Проект комплекс взаимосвязанных мероприятий, предназначенных для достижения, в течение заданного периода времени и при установленном бюджете, поставленных задач с четко определенными целями.
| Вид материала | Документы |
- Мероприятий по реализации задач, поставленных Президентом Кыргызской Республики в Послании, 793.34kb.
- Имущественный производственный комплекс, состоящий из организационно и экономически, 2604.63kb.
- Организационно-методические рекомендации по подготовке к проведению отопительного периода, 335.16kb.
- Как начинается проект?, 59.12kb.
- Проект утверждаю ректор университета П. С. Чубик, 492.08kb.
- План Разбор описания Алгоритма "точное предписание о порядке выполнения действий,, 521.58kb.
- Будем рассматривать проект как комплекс формально распределенных мероприятий для создания, 185.45kb.
- Анализ работы маркетинговой службы колледжа за 2010 2011 учебный год, 27.69kb.
- Сегодня структура организации разрабатывается для реализации определенных задач и достижения, 174.08kb.
- Имущественный производственный комплекс, состоящий из организационно и экономически, 2177.53kb.
Описание продукта. Описание продукта документирует характеристики продукции или услуг, для производства которых предназначен проект. Обычно описание продукта на ранних стадиях проекта менее подробно, чем на последующих, когда эти характеристики уточняются.
Описание продукта должно также документировать взаимосвязи между производством этой продукции или услуг и теми причинами, которые породили проект. Хотя форма описания продукта и не регламентируется, оно должно быть достаточно детализированным для разработки плана проекта.
Многие проекты подразумевают выполнение работы одной организацией (Поставщиком или Подрядчиком) для другой (Заказчика). В таком случае первоначальное описание продукта выполняется Заказчиком.
Стратегический план. Все проекты должны поддерживать стратегические цели исполняющей организации - стратегический план должен рассматриваться как важный фактор при выборе проектов.
Критерии выбора проекта. Критерии выбора проекта обычно определяются через характеристики продукта проекта и охватывают полный диапазон возможных требований управления (сроки окупаемости, место на рынке, общественное значение и т.д.).
Историческая информация. В процессе инициации должна приниматься во внимание историческая информация как о прежнем опыте принятия решений о выборе проектов, так и о результатах исполнения. В частности, если инициация касается следующей фазы проекта, должна тщательно анализироваться информация о результатах выполнения предыдущих фаз.
Методы и средства инициации.
Методы выбора проектов. Методы выбора проектов обычно попадают в одну из следующих категорий:
- методы измерения прибыли (экономические модели, сравнительные оценки и т.д.);
- оптимизационные методы (математические модели, использующие линейное, нелинейное, целочисленное, динамическое и пр. программирование).
Такие методы часто называют моделями принятия решений. Применение сложных моделей принятия решений часто рассматривается как одна из фаз проекта.
Экспертные оценки. Для получения исходной информации часто необходимы экспертные оценки. Такая экспертиза может быть предоставлена специалистами, обладающими необходимыми познаниями. Такие специалисты могут быть найдены:
- в других подразделениях исполняющей организации;
- в консалтинговых компаниях;
- в профессиональных ассоциациях;
- промышленных группах.
Итог инициации.
Обоснование проекта. Обоснование проекта - это документ, формально подтверждающий обоснованность проекта. Оно должно включать непосредственно, либо посредством ссылок на другие документы:
- потребности бизнеса, на которые ориентируется проект;
- описание продукта.
Обоснование должно выпускаться менеджером, внешним по отношению к проекту, на таком уровне иерархии организации, который достаточен для нужд проекта. Обоснование дает менеджеру проекта возможность назначать ресурсы организации на работы проекта.
В проектах, выполняемых по контракту, сам контракт служит обоснованием проекта.
Назначение менеджера проекта. Вообще говоря, менеджер проекта должен назначаться как можно раньше, но всегда - до начала исполнения плана проекта и, по возможности, - до выполнения большей части планирования.
Ограничения. Ограничения - это факторы, ограничивающие возможности команды проекта. Например, ограниченный бюджет проекта повлияет на возможности команды проекта по привлечению ресурсов, назначению сроков исполнения работ и т.д.
Когда проект выполняется по контракту, ограничениями фиксируются как условия контракта.
Допущения. Допущения - данные, которые считаются известными при планировании, но достоверность которых не является стопроцентной (допущения подразумевают известную долю риска). Например, если дата, когда можно будет использовать некоторые ресурсы, неизвестна, команда проекта может предположить, что это будет некоторая конкретная дата.
Факторы отбора идеи
При анализе и отборе идей весьма важную роль играет та цель, которая руководит действиями организации.
Обратим внимание на два важных момента.
Первый момент – производство всегда базируется на конкретной идее, без идеи новое производство и его организация невозможны. Но и любая идея не ведет автоматически к развитию и становлению производства. Только новаторская идея, детально изученная и оцененная на экспертном уровне, может претендовать на право быть практически реализованной.
Идеи, однако, не всегда могут отличаться абсолютной новизной. Важно, чтобы предприниматель первым предложил рынку товар, лежащий в основе идеи. Правда, не всегда удается быть в этом первым. В этом случае важно:
- показать товар лицом;
- сохранять хорошие отношения с заказчиками;
- предлагать не только товар, но и услуги специалистов (например, по установке поставляемого оборудования и его обслуживанию);
- выбрать наиболее эффективный способ поставки товара пользователю (может быть, не продавать товар, а сдавать в аренду);
- определить наиболее эффективный уровень и объем расходов на разработку новых товаров.
Второй момент – профессиональная деятельность всегда связана с необходимостью принятия решения. Особое значение имеет решение по отбору конкретной идеи для последующей реализации в процессе практической деятельности
Любая идея, однако, может быть реализована (или претворена в практику хозяйственной деятельности) с разной степенью эффективности. От чего же зависит степень эффективности внедрения идеи?
Конечно, каждый деловой человек избирает и отрабатывает свою технику реализации идеи. Когда бизнесмен готов реализовать идею, первое, что он делает, – составляет общую схему реализации идеи. Методика составления такой схемы сводится к фиксации основных этапов в процессе взаимосвязанных действий, направленных на достижение конкретного результата, ожидаемого от реализации данной идеи.
