:------:-------:----------:
:Опись №:Дела с № __________:Стеллаж №:Шкаф №:Полка №:Примечание:
: : по № __________: : : : :
:-------:-------------------:---------:------:-------:----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 :
:-------:-------------------:---------:------:-------:----------:
Форма карточки пофондового топографического указателя
(лицевая сторона)
:------:--------------------:---------:------:-------:----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 :
:------:--------------------:---------:------:-------:----------:
Формат А6 (148х105 мм)
Форма карточки пофондового топографического указателя
(оборотная сторона)
Приложение 12
к п.6.7.5
Наименование организации
АКТ
___________ № __________
________________________
(место составления)
о выдаче дел во временное пользование
______________________________________________________
(наименование организации, ее почтовый индекс и адрес)
Основание __________________________________________________________
____________________________________________________________________
Для какой цели выдаются дела _______________________________________
____________________________________________________________________
Выдаются следующие дела из фонда № _________________________________
(название фонда)
____________________________________________________________________
:------:--------:------:-----------:-----:-------------:----------:
: № :Опись № :Дело №: Заголовок :Дата :Кол-во листов:Примечание:
: п/п : : : дела :дела : в деле : :
:------:--------:------:-----------:-----:-------------:----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 :
:------:--------:------:-----------:-----:-------------:----------:
Всего выдается _________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
срок возвращения ___________________________________________________
Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с
пронумерованными листами и заверительными надписями.
Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во
временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по
ним копий, выписок и справок, не публиковать документов без
разрешения организации, выдавшей дела.
Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в
указанный в акте срок.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае
утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.
Наименование должности Наименование должности
руководителя организации, руководителя организации -
выдающей дела получателя
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
Гербовая печать организации Гербовая печать организации
Выдал дела по поручению руководства ________________________________
____________________________________________________________________
(наименование организации)
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
Принял дела по поручению руководства _______________________________
____________________________________________________________________
(наименование организации)
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
Дела возвращены в полном объеме и сохранности
Сдал по поручению руководства организации-получателя
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела.
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта выдачи дел во временное пользование
Приложение 13
к пп.6.7.5, 11.4.6
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(название архива)
КНИГА
выдачи дел из хранилища*
Том _______________
Начат _____________
Окончен ___________
______________________________
*Если в архиве два или несколько хранилищ, то указывается
номер хранилища, в котором ведется книга выдачи дел.
:---:------:------:-------:------:------:--------:--------:--------:
: № : Дата :Фонд №:Опись №:Дело №: Кому :Расписка: Дата :Расписка:
:п/п:выдачи: : : :выдано:в полу- :возврата:в воз- :
: : дел : : : : :чении : дела :вращении:
: : : : : : :дела : :дела :
:---:------:------:-------:------:------:--------:--------:--------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 : 8 : 9 :
:---:------:------:-------:------:------:--------:--------:--------:
Итого в __________ году выдано из хранилища ________________________
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________ дел
Наименование должности Подпись Расшифровка
работника, составившего подписи
итоговую запись
Дата
Формат А4 (210х297 мм)
Форма книги выдачи дел из хранилища
Приложение 14
к п.6.7.8
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело _______________________________________________________________
(№)
Опись ______________________________________________________________
(№)
Фонд _______________________________________________________________
(№)
Дата выдачи ________________________________________________________
Кому выдано ________________________________________________________
Дата возврата ______________________________________________________
Наименование должности Подпись Расшифровка
сотрудника, выдавшего дело подписи
Формат А4 (148х210 мм)
Форма карты-заместителя дела
Приложение 15
к п.6.8.6
Наименование организации
Название архива
Лист проверки № _________ наличия и состояния дел фонда № ____
____________________________________________________________________
(название фонда или его части)
:----:----:-----:------:----:-----:------:------------------------:----:-----:
: № :Ко- :Коли-:Литер-:Про-: № :Шифр : № дела требующего :№ :При- :
