Председатель Ученого Совета Ректор профессор Б. Н. Тамбиев 2010г инструкция
| Вид материала | Инструкция |
- Председатель Ученого Совета пи юфу, Ректор ргпу, профессор В. И. Мареев пояснительная, 873.06kb.
- Председатель Ученого Совета пи юфу, Ректор ргпу, профессор В. И. Мареев пояснительная, 483.42kb.
- Председатель Ученого Совета ргпу, профессор, ректор ргпу в. И. Мареев пояснительная, 159.08kb.
- М. Ю. Раменская, председатель комитета администрации г. Барнаула по делам молодежи, 733.17kb.
- Оргкомитет конференции, 903.73kb.
- Вестник филологического факультета ИнгГУ, 3290.14kb.
- -, 156.49kb.
- Уважаемый председатель ученого совета! Уважаемый президент, 520.56kb.
- Председатель Ученого Совета ргпу, Ректор ргпу, академик рао а. А. Греков пояснительная, 236.94kb.
- Председатель Ученого Совета пи юфу, Руководитель пи юфу, профессор В. И. Мареев пояснительная, 504.52kb.
Министерство образования и науки Российской Федерации
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Карачаево-Черкесский государственный университет имени У.Д. Алиева»
Утверждаю
Решение Ученого Совета КЧГУ от 31.03.2010г.
протокол № 7
Председатель Ученого Совета
Ректор профессор _____________ Б.Н. Тамбиев
«_____»_____________2010г.
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, студентов, слушателей, аспирантов, докторантов и соискателей Карачаево- Черкесского государственного университета имени У.Д. Алиева
г. Карачаевск 2010
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников Карачаево- Черкесского государственного университета имени У.Д. Алиева
1. Общие положения
1.1. Данный документ является локальным нормативным актом Карачаево-Черкесского государственного университета имени У.Д. Алиева (далее КЧГУ) и устанавливает единые требования к формированию, ведению и хранению личных дел работников КЧГУ, в том числе филиала КЧГУ в г. Кропоткин (далее филиал).
1.2. Ведение личных дел работников университета осуществляется отделом кадров университета (далее - ОК) в соответствии с инструкцией по делопроизводству в образовательных учреждениях, а также с - Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле» в Российской Федерации (с изменениями от 4 декабря 2006 г., 1 декабря 2007 г., 13 мая 2008); - Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008г. №687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации», Федеральным законом «О персональных данных»,
- ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации;
- Трудовым кодексом Российской Федерации; - Инструкцией по делопроизводству КЧГУ; - Федеральным законом «О высшем и послевузовском профессиональном образовании»; - Уставом КЧГУ.
1.3. Ректор КЧГУ назначает лиц, ответственных за ведение и сохранность личных дел работников, а также уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных работников (далее – сотрудники, уполномоченные на ведение личных дел). 1.4. Персональные данные, внесенные в личные дела работников КЧГУ, иные сведения, содержащиеся в личных делах работников, относятся к сведениям конфиденциального характера. 1.5. Ведение нескольких личных дел на работника не допускается.
2. Обязанности отдела кадров при ведении личных дел
2.1. В обязанности отдела кадров, осуществляющей ведение личных дел, входит:
- приобщение документов, указанных в пунктах 4.3 и 4.4 данного положения, к личным делам работников; - обеспечение сохранности личных дел работников;
- обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах работников; - ознакомление работника с материалами личного дела работника в порядке, установленном в разделе 7 данного положения.
2.2. Сотрудники, уполномоченные на ведение личных дел работников КЧГУ, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел работников КЧГУ, установленного действующим законодательством Российской Федерации.
3. Оформление и регистрация личных дел:
3.1. Личное дело работника КЧГУ формируется после издания приказа о назначении на должность и ведется на протяжении всего периода работы. 3.2. Личные дела работников подлежат регистрации в книге учета личных дел работников КЧГУ (далее – книга учета личных дел) по форме, согласно приложению №1 к данному положению. Книга учета личных дел работников должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью и подписью руководителя отдела кадров. 3.3. Все документы личного дела брошюруются и помещаются в обложку дела, оформляемую в соответствии с инструкцией по делопроизводству в образовательном учреждении. На документы личного дела работника составляется внутренняя опись документов личного дела (далее – внутренняя опись документов) по форме, согласно приложению №2 к данному положению. Номер личного дела на обложке указывается в соответствии с его регистрационным номером по книге учета личных дел.