Приемы фиксации идеи
Деловая идея считается зафиксированной только тогда, когда фиксирующий такую идею четко регистрирует в своем сознании (воображении) конкретную форму результата ее реализации в реальном режиме. Результативная регистрация осуществляется в форме описания искомого или ожидаемого от реализации такой идеи результата.
На этом этапе делового проектирования действия менеджера сводятся к следующим профессиональным шагам или операциям:
- фиксируется деловая идея через копирование, заимствование или генерирование ("...А! Вот что можно производить...");
- осуществляется более детальное осмысление содержания деловой идеи через проведение первичной экспертной оценки такой идеи ("...Мы обладаем всеми необходимыми ресурсами и условиями для организации такого производства в реальном режиме...");
- описывается ожидаемый результат от реализации рассматриваемой деловой идеи ("...Товар должен быть таким-то...").
С этой точки зрения важно помнить о правиле делового проектирования, которое гласит: чем подробнее описывается искомый результат на стадии фиксации деловой идеи, тем больше надежд на результативное проведение процедуры делового проектирования.
Описание результата может осуществляться как в устной, так и в письменной форме, как в виде перечисления всех более или менее значимых характеристик искомого товара, так и в виде представления прообраза, модели, макета и т.д., т.е. в визуальной форме.
Описание искомого (ожидаемого) результата выполняет роль основополагающего фактора, на базе которого будет осуществляться вся дальнейшая процедура делового проектирования, а самое главное – описание результата трансформируется в цель производства, когда процедура делового проектирования будет закончена и когда организация приступит к реализации такой деловой идеи в реальном режиме на основе результатов делового проектирования.
С этой точки зрения важно помнить о правиле делового проектирования, которое гласит: чем подробнее описывается искомый результат на стадии фиксации деловой идеи, тем больше надежд на результативное проведение процедуры делового проектирования.
О трансформации содержания деловой идеи в искомый результат.
Описание или фиксация искомого результата – это "видение" того, что должно производиться организацией, осуществляющей деловое проектирование, и поставляться на рынок с уверенностью, что результат деятельности организации будет востребован в достаточных объемах. На стадии описания искомого результата осуществляется трансформация содержания деловой идеи в товар, возможный для производства организацией, а также готовый к потреблению кем-то за пределами организации.
При описании или фиксации искомого результата, т.е. при трансформации содержания деловой идеи в ожидаемый результат, как мы уже заметили, могут возникать (и нередко возникают) технические, научно-технические или технологические проблемы. В связи с этим могут появляться вопросы, связанные или с поиском определенного решения таких проблем (технических, научно-технических или технологических), или же со стремлением найти конкретный способ использования уже существующих открытий, изобретений, разработок, или с формированием (моделированием) прообраза товара как основы деловой идеи, или же с процессом его производства.
Нередко организация не располагает необходимыми ресурсами для подобного решения возникающих вопросов и проблем. В этом случае на договорной основе привлекаются нужные специалисты или определенные учреждения (вплоть до академической науки), способные помочь разрешить возникшие проблемы. В этом случае функция менеджера – четкое формулирование задачи.
Этот же навык потребуется менеджеру и в том случае, если в структуре организации имеется собственное подразделение, осуществляющее НИОКР, которое само может формулировать для себя такие задания, если перед ними ставится задача в общем плане, т.е. если до нее доводится только содержание деловой идеи" При моделировании искомого результата учитываются его качественные и количественные параметры.
Можно выделить три способа (метода) фиксации искомого результата.
1. Первый из них условно можно назвать прогнозным методом. В этом случае на основе маркетинговых принципов проектант пытается спрогнозировать качественные и количественные запросы потенциального потребителя применительно к товару, выступающему в форме основы разрабатываемой деловой идеи. И далее выявленный таким образом спрос сопоставляется с потенциальными возможностями будущего производительного процесса.
Для снижения степени вполне вероятного риска спрос при этом прогнозируется по низшей (из всех имеющихся вариантов) отметке с учетом возможностей той технологии, которой при выборе будет отдано предпочтение, когда речь пойдет о моделировании схемы организации производства.
2. Второй метод – проектный. В зависимости от избираемой (или возможной для выбора) технологии определяется проектная мощность оборудования, адекватного выбираемой технологии: если оборудование, которое будет использоваться в производстве, рассчитано на выпуск 100 товарных единиц в рабочую смену, то искомый результат и фиксируется в таком объеме с указанием конкретных качественных характеристик. При этом, если предполагается, что ввод оборудования будет осуществляться поэтапно, то и искомый результат будет фиксироваться в соответствующих количественных параметрах: если в первый год эксплуатации оборудование будет использоваться на уровне 50% от его проектной мощности, то и результат фиксируется на этой отметке – 50% от объема выпуска, на производство которого нацелено оборудование при условии его вывода на полную мощность.
3. Третий способ фиксации искомого результата используется тогда, когда речь идет о перемоделировании уже существующего производства и метод, к которому в таком случае будет обращаться проектант, будет именоваться методом корректировки. Мы постоянно выпускаем, скажем, 100 товарных единиц в рабочую смену. На стадии делового проектирования мы фиксируем, что будем выпускать в будущем уже не 100, а 150 товарных единиц, поэтому нам необходимо продумать и все изменения, которые мы должны внести в организацию производительного процесса (в этом случае потребность и необходимость в деловом проектировании потому и возникает, что мы решили внести корректировки в описание результата, на получение которого и будет программироваться наш производительный процесс).
Описание искомого результата
Только четкое представление об искомом результате позволяет предусмотреть все необходимые действия по созданию условий для производства в реальном режиме, по приспособлению производительной структуры к требованиям рассматриваемой деловой идеи.
Если на стадии подготовки к фиксированию деловой идеи менеджер может сформулировать задачу в общем виде (например, "необходимо разработать принципиально новый товар..."), то при описании искомого результата общей формой не обойтись. Здесь необходима очень четкая конкретика того, что ожидается получить на выходе, ради чего, собственно, и предпринимаются усилия по деловому проектированию и развертыванию проекта в реально функционирующий производительный процесс.
Описание искомого результата – это фиксация товара, продукта, услуги, выступающих в качестве основы деловой идеи, в их визуальном восприятии, а также всех качественных характеристик и, главное, потребительских свойств, т.е. того, на основании чего будущий потребитель будет судить о ценности товара.
