Практическое пособие по налогу на прибыль часть I. Общие положения глава налогоплательщики налога на прибыль. Объект налогообложения
| Вид материала | Документы |
- Приложение Порядок исчисления и уплаты налога на прибыль по хоздоговорным ниокр, 71.84kb.
- Практическое пособие по ндфл часть I. Общие положения глава налогоплательщики ндфл, 6418.24kb.
- Всистеме налогов РФ одним из наиболее значимых является налог на прибыль, 197.22kb.
- Практическое пособие по налогу на имущество организаций часть I. Общие положения глава, 10536.78kb.
- 4. Образование и расходование прибыли и экономии средств ниокр, фонд экономического, 8.17kb.
- Дисциплина «Налоги и налогообложение», 34.34kb.
- Приглашаем Вас принять участие в семинаре, 75.42kb.
- Методика исчисления и уплаты налога на прибыль 7 Изменения по вопросам исчисления, 463.71kb.
- Практическое пособие по ндс часть I. Общие положения глава налогоплательщики ндс, 12030kb.
- Инструкция по заполнению налоговой декларации по налогу на прибыль иностранной организации, 880.99kb.
Деятельность любой организации не обходится без расходов, которые связаны с официальными приемами представителей других фирм. Особенно это касается тех компаний, которые динамично развиваются и стремятся поддерживать и расширять круг своих партнеров.
При исчислении налога на прибыль организаций подобные затраты учитываются в качестве представительских расходов.
21.1. ЧТО ТАКОЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ
Из положений пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ следует, что представительские расходы - это расходы, которые связаны с официальным приемом и (или) обслуживанием следующих лиц:
- представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
- участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
Обратите внимание на то, что в Налоговом кодексе РФ прямо указано, что место проведения представительских мероприятий значения не имеет.
В свою очередь, под официальным приемом понимается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для представителей других организаций (участников, прибывших на заседание руководящего органа компании), а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.
А под обслуживанием подразумевается:
- транспортное обеспечение доставки участников к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
При оценке понесенных затрат имейте в виду, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ).
Как видим, законодатель попытался конкретизировать список затрат, которые можно включить в состав представительских расходов.
В то же время сами по себе понятия "прием" и "обслуживание" являются достаточно широкими. Этим объясняется тот факт, что на практике организации нередко испытывают трудности при решении вопроса о том, являются те или иные затраты представительскими расходами или нет.
21.1.1. РАСХОДЫ - ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ,
ЕСЛИ ПРИЕМ ОФИЦИАЛЬНЫЙ
Прежде всего обратим ваше внимание на то, что в п. 2 ст. 264 НК РФ речь идет только об официальном приеме. Следовательно, если встреча представителей двух организаций носит не официальный, а личный характер, то возникающие в связи с такой встречей затраты нельзя отнести к представительским расходам.
Так, например, в Письме УФНС России по г. Москве от 23.12.2005 N 20-12/97007 налоговые органы разъяснили следующее. Расходы по проведению неофициальной встречи в кафе с потенциальными партнерами, организованной сотрудником организации, находящимся в командировке в городе проживания указанных партнеров, не признаются представительскими расходами и не учитываются в целях налогообложения прибыли.
Отметим, что об официальном характере приема могут свидетельствовать, например, такие документы, как:
- приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия (а если официальный прием планируется провести в ходе командировки сотрудника - то служебное задание соответствующего содержания (форма N Т-10а, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1));
- план представительского мероприятия, утвержденный руководством компании;
- смета расходов на проведение представительского мероприятия.
Примечание
Подробнее о документах, с помощью которых организация может подтвердить представительские расходы, см. в разд. 21.3 "Подтверждаем представительские расходы".
Не стоит забывать также о том, что в качестве участников переговоров, помимо официальных лиц организации-налогоплательщика, закон рассматривает только представителей других организаций.
Получается, что если организация сотрудничает с индивидуальными предпринимателями или оказывает услуги физическим лицам, не имеющим такого статуса, то основания для признания соответствующих затрат представительскими расходами отсутствуют.
В Письме от 24.11.2005 N 03-03-04/2/119 Минфин России разъяснил одну из таких ситуаций, при которой физическому лицу - клиенту организации (в упомянутом Письме фигурирует банк) предлагаются прохладительные напитки, чай, кофе, печенье и т.д. На вопрос о том, являются ли затраты на приобретение соответствующей продукции представительскими расходами, Минфин России ответил отрицательно.