3.4. В случае получения личного дела сотрудника университета из другого государственного органа, его ведение продолжает отдел кадров с присвоением личному делу нового регистрационного номера в установленном порядке.
4. Документы, включаемые в личное дело сотрудника университета:
4.1. В личное дело работника университета включаются его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на работу в университет и увольнением с работы. 4.2. Первоначально личное дело сотрудника университета формируется из документов, предъявляемых гражданином при поступлении на работу; впоследствии к личному делу работника приобщаются иные документы, отражающие работу, в соответствии c положением.
4.3. При первоначальном формировании личного дела работника университета в него включаются документы в следующей последовательности: - собственноручно заполненный и подписанный работником личный листок по учету кадров, установленный действующим законодательством Российской Федерации; – дополнение к личному листку по учету кадров; – автобиография; – характеристики и рекомендательные письма; - письменное согласие работника на предоставление персональных данных для дальнейшей их обработки; – фотографии; - копии документов об образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении работнику ученой степени, ученого звания, если таковые имеются;
- список научных трудов для ППС; - медицинское заключение установленной формы об отсутствии у работника, препятствующего поступлению на работу или ее прохождению; - копии решений о награждении работника государственными наградами, присвоении работнику почетных, воинских и специальных званий, присуждении ему государственных премий, если таковые имеются, благодарностей и т.д.; - документы о прохождении по конкурсу на замещение вакантной должности (заявление с просьбой допустить к участию в конкурсе, список научных и научно-методических работ установленного образца за последние пять лет, заверенный проректором по научной работе и ученым секретарем университета, документы, подтверждающие квалификацию претендента (копии дипломов, аттестатов, трудовой книжки), выписка из протокола заседания кафедры о рекомендации на должность, мотивированное заключение кафедры, выписка из решения ученого совета, утвержденная ректором университета, и выписка из приказа о принятии на работу в университет); - письменное заявление о поступлении на работу и назначении на должность; – копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника; - экземпляр трудового договора; – экземпляр договора о материальной ответственности (для материально ответственных лиц); - копия паспорта; - копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
- копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования; - документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности работника связано с использованием таких сведений.
4.4. В процессе к личному делу работника приобщаются следующие документы в хронологическом порядке в зависимости от времени их поступления: - копии документов о дополнительно полученном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении сотруднику ученой степени, ученого звания;
- копии решений о награждении сотрудника государственными наградами, присвоении сотруднику почетных званий, грамот, присуждении ему государственных и иных премий; - копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан; - аттестационный лист сотрудника университета, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период; - письменные заявления сотрудника о переводе, перемещении на иную должность, о временном замещении им иной должности; - документы о прохождении работником конкурса на замещение вакантной должности (выписка из протокола заседания конкурсной комиссии) если работник назначен на иную должность по результатам конкурса; - выписки из приказов о назначении, переводе сотрудника на иную должность, о временном замещении им иной должности;
- экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор работника; - заявления и выписки из приказов о предоставления декретного отпуска, отпуска по уходу за ребенком до трех лет, предоставления единовременного пособия; - копии актов о поощрении работника, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания, его снятия или отмены;
- письменное заявление работника об освобождении от замещаемой должности, о прекращении трудового договора и увольнении;
- выписка из приказа об освобождении сотрудника от замещаемой должности, о прекращении трудового договора и увольнении;
- копии документов о включении работника в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва; – отзывы должностных лиц о работнике; - копия удостоверения о повышении квалификации, аттестации; – другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным.
