Методические материалы Под общей редакцией И. А. Правкиной и А. Л. Кряквина Москва Тула 2006 удк 378. 141 С 232

Вид материала

Подобный материал:

1 ... 6 7 8 9 10 11 12 13 14

7. Рекомендуемый порядок работы с абитуриентом

7.1. Все сотрудники отборочных комиссий (ОК) участвуют в работе с обратившимися в нее абитуриентами и несут ответственность за нарушения установленного порядка и создание нештатных ситуаций в равной мере в пределах своей компетенции.

Недопустимо членам отборочных комиссий давать рекомендации абитуриентам и лицам, их сопровождающим, выходящие за рамки своих должностных обязанностей, а также сообщать сведения, относящиеся к разряду служебных.

Работу с абитуриентом начинает ответственный секретарь (зам. отв. секретаря) отборочной комиссии. В ходе беседы он проверяет подлинность и соответствие предъявляемым требованиям предоставляемых документов. В случае необходимости заверяет ксерокопии документов и направляет абитуриента в технический секретариат.

Технический работник осуществляет повторный контроль документов, оказывает помощь абитуриенту в заполнении анкеты, и направляет его для регистрации в АСУ «Прием».

Во время проверки документов, беседы и заполнения анкеты абитуриента следует ознакомить с Уставом ТулГУ, Правилами приема, Положением о вступительных испытаниях, наличием лицензии и аккредитации, учебным планом избранной специальности, порядком поселения в общежитии, порядком записи на подготовительные курсы.

При подаче копии документа об образовании сотрудник технического секретариата ОК, работающий с абитуриентом, обращает внимание последнего на необходимость замены к установленному сроку копии документа о среднем образовании на подлинник для участия в конкурсе на бюджетные места.

До сведения абитуриента также доводят информацию о возможности его поступления, как на общих основаниях, так и на места с оплатой стоимости обучения.

7.2. После заполнения анкеты и проверки документов абитуриент регистрируется в АСУ «Прием», при этом его данные с оригиналов документов заносятся в базу данных. После регистрации распечатываются: заявление, экзаменационный лист, с которыми абитуриент возвращается в технический секретариат отборочной комиссии. Заявление в обязательном порядке подписывается абитуриентом с указанием даты подписания.

7.3. В отборочной комиссии факультета технический работник контролирует наличие подписей абитуриента в заявлении и экзаменационном листе и комплектует личное дело абитуриента; направляет абитуриента вместе с делом к ответственному секретарю или его заместителю для окончательного контроля и приему на хранение. Выдается расписка о приеме документов. Расписка подписывается ответственным секретарем (заместителем) отборочной комиссии с простановкой даты и собственноручной расшифровкой подписи и выдается на руки абитуриенту. При подаче копии документа об образовании в расписку вносится запись о последнем сроке замены копии подлинником.

8. Регистрационный журнал

8.1. Регистрация абитуриентов производится сотрудниками группы АСУ «Прием».

8.2. К моменту окончания рабочего дня в группе АСУ «Прием» распечатывается 1 экземпляр листов журнала регистрации заявлений на текущий день.

8.3. Перед выпуском листов журнала регистрации заявлений, ответственный секретарь отборочной комиссии сверяет записи в электронном журнале с оформленными личными делами и удаляет из базы данных номера абитуриентов, не возвратившихся в отборочную комиссию или забравших документы из отборочной комиссии. В графе «Примечания» журнала появляется отметка «аннулировано».

8.4. Каждый лист регистрационного журнала заверяется ответственным секретарем приемной комиссии.

Сверено с личными делами и на текущей странице зарегистрировано ____ человек.

Ответственный секретарь

отборочной комиссии _________/_____________

Подпись И.О.Фамилия

Ответственный секретарь

приемной комиссии __________/ О.В.Горячев

Подпись

Печать приемной комиссии

8.5. Документы до начала экзаменов могут быть возвращены абитуриенту только лично по его письменному заявлению, которое подшивается в личное дело.

Записи о лицах, забравших документы до начала экзаменов, вычеркивают полностью волнистой красной линией.

