Утверждено: решение Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 30. 04
| Вид материала | Решение |
СодержаниеСдаточная опись Согласовано* согласовано Утверждаю утверждаю Акт утверждаю Примерное положение |
- Решение Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики, 2109.15kb.
- Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики, 3787.09kb.
- Приказ Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, 1262.46kb.
- М. И. Боровой Председатель Комитета по архивам и делопроизводству, 1750.05kb.
- Приказ государственного комитета по имуществу республики беларусь 16 ноября 2009, 14.57kb.
- Постановление государственного комитета по авиации республики беларусь, 78.75kb.
- Международная конференция, 47.42kb.
- Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях республики, 1490.34kb.
- Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях республики, 1382.58kb.
- Постановление Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь, 7450.85kb.
:-----:--------------:---------------------------------------------:
: № :Дата посещения:Фамилия, инициалы исследователя* (разборчиво):
: п/п : : :
:-----:--------------:---------------------------------------------:
Итого в __________ году число посещений читального зала (архива)
исследователями составило __________________________________________
(цифрами)
Наименование должности Подпись Расшифровка
сотрудника архива подписи
Дата
______________________________
*Графа заполняется исследователем.
Формат А4 (210х297 мм)
Форма журнала регистрации посещений исследователями
читального зала (архива)
Приложение 32
к п.12.1.1
СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ
документов _________________________________________________________
(Ф.И.О. владельца)
Фонд № ____________________
:------:-------------------:-----------------------:---------------:
: № : Заголовки дел или : Количество документов : Примечание :
: п/п :названия документов: в деле : :
:------:-------------------:-----------------------:---------------:
: 1 : 2 : 3 : 4 :
:------:-------------------:-----------------------:---------------:
Итого в сдаточной описи учтено _____________________________________
(цифрами и прописью)
документов, составляющих _______________________________________ дел
(цифрами и прописью)
Наименование должности Подпись Расшифровка
работника, составившего опись подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО* СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭМК (ЭПК) Протокол ЦЭК (ЭК) организации
архивного учреждения ______________ № _____________
_________ № __________
Председатель ЭМК (ЭПК) Председатель ЦЭК (ЭК)
Подпись Подпись
Формат А4 (210х297 мм)
Форма сдаточной описи документов личного происхождения
Приложение 33
к подразделу 12.2
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности Директор
руководителя организации государственного архива
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Печать Дата Гербовая печать
организации организации
АКТ №
приема-передачи дел на
государственное хранение
Основание: Закон Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде
и архивах в Республике Беларусь"
В связи с __________________________________________________________
(истечением срока хранения документов в организации,
____________________________________________________________________
ликвидацией, банкротством
____________________________________________________________________
организации)
____________________________________________________________________
(наименование организации)
передает, а ________________________________________________________
(наименование государственного архива)
принимает на государственное хранение документы и страховые копии за
________________ годы и научно-справочный аппарат к ним
:---:------------:-----------:------:---------:-------:----------:
: № : Название и : Кол-во :Кол-во: Кол-во :Крайние:Примечание:
:п/п: № описи :экземпляров: дел :страховых: даты : :
: : : описи : : копий : : :
:---:------------:-----------:------:---------:-------:----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 :
:---:------------:-----------:------:---------:-------:----------:
Итого принято ______________________________________________________
(цифрами и прописью)
дел и страховых копий
В государственном архиве фонд № ______________
Передачу произвели: Прием произвели:
Наименование должности лица, Наименование должности лица,
производившего передачу производившего прием
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта приема-передачи дел на государственное хранение
Приложение 34
к п.13.4
ВЕДОМОСТЬ
учета электронных документов (ЭД) __________________________________
(место составления)
№ ___________ на ____________год
____________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения организации)
:---:------------:--------------:------------:---------------:----------:
: № :Наименование:Информационная: Имя файла : Программные : Срок :
:п/п:ЭД (файла, : технология :пользователя: средства (ПС) :хранения и:
: : комплекса : : : и технические : номер по :
: :файлов) или : : : средства (ТС) : перечню :
: : группы ЭД : : : для : :
: : : : :воспроизводства: :
: : : : : ЭД : :
:---:------------:--------------:------------:---------------:----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 :
:---:------------:--------------:------------:---------------:----------:
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя подразделения подписи
Дата
Виза руководителя службы ДОУ
Виза зав.архивом (лица,
ответственого за архив)
СОГЛАСОВАНО*
Протокол ЭК структурного
подразделения
__________ № ___________
Председатель ЭК Подпись Расшифровка
подписи
______________________________
*При наличии ЭК структурного подразделения.
