Проект комплекс взаимосвязанных мероприятий, предназначенных для достижения, в течение заданного периода времени и при установленном бюджете, поставленных задач с четко определенными целями.
| Вид материала | Документы |
- Мероприятий по реализации задач, поставленных Президентом Кыргызской Республики в Послании, 793.34kb.
- Имущественный производственный комплекс, состоящий из организационно и экономически, 2604.63kb.
- Организационно-методические рекомендации по подготовке к проведению отопительного периода, 335.16kb.
- Как начинается проект?, 59.12kb.
- Проект утверждаю ректор университета П. С. Чубик, 492.08kb.
- План Разбор описания Алгоритма "точное предписание о порядке выполнения действий,, 521.58kb.
- Будем рассматривать проект как комплекс формально распределенных мероприятий для создания, 185.45kb.
- Анализ работы маркетинговой службы колледжа за 2010 2011 учебный год, 27.69kb.
- Сегодня структура организации разрабатывается для реализации определенных задач и достижения, 174.08kb.
- Имущественный производственный комплекс, состоящий из организационно и экономически, 2177.53kb.
Действия по планированию
Идея трансформируется в план действий через описание искомого результата и фиксацию на уровне сознания такого описания.
Менеджер по управлению проектом, детально ознакомившись с деловым проектом и его содержанием, может приступить к разработке планов действий. В этом случае ему целесообразнее всего разработать именно систему планов. Системный подход в разработке планов будет проявляться в том, что менеджер при выполнении этой работы будет отталкиваться от разработки плана в его общей форме, исходя из всего временного периода, отводимого на реализацию проекта, и двигаться в направлении разработки детализированного плана по каждому компоненту общего плана.
При разработке плана в его общей форме необходимо соблюдать два весьма важных требования:
- для того чтобы разработать план, необходимо иметь достаточно полное представление о цели, на достижение которой и сориентировано все то, что включается в такой план, т.е. в этом случае речь идет о том, что менеджер должен хорошо представлять себе конечный результат – цель разрабатываемого плана;
- при разработке плана используется так называемый модульный метод планирования, т.е. структурно план состоит из крупных блоков работ и действий, для каждого из которых фиксируются промежуточные результаты, имеющие весьма важное (принципиальное) значение для достижения конечного результата.
Менеджер при планировании осуществляет и осмысление очередности совершения блоков действий, которые характеризуются модулями плана.
При планировании менеджер фиксирует и временной фактор – сколько времени потребуется на совершение действий и предполагаемых работ по каждому модулю.
Объект планирования.
При осмыслении предстоящих действий менеджер по управлению проектом в качестве объекта планирования воспринимает весь тот целостный объем работ, который необходимо выполнить (исходя именно из такой необходимости, его и назначают на эту должность).
Каждый вид и тип таких работ он воспринимает как отдельный блок. Процедурой планирования он занимается по мере необходимости осуществления каждого из таких блоков работ в определенной очередности и с получением конкретного результата соответствующего качества. Менеджер взаимосвязывает эти отдельные блоки работ, выстраивая очередность их осуществления. Тем самым он преследует цель, связанную со своевременным обеспечением каждого из них необходимыми ресурсами. Иными словами, он составляет расписание проведения таких работ – тогда-то мы начинаем такую-то работу, тогда-то мы ее завершаем и переходим к выполнению другой работы и т.д. Но для разработки такого расписания необходимо выявить продолжительность выполнения каждого из планируемых типов работ.
1. Календарное планирование.
Для менеджера по управлению проектами весьма важное значение имеет не только планирование в общем виде, но и детальное планирование, которое осуществляется чаще всего в форме календарного планирования. Особая значимость этого типа планирования заключается в том, что любой блок работ (комплекс работ или планируемый модуль необходимых работ для осуществления в реальном режиме) при реализации проекта должен осуществляться точно в срок. В отличие от процесса обычного производства товаров нарушение сроков выполнения работ может иметь весьма драматичные последствия: отставание от запланированных сроков в производстве товаров можно наверстать, используя позже "авральный метод", а при реализации проекта факт отставания от запланированных сроков при выполнении очередного блока работ чреват невозможностью приступить к выполнению следующих работ и, как следствие этого, ведет к нарушению общего графика реализации проекта, если не к бесполезности его реализации вообще.
