Министерство образования и науки российской федерации федеральное агентство по образованию

Вид материала

Содержание

6. инфраструктура процесса управления, в т.ч. информационная
Организованный информационно-аналитический комплекс как компонент системы управления организацией
Функции организованного информационно-аналитического комплекса (ОИАК) управления организации
2. Обеспечение эффективности экономической деятельности
Структура организованного информационно-аналитического комплекса
Типовая организационная структура информационно-аналитического комплекса
Б. Техническая служба.
В. Аналитическая служба.
Основные понятия и классификация показателей, используемых в управленческих информационно-аналитических системах
Аппаратные и программные средства ИС
Подходы и принципы построения информационно-аналитических систем управления организацией
Схема взаимодействия и задачи систем учета в организации
Примеры модулей АС коммерческой организации

Подобный материал:

1 2 3 4 5 6 7

Дополнительная

1. Алан Апчерч Управленческий учет: принципы и практика. М., «Финансы и статистика», 2002.

2. Л.В. Сотникова Бухгалтерская отчетность организации. Под редакцией Бакаева. Институт профессиональных бухгалтеров и аудиторов, 2006.

3. В.И. Макарьева Бухгалтерский учет для налоговой отчетности. М. Международный центр финансово-экономического развития. 1997.

4. Стивен М. Фрост Настольная книга банковского аналитика. Перевод с английского О.В. Теплых Под научной ред. Н.В. Рудь. АБ «Кредит-Днепр», Днепропетровск, «Баланс Бизнес Букс», 2006.

5. У. Чиркова Как оценить бизнес по аналогии. М. «Альпина Бизнес Букс», 2005.

6. Организация деятельности коммерческого банка. Под ред. К.Р. Тагирбекова, М., «Весь Мир», 2004.

7. Автоматическая обработка экономической информации. Учебное пособие. Воронеж. ВГАУ, 2000.

8. Информационные технологии управления. Учебное пособие для ВУЗОВ. Под ред. Г.А. Титоренко, М., «Юнити-Дана», 2002.

9. Козырев А.А. Информационные технологии в экономике и управлении. Учебник.Санкт-Петербург, Из-во Михайлова В.А., 2000.

10. В.В. Иванов, А.И. Коробова Муниципальный менеджмент. М. «Инфра-М», 2002

11. Управление развитием социальной сферы муниципального образования. М., Редакционный Издательский Центр «Муниципальная власть», 2001.

12. Бюджетная система Российской Федерации

13. Б.Л. Лавровский Экономический рост и региональная асимметрия. Эмпирический анализ. Новосибирск, «Сибирское научное издательство», 2005.

14. Региональная политика, направленная на сокращение социально-экономической и правовой асимметрии. Проект «Тасис». Москва-Новосибирск. Сибирское Соглашение», 2000.

15. Поздняков А.М. Лавровский Б.Л. Масаков В.М. Политика регионального выравнивания (основные подходы и принципы). Вопросы экономики, №10, 2000 г.,

16. Масаков В.М. Региональная социально-экономическая асимметрия: подходы, оценки и методы и измерения. Вопросы статистики, №11, 1998 г.

17. Масаков В.М. Оценка экономической эффективности реализации инвестиционных проектов в социальной сфере. Федеративные отношения и региональная политика М., Институт экономики и управления в промышленности, № 11, 2002.

18. Масаков В.М. Инвестиционно-институциональные модели развития региональной социальной инфраструктуры. Москва, Институт экономики и управления в промышленности, № 9, 2002.

19. Инвестиционный и институциональный аспекты совершенствования управления учреждениями здравоохранения на региональном уровне. Сб. Под ред. Масакова В.М. и др., М., Фонд социальных проектов, 2003 г.

20. Опыт восстановления и совершенствования деятельности общеобразовательных учреждений в Новосибирской и Ростовской областях. Сб. Под ред. Масакова В.М. и др., М., Фонд социальных проектов, 2003 г.

21. «Оптимизация управленческих решений при реконструкции и модернизации систем водоснабжения и канализации». Сб. Под ред. Масакова В.М. и др., М., Фонд социальных проектов, 2003 г.

22. «Диагностика финансового состояния и совершенствование управления бюджетным процессом на региональном уровне». Сб. Под ред. Масакова В.М. и др., М., Фонд социальных проектов, 2003 г.