Точность при описании искомого результата выполняет весьма важную роль в процедуре делового проектирования, поскольку последующие выводы и финансовые расчеты будут строиться исходя именно из таких зафиксированных характеристик и свойств продукта, на производство которого проект нацеливает организацию. Так, применительно к товару с высокими качественными характеристиками в основу расчетов будет закладываться относительно высокая рыночная стоимость, а с низкими характеристиками – низкая рыночная стоимость. Это обстоятельство, как известно, играет весьма важную роль при принятии решения о реализации имеющейся деловой идеи или об отказе от ее реализации в реальном режиме.
Более того, ошибки, неточности, искажения характеристик искомого результата приведут и к соответствующим изъянам моделируемой на стадии делового проектирования общей схемы организации производительного процесса. На это обстоятельство практикующему менеджеру также следует обращать внимание, поскольку в этом случае действует одно из основных управленческих правил – "правило цели", содержание которого можно изложить в такой форме: в зависимости от фиксации цели в ее конкретной форме избирается и адекватный способ ее достижения.
Мы же уже заметили, что описание искомого результата, предпринимаемого на стадии фиксации деловой идеи, трансформируется в цель производительного процесса, когда осуществляется реализация деловой идеи в реальном режиме. При этом ошибка в описании искомого результата трансформируется в ошибку цели, которая ведет к программированию ошибки в проектируемом производительном процессе, организуемом для ее достижения.
Описание искомого результата как расшифровка содержания деловой идеи.
Фиксация содержания деловой идеи и описание искомого результата – разнородные типы работы, хотя второе и вытекает из первого.
Фиксация содержания деловой идеи означает регистрацию желательного для получения результата в его общей форме.
Описание искомого результата – это подробная расшифровка фиксируемого содержания деловой идеи. При этом описание искомого результата кроме всего прочего выполняет еще и функцию постановки задач для решения определенных технических, технологических или научно-технических задач, без предварительного разрешения которых невозможно обеспечить получение тех качественных характеристик, на которых основывается описание искомого результата.
Схожесть, взаимосвязь и различия между понятиями "содержание" деловой идеи" и "описание искомого результата" должно быть прочно усвоено практикующим менеджером.
Способы описания искомого результата.
Аналоговая модель как форма описания искомого результата.
Самой эффективной формой описания искомого результата при деловом проектировании считается изготовление аналоговой модели такого результата с соответствующими пояснениями, которые могут осуществляться в форме чертежей, графиков, таблиц, толкований в письменной форме, расшифровок некоторых узлов или деталей, а также описание материалов, которые требуются для их изготовления.
Изготовление аналоговой модели преследует две основные цели.
Во-первых, такой метод описания искомого результата позволяет рационально и экономично продолжить процедуру делового проектирования, т.е. приступить к моделированию общей схемы организации производительного процесса.
Во-вторых, наличие аналоговой модели, возможность наблюдать ее в действии или в привязке к конкретным условиям использования такого результата предполагаемым потребителем выступает основным аргументом при принятии решения о продолжении или приостановке процедуры делового проектирования и процесса реализации рассматриваемой деловой идеи.
Пример: Так, при осмыслении деловой идеи, связанной с сооружением торгового центра, аналоговая его модель показывает, как результат реализации этой идеи впишется в окружающую действительность, окружающую местность, ландшафт, не нарушит ли это сооружение архитектурную целостность района. Кроме того, такая модель позволит прогнозировать потоки предполагаемых покупателей, транспортно-экспедиционное обслуживание такого центра, его охрану, места для стоянки транспортных средств и т.д.
Подготовка справки о товаре как способ фиксации искомого результата.
Подавляющее число деловых проектов из общей их массы ориентируются на описание искомого результата в форме подготовки подробной справки о товаре, продукте, услуге, составляющих основу деловой идеи.
В такой справке не только фиксируются потребительские характеристики искомого (будущего) результата, но и поясняется, какие материалы потребуются для изготовления искомого результата, какие свойства такого результата будут восприниматься предполагаемым потребителем как ценностные характеристики, чем конкретно ожидаемый результат будет выделяться на фоне аналогов на рынке, какие рабочие операции потребуется выполнить для его получения и т.д.
Справка сопровождается дополнительными пояснениями и приложениями в виде чертежей, графиков, схем, таблиц и т.д.
Справка готовится в произвольной форме, вносимые в нее сведения зависят от содержания деловой идеи. Пример справки о товаре см. в практикуме.
Деловое проектирование
Деловое проектирование: поиск и фиксация ответов на вопросы "что?", "как?", "где?"
Осуществление комплекса действий по деловому проектированию нацелено на поиск ответов, прежде всего на вопросы, вынесенные в заголовок.
На стадии делового проектирования следует достаточно четко зафиксировать что конкретно должно выступать в качестве искомого результата – какими определенными характеристиками должен будет обладать товар, продукт или услуга, на производство которых нацелен производительный процесс, который моделируется на стадии делового проектирования, а также те действия и мероприятия, которые планируются к обязательному исполнению.
На стадии делового проектирования планируются и обязательно фиксируются пороговые значения каждой из характеристик, задаваемых искомому результату. Такие характеристики фиксируются не на абстрактном уровне, а на уровне, который действительно возможен для достижения целей, исходя из реальных условий деятельности организации.
Пример: Так, осуществляя описание искомого результата при организации автомобильного производства, проектант закладывает не безлимитные характеристики автомобильного двигателя и не вечность как срок его нормативной эксплуатации, а мощность в 150 л.с., способность развивать скорость до 180 км в час, пятилетний срок эксплуатации.
При ясном осознании фиксируемого искомого результата проектант задумывается над вопросами: "Как можно было бы производить товар (продукт, услугу) в такой фиксируемой форме? Какие условия необходимо создать в рамках организации (а может быть, даже и за ее пределами), чтобы процесс производства товара (продукта, услуги) стал возможным?"
В данном случае речь идет о моделировании процесса производства в его целостном виде как технологической схемы взаимодействия людей, привлекаемых к производству. Речь идет также о предпроизводственной стадии – что конкретно необходимо предварительно сделать, чтобы обеспечить ритмичность производства. Учитывается также, какие конкретные действия будут лежать в основе постпроизводственной фазы, т.е. этапа продвижения товара от места его производства к месту потребления. Все эти три стадии – предпроизводственная, производственная, постпроизводственная объединяются понятием производительный процесс.