Менеджер и обращается именно к использованию принципов календарного планирования, чтобы минимизировать риски, сопряженные с возможным нарушением сроков, а также облегчить контроль за ходом реализации проекта.
2. Разработка ресурсного обеспечения работ.
Поскольку менеджеру на основе совершения предшествующих действий становится ясным, выполнение каких конкретных работ, в какие сроки, с каким качеством и с ориентацией на получение каких конкретных результатов ему придется организовывать и управлять процедурой их выполнения, то следующий его профессиональный шаг логически понятен. Ему при этом необходимо продумать, какое ресурсное обеспечение потребуется для того, чтобы можно было выполнить каждый из фиксируемых блоков работ на должном уровне и с соблюдением всех других условий. Речь в данном случае идет о ресурсных потребностях двух типов:
1) какие ресурсы должны быть в наличии, чтобы можно было приступить к выполнению запланированных работ;
2) какие ресурсы должны поступать в ходе выполнения работ для того, чтобы иметь возможность как осуществить сами работы, так и соблюсти ритмичность и непрерывность выполнения этих работ.
3. Приведение структуры в состояние готовности к выполнению работ.
Необходимо создать ряд условий и решить определенные задачи, на что и нацеливает себя менеджер по окончании знакомства с содержанием проекта и завершением планирования всех необходимых по проекту работ, для того чтобы утверждать, что структура, предназначенная для реализации проекта, создана и приведена в состояние готовности к осуществлению всех запланированных работ.
Создание структуры и приведение ее в состояние готовности к проведению всего цикла запланированных работ в первую очередь предполагает решение трех основных проблем:
а) наличия в распоряжении менеджера по управлению проектом требуемой рабочей силы достаточной численности, соответствующей квалификации и обладающей необходимыми навыками;
б) наличие рабочей площадки, на которой будут осуществляться запланированные работы;
в) наличие ресурсов необходимых для выполнения работ или твердая уверенность в том, что достигнутые договоренности о поставках ресурсов партнерами будут строго выполняться в соответствии с достигнутыми договоренностями.
При этом мы исходим из того, что конкретные способы разрешения каждой из трех обозначенных нами проблем могут определяться теми условиями, в которых приходится действовать менеджеру по управлению проектом.
Что же касается ресурсного обеспечения, то менеджер по управлению проектом совершает два основных действия:
составляет перечень того, что необходимо иметь структуре, чем она должна обладать в стартовый момент: ресурсным (сырьевым, в виде комплектующих, полуфабрикатов и т.д.) запасом, рабочими механизмами, приспособлениями, инструментами, рабочей спецодеждой и т.д.;
разрабатывает график поставки ресурсов на период выполнения запланированных работ.
4. Разработка графика поставки требуемых ресурсов.
График поставки требуемых ресурсов и его разработка преследуют две основные цели:
сделать возможным выполнение запланированных работ в предполагаемой форме и с ориентацией на достижение предполагаемого результата, а также обеспечить ритмичность выполнения таких работ (а это означает, что менеджер должен знать, какие ресурсы потребуются и в каких количествах);
получить возможность сформировать договорное условие по статье "срок поставки" применительно к договорам, которые придется заключать с предполагаемыми партнерами для обеспечения всех работ требуемыми ресурсами.
Календарное планирование
Любая работа, которую надлежит выполнить, с точки зрения временных факторов имеет момент начала, продолжительность выполнения и момент окончания такого рода работ.