По нашему мнению, если затраты организации на официальный прием и (или) обслуживание физических лиц, в том числе индивидуальных предпринимателей, направлены на получение дохода, экономически оправданны, документально подтверждены и, таким образом, соответствуют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, то их можно учитывать в целях налогообложения на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
21.1.2. РАСХОДЫ НА ПРОЕЗД И ПРОЖИВАНИЕ
ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ ДРУГИХ ОРГАНИЗАЦИЙ
Один из самых распространенных поводов для спора между организациями и налоговыми органами - это вопрос о порядке учета затрат на оплату проезда и проживания в гостиницах лиц, приглашенных для участия в представительских мероприятиях.
Здесь сложности связаны с тем, что обычно подобного рода затраты признаются в качестве командировочных расходов у отправляющей стороны. Однако в случае переговоров их инициатором является, как правило, принимающая сторона. Поэтому логично предположить, что именно она должна нести бремя этих расходов.
Примечание
Подробнее о порядке учета в целях налогообложения командировочных расходов читайте в гл. 24 "Расходы на командировки".
Вот что по этому поводу говорят контролирующие органы. Если переговоры длятся несколько дней, то расходы принимающей стороны по оплате проживания прибывших представителей не являются представительскими (Письма Минфина России от 16.04.2007 N 03-03-06/1/235, УФНС России по г. Москве от 06.12.2007 N 21-11/116748, от 12.04.2007 N 20-12/034115). А расходы на завтраки, обеды, ужины, не носящие официального характера, должны оплачиваться представителями делегаций, прибывших на переговоры, за счет суточных, выплачиваемых при командировании сотрудников, либо за счет собственных средств (Письмо Минфина России от 05.04.2005 N 03-03-01-04/1/157).
Налоговые органы разъясняют также, что расходы на оплату авиационных и железнодорожных билетов по пути следования из иностранного государства до границы РФ и непосредственно по территории РФ, а также стоимость визы не относятся к представительским расходам российской организации (Письма УФНС России по г. Москве от 06.12.2007 N 21-11/116748, от 11.11.2004 N 26-12/73173).
Однако арбитражные суды в этом вопросе не столь категоричны.
Так, например, ФАС Западно-Сибирского округа в Постановлении от 01.03.2007 N Ф04-9370/2006(30552-А81-27) указал на то, что расходы на гостиничное обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах, относятся к представительским расходам.
При этом суд отметил, что "обслуживание представителей" в смысле п. 2 ст. 264 НК РФ имеет широкий спектр и к нему можно отнести обеспечение жильем как нормальное существование человека, прибывшего из другого населенного пункта.
Так же считают ФАС Московского округа (Постановление от 23.12.2004 N КА-А40/12097-04) и ФАС Северо-Западного округа (Постановление от 17.05.2004 N А56-21571/03).
А по мнению ФАС Уральского округа, затраты на оплату проживания в гостинице представителей других организаций принимающая сторона может учесть в целях налогообложения на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Постановление от 08.11.2005 N Ф09-4994/05-С7). Подобную позицию высказал и ФАС Поволжского округа в Постановлении от 15.11.2007 N А55-632/2007.
Сторону налогоплательщика, который отнес к представительским расходам стоимость проезда представителей других организаций, занял ФАС Поволжского округа (Постановление от 16.03.2006 N N А72-5629/05-6/435, А72-5959/05-6/450).
Как видим, в случае возникновения спора с налоговой инспекцией, связанного с включением в состав представительских расходов стоимости билетов и проживания в гостинице партнеров по переговорам, налогоплательщик имеет шансы доказать правомерность своих действий в суде.
С нашей точки зрения, в таком случае организации целесообразно иметь в наличии документы, из которых бы усматривалась договоренность участников переговоров о распределении затрат. В частности, принимающая сторона может написать контрагенту гарантийное письмо о том, что берет бремя соответствующих расходов на себя. Такое письмо будет свидетельствовать о том, что возможность учета данных расходов одновременно каждой из сторон (отправляющей стороной - в качестве командировочных, а принимающей стороной - в качестве представительских) сведена к минимуму.
21.1.3. МЕСТО И ВРЕМЯ ПРОВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ
Нередко представительские расходы организации привлекают внимание налоговых органов из-за места проведения соответствующих мероприятий. Это связано со следующим. С одной стороны, в Налоговом кодексе РФ закреплено, что место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Но в то же время предусмотрено ограничение, согласно которому расходы на организацию развлечений и отдыха не являются представительскими.