23. Масаков В.М. Анализ и оценка инвестиционной привлекательности рынков российской экономики. М., Институт экономики и управления в промышленности, № 5,

24. Н.И. Ларина Государственное регулирование регионального развития: Мир, Россия, Сибирь Из-во: Институт экономики и организации промышленного производства СО РАН, Новосибирск, 2005.

8.2. Методическое обеспечение дисциплины

Студенты в процессе изучения курса в течение всего семестра обеспечиваются исходными данными и информационно-аналитическими таблицами для использования в работе на семинарах. Для этого студенты заводят специальные рабочие тетради, в которых они накапливают необходимые сведения для практической работы на семинарах и с тестами.

Учитывая определенную новизну, а также отсутствие прямых и достаточно исчерпывающих литературных источников по курсу «Аналитическое обеспечение управленческой деятельности» представляется целесообразным включение в УМК следующего дополнительного подраздела.

Краткое изложение избранных тем и вопросов курса

Объект и предмет изучения.
Субъекты и различные виды управленческой деятельности:

А. Субъекты управленческой деятельности:

1. коммерческие организации:

- в нефинансовой сфере,

- в финансовой сфере.

2. некоммерческие организации:

- бюджетные,

- оказывающие социальные услуги исключительно или преимущественно на коммерческой основе

- общественные

- религиозные

- военные

Б. Управленческая деятельность в организации как объект изучения курса

Основные элементы управленческой деятельности современной организации:

- объект (объекты) управления (различные материальные и нематериальные ресурсы (информация, но не носитель), процессы их преобразования и использования с целью производства продуктов или услуг в той или иной сфере экономической деятельности),

1. субъект (субъекты) управления (менеджеры),

2. цели и задачи управления (стратегические и текущие),

3. организационная структура управления (подразделения и др.) ,

4. управление персоналом,

5. управление материальными и нематериальными ресурсами, технологическими процессами производства, в том числе:

в коммерческой организации:

- внутренними бизнес-процессами,

- цепочками создания стоимости,

в некоммерческой организации:

- производством услуг,

6. инфраструктура процесса управления, в т.ч. информационная:

- базы (хранилища) данных и информации,

- компьютерные сети и средства связи,

7. документооборот (информационные потоки),

8. учет

9. аналитическая деятельность,

10. контроль,

11. регулирование,

12. прогнозирование и планирование

13. мониторинг и оценка эффективности деятельности

14. Принятие управленческих решений

Предмет изучения курса

Предметом изучения курса являются управленческие информационно-аналитические системы (УИАС), интегрированные в организованные информационно-аналитические комплексы (ОИАК) и предназначенные для целей управления организациями. Они базируются:

- на информационных базах и потоках информации (документообороте),

- на техническом, электронном (компьютерном) способах передачи и отображения информации,

- организации процессов сервисного обслуживания потребителей информации (внутренних и внешних),

- на программном обеспечении процессов передачи, отображения, упорядочивания и анализа потоков информации,

- на бумажных носителях и графическом отображении информации,

- на организации деятельности специалистов в области информационного обеспечения и аналитиков по разработке и подготовке информации для менеджеров, в сферу компетенции которых входит принятие решений по управлению организацией.

Таким образом, предметом изучения курса являются управленческие информационно-аналитические системы - УИАС

Организованный информационно-аналитический комплекс как компонент системы управления организацией

Управленческие информационно-аналитические системы являются ключевым звеном и одновременно продуктом деятельности организованного (автоматизированного) информационно-аналитического комплекса управления организации (или другой организации, у которой эти системы приобретены).

Функции организованного информационно-аналитического комплекса (ОИАК) управления организации:

1. Разработка и внедрение (возможно приобретенных у другой специализированной организации) в процессы управления организацией информационно-аналитических систем

2. Всестороннее отображение (описание) свойств и признаков объектов (элементов) экономической деятельности организации в статике и динамике. Экономическая деятельность понимается здесь в соответствии с международной классификацией видов деятельности, учитываемой при исчислении ВВП. Нами будут рассмотрены УИАС коммерческих и некоммерческих организаций.

3. Представление руководству (персоналу) организации информации, раскрывающей групповые и индивидуальные цели (интересы) участников процессов производства продуктов и услуг в общей стратегии развития данной организации.

4. Информационное и аналитическое сопровождение процессов учета, контроля, регулирования, прогнозирования и планирования деятельности организации

5. Обеспечение качественной информацией процессов принятия управленческих решений, в том числе:

- техническое,

-организационное,

-аналитическое.