:опи-:ли- :че- :ный № :пу- :дела,:(№) :----:----:----:----:----:не- :меча-:
:си :че- :ство :дела, :щен-:вы- :непра-:де- :де- :рес-:пе- :вос-:ис- :ние :
: :ство:дел, :не :ный :дан- :вильно:зин-:зин-:тав-:реп-:ста-:пра-: :
: :дел,:имею-:отра- :№ :ного :подло-:фек-:сек-:ра- :ле- :нов-:вимо: :
: :чис-:щих- :женный:де- :во :женно-:ции :ции :ции :та :ле- :пов-: :
: :ля- :ся :в ито-:ла, :вре- :го : : : :или :ния :реж-: :
: :щих-:в на-:говой :не :мен- :дела : : : :под-:за- :ден-: :
: :ся :личии:записи:от- :ное : : : : :шив-:ту- :ного: :
: :по : : :ра- :поль-: : : : :ки :хаю-:дела: :
: :опи-: : :жен-:зова-: : : : : :щих : : :
: :си : : :ный :ние : : : : : :тек-: : :
: : : : :в : : : : : : :стов: : :
: : : : :ито-: : : : : : : : : :
: : : : :го- : : : : : : : : : :
: : : : :вой : : : : : : : : : :
: : : : :за- : : : : : : : : : :
: : : : :писи: : : : : : : : : :
:----:----:-----:------:----:-----:------:----:----:----:----:----:----:-----:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 : 8 : 9 : 10 : 11 : 12 : 13 : 14 :
:----:----:-----:------:----:-----:------:----:----:----:----:----:----:-----:
Итого __________________________________ дел
(цифрами и прописью)
Проверку произвели:
Наименование должностей работников, Подписи Расшифровка
проводивших проверку подписей
Дата
Формат АЗ (297х420 мм)
Форма листа проверки наличия и состояния дел фонда
Приложение 16
к пп.6.8.6, 6.8.12
Наименование организации
Название архива
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ № ___________ Наименование должности
_________________________ руководителя организации
(место составления) Подпись Расшифровка
проверки наличия и подписи
состояния дел Дата
__________________________________________
(постоянного хранения, по личному составу)
фонда № _________________
_________________________
(название фонда)
Основание проверки: ________________________________________________
(плановая, перемещение документов,
____________________________________________________________________
стихийное бедствие и т.д.)
____________________________________________________________________
Проверка проводилась с ____________________ по _____________________
Проверкой установлено:
1. Всего числится по описям ____________________________________ дел
(цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии ________________________________ дел
(цифрами и прописью)
3. Имеют литерные номера, не отраженные в итоговой записи
________________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
4. Пропущено номеров, не отраженных в итоговых записях
________________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
5. Неправильно подложенных _____________________________________ дел
(цифрами и прописью)
6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)
________________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
7. Имеется не включенных в описи _______________________________ дел
(цифрами и прописью)
8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи)
имеется в наличии ______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
из них:
8.1. требующих дезинфекции _____________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.2. требующих дезинсекции _____________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.3. требующих реставрации _____________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.4. требующих переплета или подшивки __________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.5. требующих восстановления затухающих текстов
________________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.6. неисправимо поврежденных __________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.7. выдано во временное пользование ___________________________ дел
(цифрами и прописью)
9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов.
Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения
Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (№...)
Проверку проводил(и):
Наименование должностей Подписи Расшифровка
работников, производивших подписей
проверку
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
_________________ № ________
Председатель ЦЭК (ЭК) Подпись Расшифровка
организации подписи
Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда
Приложение 17
к п.6.8.13
Наименование организации
Название архива
АКТ УТВЕРЖДАЮ
__________ № ________ Наименование должности
_____________________ руководителя организации
(место составления) Подпись Расшифровка
подписи
о неисправимых повреждениях дел
фонда № _____________________
(название фонда)
В фонде обнаружены дела, признанные неисправимо поврежденными:
:------:-------:------:---------:---------:------------------:
: № :№ описи:№ дела:Заголовок:Дата дела:Характер и причины:
: п/п : : : дела : : повреждения :
:------:-------:------:---------:---------:------------------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 :
:------:-------:------:---------:---------:------------------:
Итого обнаружено неисправимо поврежденных ______________________ дел
(цифрами и прописью)
Перечисленные дела подлежат списанию
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО*
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭМК (ЭПК)
______________ № ___________ архивного учреждения
_____________ № ________
Председатель ЦЭК (ЭК) Председатель ЭМК (ЭПК)
Подпись Подпись
Изменения в учетные документы архива внесены
Наименование должности работника, Подпись Расшифровка