Арбитражные суды в спорах подобного рода нередко встают на сторону налогоплательщиков.
Суть одного из таких дел, которое было рассмотрено ФАС Московского округа в Постановлении от 12.09.2005, 05.09.2005 N КА-А40/8426-05, заключается в следующем. Организация включила в состав представительских расходов стоимость посещения представителями организаций-партнеров ресторанов, кафе, пивных баров. Проведение приемов в ресторанах, кафе и т.д. налогоплательщик объяснял отсутствием реальной возможности проводить официальные мероприятия в занимаемом обществом помещении.
Налоговый орган посчитал, что такие расходы не должны учитываться при исчислении налога на прибыль.
Однако арбитражный суд пришел к выводу о том, что данные расходы являются представительскими. Они признаны в пределах нормативов, предусмотрены сметой и подтверждены соответствующими первичными документами. В решении, принятом в пользу организации, суд особо подчеркнул, что налоговый орган не представил доказательств того, что спорные расходы связаны с организацией развлечений и отдыха.
А вот еще один интересный спор, который был разрешен арбитражным судом. По мнению налогового органа, организация неправомерно учла в составе представительских расходов затраты по организации поездки представителей контрагента к месту проведения переговоров - на остров Соловки.
Налоговый орган полагал, что остров Соловки - это место туризма, поэтому соответствующие транспортные расходы относятся к расходам на организацию развлечений и отдыха и в целях налогообложения не учитываются.
Однако суд установил, что переговоры были проведены в рабочие дни и по их результатам заключен договор поставки. Доказательств того, что спорные расходы связаны с организацией развлечений и отдыха, налоговый орган не представил. Учитывая эти обстоятельства, а также заявление организации об отсутствии у нее помещений, пригодных для приема делегаций потенциальных контрагентов, ведения переговоров и заключения сделок, которое не было опровергнуто налоговым органом, суд принял решение в пользу налогоплательщика (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 07.06.2004 N А05-14160/03-13).
Организация может арендовать помещение для проведения деловой встречи. В этом случае арендная плата также относится к представительским расходам (см. Постановление ФАС Северо-Западного округа от 19.06.2008 N А13-7506/2006-28).
Представительскими расходами арбитражные суды признают и такие затраты, связанные с официальным приемом деловых партнеров, которые понесены во время командировок сотрудников организации (см., например, Постановление ФАС Дальневосточного округа от 20.02.2003 N Ф03-А51/03-2/120).
Тем не менее иногда арбитражные суды принимают решения и в пользу налоговых органов. Вот один из таких примеров. Для проведения переговоров с контрагентами организация арендовала банкетный зал, в котором находились боулинговые дорожки. Одним из условий аренды данного банкетного зала являлась аренда боулинговых дорожек. Плату за аренду боулинговых дорожек организация включила в состав представительских расходов. Несмотря на утверждение налогоплательщика о том, что спорные затраты организация понесла вынужденно, арбитражный суд согласился с доводами налоговой инспекции о том, что расходы по аренде боулинговых дорожек относятся к расходам на организацию развлечений и поэтому не являются представительскими расходами (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 27.10.2005 N А56-3124/2005).
Относительно времени проведения представительского мероприятия отметим следующее.
На наш взгляд, такое время не обязательно должно быть рабочим. Ведь каких-либо ограничений по этому поводу НК РФ не устанавливает. А это значит, что при соблюдении прочих условий понятию официального приема соответствует и ужин, который организован для представителей других организаций во внерабочее время (по этому поводу см. также Письмо УФНС России по г. Москве от 23.12.2005 N 20-12/95338).
21.1.4. РАСХОДЫ НА ОФОРМЛЕНИЕ ПОМЕЩЕНИЙ,
СУВЕНИРЫ И СПИРТНЫЕ НАПИТКИ
Зачастую организации, которые устраивают официальный прием, несут расходы по оформлению помещений для проведения встречи, вручают прибывшим гостям сувениры или подарки. Однако не всегда такие затраты налоговики считают обоснованными.
Так, по мнению налоговых органов, расходы на приобретение цветов с целью оформления помещений организации для проведения официального приема не являются экономически оправданными и не учитываются для целей налогообложения прибыли (см., например, Письмо УМНС России по г. Москве от 22.01.2004 N 26-08/4777).
Согласен с таким подходом и ФАС Волго-Вятского округа (Постановление от 15.03.2006 N А29-1822/2005а).