С этой точки зрения календарное планирование – это расписание по временной взаимоувязке различных типов работ, подлежащих выполнению в рамках проекта, с указанием начала, продолжительности и окончания каждого типа работ. Подразумевается, что фиксируемые сроки очередных блоков работ позволяют минимизировать (если такая задача действительно ставится) или четко соблюдать запланированные сроки реализации проекта и своевременно обеспечивать каждый блок работ требуемыми ресурсами.
В календарном плане могут, конечно же, учитываться резервы времени, если таковые фиксируются для каждого или некоторых этапов, т.е. блоков работ.
Кроме того, при календарном планировании обычно по каждому блоку работ указывается несколько временных дат:
- раннего начала работ;
- планируемого (базового) начала работ;
- позднего начала работ;
- раннего окончания работ;
- планового (базового, расчетного) окончания работ;
- позднего окончания работ.
При этом под базовой или плановой (расчетной) продолжительностью работ (ПР) понимают разницу между плановым окончанием (ПО) и плановым началом работ (ЯН):
ПР = ПО - ПН.
Под резервом времени на выполнение конкретного блока работ (РВ) понимают разницу между поздним окончанием (ПоздО) и плановым (базисным, расчетным) окончанием (ПО) работ:
РВ = ПоздО - ПО.
По такому же принципу можно определить и резерв времени по фактическому началу конкретного блока работ. Для выявления такого резерва необходимо из даты позднего начала работ (Па) вычесть дату раннего начала работ (Рд):
РВ = Пд - Рд.
Сам календарный план по выполнению работ может быть представлен в форме плана работ (см. табл.).
Форма плана работ при управлении проектом.
План работ по проекту _________
| № пп/п | Перечень работ (список работ) | Продолжитель-ность (в днях) | Раннее начало работ (дни) | Раннее окончание работ (дни) | Резерв времени (дни) |
| | | | | | |
По существу, такая форма календарного планирования представляет собой список или перечень работ с фиксацией дат.
При планировании важно определить критическую продолжительность процесса реализации проекта, под которой понимают минимальное время, в течение которого должен быть выполнен весь комплекс работ по проекту в целом. Нагляднее всего критическую продолжительность можно представить через разработку линейной диаграммы.
ФИНАНСИРОВАНИЕ ПРОЕКТА
Финансовые ресурсы проекта
1. Мобилизация финансовых ресурсов – один из важных компонентов проектной деятельности.
Финансирование проекта, обеспечение процедуры реализации проекта требуемым объемом финансовых ресурсов – одна из тех основных проблем, которые сопровождают проектную деятельность. Конечно же, проблема финансирования должна решаться (и действительно почти всегда решается) на стадии делового проектирования или в худшем случае в момент принятия решения по поводу разработанного проекта.
Действительность же такова, что и на стадии управления проектом эта проблема также может стать весьма актуальной, поскольку условия, в рамках которых осуществляется проектная деятельность, весьма изменчивы и нередко финансовая база, сформированная на этапе делового проектирования, к моменту начала реализации проекта или уже даже на стадии его реализации, оказывается несостоятельной и приходится по-новому разрешать эту проблему. Поэтому не только руководство организации, от имени которой ведется проектная деятельность, не только специалисты по деловому проектированию, но и менеджеры по управлению проектом должны знать и уметь оперировать всеми возможными способами и методами мобилизации финансовых ресурсов для целей реализации проектов.
Финансовая база проектной деятельности – это те денежные средства, которые выделяются для инвестирования в разработанный деловой проект и которых достаточно для ритмичной и бесперебойной реализации проекта в полном соответствии с замыслом, т.е. с предварительно проведенными расчетами и некоторым денежным запасом (рисковым фондом). Вместе с тем финансовая база проекта – это те денежные средства, которыми располагает менеджер по управлению проектом для реализации проекта. Финансовая база с этой точки зрения может быть достаточной или недостаточной, полной или неполной.