Задачи ОИАК

1. Повышение эффективности управленческой деятельности,

2. Обеспечение эффективности экономической деятельности

Целесообразность и эффективность использования информационно-аналитических систем в управлении организацией

В последние годы практика управления организациями убедительно подтверждает необходимость внедрения в управление современных организованных информационно-аналитических комплексов.

Структура организованного информационно-аналитического комплекса:

Организованный информационно-аналитический комплекс коммерческой или некоммерческой организации включает в себя следующие три основных компонента:

1. организационную и материально-техническую инфраструктуру (техника, сети, информационно-поисковые системы, подразделения и др.),

2. систему организации (процессы управления) информационно-аналитической деятельности,

3. собственно информационно-аналитическую систему (или системы) на различных носителях, которая конструируется или приобретается на рынке под цели и задачи управления. В нее, как правило, входят:

1. база исходных данных

2. информационные базы, включая различные показатели (промежуточные, конечные), используемые для разработки текущей отчетности для внутренних и внешних пользователей.

3. нормативные, справочные и плановые документы, регулирующие заполнение форм отчетности (Планы счетов, положения учетной политики организации и др.)

4. математические алгоритмы и программы

5. модели (статистические, экономико-математические, графические и др.) процессов производства товаров и услуг и их прогнозирования

6. Методы (методики) анализа и аналитические показатели, используемые для разработки аналитических материалов, итоговой годовой отчетности, прогнозных и плановых документов, организационных мероприятий в ходе подготовки и затем принятия управленческих решений.

7. инструкции и методические материалы для пользователей информацией

Если первые два элемента организованного информационно-аналитического комплекса создаются исходя из имеющихся технических, финансовых и организационно-управленческих возможностей компании и мировых достижений в области IT-технологий, то создание новых управленческих информационно-аналитических систем определяется и в определенной степени диктуется соображениями поддержания конкурентоспособности и повышения эффективности конкретного бизнеса, или эффективности деятельности некоммерческой организации.

Типовая организационная структура информационно-аналитического комплекса:

А. Информационно-сервисная служба. Ее функция - информационное обеспечение аналитической службы. Объектами деятельности информационно-сервисных служб являются:

1. Информационные потоки: носители информации, формы представления и методы формирования. Первичная информация и производные ее виды

2. Учетная документация, промежуточные и итоговые формы отчетности: статистика, финансовый учет и отчетность, бухгалтерский учет, учет рабочей силы и материальных ресурсов: персонал, оборотные фонды, внеоборотные фонды, капитал и собственные средства и др.

3. Электронные базы (хранилища) исходных данных и информации, их построение. Архитектура информационных баз.

4. Тематические архивы и электронные информационно-поисковые системы

5. Сервисное электронное обслуживание баз данных и снабжение аналитических служб и других подразделений информацией.

Б. Техническая служба. Ее главная функция - техническое, электронное обеспечение процессов передачи и отображения информации, а также проведения аналитических разработок в соответствующем формате. Организация серверов и аппаратно-программных устройств.

Другие функции:

1. Программное обеспечение аналитических, прогнозных и плановых задач

2. Текстовое на бумажных носителях и графическое представление информации и результатов анализа

3. Передача информации пользователю: внутреннему или внешнему

В. Аналитическая служба. Функции аналитической службы заключаются в организации работы по подготовке информации и разработке различных информационно-аналитических систем (модулей), включающих средства и способы, а также собственно разработку продуктов для решения разнообразных управленческих задач.

Любая информационно-аналитическая система состоит из средств (способов, технологий) разработки и самих аналитических продуктов.

Средства разработки аналитических продуктов включают:

- исходные данные, промежуточные и конечные показатели, представляемые на электронных и бумажных носителях,

- специализированное оборудование, в том числе компьютерную технику,

- специализированное программное обеспечение,

- организацию аналитической работы в соответствующих подразделениях (отделах, управлениях) и способы подготовки аналитиками конечных продуктов для менеджеров.

Специалисты-аналитики - важная составляющая человеческого капитала организации. Для работы в аналитических подразделениях привлекаются:

- аналитики разной специализации, работающие с внутренней информацией организации для внутреннего и внешнего использования: в сфере финансов, персонала, производства, затрат, логистики и т. п.

- аналитики, работающие с внешней информацией для внутреннего и внешнего использования: по анализу рынков, внешней торговли, макроэкономики, социологии, аутсорсинга и т. п.

- сводные аналитики.