Впрочем, практике известны случаи принятия арбитражными судами и прямо противоположных решений по данному вопросу.
Так, например, в Постановлении от 11.05.2006 N Ф04-2610/2006(22165-А46-40) ФАС Западно-Сибирского округа признал правомерными действия налогоплательщика, который включил в состав представительских расходов затраты на приобретение цветов и шоколадных конфет, предназначенных для представителей других организаций.
Такой же по существу вывод был сделан ФАС Поволжского округа в Постановлении от 01.02.2005 N А57-1209/04-16.
В ходе переговоров их участники могут обмениваться различными сувенирами, на которые нанесена символика организации (ручками, блокнотами, календарями, зажигалками и т.д.). Как разъяснено в Письмах МНС России от 16.08.2004 N 02-5-10/51, УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.2, стоимость такой продукции в силу определенности круга лиц, ее получающих, не может быть признана в качестве рекламных расходов. Но при этом соответствующую сумму можно учесть в составе представительских расходов.
Примечание
Подробнее о порядке учета расходов на рекламу читайте в гл. 23 "Расходы на рекламу".
Что касается спиртных напитков, то здесь налогоплательщики, контролирующие органы и арбитражные суды единодушны - затраты на их приобретение можно учитывать в качестве представительских расходов (см. Письма Минфина России от 09.06.2004 N 03-02-05/1/49, от 19.11.2004 N 03-03-01-04/2/30, УМНС России по г. Москве от 27.09.2004 N 26-12/62972, а также Постановления ФАС Северо-Западного округа от 16.07.2008 N А56-15358/2007, от 26.12.2005 N А44-2051/2005-9, от 12.05.2005 N А56-24907/04, от 25.04.2005 N А56-32729/04, ФАС Центрального округа от 16.12.2005 N А68-АП-456/11-04, ФАС Западно-Сибирского округа от 29.06.2005 N Ф04-1827/2005(12476-А27-33)).
21.2. ПОРЯДОК ПРИЗНАНИЯ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ
В налоговом учете представительские расходы включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ.
При этом абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ предусмотрено, что представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Таким образом, для целей налогообложения прибыли представительские расходы являются нормируемыми.
Стоимость проведения представительского мероприятия организация может оплачивать как непосредственно со своего расчетного счета, так и через подотчетное лицо, которому соответствующие денежные средства выданы под отчет.
Если имеет место безналичный расчет, то порядок признания представительских расходов зависит от того, какой метод определения доходов и расходов использует организация.
Так, при применении метода начисления расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ).
При применении кассового метода затраты признаются расходами после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).
Если оплата производится подотчетным лицом, то при применении метода начисления датой осуществления представительских расходов признается дата утверждения авансового отчета. Об этом говорится в пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ.
Каких-либо особенностей признания представительских расходов при кассовом методе НК РФ не устанавливает. На наш взгляд, представительские расходы, которые понесены организацией, применяющей кассовый метод, через подотчетное лицо, также следует признавать на день утверждения авансового отчета.
Напомним, что форма этого первичного учетного документа (форма N АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.
Независимо от применяемого организацией метода определения доходов и расходов в налоговой декларации по налогу на прибыль организаций (форма по КНД 1151006, утвержденная Приказом Минфина России от 05.05.2008 N 54н) сумма представительских расходов формирует показатель строки 040 Приложения N 2 к листу 02.
Примечание
Подробнее о порядке заполнения декларации см. ч. III "Отчетность".
В бухгалтерском учете представительские расходы признаются расходами по обычным видам деятельности как коммерческие расходы (п. п. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).
В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, такие расходы отражаются по дебету счета 44 "Расходы на продажу". Они не нормируются и могут включаться в затраты полностью в том отчетном периоде, к которому они относятся, если это предусмотрено учетной политикой организации (п. п. 9, 20 ПБУ 10/99).
21.2.1. РАССЧИТЫВАЕМ ПРЕДЕЛЬНЫЙ РАЗМЕР
ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ
Выше мы уже выяснили, что сумма представительских расходов, которую вы можете признать в целях налогообложения прибыли по итогам отчетного (налогового) периода, не должна превышать 4% от суммы расходов на оплату труда за этот же отчетный (налоговый) период.
Таким образом, для того чтобы посчитать предельный размер представительских расходов, надо знать размер расходов на оплату труда. В связи с этим напомним, что затраты, которые формируют расходы на оплату труда, поименованы в ст. 255 НК РФ.
