Утверждено: решение Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 30. 04
| Вид материала | Решение |
СодержаниеАкт утверждаю Согласовано согласовано Утверждено* согласовано Согласовано согласовано Список фондов |
- Решение Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики, 2109.15kb.
- Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики, 3787.09kb.
- Приказ Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, 1262.46kb.
- М. И. Боровой Председатель Комитета по архивам и делопроизводству, 1750.05kb.
- Приказ государственного комитета по имуществу республики беларусь 16 ноября 2009, 14.57kb.
- Постановление государственного комитета по авиации республики беларусь, 78.75kb.
- Международная конференция, 47.42kb.
- Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях республики, 1490.34kb.
- Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях республики, 1382.58kb.
- Постановление Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь, 7450.85kb.
внесшего изменения в учетные подписи
документы
Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта о неисправимых повреждениях дел
Приложение 18
к пп.6.9.2, 8.1.3
Наименование организации
Название архива
АКТ УТВЕРЖДАЮ
__________ № ________ Наименование должности
_____________________ руководителя организации
(место составления) Подпись Расшифровка
об необнаружении дел, пути подписи
розыска которых исчерпаны Дата
В результате _______________________________________________________
установлено отсутствие в фонде № _______ перечисленных ниже дел.
Предпринятые архивом меры по розыску дел положительных результатов
не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета
:---------:--------:--------------:-------------------:------------:
: Опись № : Дело № :Заголовок дела:Дата (крайние даты): Причины :
: : : : дела : отсутствия :
:---------:--------:--------------:-------------------:------------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 :
:---------:--------:--------------:-------------------:------------:
Итого __________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО*
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭМК (ЭПК)
______________ № ___________ архивного учреждения
_____________ № ______
Председатель ЦЭК (ЭК) Председатель ЭМК (ЭПК)
Подпись Подпись
Изменения в учетные документы архива внесены
Должность работника, Подпись Расшифровка
ответственного за учет в архиве подписи
Дата
Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны
Приложение 19
к подразделу 8.1
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Фонд № ______________
Опись № _____________
дел постоянного хранения
за _________________ год
:---:------:----------------------:---------:----------:----------:
: № :Индекс: Название раздела :Дата дела:Количество:Примечание:
:п/п: дела : (структурного : (тома, : листов в : :
: : : подразделения), : части) : деле : :
: : : заголовок дела : : : :
: : : (тома, части) : : : :
:---:------:----------------------:---------:----------:----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 :
:---:------:----------------------:---------:----------:----------:
В данный раздел описи внесено __________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № ____________ по № ______________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя описи подписи
Дата
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО* СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭМК (ЭПК) Протокол ЦЭК (ЭК) организации
архивного учреждения _____________ № _____________
_________ № _________
Председатель ЭМК (ЭПК) Председатель ЦЭК (ЭК)
Подпись Подпись
Формат А4 (210х297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
Приложение 20
к п.8.1.10
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ОПИСИ № _______________ (Ф. № _____________________)
Всего в описи пронумеровано ________________________________________
____________________________________________________________ листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Должность работника, Подпись Расшифровка
ответственного за учет в архиве подписи
Дата
Формат А4 (210х297 мм)
Форма листа-заверителя описи дела
Приложение 21
к пп.8.2.6, 8.2.7, 8.4.9
____________________________________________________________________
(название государственного архива)*
____________________________________________________________________
(название фонда)
Фонд № ____________
Опись № ___________
____________________________________________________________________
(название описи)
Крайние даты дел ___________________
_______________________________
*Указывается название государственного архива, источником
комплектования которого является организация. Заполняется в
государственном архиве.