Аналитическая служба может иметь в своем составе несколько подразделений по направлениям работы:

отдел стратегического анализа,

сводный отдел социально-экономического анализа,

отдел анализа затрат и использования ресурсов,

отдел анализа финансового состояния,

отдел анализа бизнес процессов и коммерческих сегментов деятельности организации,

отдел анализа клиентской базы,

отдел сбора, подготовки информации,

и др.

Часто информационная и аналитическая службы объединяются в единое подразделение: это может быть департамент или отдел. Так в организационную структуру районной налоговой инспекции могут входить информационно-аналитический отдел, отдел анализа и прогнозирования. На федеральном уровне в налоговой службе имеется несколько подразделений, отвечающих за информационные и аналитические задачи управления.

Конечные продукты информационно-аналитической системы:

Аналитические материалы (записки, обзоры и др.), Приложения (к финансовой отчетности и бухгалтерскому балансу и др.)

2. Аналитический отчет о деятельности организации:

- квартальный,

- полугодовой,

- годовой

Аналитические материалы для решения конкретных задач управления:

Аналитические материалы (обзоры) по направлениям деятельности организации в целом

1. Маркетинговые исследования, в том числе изучение:

- рынков,

- коммерческих рисков,

- возможностей конкурентов, их сильных и слабых сторон

- и др.

2. Системы аналитических показателей для принятия оперативных и стратегических управленческих и, прежде всего, стратегических решений, в том числе:

- системы показателей, описывающие свойства и параметры объектов организации,

- системы индикаторов, в том числе пороговых индикаторов,

- систему индикаторов–ориентиров,

- сбалансированную систему показателей,

и др.

3. Прогнозные исследования

4. Бизнес-планирование

5. Бюджетное планирование, в том числе:

- доходной базы,

- налогооблагаемой базы,

-текущих расходов,

- инвестиционных программ.

4. Инвестиционные проекты

5. Текущий план производства и финансов

6. Управление персоналом

7. Управление НИОКР и инновациями

8. PR-мероприятия и документы

Аналитические материалы по анализу деятельности организации в разрезе:

- организационных подразделений компании,

- внутренних и внешних факторов развития компании (по видам ресурсов, источников финансирования и т.д.)

др. объектов организации:

- аппарат управления,

- филиалы и дочерние компании,

- затраты и цены,

- пошлины и валютный курс,

- непрофильные активы,

- внеоборотные активы,

- оборотные активы,

- налоги и налогообложение,

и т.п.

Основные понятия и классификация показателей, используемых в управленческих информационно-аналитических системах

1.Исходные данные или первичная информация представляют собой в содержательном плане качественные или количественные характеристики признаков и свойств изучаемого субъекта, объектов и процессов экономической деятельности организации. Эти характеристики или признаки принято отображать с помощью разной символики или знаковых систем.

Показатель – это, как правило, несколько знаков (совокупность символов), выраженных в цифровой, метрической, вербальной или смешанной форме и отображающих на материальных носителях информации важнейшие свойства, характеристики и признаки того или иного объекта, субъекта, явления или процесса той или иной системы: технической, социальной, природной или экономической и т.д. Показатели могут быть количественные и качественные. Количественные показатели базируются на натуральных и стоимостных (денежных) измерителях признаков объектов.

2. Промежуточные показатели – это производные от первичной информации показатели, используемые для описания важных качественных и количественных характеристик объектов хозяйствования, анализа и расчетов конечных показателей.

3. Конечные показатели - это те показатели, которые применяются для целей анализа эффективности, результативности, полезности хозяйственной деятельности. Входят в итоговую базовую отчетность и используются в расчетах аналитических конечных показателях.

4. Индикаторы состояния и эффективности – это показатели финансового состояния организации, устойчивости и эффективности экономической деятельности организации или ее подразделения. Для них могут быть определены пороговые значения или нормативы, играющие роль значений, преодоление которых свидетельствует о переходе субъекта (объекта) хозяйствования в зону неэффективной или неустойчивой работы.

5. Показатели-ориентиры, или целевые показатели - это показатели результативности, полезности экономической деятельности. Достижение определенных уровней результатов является целью деятельности организации в целом и ее подразделений.

Часто можно выделить показатели-ориентиры как часть бизнес стратегии, включающие показатели целей, разрабатываемых с учетом опыта ведения бизнеса конкурентами.

Бенчмаркинг - это система стратегического планирования и управления компании, основанная на достижении определенных результатов с учетом лучшего опыта управления бизнес процессами конкурентов.