Способы, которые используются для формирования финансовой базы проекта, подразделяются на рисковые и относительно безрис-ковые. В любом случае необходимо иметь в виду, что почти никогда к моменту начала реализации проекта требуемая денежная сумма не концентрируется в ее полном объеме в определенном месте, скажем, на расчетном счете организации, от имени которой осуществляется проектная деятельность, поскольку иное действие и нецелесообразно, и неразумно, да и нет такой необходимости. Сама процедура реализации проекта может занимать достаточно длительный период, а деньги просто так лежать на расчетном счете не могут, иначе они будут не капиталом, а просто сокровищем, если выражаться строго экономическим языком.
В связи с этим в проектной деятельности и используется выражение "формирование финансовой базы проекта", а не выражение типа "финансовые средства проекта". Финансовая база проекта – это источник финансовых средств для инвестирования в проект. Поскольку текущая деятельность любой организации – это не простое накопление финансовых средств, а любой проект в то же самое время предполагает частичное, долевое, порционное инвестирование требуемых средств по разным временным моментам, то под финансовой базой понимают график финансирования проекта. Такой график в полном соответствии с содержанием проекта и с соблюдением всех зафиксированных в проекте моментов потребностей в денежных ресурсах предполагает фиксацию денежных сумм в точных объемах и в точные календарные даты с указанием источника поступления каждой такой суммы.
Пример. В сетевом графике может быть указано, что 3 апреля в проект будут инвестированы 150 тыс. денежных единиц за счет накопленной в I квартале текущего года прибыли, а 12 августа 350 тыс. денежных единиц – за счет банковского кредита и т.д.
2. Рисковые и относительно безрисковые способы формирования финансовой базы проекта.
Формирование финансовой базы проекта, т.е. разработка графика финансирования проекта, действительно может иметь рисковый или относительно безрисковый характер, а может представлять собой и симбиоз таких форм.
Безрисковый характер формирования финансовой базы проекта – это разработка такого графика финансирования проекта, когда в качестве источника требуемых финансов используется безрисковый источник, под которым чаще всего понимают источник заемных средств в случае, если договор займа, ссуды, кредитования представляется вполне реальным или уже фактически состоявшимся.
Относительно безрисковые способы формирования финансовой базы проекта связаны чаще всего, таким образом, с заемными средствами и заемными отношениями с банками или другими финансовыми институтами.
В случае же, когда речь идет о формировании финансовой базы проекта за счет собственных средств, всегда приходится иметь в виду, что необходимо будет использовать рисковые формы и способы формирования финансовой базы проекта, поскольку в основу разрабатываемого графика финансирования проекта в таком случае чаще всего (хотя бы в частичной форме) закладываются будущие, т.е. пока еще (на момент разработки графика) не полученные доходы. Совершенно понятно, что в действительности ситуация может развиваться совершенно иначе, чем это предполагалось в момент разработки графика и сбой в финансировании в таком случае становится вполне возможным. Можно сократить степень риска, если разрабатывать график на основе фиксации в будущем дохода не на обычном или среднем, а минимально допустимом доходе, но полностью риска избежать не удастся в любом случае.
3. Проектное финансирование как форма безрискового способа формирования финансовой базы проекта.
Проектное финансирование по своему содержанию представляет разновидность целевого кредитования с присущими такой разновидности специфическими характеристиками. Проектное финансирование как конкретная форма партнерских отношений используется только между теми партнерами, которые относятся друг к другу с достаточным доверием. Более того, ситуация с использованием такой формы осложняется еще и тем, что у каждой из двух взаимодействующих при этом сторон должны быть заранее известные намерения, соответствующие интересам противоположной стороны. Стороны при использовании партнерских взаимоотношений называются: один – кредитор, второй – заемщик, если они реализуют такое свое партнерство через договор проектного финансирования.
Схема проектного финансирования может быть применена только в том случае, когда есть взаимные интересы партнеров, а потому такая форма проектного финансирования имеет свои ограничения.
Проектное финансирование – это реальный денежный поток на цели реализации согласованного во всех деталях проекта. Такая форма партнерских отношений предполагает компенсацию заемщиком в пользу кредитора выделяемых на проектные цели средств с включением в эту сумму процентов за право пользования кредитом.