В случае, когда проектант заканчивает формулирование ответа на вопрос, как можно и как будет организовано производство, начинают возникать все новые и новые вопросы:
- В какой форме и где должен происходить планируемый производительный процесс?
- Какие конкретные условия должны быть созданы, чтобы он проистекал в планируемом режиме и с планируемым выходом результата?
- Возникает ли необходимость в строительстве новых производственных площадей или же производство будет располагаться в старых, уже имеющихся производственных зданиях?
- Необходимо ли возводить новые коммуникации или такой необходимости нет?
- А если возникнет такая необходимость строить, возводить и сооружать их, то где конкретно?
- Есть ли для этих целей земельный отвод или его необходимо добиваться?
Эти и многие другие подобные вопросы, а главное – поиск конкретных ответов на них выступают в качестве объекта делового проектирования на этой его стадии.
Таким образом, если подходить к проблеме с точки зрения содержательности, то процедура делового проектирования сводится к фиксации трех блоков аргументированных утверждений (в их детальном описании):
- производить будем то-то и то-то;
- производить будем так-то и так-то;
- производство организуем там-то и там-то.
Подходы к деловому проектированию
Способы моделирования производственного процесса.
Ремарка: Классический и инжиниринговый подходы – это условные (как и все другие) термины, используемые для описания и популяризации опыта практиков, практики же просто делают дело так, как это кажется им правильным, им нет дела до того, как вы это называете, если они не настроены на восприятие чужого опыта. Вот только тогда, когда возникает необходимость облечь в словесную форму то, что делается кем-то, возникает необходимость в использовании специальных терминов
Инжиниринговый подход к моделированию.
Наиболее эффективным и многообещающим методом моделирования общей схемы организации производительного процесса является тот, который базируется на инжиниринговом подходе. Его содержание сводится к совершению проектантом ряда последовательных и обязательных действий профессионального толка:
1) формулируется ключевой фактор успеха, под которым понимается:
а) степень удовлетворенности клиента процедурой общения с производителем (для большинства организаций);
б) точность исполнения производителем заказа клиента (в основном для тех, кто функционирует на основе прямых связей "конечный потребитель – производитель");
2) ключевой фактор успеха разбивается на ряд критических факторов успеха, совокупность которых и формирует понятие и отражает содержание ключевого фактора успеха.
К перечисленным критическим факторам успеха можно также добавить: вежливость и внешний вид сотрудников, а также наличие справочной службы, сопутствующих товаров, средств малой механизации для транспортировки приобретенных товаров к личному автотранспорту покупателей, наличие в торговом зале пункта по обмену валют и т.д.
При фиксации таких факторов проектант исходит из стремления создать для будущего покупателя максимум комфорта или его максимально приемлемый (на основе доступных для организации средств, возможностей и ресурсов) уровень. Проектант при этом как бы моделирует в своем сознании ситуацию и ставит себя на место покупателя, приходящего, например, в будущий магазин, и стремится выделить все то, от чего зависит его (покупателя) удовлетворенность от пребывания в магазине в качестве покупателя. При этом речь идет именно о такой удовлетворенности, которая оказала бы влияние на его решение и в будущем приходить именно в этот магазин, быть его постоянным клиентом;
3) применительно к каждому из фиксируемых критических факторов успеха проектант моделирует бизнес-процессы – основные и вспомогательные и сводит их в систему;
4) поскольку в результате ранее совершенных действий складывается достаточно полное представление об общей схеме организации производительного процесса, то следующее действие – моделирование организационной структуры, т.е. системы управления производительным процессом в той его форме, в которой он смоделирован на предшествующих этапах деятельности.
Классический подход к моделированию.
Под классикой, классическим (или традиционным) подходом в моделировании общей схемы организации производительного процесса понимают действия, связанные с переносом чужого накопленного в этой сфере производства опыта на собственные условия и приспособление такого опыта именно к тем конкретным условиям, которые действительно свойственны или будут свойственны организации, от лица которой осуществляется деловое проектирование.
Разница между двумя описываемыми нами подходами состоит в том, что при классическом подходе проектант в ходе моделирования ищет, по существу, ответ на вопрос: "Как обычно организуется производительный процесс теми, кто специализируется на производстве аналогичного (или схожего) товара? Как это делают обычно?"
При инжиниринговом же подходе проектант ищет ответы на вопросы другого типа: "Как можно было бы организовать производительный процесс по-другому – не так, как все, а более рационально, более эффективно, более экономично? Почему мы должны при этом действовать, как все? Есть ли какой-то иной вариант?"
При обращении же к классическому подходу проектант представляет общую схему организации производительного процесса как совокупность центров прибыли и центров затрат, выстраиваемых на системной (логически обоснованной) базе. При этом моделирование такой схемы начинается с фиксации поставщиков, т.е. партнерских связей, предназначенных для снабжения организации всем тем, что необходимо для осуществления производства с целью получения искомого результата.
На стадии моделирования общей схемы организации производительного процесса речь идет о фиксации только тех блоков рабочих операций, без совершения которых процесс производства в его целостной форме невозможен. При этом фиксация пока осуществляется только с качественной, т.е. содержательной, но не с количественной стороны. На этом этапе необходимо лишь выстроить схему того, как в результате совершения конкретных рабочих операций можно надеяться на то, что товар действительно будет произведен (при этом рассуждения, анализ и выводы базируются на представлении того, что речь как бы идет о производстве одной товарной единицы). Такой уровень абстракции необходим для детальной и четкой проработки каждой отдельной рабочей операции, ее содержательной характеристики, количественные же параметры, т.е. перевод с уровня абстракции на уровень конкретной практической задачи, будет задаваться позже. Пока же только качественная характеристика процесса выступает основой размышлений, а также процедура поэтапного, поблочного выстраивания общей схемы производства.
Использование функционального подхода в моделировании на стадии делового проектирования.
Моделирование общей схемы организации производительного процесса требует использования рационального метода. Рациональность в этом случае воплощается в функциональном подходе, который выступает в качестве основы осуществления подобной работы. Понимание содержания такого подхода, овладение им и перевод его понимания на уровень практического навыка относятся к таким категориям, как "уровень профессионализма", "уровень мастерства" специалиста по управлению деловыми процессами и деловыми структурами.
На стадии делового проектирования ценность использования функционального подхода состоит в том, что он:
- помогает выстроить рациональную схему организации производительного процесса;
- позволяет смоделировать организационную структуру с достаточно выраженной управляемостью.