Формат А4 (210х297 мм)
Форма ведомости учета электронных документов
структурного подразделения
Приложение 35
к п.13.4.2
__________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование организации) Наименование должности
руководителя организации
Ведомость учета Подпись Расшифровка
электронных подписи
документов (ЭД) Дата
____________ № _____________
____________________________
(место составления)
на _____________________ год
:---:------------:--------------:------------:---------------:----------:
: № :Наименование:Информационная: Имя файла : Программные : Срок :
:п/п:ЭД (файла, : технология :пользователя: средства (ПС) :хранения и:
: : комплекса : : : и технические : номер по :
: :файлов) или : : : средства (ТС) : перечню :
: : группы ЭД : : : для : :
: : : : :воспроизводства: :
: : : : : ЭД : :
:---:------------:--------------:------------:---------------:----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 :
:---:------------:--------------:------------:---------------:----------:
Руководитель службы ДОУ Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Виза зав.архивом
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
__________________________
(наименование организации)
__________ № _____________
Председатель ЦЭК (ЭК) Подпись Расшифровка
подписи
Формат А4 (210х297 мм)
Форма ведомости учета электронных документов организации
Приложение 36
к п.13.4.6
___________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование организации) Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
АКТ
_____________ № ____________
____________________________
(место составления)
о выделении к уничтожению электронных
документов, не подлежащих хранению
Основание __________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
____________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
:---:--------------:------------------:-------------:--------------:
: № : Заголовок и : Дата :Количество ЭД:Сроки хранения:
:п/п:обозначение ЭД:(крайние даты) ЭД : : ЭД и номера :
: : (файлов или : : : статей по :
: :группы файлов): : : перечню :
:---:--------------:------------------:-------------:--------------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 :
:---:--------------:------------------:-------------:--------------:
Всего отобрано к уничтожению как не имеющие научно-исторической
ценности и утратившие практическое значение ________________________
_______________________ ЭД за _________________________ годы
(цифрами и прописью)
Наименование должности Подпись Расшифровка
лица, проводившего подписи
экспертизу ценностей ЭД
Дата
Виза руководителя службы ДОУ
Виза зав.архивом (лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
__________________________
(наименование организации)
__________ № _____________
Председатель ЦЭК (ЭК) Подпись Расшифровка
подписи
Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта о выделении к уничтожению электронных
документов, не подлежащих хранению
Приложение 37
к п.14.3
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации*
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ПЛАН
работы ______________________________ на ________ год
(название архива)
:---:------------:---------:-------:--------:----------:-----------:
: № : Название : Единица : Объем : Бюджет : Срок :Исполнитель:
:п/п: раздела и :измерения: работы:рабочего:исполнения: :
: :наименование: : : времени: : :
: :вида работы : : : : : :
:---:------------:---------:-------:--------:----------:-----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 :
:---:------------:---------:-------:--------:----------:-----------:
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
подписи
Дата
______________________________
* Или директора архива, если архив является самостоятельной
организацией.
Формат А4 (210х297 мм)
Форма годового плана работы архива
Приложение 38
к п.14.4
Карточка учета работы архива
с подведомственной организацией*
______________________________
*Пп.1-3 заполняются карандашом.
1. Общие сведения о подведомственной организации
Наименование организации и ее непосредственная подчиненность
____________________________________________________________________
Адрес организации __________________________________________________
____________________________________________________________________
Название архива ____________________________________________________
____________________________________________________________________
Адрес архива _______________________________________________________
____________________________________________________________________
Название, дата и № документа
Об образовании организации _________________________________________
О реорганизации организации ________________________________________
____________________________________________________________________
О ликвидации организации ___________________________________________
____________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество, № телефона
Руководителя организации ___________________________________________
Начальника канцелярии ______________________________________________
Председателя ЦЭК (ЭК) ______________________________________________
Заведующего архивом или лица, ответственного за архив ______________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
2. Дата согласования и утверждения нормативно-методических
документов
Положения об архиве ________________________________________________
____________________________________________________________________
Положения о ЦЭК (ЭК) организации ___________________________________
____________________________________________________________________
Инструкции по ведению делопроизводства _____________________________
____________________________________________________________________
Номенклатуры организации ___________________________________________
____________________________________________________________________
Формат А4 (210х297 мм)
Форма карточки учета работы архива с подведомственной
организацией (лицевая сторона)
3. Сведения о наличии и упорядочении дел в архиве
подведомственной организации
:--------------------------:--------------------------:----------:--------:
: Количество описанных дел :Крайние даты описанных дел:Количество:Крайние :
:--------:-------:---------:--------:-------:---------:неописан- :даты :
:постоян-:по :временно-:постоян-:по :временно-:ных дел :неопи- :
:ного :личному:го :ного :личному:го : :санных :
:хранения:составу:(свыше 10:хранения:составу:(свыше 10: :дел :
: : :лет) : : :лет) : : :
: : :хранения : : :хранения : : :
:--------:-------:---------:--------:-------:---------:----------:--------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 : 8 :
:--------:-------:---------:--------:-------:---------:----------:--------:
4. Сведения о проверках
:-----------:--------------------------:---------------------------:
: Дата : Основные предложения по : Результаты реализации :
: проверки : итогам проверки : предложений :
:-----------:--------------------------:---------------------------:
: 1 : 2 : 3 :
:-----------:--------------------------:---------------------------:
Формат А4 (210х297 мм)
Форма карточки учета работы архива с подведомственной
организацией (оборотная сторона)
Приложение 39
к п.16.2.1
Наименование организации
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ № __________ Наименование должности
________________________ руководителя организации
(место составления) Подпись Расшифровка
приема-передачи при смене подписи
заведующего архивом Дата
(лица, ответственного за архив)
Основание: Приказ __________________________________________________
(должность автора, дата, № и название)
Составлен комиссией (третьим лицом):
Председатель _______________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
Члены комиссии: 1. _________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
2. _________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
3. _________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
Присутствовали: 1. _________________________________________________
(должность передающего, фамилия, инициалы)
2. _________________________________________________
(должность принимающего, фамилия, инициалы)
__________________________ сдал, а __________________________ принял
(фамилия, инициалы) (фамилия, инициалы)
документы архива, страховые копии документов и учетно-справочный
аппарат к ним за __________________ годы
:------:----------:------------:----------:-------------:----------:
: № : Название : Количество :Количество: Количество :Примечание:
: п/п : и номер :экземпляров : дел : единиц : :
: : описи : описи : : хранения : :
: : : : : страхового : :
: : : : : фонда : :
:------:----------:------------:----------:-------------:----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 :
:------:----------:------------:----------:-------------:----------:
Итого принято __________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
___________________________________________ ед. хр. страхового фонда
(цифрами и прописью)
___________________________________________________________ описей в
(цифрами и прописью)
_________________________________________ экземплярах
(цифрами и прописью)
Состояние документов, страхового фонда и описей, помещения,
оборудования и инвентаря ___________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(общая характеристика состояния)
Одновременно передаются ____________________________________________
(виды НСА, их объем и состояние)
Передал: Подпись Расшифровка
подписи
Принял: Подпись Расшифровка
подписи
Председатель Подпись Расшифровка
комиссии (третье лицо): подписи
Члены комиссии: Подписи Расшифровка
подписей
Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта приема-передачи архива при смене заведующего архивом
(лица, ответственного за архив)
Приложение 40
к подразделам 2.2-2.3
УТВЕРЖДАЮ
Председатель
Государственного комитета
по архивам и делопроизводству
Республики Беларусь
А.Н.Михальченко
30.06.1997
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
об архиве учреждения, организации, предприятия
1. Общие положения
1.1. Документы учреждений, организаций, предприятий независимо от форм собственности, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют Национальный архивный фонд Республики Беларусь.
1.2. Учреждения, организации и предприятия обеспечивают (накопление) прием, учет, хранение и использование документов Национального архивного фонда Республики Беларусь. С этой целью в учреждениях, организациях и предприятиях создаются архивы.
1.3. Ведомственный архив - это государственное архивное учреждение или структурное подразделение, хранящее документы на своем предприятии, в учреждении, организации на протяжении определенного срока, установленного Законом о Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь.
Архив негосударственного предприятия, организации и учреждения осуществляет прием и постоянное хранение архивных документов своего предприятия, организации, учреждения.
1.4. Архив учреждения, организации и предприятия создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции распорядительным документом возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.
1.5. В своей работе архив учреждения, организации, предприятия руководствуется законодательством Республики Беларусь, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, организации, предприятия, правилами и другими нормативно-методическими документами Государственного комитета по архивам и делопроизводству и настоящим положением.
1.6. Положение об архиве учреждения, организации, предприятия разрабатывается на основе Примерного положения и утверждается руководством учреждения, организации, предприятия по согласованию с соответствующим государственным архивом.
1.7. Архив учреждения, организации, предприятия работает по планам, утверждаемым руководством учреждения, организации, предприятия и отчитывается перед ним в своей работе.
1.8. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководство учреждения, организации, предприятия.
1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива учреждения, организации, предприятия осуществляет соответствующий государственный архив.
2. Состав документов архива
В архив поступают:
2.1. законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений учреждения, организации, предприятия, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;