Формат А4 (210х297 мм)
Форма титульного листа описи
Приложение 22
к подразделу 8.3
Наименование УТВЕРЖДАЮ
организации Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Фонд № ___________________
Опись № ___________________
дел временного (свыше 10 лет)
хранения за _____________ год
:---:------:----------------:-------:--------:----------:----------:
: № :Индекс:Название раздела:Дата :Срок :Количество:Примечание:
:п/п: дела : (структурного :дела :хранения: листов в : :
: : : подразделения),:(тома, :дела : деле : :
: : : заголовок дела :части) :(тома, : : :
: : : (тома, части) : :части) : : :
:---:------:----------------:-------:--------:----------:----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 :
:---:------:----------------:-------:--------:----------:----------:
В данный раздел описи внесено __________________________________ дел
с № ____________ по № ______________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя описи подписи
Дата
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
Наименование организации
___________ № ___________
Председатель ЦЭК (ЭК)
Подпись
Формат А4 (210х297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дел временного
(свыше 10 лет) хранения
Приложение 23
к подразделу 8.4
Наименование УТВЕРЖДАЮ
организации Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Фонд № ______________
Опись №______________
дел по личному составу
за _______________ год
:---:------:---------:---------:--------:-------------:----------:
: № :Индекс:Заголовок:Дата дела: Срок : Количество :Примечание:
:п/п: дела : дела : (тома, :хранения:листов в деле: :
: : : (тома, : части) : дела :(томе, части): :
: : : части) : : (тома, : : :
: : : : : части) : : :
:---:------:---------:---------:--------:-------------:----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 :
:---:------:---------:---------:--------:-------------:----------:
В данный раздел описи внесено __________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № ____________ по № ______________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя описи подписи
Дата
Начальник отдела кадров Подпись Расшифровка
(инспектор по кадрам) подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО*
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭМК (ЭПК)
___________ № ___________ архивного учреждения
___________ № ________
Председатель ЦЭК (ЭК) Председатель ЭМК (ЭПК)
Подпись Подпись
Формат А4 (210х297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу
Приложение 24
к п.9.1.1
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(название архива)
КНИГА
учета поступления и выбытия документов
Том __________________
Начат ________________
Окончен ______________
____________________________________________________________________
(название, № фонда и описи, крайние даты
____________________________________________________________________
поступивших и выбывших документов)
:---:----:---------------:----------------:----------------:--------:------:
: № :Дата: Наименование : Поступление : Выбытие :Неопи- :Приме-:
:п/п:пос-: организации, : описанных : описанных :санных :чание :
: :туп-: структурного : документов : документов :дел : :
: :ле- :подразделения, :----------------:----------------: : :
: :ния :лица, архива, : количество дел : количество дел : : :
: :или : от которой :-----:-----:----:-----:-----:----:----:---: :
: :вы- :поступили или в:пост.:врем.:по :пост.:врем.:по :пос-:вы-: :
: :бы- :которую выбыли :хра- :хра- :лич-:хра- :хра- :лич-:туп-:бы-: :
: :тия : документы; :нения:нения:ному:нения:нения:ному:ле- :тие: :
: : :название, номер: : :сос-: : :сос-:ние : : :
: : : и дата : : :таву: : :таву: : : :
: : : документа, : : : : : : : : : :
: : :подтверждающего: : : : : : : : : :
: : :поступление или: : : : : : : : : :
: : : выбытие : : : : : : : : : :
: : : документов : : : : : : : : : :
:---:----:---------------:-----:-----:----:-----:-----:----:----:---:------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 : 8 : 9 : 10 :11 : 12 :
:---:----:---------------:-----:-----:----:-----:-----:----:----:---:------:
Итого в _________ году поступило _______________________________ дел
(цифрами и прописью)
(документов, листов), в том числе:
постоянного хранения ________ дел, временного хранения _________ дел
по личному составу _________ дел, неописанных __________________ дел
выбыло постоянного хранения ____ дел, временного хранения ______ дел
по личному составу _______ дел, неописанных ____________________ дел
Наименование должностного лица, Подпись Расшифровка
составившего итоговую годовую запись подписи
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
Формат АЗ (297х420 мм)
Форма книги учета поступления и выбытия документов
Приложение 25
к п.9.2.1
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(название архива)
СПИСОК ФОНДОВ
Том __________________
Начат ________________
Окончен ______________
:-------:--------------:----------------:-------------------------:
:№ фонда:Название фонда: Дата первого : Отметка о выбытии фонда :
: : (коллекции) : поступления : (дата, место выбытия, :
: : :документов фонда:подпись работника архива):
:-------:--------------:----------------:-------------------------:
: 1 : 2 : 3 : 4 :
:-------:--------------:----------------:-------------------------:
На 01.01.________ года в архиве хранится ___________________________
____________________________________________________ фондов
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица, Подпись Расшифровка
составившего итоговую годовую запись подписи
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Формат А4 (210х297 мм)
Форма списка фондов
Приложение 26
к подразделу 9.3
ЛИСТ ФОНДА № __________
____________________________ __________________________________
(наименование организации, (дата первого поступления
в которой хранится фонд) документов фонда)
:--------------------:----------------------------------------------:
:Крайние даты каждого: Название фонда :
: названия фонда : :
:--------------------:----------------------------------------------:
: 1 : 2 :
:--------------------:----------------------------------------------:
1. Учет неописанных документов
:-----:-----------:-------------------:-------------------:---------:
:Дата : Название, : Поступление : Выбытие : Наличие :
:запи-: № и дата : : :(остаток):
:си :документа, :-----------:-------:-----------:-------:---------:
: :по которому:Кол-во дел,:Крайние:Кол-во дел,:Крайние:Всего :
: :поступили :документов,:даты :документов,:даты :дел, до- :
: :или выбыли : листов :дел и : листов :дел и :кументов,:
: :документы : :доку- : :доку- :листов :
: : : :ментов : :ментов : :
:-----:-----------:-----------:-------:-----------:-------:---------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 :
:-----:-----------:-----------:-------:-----------:-------:---------:
2. Учет описанных документов
:---:----:-----:-----:----:---------------------:----------------------------------:------------:
:Да-:Но- :Край-:Наи- :Пос-: Выбыло : Наличие (остаток) :Микрофильми-:
:та :мер :ние :мено-:ту- :---:-----:-----------:----:-------------------:---------:ровано дел :
:за-:опи-:даты :вание:пи- :дел:осно-:в том числе:все-: : :постоянного :
:пи-:си :дел :описи:ло : :вание:по описям, :го : постоянного : :хранения :
:си :дел :описи:дел : : :выбы-:утвержден- :дел : хранения : по л/с : :
: : : :или : : :тия, :ным ЭМК :в : : : :
: : : :анно-: : :(наз-:(ЭПК) :фон-: : : :
: : : :тация: : :ва- :---:-------:де :---:-----:---------:---:-----: :
: : : :доку-: : :ние, :дел:крайние: :дел:край-:из них по:дел:край-: :
: : : :мен- : : :дата,: : даты : : :ние :описям, : :ние : :
: : : :тов : : :№ до-: : : : :даты :утверж- : :даты : :
: : : : : : :ку- : : : : : :денным : :дел : :
: : : : : : :мен- : : : : : :ЭМК (ЭПК): : : :
: : : : : : :та) : : : : : :---:-----: : : :
: : : : : : : : : : : : :дел:край-: : : :
: : : : : : : : : : : : : :ние : : : :
: : : : : : : : : : : : : :даты : : : :
: : : : : : : : : : : : : :дел : : : :
:---:----:-----:-----:----:---:-----:---:-------:----:---:-----:---:-----:---:-----:------------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 : 8 : 9 : 10 : 11: 12 :13 : 14 :15 : 16 : 17 :
:---:----:-----:-----:----:---:-----:---:-------:----:---:-----:---:-----:---:-----:------------:
Формат А4 (210х297 мм)
Форма листа фонда
Приложение 27
к пп.6.7.5, 9.6.1
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(название архива)
КНИГА
выдачи дел во временное пользование
Том __________________
Начат ________________
Окончен ______________
:---:--------------:-----------:-------------:----------:----------:
: № : Название и :Кому выдано:Подпись лица,:Отметка о :Примечание:
:п/п:архивный шифр :дело и дата: принявшего : возврате : :
: :выданного дела: выдачи : дело во : дела : :
: : с указанием : : временное : : :
: : количества : : пользование : : :
: : листов : : : : :
:---:--------------:-----------:-------------:----------:----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 :
:---:--------------:-----------:-------------:----------:----------:
Формат А4 (210х297 мм)
Форма книги выдачи дел во временное пользование
Приложение 28
к п.10.2.4
Индекс ___________________ : Рубрика _______________________________
Дата события _____________ : Подрубрика ____________________________
Место события _________________________
____________________________________________________________________
Содержание _________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Название архива ____________________________________________________
____________________________________________________________________
Название фонда _____________________________________________________
____________________________________________________________________
:---------------:----------------:----------------:----------------:
:Ф. № _________ :Оп. № ________ :Д. № __________ :Л. ____________ :
:---------------:----------------:----------------:----------------:
Язык документа. Способ воспроизведения. Составитель и дата сост.
Формат А6 (148х105 мм)
Форма тематической карточки каталога
Приложение 29
к пп.11.1.2-11.1.18
Наименование 225320 г.Барановичи
организации Брестской области,
ул.Широкая, д.10, кв.2
АРХИВНАЯ СПРАВКА Петруковичу Б.И.
20.06.1997 № 04-05/173
г. Минск
на № 150 от 10.06.97
В документах архивного фонда Института биоорганической химии
Академии наук Беларуси в ведомостях на выдачу заработной платы
сотрудникам за апрель-декабрь 1985 г. значится Петрукович Борис
Иванович в должности научного сотрудника.
Основание: Ф.25. Оп.2. Д.3. Л.15-16
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя (структурного подписи
подразделения, в состав
которого входит архив)
организации
Заведующий архивом (лицо, Подпись Расшифровка
ответственное за архив подписи
организации)
Гербовая печать организации
Формат А4 (210х297 мм)
или А5 (148х210 мм)
Образец архивной справки
Приложение 30
к пп.11.1.22, 11.4.9
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(название архива)
ЖУРНАЛ
регистрации выдачи архивных справок,
копий и выписок
Том __________________
Начат ________________
Окончен ______________
:---:---------:----------:---------------:--------------:----------:
: № :Название :Количество: Количество : Кому выдан :Примечание:
:п/п:выданного: листов : экземпляров : документ и : :
: :документа: : : дата выдачи : :
:---:---------:----------:---------------:--------------:----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 :
:---:---------:----------:---------------:--------------:----------:
Формат А4 (210х297 мм)
Форма журнала регистрации выдачи архивных справок,
копий и выписок
Приложение 31
к п.11.4.10
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(название архива)
ЖУРНАЛ
регистрации посещений исследователями
читального зала (архива)
Начат ______________
Окончен ____________