Функциональный подход на стадии делового проектирования сводится к составлению полного перечня тех функций (по отношению к внешней среде и избранной форме взаимодействия с этой внешней средой), которые организация добровольно закрепляет за собой (или вынуждена закреплять за собой) в связи с самостоятельным выбором профиля своей деятельности.
При использовании функционального подхода проектант фиксирует подробный перечень всех функций, совокупное использование которых единственно и позволит получить искомый результат, на что организация и будет нацеливать свои усилия на стадии эксплуатации объекта делового проектирования в случае принятия позитивного решения по поводу реализации проекта. Другими словами – проектант на этой стадии делового проектирования фиксирует необходимые для совершения рабочие операции, которые в будущем придется выполнять организации путем закрепления каждой из них за конкретным исполнителем, работником.
При обращении к функциональному подходу используется принцип логических рассуждений, выводов и умозаключений.
В этом смысле лучшим профессиональным приемом, как показывает практика, выступает одновременное фиксирование функции и разработка (чаще в форме чертежа) общей схемы организации производительного процесса.
Фрагментарный подход: моделирование трех блоков производительного процесса.
Процесс моделирования общей схемы организации производительного процесса осуществляется на фрагментарной основе, т.е. по блокам (частям): вначале моделируется предпроизводственный процесс, затем выстраивается модель производства (непосредственно производственного процесса), а затем – постпроизводственного процесса.
I. Моделирование предпроизводственного процесса.
Вначале проектант осмысливает все те действия, которые нужно будет обязательно осуществлять, чтобы подготовиться к производству искомого результата, если производство товара перейдет в плоскость реальности. Эту стадию действий проектанта мы называем моделированием предпроизводственного процесса.
Лучше всего изучать эту проблему на основе рассуждений, базирующихся на конкретном жизненном примере. Так мы и поступим.
Предположим, что содержанием деловой идеи является производство одно-тумбовых письменных столов. Допустим, при подготовке проекта Вы решили использовать функциональный подход. Вы фиксируете содержание всех тех действий, которые придется выполнять, если производство таких столов станет реальностью для Вашей организации.
При этом мы, конечно же, исходим из того, что Вам как проектанту, работающему над таким проектом, известна технология производства, хотя бы в общих ее чертах. Поэтому на этой стадии, используя принцип (или метод) логического мышления, Вы фиксируете типы работ в форме функций. "Конечно, – рассуждаете Вы при этом, – для производства необходимы оборудование, сырье, инструменты, вспомогательные и прочие материалы, специалисты..."
Исходя из таких Ваших рассуждений, Вы уже можете зафиксировать ряд функций. В этом случае в составляемый перечень Вы включаете:
1. Изучение рынка древесины, чтобы подобрать для будущего Вашего производства возможных поставщиков древесины.
2. Выявление и анализ условий, на которых каждый из подобранных Вами потенциально возможных поставщиков сможет поставлять в Ваш адрес древесину нужного типа и качества и в необходимых Вам объемах.
3. Отбор из всего круга потенциально возможных поставщиков тех, кто, по всей очевидности, сможет предоставить Вам лучшие условия поставки.
4. Вступление в контакт с возможным поставщиком (или поставщиками) и ведение с ним деловых переговоров.
5. Определение оптимального числа разовой поставки сырья и периодичности разовых поставок. Например, древесина поставляется раз в десять дней в объеме 500 м3.
6. Определение объема переходящего остатка сырья – того рискового запаса, который позволит сохранить ритмичность производства в случае срыва поставщиком очередной поставки, т.е. того запаса сырья, на основе которого будет функционировать производство, если случится сбой в поставке сырья. Величина этого переходящего остатка определяется в нормо-днях и приплюсовывается к величине оптимальной партии сырья, заказываемой в первый раз, например, оптимум партии – 500 м3 в расчете на каждые 10 дней, т.е. величина нормо-дня составляет (500 м3 : 10 дней) 50 м3, запас в форме переходящего требуется в объеме четырех нормо-дней (так мы сами решили). Поэтому разовая поставка сырья составляет 500 м3, но в первый раз мы будем заказывать партию сырья в объеме 700 м3 (500 м3 + 50 м3 * 4 дня), а последующие поставки будут осуществляться в объеме 500 м3.
7. Подготовка текста проекта договора на приемлемых для обеих договаривающихся сторон условиях, включая и те, что были зафиксированы нами выше.
8. Согласование всех условий подготовленного текста договора со всеми заинтересованными службами своей организации – производственными цехами, бухгалтерией, складом сырьевых запасов и т.д. Согласование должно проводиться обязательно, чтобы все службы смогли подготовиться: склад – принять оговариваемое в договоре количество сырья, бухгалтерия – приготовить в нужное время (как это обозначено в договоре) необходимые денежные средства для оплаты и т.д.
9. Подписание договора.
10. Контроль за исполнением договорных обязательств обеими сторонами – партнер действительно в срок должен поставить сырье в нужном объеме и нужного качества, а Вы сами (как организация) должны быть готовы принять поставляемое сырье, вовремя провести платеж в адрес поставщика и т.д.
11. Осуществление транспортировки сырья от партнера до склада сырьевых запасов (если эта обязанность по договору, как Вы полагаете, может быть возложена на Вас).
12. Информирование сторон об отгрузке товара или о транспортном средстве, которое будет осуществлять транспортировку сырья от его производителя в адрес получателя.
13. Разгрузка сырья с транспортного средства, его прием и складирование производственных запасов.
14. Контроль качества и количества фактически получаемого сырья.
15. Разработка схемы и методологии учета запасов на складе и определение способа и документационного оформления передачи запасов со склада в производственные подразделения (производственные цеха).
На основе фиксируемых функций разрабатывается модель организации производительного процесса на стадии подготовки к производству (модель предпроизводственного процесса).