В последней графе регистрационного журнала абитуриентом делается запись:

Документы получил полностью

“___”_____ 2005 г. __________ / Ф.И.О.

Дата Подпись

Номера по журналу лиц, забравших документы, не могут быть присвоены другим абитуриентам.

8.6. Списки лиц, забравших документы, в тот же день предоставляются в группу АСУ «Прием» для внесения исправлений в базу данных.

8.7. Все листы журнала должны быть пронумерованы и сброшюрованы в книгу. Листы журнала являются документами строгой отчетности. Потеря отдельных страниц журнала не допустима.

8.8. В установленный Правилами приема срок окончания приема документов журнал должен быть прошит и скреплен печатью приемной комиссии с указанием числа пронумерованных листов.

8.9. Ответственный секретарь приемной комиссии закрывает регистрационный журнал путем проведения черты после последней записи. После черты в журнале делается следующая запись:

На ___ часов "___"____________ 2005 года в регистрационном журнале _________________________факультета, конкурсная группа ________________

сделано _______________ записей, зарегистрировано _____________ абитуриентов.

Число прописью Число прописью

Ответственный секретарь приемной комиссии О.В. Горячев.

Печать приемной комиссии

9. Информация по ранжировкам

В соответствии с п. 1.17 Правил приема в период приема документов и проведения вступительных испытаний формируется ранжировка абитуриентов по специальностям подготовки (направлениям) и конкурсным группам.

Ранжировка по специальностям представляет собой список абитуриентов (их регистрационные номера), следующих в порядке убывания суммарного количества баллов, набранных ими на конкурсных вступительных испытаниях.

Ранжировка по конкурсным группам представляет собой список фамилий абитуриентов, следующих в порядке убывания суммарного количества баллов, набранных на конкурсных вступительных испытаниях, при этом абитуриент в ранжировке по конкурсным группам указывается один раз независимо от количества поданных заявлений на специальности конкурсной группы.

Первыми в ранжировках перечисляются абитуриенты, имеющие право на внеконкурсное зачисление (п. 4.5 Правил приема), абитуриенты, имеющие льготы в соответствии с п. 3.16 настоящих Правил приема, а также абитуриенты, проходящие по конкурсу на целевые места (пп. 1.5, 4.4 Правил приема). Информация, представленная в ранжировке, периодически обновляется. Ранжировка вывешивается на стендах приемной комиссии и публикуется на сайте приемной комиссии ссылка скрыта. В ранжировках приняты следующие обозначения:

1 2 3 4 5

N~ N~э.л. Фамилия И.О. Ц МВ1 Кн Преим-ва Ср. М Ф Р И К Я

--- ------ --------------- - --- -- -------- ---- -- -- -- -- -- - -

N~ - номер по порядку

N~э.л. - номер экзаменационного листа

Ц : Ц - целевое бюджетное место

О - бюджетное место основного потока

В - вакантное бюджетное место

Д - дополнительное внебюджетное место

М : + - медаль, подтвержденная успешным прохождением

собеседования и/или профильного испытания

' – то же до подтверждения

В : + - внеконкурсное поступление, подтвержденное

успешным прохождением вступительных испытаний

' – то же до подтверждения вступительными испытаниями

1 : + - медаль подтвержденная сдачей первого профильного испытания

Кн - сумма конкурсных баллов

Преим-ва - указатель пунктов преимуществ раздела 4.6 Правил приема

Ср. - средний балл аттестата

1 2 3 4 5 - порядковые номера экзаменационных оценок

М Ф Р И -(для технического профиля: М – математика; Ф – физика; Р - рус.яз.);

К : + - единственная копия документа об образовании (отсутствие подлинника)

* - копии документа об образовании также и на других специальностях

- - копия документа об образовании (присутствие подлинника

на другой специальности)

Я - иностранный язык, заявляемый абитуриентом к изучению

(справочная информация, не влияющая на конкурсную ситуацию:

а – английский; н – немецкий; ф - французский)

_ _ _ _ - граница плана приема по конкурсной группе

. . . . - граница плана приема по специальности

= = = = - граница плана приема по конкурсной группе при совпадении

с границей плана приема по специальности

10. Хранение личных дел и документов абитуриентов

Личные дела и документы абитуриентов, а также регистрационный журнал хранятся в специальном помещении (аудитория 208 пятого учебного корпуса) в сейфе, куда они сдаются в конце рабочего дня. Сейф опечатывается печатью отборочной комиссии и сдается представителю ЦПК.