У организации может возникнуть вопрос, какую сумму расходов на оплату труда надо иметь в виду при расчете норматива по представительским расходам - начисленную или фактически выплаченную.
Думается, что в данном случае следует исходить из того размера расходов на оплату труда, который признан организацией в целях налогообложения в соответствующем отчетном (налоговом) периоде.
Поэтому если ваша организация применяет метод начисления, то для расчета предельного размера представительских расходов надо брать начисленную сумму расходов на оплату труда (п. 4 ст. 272 НК РФ).
Если ваша организация определяет доходы и расходы кассовым методом, то расходы на оплату труда признаются по мере погашения задолженности перед работниками по выплате заработной платы (пп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ). Значит, в этом случае сумму представительских расходов, которую можно учесть при исчислении единого налога, следует рассчитывать исходя из фактически выплаченных сумм.
При расчете налоговой базы по налогу на прибыль доходы и расходы определяются нарастающим итогом с начала налогового периода (п. 7 ст. 274, ст. 315 НК РФ).
Следовательно, в течение налогового периода сумма расходов на оплату труда, которая признается в целях налогообложения, будет увеличиваться. А значит, будет изменяться и предельный размер представительских расходов, который может быть учтен в целях налогообложения.
Получается, что сверхнормативные представительские расходы, которые не были признаны организацией при исчислении налога на прибыль в одном отчетном периоде (п. 42 ст. 270 НК РФ), могут быть учтены ею соответствующим образом в последующих отчетных периодах текущего календарного года.
Отметим, что в таком случае в бухгалтерском учете организации возникает вычитаемая временная разница, равная сумме сверхнормативных представительских расходов, и, соответственно, отложенный налоговый актив (п. п. 8 - 11, 14 Положения по бухгалтерскому учету "Учет расчетов по налогу на прибыль" ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н).
ПРИМЕР
учета представительских расходов
Ситуация
В январе 2009 г. организация "Гамма" принимала деловых партнеров - представителей организаций-заказчиков, прибывших для переговоров с целью поддержания взаимного сотрудничества.
Участники переговоров посетили ресторан, визит в который организован и оплачен организацией "Гамма". Для этих целей подотчетному лицу из кассы организации было выдано 20 000 руб.
Фактически сумма представительских расходов составила 18 800 руб., что подтверждается счетом ресторана и кассовым чеком (сумма НДС не выделена).
После утверждения авансового отчета (25 января 2009 г.) остаток денежных средств в размере 1200 руб. возвращен подотчетным лицом в кассу.
Других представительских расходов за период январь - март у организации не было.
Отчетными периодами по налогу на прибыль для организации являются месяц, два месяца и так далее до конца календарного года (абз. 2 п. 2 ст. 285 НК РФ).
Сумма расходов на оплату труда, которую организация "Гамма" признает ежемесячно в налоговом учете, составляет 75 000 руб.
Необходимо выяснить, в каком порядке представительские расходы, понесенные организацией "Гамма", должны учитываться при формировании налоговой базы по налогу на прибыль.
Решение
На основании п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы являются нормируемыми.
Следовательно, для того чтобы правильно учесть соответствующие затраты при исчислении налога на прибыль, надо рассчитать предельный размер представительских расходов.
| Отчетный период 2009 г. | Сумма расходов на оплату труда, руб. | Предельный размер представительских расходов, руб. | Сумма представительских расходов, признанная в отчетном периоде, руб. |
| Январь | 375 000 (75 000 x 5) | 15 000 (375 000 x 4%) | 15 000 |
| Январь - февраль | 450 000 (375 000 + 75 000) | 18 000 (450 000 x 4%) | 3 000 (18 000 - 15 000) |
| Январь - март | 525 000 (450 000 + 75 000) | 21 000 (525 000 x 4%) | 800 (18 800 - 18 000) |
| Итого на конец отчетного периода | | | 18 800 |
В бухгалтерском учете соответствующие операции организация "Гамма" может отразить следующим образом.