II. Моделирование производственного процесса в его общем виде.
В ряде случаев деловое проектирование начинается (в отличие от используемого нами порядка) с моделирования именно производственного процесса, а как только станет ясно, как будет организовано производство, проектант переходит к моделированию предпроизводственного процесса. При инжиниринговом же подходе проектант осуществляет процедуру делового проектирования вообще в обратном порядке: вначале моделируется постпроизводственный процесс, затем – производство, а в последнюю очередь – предпроизводственный процесс
При моделировании производственного процесса требуется вовлечение технолога в работу по деловому проектированию. Необходимо вообще заметить, что процесс делового проектирования может осуществлять специалист с доминированием экономико-организационного мышления, но тогда на определенном этапе обязательно придется вовлекать в работу специалиста с доминированием технологического мышления и наоборот. Потребность в ярко выраженном технологическом мышлении связана с тем, что на стадии моделирования производственного процесса возникает необходимость выбора технологии конкретного типа.
Технология – это набор сочетаемых между собой способов, форм и методов обработки вводимых ресурсов (факторов производства) с целью получения готового товара в искомой форме с использованием необходимых средств производства (технических компонентов – оборудования, инструментов, приспособлений и т.д.)
Исходя из такого понимания содержания и назначения моделируемого процесса, проектант совершает ряд обязательных и последовательных действий.
1. Из всех возможных технологий выбирается приоритетная технология, т.е. та, которая позволяет обеспечить наивысшую производительность труда и достаточное качество производимого товара. Если же при этом выясняется, что такая технология, с точки зрения организации или проектанта, является излишне дорогостоящей, и нет надежды на получение такой технологии, то выбор падает на доступную менее совершенную технологию, но приемлемую для организации.
2. Поскольку выбор технологии состоялся, проектант сразу же фиксирует, какое оборудование необходимо будет приобрести и составляет полную спецификацию (полный перечень) такого оборудования с указанием основных характеристик каждого компонента.
3. Поскольку технология избрана и ясно, какое оборудование предположительно будет использоваться для производства, проектант определяет длительность производственного цикла.
Продолжительность производственного цикла выявляется на основе разработки схемы движения используемых ресурсов (факторов) от момента их ввода в технологический производственный процесс до момента получения готовой продукции и передачи ее посреднику или непосредственно потребителю (например, при производстве услуги).
Схема движения ресурсов представляет собой фиксацию целостной цепочки рабочих операций, которые необходимо осуществить в обязательном порядке в соответствии с избранной технологией, иначе невозможно получить результат в искомой форме.
III. Моделирование постпроизводственного процесса.
Постпроизводственный процесс – это комплекс действий, связанных с перемещением товара от места его производства до потребителя на заранее оговариваемых условиях (по времени – вплоть до момента зачисления на расчетный счет производителя полной стоимости передаваемых потребителю товаров).
Структурирование постпроизводственного процесса представляется достаточно простым. Постпроизводственный процесс включает следующие функции:
1. Складирование готовой продукции. Под этой функцией с управленческой точки зрения понимается, естественно, не хранение готовых товаров (хотя и это важно), а формирование товарных партий требуемых размеров. Предполагается, что позже – на этапе эксплуатации проекта – работник склада готовой продукции будет иметь или утвержденный организацией план поставок, или же копии заключенных организацией договоров поставки, а поскольку в этих документах будет указано и наименование покупателя, и количество закупаемых товаров, то работник этого склада будет самостоятельно разрабатывать график поставок. Ему-то и придется формировать товарные партии (осуществлять накопление товаров в нужных количествах или объемах) и осуществлять их отправку в адрес покупателей.
2. Следующая функция – организация сбыта товаров. Под этой' функцией понимается временной разрыв между моментом поставки товара в адрес покупателя и моментом зачисления денежного эквивалента этой отчуждаемой таким образом части собственности организации на ее расчетный счет.
3. Следующая функция – маркетинговая. Под этой функцией понимаются, естественно, такие действия, как:
· изучение рынка;
· нахождение потребителей и поддержание с ними постоянных деловых и иных (если это требуется) контактов;
· реклама;
· заключение договоров;
· контроль за выполнением договорных обязанностей;
· другие действия в зависимости от складывающейся ситуации.
4. Многие организации считают необходимым фиксировать еще одну функцию – послепродажное (или сервисное) обслуживание реализованных товаров, включая гарантийный ремонт или обслуживание, поставку запасных частей, обучение обращению с товаром в период его эксплуатации (если это, естественно, необходимо).
Фиксация всех этих функций необходима для того, чтобы в первую очередь составить представление о полной схеме организации производительного процесса. Иметь представление о такой полной схеме необходимо хотя бы потому, что следующий вопрос, на который необходимо дать ответ, сводится к тому, где разместить такой процесс?
IV. Моделирование необходимой инфраструктуры.
При моделировании общей схемы организации производительного процесса мы фиксировали только основные, функции, без выполнения которых сам процесс производства и получения результата в искомой форме становится просто невозможным. Однако при организации любого производства возникает необходимость и в выполнении вспомогательных функций, т.е. инфраструктурные. Без исполнения этих функций процесс получения искомого результата возможен, но тогда производственный процесс будет проистекать в некомфортных условиях, не удастся также соблюсти и все требования, которые предъявляются к любому производителю со стороны внешней среды.
К вспомогательным функциям относятся следующие:
- административно-управленческие действия, связанные с организацией производства, контролем за его течением, совершенствованием его организации, координацией усилий разных исполнителей и т.д.;
- учет и контроль за использованием всех имеющихся ресурсов;
- подбор необходимых специалистов, заключение с ними договорных отношений и документационное оформление таких отношений;
- приведение в действие механизма ценообразования и его дальнейшее непрерывное совершенствование;
- учет трудовых ресурсов и реализация политики заработной платы;
- осуществление научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ и изысканий (НИОКР);
- информационное обеспечение работников организации и управление документооборотом;
- охрана территории и уборка помещений и занимаемых прилегающих площадей;
- транспортное обслуживание руководства организации.
Перечень этих функций, их уточнение, дополнение выступают основой для формирования руководящих и вспомогательных структурных подразделений, когда возникнет эта необходимость. А возникнет она опять же на стадии делового проектирования.
V. Поиск ответа на вопрос "где?".
Поскольку на этой стадии делового проектирования в общих чертах уже становится ясным и понятным, как, каким образом будет осуществляться производство того товара (продукта, услуги), который является основой прорабатываемой деловой идеи, то, естественно, возникает вопрос где, на каких площадях, в каких помещениях будет организовано течение процесса производства такого товара (продукта, услуги).
Для ответа на поставленный вопрос проектант вначале выявляет потребность в площадях и помещениях на основе ранее совершенных им действий.