Категорически запрещается оставлять документы абитуриентов после окончания рабочего дня в помещениях отборочной комиссии.

11. Формирование экзаменационных групп

и выдача экзаменационных листов

11.1. Абитуриенты, подавшие документы, автоматически формируются в группы по 25 человек согласно нумерации личных дел.

11.2. Экзаменационные листы подписываются ответственным секретарем приемной комиссии; на подпись ставится печать ТулГУ.

11.3. Вместе с экзаменационными листами составляется список группы для регистрации выдачи экзаменационных листов.

11.4. Выдача экзаменационных листов абитуриентам проводится накануне предстоящего экзамена в отборочных комиссиях, о чем они оповещаются объявлением, вывешиваемым заблаговременно на стенде отборочной комиссии (за исключением экзаменов по математике, русскому языку, физике, истории России, обществознанию, биологии, химии и географии, проводимых в форме и по материалам ЕГЭ).

Выдачу листов осуществляют члены технического секретариата.

Для получения экзаменационного листа абитуриент в обязательном порядке должен предъявить документ, удостоверяющий его личность и расписку о приеме документов.

Факт получения экзаменационного листа подтверждается подписью абитуриента в соответствующей графе списка группы.

При получении экзаменационного листа на первый экзамен абитуриент ставит также личную подпись в соответствующей графе экзаменационного листа, если она не проставлена ранее при подаче заявления.

Абитуриенты, не получившие в срок экзаменационный лист, могут получить его перед началом экзамена у входа в 5 учебный корпус.

11.5. Экзаменационный лист не выдается:

– лицам, успешно прошедшим собеседование;

– лицам, имеющим экзаменационную оценку по предстоящему экзамену и заявившим о засчитывании этой оценки в качестве результатов вступительных испытаний;

– лицам, зачисляемым в университет после получения оценки "зачтено" на испытании профессиональной направленности в соответствии с Правилами приема;

– по окончании всех вступительных испытаний;

– абитуриентам, получившим на испытаниях оценку "неудовлетворительно" или "не зачтено" (в соответствии с п. 3.10 Правил приема), а также абитуриентам, не явившимся на предшествующий экзамен без уважительной причины. Уважительная причина подтверждается документально.

11.6. Выдача пропусков абитуриентам на вступительные испытания в форме и по материалам ЕГЭ проводится сотрудниками группы АСУ "ЕГЭ". При необходимости к выдаче пропусков привлекаются члены технического секретариата отборочных комиссий.

Для получения пропуска абитуриент в обязательном порядке должен предъявить документ, удостоверяющий его личность и расписку о приеме документов. Факт получения пропуска подтверждается подписью абитуриента в соответствующей графе списка группы.

Абитуриенты, не получившие в срок пропуск, могут получить его перед началом экзамена у входа в соответствующий пункт приема экзамена (ППЭ) в форме и по материалам ЕГЭ. ППЭ назначает ГЭК Тульской области.

12. Выдача документов

После начала экзаменов выдача документов производится по паспортам только лично абитуриентам:

– получившим оценку "неудовлетворительно" или "не зачтено" на вступительном испытании;

– не явившимся на испытание по неуважительной причине;

– подавшим письменное заявление – отказ от дальнейшей сдачи испытаний или отказ от участия в конкурсе.

Лица, забравшие документы после начала вступительных испытаний, из журнала не вычеркиваются.

В момент возврата личных документов (другие документы, кроме личных, абитуриентам не выдаются) в регистрационном журнале абитуриентом делается запись: "Документы получил полностью", ставятся дата и личная подпись абитуриента.

Документы выдаются лично абитуриенту, а не его родственникам, в спорных случаях ответственному секретарю отборочной комиссии следует обращаться к ответственному приемной комиссии.