Принято считать, что предприятие использует в управлении концепцию бенчмаркинга, если оно в рамках своей бизнес стратегии определяет те необходимые результаты-улучшения (Δ - результативности), которых оно хотело бы достичь в приемлемое время, учитывая при этом успешный опыт ведения бизнеса у конкурентов и свой потенциал. Эти результаты могут выражаться в количественной или качественной форме, но в любом случае они должны быть увязаны между собой в рамках тех бизнес процессов, которые предполагается осуществлять в рамках выбранной бизнес стратегии.

Показатели в зависимости от способа расчета делятся на абсолютные показатели и относительные показатели

6. Абсолютные показатели измеряют, характеризуют виды и масштабы экономической деятельности, физические и иные свойства субъекта и объектов хозяйствования. Производные абсолютные показатели, получаемые путем сложения или вычитания абсолютных однородных по физическим или экономическим свойствам величин, могут использоваться в экономическом анализе эффективности. Это такие важные показатели как себестоимость, прибыль и т. п.

7. Относительные показатели или коэффициенты определяют структуру, эффективность деятельности организации или ее структурных подразделений. Рассчитываются на базе абсолютных показателей.

Целесообразно различать показатели, используемые в аналитической работе и аналитические показатели. Вторые отличаются от первых тем, что они входят в определенные УАС, ориентированные на решение определенного круга управленческих задач организации.

8. Основу современных управляющих информационно-аналитических систем представляют собой информационные системы (ИС) управленческой деятельности организации, используемые в различных модулях АС в целях повышения эффективности управления организацией. Кротко о понятии и видах ИС, которые в литературе часто называют АИС (автоматизированными информационными системами) или ИАС. Специалисты в области ИС считают, что ИС не является автоматизированной, если в ней есть базы, технические и программные средства, аналитический блок, но они не объединены в единую техническую программно-информационную сеть.

В учебном пособии Емельяновой Н.З. и др. «Информационные системы в экономике» дается следующее определение АИС: «АИС-это комплекс автоматизированных информационных технологий, предназначенных для информационного обслуживания организованного непрерывного технологического процесса подготовки и выдачи потребителям научной, управленческой и другой информации, используемой для принятия решения в соответствии с задачами по подержанию эффективной деятельности».

В учебнике МГУ «Экономическая информатика. Введение в экономический анализ ИС». Дано следующее определение: «ИС-это связанный набор аппаратных и программных средств, информационных ресурсов, а также управленческого сервиса, осуществляющие информационные процессы для обеспечения подготовки и принятия решений». Авторы выделяют следующие элементы структуры ИС:

- информационное обеспечение (количественные характеристики объектов управления, аналитические показатели),

- техническое и аппаратное обеспечение,

- математическое и программное обеспечение,

- организационное обеспечение.

По существу здесь дано определение организованного информационно-аналитического комплекса в используемой нами терминологии. Представляется, что с методологической точки зрения целесообразно разделять, а точнее выделять понятия ИС (информационная система), АС (аналитическая система) и ИАС (информационно-аналитическая система, ориентированная на решение определенного круга задач управления организации) и ОИАК (организованный информационно-аналитический комплекс организации). В зависимости от различных признаков-характеристик и целей формирования (создания) ИС предлагается разделять на следующие типы и виды:

1. по источникам информации: на внутренние и внешние ИС

2.по техническому уровню

3. по характеру обрабатываемой информации:

- географическая,

- геодезическая,

- техническая,

- экономическая,

- социальная,

- и др.

Классификация УИАС:

- по целевой функции: по типам управленческих проблем и задач, на решение которых ориентирована та или иная УИАС. К примеру, АРМ специалиста – это разновидность автоматизированной УИАС.

Классификация ОИАК:

- по типу организации, форме собственности организации и сфере применения:

- коммерческая (корпоративная, индивидуальная) или некоммерческая организация (общественная или государственная),

- государственная или муниципальная организация

- национальная или региональная организация.

Аппаратные и программные средства ИС

Разновидности программных средств:

Системные программы

2. Пакеты прикладных программ

- текстовые процессоры,

- табличные процессоры,

- системы управления базами данных,

- системы программирования

- интегрированные системы.

См. более подробно в Козырев А.А. Информационные технологии в экономике и управлении» Учебник. СПб, Издательство Михайлова В.А. 2000. «Экономическая информатика» Под ред. П.В. Конюховского и Д.М. Колесова. СПб. Питер,2000.