Расчет потребностей в производственных площадях начинается с осмысления того, где разместить то оборудование, которое соответствует избранной и зафиксированной ранее технологии и которое придется приобретать на определенных условиях.
Инженерная часть проекта
Компоненты инженерии в деловом проекте.
Любой проект, разрабатываемый для оценки целесообразности реализации конкретной деловой идеи, нацелен на осмысление не только его финансовой, организационной, но и инженерных характеристик.
В инженерной части проекта предполагается:
- фиксация специализации (или профилизации) будущего производительного процесса – проектант в этом случае должен достаточно четко осознавать, на что конкретно нацелен проект: а) на решение каких задач, б) на производство какого товара; в) каким качественным и количественным характеристикам будет отвечать моделируемый производительный процесс;
- выбор конкретной технологии производства и адекватного ей оборудования – проектант, исходя из этого требования, должен либо сам иметь определенные познания в области используемых технологий, либо должен привлечь к работе в возглавляемой им проектной группе специалиста по данным технологиям, если в этом есть необходимость;
- моделирование общей схемы организации производительного процесса по его ключевым блокам – проектант должен иметь навыки в области моделирования производства, знать основы организации и экономики производства;
- фиксация необходимых кооперационных связей с конкретными партнерами-поставщиками – проектант должен уметь "разложить" товар, выступающий в качестве основы деловой идеи, на отдельные компоненты и определить, что будет делаться на собственном предприятии, а что придется запрашивать у поставщиков: а) приобретать необходимые компоненты; б) размещать заказы на их производство и поставку. Предварительно необходимо оценить потенциально возможных партнеров – имеет ли смысл устанавливать с ними кооперационные связи;
- моделирование транспортных потоков (сырьевых и готовой продукции).
Кроме того, во многих деловых проектах на стадии делового проектирования предполагается проработка следующих вопросов:
- применение гибких технологий и автоматизированных систем в моделируемом производстве;
- объемно-планировочные, архитектурные и конструктивные решения зданий и сооружений;
- организация строительства;
- охрана водоемов, почвы и воздуха от загрязнения сточными водами и промышленными выбросами;
- восстановление (рекультивация) нарушенных земель и охрана недр;
- обеспечение энергоресурсами будущего производительного процесса;
- подводка необходимых коммуникаций и подключение к ним будущей производительной структуры.
Ясно, конечно, что проектант, осуществляющий процедуру делового проектирования, не может в равной мере иметь познания и навыки и в финансах, и в организации производства, и в реализации инженерных мероприятий, и т.д.
Однако он должен быть готов к разрешению конкретных инженерных проблем в ходе делового проектирования.
Содержание делового проектирования
и управления проектом
Содержание функции делового проектирования.
При выполнении действий по деловому проектированию менеджером (чаще в лице проектанта) совершаются три блока действий:
- фиксируется детальное осмысление содержания идеи, чтобы подробно описать искомый результат и сформулировать идею в виде подробного плана действий, учитывая возможные риски, затем с помощью бизнес-плана или ТЭО выявить потребность в ресурсном обеспечении всех включаемых в план действий и определить все значимые для организации технико-экономические показатели, которые будут служить основой при принятии решения о проекте;
- выявляется возможная и наиболее целесообразная форма финансового обеспечения процедуры реализации проекта с учетом возможных рисков или формирования резервного (страхового) фонда;
- осознается необходимость привлечения специалиста или команды специалистов для процедуры управления реализацией проекта в реальном режиме и фиксируются основные трудности (рисковые моменты), связанные с реализацией проекта.
Работа над деловым проектом завершается в момент окончания документационного оформления проекта и передачи его в таком виде.
Содержание функции по управлению проектом.
При управлении процессом реализации подготовленного (разработанного) проекта менеджмент в лице менеджера по управлению проектом совершает следующие действия:
- детально знакомится с содержанием проекта и готовит подробный план работ по реализации проекта, т.е. по сооружению, возведению, созданию той производительной структуры, которая выступала в качестве объекта делового проектирования и эксплуатация которой в реальном режиме позволит организации трансформировать разработанную деловую идею в готовый товар, продукт, услугу;
- определяет и фиксирует потребность в ресурсах, необходимых для реализации проекта, а также сроки проведения работ и момент завершения реализации проекта, сверяя эти показатели с данными, содержащимися в проекте и внося (по согласованию с руководством организации) нужные коррективы;
- формирует команду для осуществления всех работ или заключает подрядные договоры на выполнение конкретных работ.
Функция управления проектом завершается сдачей объекта "под ключ" и подписанием соответствующего акта сдачи–приемки объекта.
Деловое проектирование – это совершение всего комплекса действий, связанных с учреждением нового бизнеса, правда, осуществляемых не в реальном режиме, а на мысленном уровне, на уровне сознания. И хотя последовательность действий на стадии делового проектирования может быть различной, лучше приучить себя к операционной, логически понятной схеме действий, их очередности и последовательности, поскольку именно от последовательности совершаемых действий на этой стадии зависит рациональность и эффективность работы на последующих.
Пошаговая методика действий
Для формирования более отчетливого представления о содержании работы по деловому проектированию используем так называемую пошаговую методику. С помощью такой методики мы попытаемся зафиксировать и очередность, и содержание, а также целевую ориентацию всех совершаемых действий.
Шаг первый: осмысление содержания деловой идеи.
В предшествующих темах мы уже достаточно подробно рассуждали по поводу содержания первого шага. Добавим лишь, что смысловое назначение этого шага сводится к фиксации профиля будущего бизнеса, который будет свойствен организации в случае принятия позитивного управленческого решения по поводу разрабатываемого проекта. Результат содержания деловой идеи служит основой для произнесения фраз типа: "Мы бы хотели специализироваться на производстве того-то и того-то – такого-то товара, продукта или услуги..." Или: "Мы бы еще хотели специализироваться на..." (на стадии разработки делового проекта) или – "Мы специализируемся на производстве того-то – такого-то товара, продукта или услуги..." Или: "Мы специализируемся еще и на производстве..." (на стадии эксплуатации уже реализованного делового проекта).
Шаг второй: описание искомого результата.
И об этом действии мы уже достаточно много рассуждали. Еще раз подчеркнем: этот шаг, это действие для проектанта имеет весьма важное, весьма принципиальное значение для всех его последующих действий: рационально, эффективно, сознательно можно планировать последующие действия только в том случае, если ты хорошо представляешь, на достижение какого конкретного результата должны быть направлены эти действия.