К личному делу сотрудника приобщаются письменные объяснения сотрудника, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела, а также иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
4.5. К личному делу работника не приобщаются:
- документы, содержание которых носит временный характер (о предоставлении отпусков, об установлении надбавок к должностному окладу, ежемесячного денежного поощрения, о выплате премий и т.п.); - документы, не имеющие необходимых реквизитов (дат, номеров, подписей и т.п.);
- копии и выписки из документов, не заверенные в установленном порядке; - документы, содержащие не оговоренные и не заверенные в установленном порядке исправления; - факсограммы.
5. Порядок оформления документов, включаемых в личное дело работника 5.1. К личному делу работника университета приобщаются оригиналы документов либо копии, выписки из них в случаях, предусмотренных данным положением.
5.2. Все исправления, внесенные в документы личного дела работника университета, должны быть заверены подписью сотрудника, уполномоченного на ведение личных дел сотрудников, и печатью отдела кадров. 5.3. Анкета заполняется гражданином при поступлении на работу по форме, установленной действующим законодательством Российской Федерации.
При заполнении анкеты должны соблюдаться следующие правила:
- анкета заполняется гражданином собственноручно, разборчиво, без помарок и исправлений; - на все вопросы даются полные ответы в строгом соответствии со сведениями, содержащимися в личных документах гражданина;
- прочерки в графах не допускаются, отрицательные ответы записываются без повторения вопроса («не имею», «не был» и т.п.).
5.4. Сотрудник, уполномоченный на ведение личных дел работников университета, обязан при приеме анкеты проверить полноту и правильность указанных в ней сведений, заверить анкету своей подписью с указанием фамилии и печатью отдела кадров.
5.5. Изменения персональных данных работника университета отражаются в дополнении к анкете, при этом анкета вновь не заполняется.
Все вносимые изменения должны быть подтверждены оригиналами документов либо удостоверенными в установленном порядке копиями документов, выписками из них, которые подлежат приобщению к личному делу сотрудника.
6. Порядок хранения личных дел работников университета
6.1. Личные дела работников университета хранятся в отделе кадров в специально оборудованном шкафу. Условия хранения личных дел должны обеспечивать их сохранность от хищения, порчи, уничтожения либо несанкционированного использования. 6.2. Личные дела работников университета, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся отделом кадров в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне. 6.3. Личные дела лиц, уволенных работников университета, хранятся в отделе кадров в течение одного года со дня увольнения, после чего передаются в установленном законодательством Российской Федерации порядке в архив. 6.4. Личные дела лиц, умерших, признанных безвестно отсутствующими, объявленных умершими в установленном порядке в период работы в университете, хранятся в отделе кадров в течение одного года, после чего передаются в установленном законодательством Российской Федерации порядке в архив.
7. Порядок ознакомления с личным делом работника университета
7.1. Ознакомление работника университета с документами своего личного дела проводится по просьбе работника университета. Работник fHHhHHHРсамостоятельно в письменной форме решает вопрос передачи кому-либо сведений о себе за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
7.2. Факт ознакомления с личным делом работника университета удостоверяется личной подписью сотрудника в листе ознакомления с личным делом по форме, согласно приложению № 4 к данному положению, с указанием даты ознакомления. Работник обязан сообщить в отдел кадров об изменении тех или иных персональных данных.
7.3. Личное дело работника университета не выдается на руки работнику во временное пользование.
7.4. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации работник имеет право на получение копии любого документа, содержащегося в его личном деле, на основании письменного заявления на имя ректора КЧГУ. Копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно в течение трех дней со дня подачи заявления. Личные дела могут выдаваться на рабочие места только ректора университета, его заместителя и начальника отдела кадров. Дела выдаются под роспись в контрольной карточке. При возврате дела тщательно проверяется сохранность документов, отсутствие повреждений, включения в дело других документов или подмены документов. Просмотр дела производится в присутствии руководителя. Передача личных дел ректору, заместителю ректора через их секретарей или других лиц не допускается. Другие руководители могут знакомиться с личными делами подчиненных им сотрудников. Ознакомление с делами осуществляется в помещении отдела кадров под наблюдением работника, ответственного за сохранность и ведение личных дел. Факт ознакомления фиксируется в контрольной карточке личного дела. Работник университета имеет право знакомиться только со своим личным делом и трудовой книжкой, учетными карточками, отражающими его персональные данные. Факт ознакомления с личным делом также фиксируется в контрольной карточке.