| Содержание операций | Дебет | Кредит | Сумма, руб. | Первичный документ |
| Выданы из кассы под отчет денежные средства на представительские расходы | 71 | 50 | 20 000 | Расходный кассовый ордер |
| 25.01.2009 | ||||
| Отражены представительские расходы | 44 | 71 | 18 800 | Авансовый отчет |
| Отражен возврат остатка денежных средств, выданных под отчет (20 000 - 18 800) | 50 | 71 | 1 200 | Приходный кассовый ордер |
| 31.01.2009 | ||||
| Признан отложенный налоговый актив (3800 x 20%) | 09 | 68 | 760 | Бухгалтерская справка-расчет |
| 28.02.2009 | ||||
| Отражено уменьшение отложенного налогового актива (3000 x 20%) | 68 | 09 | 600 | Бухгалтерская справка-расчет |
| 31.03.2009 | ||||
| Отражено погашение отложенного налогового актива (800 x 20%) | 68 | 09 | 160 | Бухгалтерская справка-расчет |
21.3. ПОДТВЕРЖДАЕМ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ
Все документы, с помощью которых организация может подтвердить представительские расходы, мы условно разделили на две группы:
- предварительные документы;
- итоговые документы.
Оформление предварительных документов предшествует проведению представительского мероприятия. К таким документам относятся внутренние распорядительные документы организации, которые издаются, как правило, в виде приказов руководителя.
Целесообразно, чтобы такими приказами были урегулированы, в частности, следующие вопросы:
- план представительского мероприятия с указанием цели, места и сроков его проведения;
- смета представительских расходов;
- список официальных лиц организации, которые будут участвовать в переговорах, с указанием ответственного за их проведение;
- порядок выдачи сумм на представительские расходы под отчет.
Итоговые документы должны подтверждать сам факт проведения представительского мероприятия (это может быть, например, протокол переговоров с указанием обсужденных вопросов и достигнутых договоренностей), а также свидетельствовать о понесенных затратах (авансовый отчет, отчет о представительских расходах, акт об осуществлении представительских расходов с приложением документов, их подтверждающих).
Отчет о представительских расходах должен включать информацию о целях представительских мероприятий и результатах их проведения, дате и месте проведения, программе мероприятий, составе приглашенной делегации и участников принимающей стороны, величине расходов на представительские цели.
Акт об осуществлении представительских расходов должен содержать конкретную информацию о суммах произведенных представительских расходов и быть утвержден руководителем организации (Письмо УФНС России по г. Москве от 22.12.2006 N 21-11/113019@).
При этом собственно представительские расходы могут быть подтверждены, в частности, следующими документами:
- счетами организаций общественного питания;
- чеками ККМ;
- договорами, предметом которых является оказание транспортных услуг и (или) оказание услуг переводчика, актами выполненных работ, счетами-фактурами и платежными документами, составленными в рамках договоров;
- товарными чеками, накладными и т.д.
Примерный перечень документов для подтверждения представительских расходов также содержится в Письме Минфина России от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807.
Как показывает анализ судебной практики, при рассмотрении споров, связанных с документальным подтверждением представительских расходов, арбитражные суды в первую очередь обращают внимание на наличие у налогоплательщика первичных документов и на их взаимосвязь между собой.
И если обнаруживается, что первичные документы неправильно оформлены, не соответствуют друг другу или вообще отсутствуют, то суды занимают сторону налоговых органов (см., например, Постановления ФАС Уральского округа от 24.03.2005 N Ф09-971/05-АК, ФАС Восточно-Сибирского округа от 16.07.2003 N А19-2549/03-15-Ф02-2096/03-С1).
В то же время если представительские расходы организация может подтвердить первичными документами, оформленными надлежащим образом, то факт отсутствия других документов суды, как правило, не принимают во внимание и решают спор в пользу налогоплательщиков.
Так, например, ФАС Поволжского округа признал необоснованными действия налоговых органов, которые исключили из расходов организации, учитываемых в целях налогообложения, сумму представительских расходов. Принимая такое решение, суд подчеркнул, что результаты переговоров, подписанные договоры и соглашения, программа переговоров, а также перечень решаемых вопросов, на отсутствие которых ссылается налоговый орган, не относятся к первичным учетным документам и их наличие не является обязательным условием для подтверждения налогоплательщиком фактически произведенных затрат (Постановление от 22 - 29.03.2005 N А12-18384/04-С36).
Аналогичные по существу выводы были сделаны ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 14.08.2007 N А56-3739/2006, от 28.11.2005 N А42-7239/04-28 и ФАС Уральского округа в Постановлении от 07.09.2005 N Ф09-3872/05-С7.
Таким образом, во избежание возможных споров с налоговой инспекцией, связанных с обоснованностью признания представительских расходов, организации желательно иметь как предварительные, так и итоговые документы. Но при этом особое внимание следует уделить порядку оформления первичных документов.
В связи с этим напомним, что первичные учетные документы должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. А документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты (п. п. 1, 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"):
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.