Шаг третий: маркетинговая прикидка.
Назначение этого шага – еще до совершения последующих действий до момента, когда реально придется затрачивать определенные ресурсы* прикинуть, а "стоит ли игра свеч", надо ли дальше осуществлять разработку проекта, рационально ли это? Для самоубеждения проектант осуществляет так называемую рыночную (маркетинговую) прикидку.
Прикидка с управленческой точки зрения есть форма приблизительного моделирования будущей ситуации на основе прогнозных оценок и приблизительных расчетов, связанных с предметом осмысления и осуществляемых на основе логических умозаключений, а не на основе детального анализа объективных факторов и показателей.
В случае с деловым проектированием прикидка представляет собой форму ответа на вопрос, стоит ли заниматься разработкой данного проекта. Такой формулируемый на основе логических размышлений и умозаключений ответ подразумевает фиксацию позитивных или негативных доводов относительно таких весьма важных для будущего проекта и его эксплуатации характеристик, как:
- способен ли рынок потреблять товар, продукт, услугу, т.е. то, что выступает в качестве основы деловой идеи?
- способен ли рынок потреблять результат эксплуатации проекта в достаточных, с точки зрения производителя, объемах?
- способен ли рынок потреблять такой результат по удовлетворяющей производителя цене?
Эти и другие характеристики – в зависимости от содержания конкретной идеи – при их позитивном значении выступают в качестве аргументов в пользу дальнейшей разработки проекта, при их негативном значении они служат основой для приостановки такой работы или полного отказа от разработки рассматриваемой деловой идеи.
Пример. Делая прикидку, Вы пришли к выводу, что товар (основа деловой идеи) будет хорошо покупаться, в достаточных объемах и по приемлемой для Вас цене, то Вы будете и дальше работать над проектом. Если же вывод будет сводиться к тому, что рынок вообще-то заинтересован в будущем товаре, но объем спроса на него будет небольшим, а это приведет к значительному увеличению срока окупаемости проекта, предположим, до 15 лет, то вряд ли Вы будете довольны этой ситуацией и вряд ли продолжите работу над таким проектом.
Шаг четвертый: моделирование общей схемы организации производительного процесса.
Если прикидка свидетельствует о целесообразности дальнейшей разработки проекта, то следующее действие проектанта связано с продумыванием такого момента, как сам процесс производства товара, продукта или услуги, которые выступают в качестве основы деловой идеи. В этом случае проектант моделирует общую схему организации производительного процесса. При этом он использует один из двух возможных методов: инжиниринговый и классический подходы.
Частные вопросы делового проектирования
Вовлечение проектных организаций в подготовку делового проекта.
Проектные работы на основе размещения соответствующего заказа могут выполняться проектными фирмами.
В такой ситуации проектировщик, осуществляющий деловое проектирование, должен:
а) выбрать конкретную проектную фирму;
б) заключить с выбранной проектной фирмой соответствующий договор;
в) осуществлять контроль за ходом исполнения проектной фирмой взятых на себя обязательств;
г) предоставлять проектной фирме требуемую для качественного выполнения заказа информацию.
Деловое проектирование: тендерная деятельность.
Порядок организации и проведения тендера на проектные работы определяется инвестором (заказчиком) по аналогии с официально опубликованным в 1993 г. "Положением о подрядных торгах в Российской Федерации" и серией методических рекомендаций, утвержденных Межведомственной комиссией по подрядным торгам.
Готовить документацию для проведения тендера может организация, имеющая на это право (лицензию). Тендер на проектирование объекта может проводиться на часть проектной документации: ТЭО, эскизный проект, только на рабочую документацию, на весь объем проектной документации.
В соответствии с Положением подрядные торги могут быть объявлены только на те объекты и виды работ, проектная документация на которые согласована в установленном порядке. Одновременно должно содержаться разъяснение, что участниками подрядных торгов на строительство "могут предлагаться условия (технические или коммерческие), отличные от условий торга", т.е. от тех, которые приняты в проектной документации, согласованной в установленном порядке. В этом случае, очевидно, в объем тендера на строительство могут быть включены и проектные работы на разных стадиях, в том числе на стадии "рабочая документация".
Для организации и проведения тендера на проектные работы создается временная комиссия – тендерный комитет. В состав тендерного комитета, кроме представителя заказчика, на договорных условиях входят эксперты по специальным вопросам.
Тендерный комитет обязан: объявлять тендер; заниматься подготовкой и распространением тендерной документации среди участников тендера (соисполнителей); организовывать и проводить тендер; рассматривать предложения соискателей и делать их оценку.
Тендерная документация состоит из трех частей:
- коммерческой (финансовые условия и гарантии);
- организационной (порядок, форма и объем представления, требования соискателя);
- технической (задание на проектирование и необходимые исходные данные, в том числе, технико-экономические критерии и требования).
Финансирование деятельности тендерного комитета, подготовки тендерной документации осуществляется за счет средств инвестора (заказчика). Эти затраты могут быть частично или полностью возмещены за счет продажи организатором тендера тендерной документации соискателям.
При установлении состава и содержания проектно-сметной документации на строительство руководствуются действующими положениями с учетом дополнительных требований, отвечающих рыночным условиям. При этом стадийность (сочетание стадий, выбор утверждаемой стадии) проектирования жестко не регламентируется и может приниматься в виде ТЭО строительства, проекта, рабочей документации. Инвестор и подрядчик для формирования свободной (договорной) цены на продукцию проекта имеют право брать за основу стоимость, определенную на любой стадии разработки документации.
Таким образом, проектные фирмы в интересах заказчика осуществляют:
- эскизное проектирование;
- рабочее проектирование;
- разработку смет;
- авторский надзор (на стадии управления проектом).
Кроме того, проектная фирма может оказывать и дополнительные услуги:
- проектный анализ;
- разработку ТЭО;
- участие в управлении проектом;
- оформление финансирования.
Проектная фирма может также помогать заказчику подготовить и организовать проведение тендера на размещение заказа на строительство на основе разработанного проекта. При этом включение проектной организации, т.е. осуществление проектно-изыскательских работ, возможно на этапе, как делового проектирования, так и управления проектом, т.е. приступить к реализации разработанной деловой идеи или до принятия решения, или после.