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел
студентов, слушателей, аспирантов, докторантов и соискателей Карачаево - Черкесского государственного университета имени У.Д. Алиева
1. Общие положения
1.1. Данный документ является локальным нормативным актом Карачаево-Черкесского государственного университета имени У.Д. Алиева ( далее университет) и устанавливает единые требования к формированию, ведению и хранению личных дел студентов, слушателей, аспирантов, докторантов и соискателей университета (далее обучающихся), в том числе филиала университета в г. Кропоткин (далее филиал).
1.2. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся (далее Инструкция) разработана в соответствии с законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации и локальными нормативными актами университета:
– Федеральным законом «О высшем и послевузовском профессиональном образовании»;
- Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008г. №687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»;
- Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле» в Российской Федерации (с изменениями от 4 декабря 2006 г., 1 декабря 2007 г., 13 мая 2008);
– Порядком приема в государственные образовательные учреждения высшего профессионального образования Российской Федерации, утвержденным приказом Минобразования России;
– Порядком перевода студентов из одного высшего учебного заведения Российской Федерации в другое, утвержденным приказом Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации;
– Положением об итоговой государственной аттестации выпускников высших учебных заведений Российской Федерации, утвержденным приказом Минообразования России;
– Инструкцией о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов, утвержденной приказом Минобрнауки;
– Уставом университета;
– Правилами приема в университет;
– Положением о приемной комиссии университета;
– Правилами приема в аспирантуру университета;
– Положением о подготовке научно-педагогических и научных кадров в системе послевузовского профессионального образования в университете;
– ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации;
– Инструкцией по делопроизводству университета.
1.3. Инструкция обязательна к применению во всех структурных подразделениях университета, включая филиал, ответственных за формирование, ведение и хранение личных дел обучающихся (отдел кадров, приемная комиссия, учебная часть филиала, отдел аспирантуры и докторантуры).
1.4. Информация личного дела обучающегося относится к персональным данным и не может передаваться третьим лицам, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
1.5. Ответственность за соблюдение установленных Инструкцией требований в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.
1.6. Контроль за исполнением настоящей Инструкции возлагается на ответственного инспектора ОК по студентам (стационара, заочного обучения), секретаря (заместителя) приемной комиссии, начальника (заместителей) учебно-методического управления, заведующего отделом аспирантуры и докторантуры, директора (заместителей) филиала.
2. Формирование личных дел
2.1. Личное дело абитуриента оформляется в Приемной комиссии в соответствии с действующими Правилами приема и Положением о приемной комиссии.
2.2. Ответственность за формирование и ведение личных дел абитуриентов возлагается на технических секретарей приемной комиссии – работников, назначенных деканами факультетов (директором филиала) для проведения приема.
2.3. Личные дела зачисленных абитуриентов Приемная комиссия передает по акту в отдел кадров, (учебную часть филиала) не позднее, чем за 10 дней до начала учебного года для их дальнейшего ведения.
2.4. К моменту передачи личного дела из Приемной комиссии в отдел кадров оно должно содержать следующие
обязательные документы:
- копия паспорта;
– заявление о приеме;
- выписка из приказа о зачислении;
– документ об образовании государственного образца (подлинник или нотариально удостоверенная копия для слушателей);
– результаты вступительных испытаний в зависимости от их формы:
а) свидетельство о результатах ЕГЭ;
б) экзаменационные работы с экзаменационным листом;
в) лист собеседования;
дополнительные документы:
– договор об оплате обучения (для поступающих на платной основе);
– контракт о целевой подготовке специалиста (для поступающих в рамках целевого приема);
- медицинская справка установленного образца;
- копия ЕГЭ, заверенная в установленном порядке;
- копия аттестата или диплома, заверенная в установленном порядке;
– заключение об эквивалентности документа об образовании (при поступлении иностранных граждан);
– копия документов, подтверждающих право на льготный или на иной порядок поступления (копии свидетельства о рождении, свидетельства о смерти родителей, решения суда о лишении родительских прав и т.д., постановления органов опеки и попечительства, копии различных удостоверений, справок, дипломов победителей олимпиад и др.);
– расписка об ознакомлении с условиями, на основании которых впоследствии будет определяться основная образовательная программа обучения, в случае, если прием проводится на специальности/направления, группы специальностей/направлений или факультеты в целом;
– расписка об ознакомлении с условиями распределения по специальностям/направлениям, в случае поступления на группы специальностей/направлений и/или форм обучения одного факультета с единым перечнем экзаменов.