4. Использование привлеченных средств для формирования финансовой базы проекта.
Финансовую базу проекта можно формировать и на основе привле-ченных средств, т.е. ресурсов, увеличивающих уставный капитал организации, от имени которой осуществляется проектная деятельность, путем размещения, например, дополнительных акций – обыкновенных и привилегированных. В таком случае в финансировании проекта используются привлеченные средства, те оно идет за счет вовлечения в процесс реализации проекта инвесторов, акционеров или же за счет размещения на рынке иных ценных бумаг и получения от этого искомого эффекта, те достаточного для реализации проекта объема финансовых ресурсов. В таких ситуациях утверждают, что финансирование проекта осуществляется на основе внешнего самофинансирования. Аккумулировать необходимые средства можно также путем размещения облигаций и других ценных бумаг, причем со сроком погашения облигаций как единовременно, так и по сериям в определенные сроки.
5. Самофинансирование как способ привлечения средств на проектные цели.
Способы формирования финансовой базы для реализации проекта, строящиеся на использовании своих внутренних ресурсов, те на основе накоплений, текущей и будущей прибыли, а также амортизационных отчислений, называются внутренним самофинансированием. Организация, от имени которой именно так ведется проектная деятельность, функционирует не только на основе самоокупаемости, но и самофинансирования, что в деловой практике выступает весьма важной характеристикой финансового благополучия, к достижению чего стремится, естественно, каждый профессионально ориентированный менеджер.
Самофинансирование выступает в качестве рискового варианта формирования финансовой базы проекта и связан этот метод с надеждами (конечно же, обоснованными) финансировать реализацию проекта за счет текущей деятельности организации, осуществляющей проектную деятельность (а точнее, за счет ожидаемых результатов текущей деятельности). На цели проектного финансирования может использоваться чистая прибыль организации (ее располагаемый доход), а также амортизационные средства, концентрирующиеся на амортизационном счете организации. Необходимо, конечно, учесть, что выводить амортизационные средства из оборота можно, по крайней мере, вплоть до момента наступления временной точки использования таких средств по их прямому назначению.
Для разработки графика финансирования проекта разрабатывается график получения ожидаемой прибыли по месяцам, а также график амортизационных отчислений по тем же временным периодам. Такие графики разрабатываются с учетом текущих потребностей организации на цели, не терпящие отлагательства, если их финансирование предполагается из тех же самых источников (прибыли и амортизации). В этом случае график финансирования проекта будет включать суммы ожидаемой прибыли и амортизации за вычетом текущих финансовых потребностей из тех же источников финансирования.
6. Относительно безрисковые способы.
Формирование финансовой базы в каждой ее определенной части на основе будущей прибыли придает ей рисковый характер: если с точки зрения интересов организации на рынке произойдут негативные явления или она столкнется с какими-либо трудностями, то разработанный ранее график финансирования проекта нарушится, а в результате сбой в реализации проекта становится неизбежным. Поэтому этот способ формирования финансовой базы проекта относят к категории рисковых. Безрисковые же способы базируются на предварительной договоренности с источником требуемых финансовых ресурсов о выделении средств на цели реализации проекта на определенных условиях.
Относительно безрисковыми способами формирования финансовой базы проекта являются банковские кредиты или кредиты, предоставляемые другими финансовыми институтами и прочими организациями, надежность которых в выполнении ими принимаемых на себя обязательств веских сомнений не вызывает.
К этой же группе способов примыкает коммерческий кредит, который реализатору проекта предоставляется поставщиком определенных материальных покупных средств, без наличия которых реализация проекта невозможна. В этом случае приобретение требуемых средств и ресурсов осуществляется на условиях отсрочки платежа или в рассрочку. Правда, найдется очень немного проектов, которые по вполне понятным причинам могли бы быть реализованы на основе коммерческого кредита, поэтому такая форма проектного кредитования используется чаще всего не в виде основного, а всего лишь вспомогательного (в добавление к основному) способа.