Получая документы, абитуриент должен вернуть выданную ему при приеме документов расписку, которая подшивается в личное дело.

При выдаче документов в графе "Расписка в получении документов", кроме записи о выдаче документов, даты и подписи абитуриента, делается пометка красным карандашом о причине выдачи: "2" – неудовлетворительная оценка; "Н/Я" – неявка; "С/Ж" – собственное желание.

Список абитуриентов, которым предстоит вернуть документы, немедленно передается коменданту общежития для их выселения.

Документы выдаются только при наличии справки от коменданта, подтверждающей факт выселения из общежития, подшиваемой в личное дело.

Оставшиеся документы личного дела абитуриента, забравшего документы, не уничтожаются и сдаются в архив.

13. Рассылка невостребованных документов

Невостребованные до 20 августа 2005 г. личные документы лиц, не поступивших на 1-й курс, высылаются почтой ценным или заказным письмом, о чем в регистрационном журнале делается запись:

Документы отправлены почтой

“____”________ 2005 г. ____________ Ф.И.О. отв. секретаря

Подпись

Порядок приема отправлений в канцелярии университета:

– аттестатов – в запечатанных конвертах (без описей вложения) с приложением списка рассылки заказной корреспонденции (заказных писем) в 4-х экземплярах;

– дипломов – в открытых конвертах с описями вложения в 3-х экз. на каждое отправление и приложением списка рассылки корреспонденции с объявленной ценностью (ценных писем) в 5-ти экземплярах.

На каждом отправлении должны быть указаны: в центре конверта – индекс, почтовый адрес и ФИО (полностью) получателя; справа внизу – обратный адрес отправителя (отборочной комиссии) и ФИО ответственного секретаря отборочной комиссии.

Список ценных и заказных писем с указанием адреса и даты отправки также хранится в деле приемной комиссии.

Личные дела абитуриентов, не прошедших по конкурсу, и регистрационный журнал хранятся в приемной комиссии.

14. Передача личных дел в отдел кадров

На экзаменационные листы абитуриентов, зачисленных на первый курс наклеиваются фотографии.

Личные дела комплектуются в следующей последовательности:

заявление;
анкета;
учетный лист (для абитуриентов, проходивших профильное испытание и собеседование – медалистов, окончивших с дипломом с отличием средние профессиональные учебные заведения);
экземпляр договора (для поступающих на целевые места);
экземпляр договора об оказании платных дополнительных услуг (для поступающих на целевые места, заказавших дополнительные услуги);
конверт с документами (аттестат, диплом, сертификаты ЦТ, справки, копии удостоверений и др., дающие право на льготы и преимущества на зачисление);
экзаменационные работы в порядке следования вступительных испытаний;
экзаменационный лист;
экземпляр договора на оказание платных образовательных услуг (для поступающих на места с оплатой стоимости обучения);
выписка из приказа о зачислении (для поступающих на места с оплатой стоимости обучения);

Все перечисленные документы вкладываются и подшиваются в обложке личного дела степлером.

Личные дела абитуриентов, зачисленных на первый курс, проверяются ответственным секретарем приемной комиссии и сдаются в отдел кадров.

У ч е б н о – м е т о д и ч е с к о е и з д а н и е

С б о р н и к

основных нормативных документов

приемной кампании – 2005

Под общей редакцией И.А. Правкиной и А.Л. Кряквина

Авторский коллектив:

О.В. Горячев, Н.С. Илюхина, В.А. Могильников, К.П. Чуканов

Авторское редактирование

Компьютерная верстка и оформление – В.А. Могильников

Изд. лиц. ЛР № 020300 от 12.02.97. Подписано в печать 10.03 2006 г. Формат 60×84/₁₆.

Бумага офсетная. Усл. печ. л.: 8,37. Уч.-изд. л.: 9,6. Тираж 600 экз. Заказ 56.

Тульский государственный университет

Пр. Ленина, 92, Тула, 300600

Отпечатано в издательстве Тульского государственного университета

Ул. Болдина, 151, г. Тула, 300600

Blog