2.5. При зачислении студента на первый или последующие курсы для продолжения образования, в том числе в порядке перевода из другого вуза, Приемная комиссия формирует личное дело, в котором кроме документов, предусмотренных п.2.4, должны быть:
– академическая справка, выданная вузом, в котором обучался студент ранее;
- лицензия и свидетельство об аккредитации вуза, в котором обучался студент ранее;
- копия зачетной книжки, заверенная в установленном порядке;
- выписка из приказа об отчислении из другого вуза, заверенная в установленном порядке;
– индивидуальный график ликвидации академической задолженности (при наличии разницы в учебных планах).
Для хоздоговорников:
- справка с места учебы с указанием обучения за счет средств федерального бюджета;
- справка о том, что оригинал документа находится в другом вузе.
2.6. Личные дела (с копиями документов) незачисленных абитуриентов хранятся в приемной комиссии шесть месяцев, а затем уничтожаются в установленном порядке.
Подлинники невостребованных документов об образовании после изъятия из личных дел передаются по описи на хранение в архив КЧГУ им. У.Д. Алиева.
2.7. Личное дело аспиранта, докторанта, соискателя оформляется в отделе аспирантуры и докторантуры и включает в себя:
– личное заявление о приеме в аспирантуру, докторантуру;
– копию диплома о высшем профессиональном образовании с приложением (для аспирантов и соискателей);
– копию диплома о присуждении ученой степени кандидата наук (для докторантов);
- списки опубликованных научных работ, изобретений, заверенные в установленном порядке для докторантов;
– анкету или личный листок по учету кадров с фотографией;
– справку с места работы докторантов;
– список опубликованных научных работ, в случае их отсутствия реферат по специальности, для поступающих в аспирантуру с рецензией;
- протокол собеседования для поступающих в аспирантуру докторантов;
– выписку из протокола заседания кафедры и Ученого Совета факультета для докторантов;
– решение Ученого Совета университета (для докторантов);
– индивидуальный план работы аспиранта, соискателя и докторанта;
- листы устного ответа для поступающих в аспирантуру;
– удостоверение о результатах кандидатских экзаменов, сданных в другом вузе (для аспирантов и соискателей);
– другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным.
3. Ведение личных дел в период обучения
3.1. Ответственность за ведение личных дел обучающихся возлагается на инспектора ОК по студентам (стационара, заочного обучения) учебной части филиала и методиста аспирантуры и докторантуры, в должностные обязанности которых входит работа с личными делами.
3.2. На основании приказа о зачислении студенту выдаются студенческий билет и зачетная книжка, которые должны иметь единый порядковый номер для каждого студента, зафиксированный в ЕТИС университета.
При переводе студента внутри вуза в рамках факультета (филиала) с одной основной образовательной программы (формы обучения) на другую, смене фамилии и/или других изменениях студенту сохраняется зачетная книжка, в которую вносятся соответствующие исправления, заверенные подписью проректора или директора филиала и печатью, и выдается новый студенческий билет.
При получении студенческого билета и зачетной книжки студент расписывается в ведомости регистрации выданных документов.
3.3. В личное дело студента подшиваются:
– выписки из приказов по данному студенту о зачислении, переводе, предоставлении академического отпуска, поощрении и взыскании и т.п. за весь период обучения (в двухнедельный срок с момента издания);
– подлинники личных заявлений, справок и др. документов за весь период обучения (при получении);
– копии академической справки или диплома о неполном высшем образовании (при выдаче их по заявлению студента);
– копии новых договоров об оплате обучения для обучающихся на платной основе (в недельный срок с момента подписания);
– протокол переаттестации или перезачета для обучающихся в сокращенные сроки (в недельный срок с момента подписания);
– другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным.
Личные заявления должны иметь резолюцию декана (директора филиала) и при необходимости ректора или проректора по учебной работе.
3.4. При переводе студента на другую форму обучения личное дело в недельный срок передается соответствующему инспектору по акту с указанием всего перечня имеющихся в личном деле документов. При переводе студента на другой факультет выдаются новый студенческий билет и зачетная книжка. В личном деле должны быть зачетная книжка с предыдущего места учебы и индивидуальный график ликвидации академической задолженности (при наличии разницы в учебных планах).
3.5. При восстановлении студента продолжается ведение личного дела, сформированного ранее.
3.6. При отчислении из университета в личное дело вносятся:
- выписка из приказа о допуске к ГЭК;
- выписка из приказа о допуске к ГАК;
– выписка из приказа об отчислении;
– учебная (личная) карточка студента;
– студенческий билет и зачетная книжка;
– копия документа об образовании, полученного в университете, и приложение к нему (для отчисленных в связи с окончанием обучения);
– копия документа об образовании, предоставленного студентом на момент зачисления в университет (в случае если в деле хранился подлинник);
– обходной лист;
- студенческий билет и зачетная книжка;
– внутренняя опись документов.
3.7. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их регистрационных индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.
3.8. В случае утраты/порчи личного дела по каким-либо причинам работником, ответственным за работу с личными делами, составляется акт об утере/порче личного дела и формируется новое личное дело.
4. Хранение личных дел
4.1. В период поступления и обучения личное дело хранится в отдельном шкафу помещения соответствующего структурного подразделения. Доступ к личным делам имеет только работник, отвечающий за ведение и хранение личных дел обучающихся и его непосредственный руководитель.
4.2. Ознакомление обучающегося в университете с документами своего личного дела проводится по просьбе обучающегося. Обучающийся fHHhHHHРсамостоятельно в письменной форме решает вопрос передачи кому-либо сведений о себе, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
4.3. Факт ознакомления обучающегося с личным делом удостоверяется личной подписью обучающегося в листе ознакомления с личным делом по форме согласно приложению № 4 к данному положению с указанием даты ознакомления. Обучающийся обязан сообщить в отдел кадров об изменении тех или иных персональных данных.
4.4. Личное дело на руки обучающемуся, во временное пользование не выдается.
4.5. В соответствии с законодательством Российской Федерации, обучающийся имеет право на получение копии любого документа, содержащегося в его личном деле, на основании письменного заявления на имя ректора КЧГУ имени У.Д. Алиева. Копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно в течение трех дней со дня подачи заявления. Оригиналы документов об образовании на руки обучающемуся выдаются после отчисления из КЧГУ им. У.Д. Алиева Личные дела могут выдаваться на рабочие места только ректора КЧГУ имени У.Д. Алиева, его заместителя и начальника отдела кадров. Личные дела аспирантов, докторантов и соискателей могут выдаваться на рабочие места ректора КЧГУ имени У.Д. Алиева, его заместителя, заведующего аспирантурой и проректора по НИР. Дела выдаются под роспись в контрольной карточке. При возврате дела тщательно проверяется сохранность документов, отсутствие повреждений, включение в дело других документов или подмена документов. Просмотр дела производится в присутствии руководителя. Передача личных дел ректору, заместителю ректора через их секретарей или других лиц не допускается. Другие руководители могут ознакомиться с личными делами обучающихся, в помещении отдела кадров под наблюдением работника, ответственного за сохранность и ведение личных дел. Факт ознакомления фиксируется в контрольной карточке личного дела.
4.3. Личные дела отчисленных из университета, в том числе из филиала, в связи с завершением учебы передаются на хранение в архив университета.
Ответственные за выпуск
начальник отдела кадров - С-Б.М. Эрикенов
главный юрист - Д. С. Ортобаева