Подходы и принципы построения информационно-аналитических систем управления организацией

В практике построения управленческих информационно-аналитических систем принято различать:

А. Ресурсно-ориентированные подходы

К таким подходам относится весьма популярный как за рубежом, так и в России комплексный социально-экономический и производственно-технологический (ресурсный) подход.

Среди ресурсно-ориентированных подходов выделяют монетарные и немонетарные подходы

Финансовый (монетарный) подход
Мотивационный (немонетарный) подход
Социальный (немонетарный) подход (персонал)

4. Инновационный подход (новые технологии)

Б. Рыночно-ориентированные подходы предполагают включение в информационно-аналитическую систему показателей, характеризующих субъекты и объекты хозяйствования с точки зрения учета факторов рыночной системы:

1. Система-модуль «Клиенты»

2. Конкурентная среда компании. Конкурентные преимущества производителей

3. Дифференциация свойств товаров. Качество товаров. Новые товары

4. Цены на товары и др.

Исходя из принципов построения, УИАС бывают двух типов: интегрированные и специальные, к которым в частности относятся ИАС для проведения экспресс - анализа. Специальные системы или модули информационно-аналитических систем описывают отдельные направления и задачи управленческой деятельности. Модульный принцип построения УИАС показал на практике свою высокую эффективность, поскольку позволяет гибко изменять конфигурацию ИАС и адаптировать их к конкретным нуждам управления организацией, исходя из финансовых и других соображений.

Известные основные интегрированные информационно-аналитические системы управления эффективностью организацией можно сгруппировать или объединить в три системы управления эффективностью организации. Это:

1. Система управления эффективностью организации (для сферы бизнеса) - BPM

2. Система иерархически-согласованных показателей (СИСП). Она включает систему исходных данных, промежуточных и конечных показателей, отражающих важнейшие стороны хозяйственной деятельности организации в целом и ее подразделений, в том числе:

2.1 Систему ключевых пороговых индикаторов устойчивости и эффективности управления организации (в современной западной терминологии – KPI)

2.2 Систему индикаторов-ориентиров или целевых индикаторов, характеризующих результативность, экономические и социальные выгоды (полезность) хозяйственной деятельности организации. Они разделяются на индикаторы-цели стратегические, в том числе построенные на принципах бенчмаркинга, и текущие ориентиры (цели) производства.

3. Система сбалансированных показателей управления (хозяйственной деятельностью и персоналом) ССП или BSC:

а) Система СП Каплана и Нортона (США)

б) Система СП компании Хорват и Партнеры (Германия)

в) универсальная система СП Х. Рамперсада (Голландия)

Последние два вида систем применяются как для коммерческих, так и для некоммерческих организаций. Системы перечислены в порядке их появления на рынке аналитических услуг и продуктов. Деление их на отдельные системы также достаточно условно. Особенно это касается первых двух систем. Они по существу представляют единую систему. Ее различные модификации и трансформации связаны с разными авторами. Пожалуй, только сбалансированная система показателей Каплана и Нортона внесла новые принципы построения системы управления эффективностью организацией. Она расширила концепцию эффективности управления организации за счет включения в организованный информационно-аналитический комплекс организации систему показателей и механизм стимулирования участников бизнес-процессов компании, который обеспечивает реализацию общей стратегии развития компании.

Системы, отвечающие принципам подхода, корреспондирующим с пунктом 2. «Система иерархически-согласованных показателей эффективности и устойчивости управления организацией» предлагались многими авторами за рубежом и у нас в России.

В теме, посвященной практическому применению систем аналитического обеспечения управленческой деятельности в некоммерческих организациях, будут рассмотрены подходы и элементы построения УИАС для налоговых органов и муниципальных образований (МО). При построении УИАС МО использован опыт создания системы мониторинга и оценки эффективности проектов инвестирования средств в реконструкцию больниц, школ, водоканалов на примере конкретных отечественных организаций. Эта система была разработана в ходе реализации проекта «Поддержки региональной социальной инфраструктуры», поддержанного Правительством России, администрациями Ростовской и Новосибирской областей и Всемирным банком. В период 1997-2004 годов. В рамках проекта нами была разработана оригинальная система анализа, мониторинга и оценки эффективности управления реализацией инвестиционных проектов и организациями, и, прежде всего, некоммерческими организациями в социальной сфере услуг.

Анализ существующих интегрированных информационно-аналитических систем показывает, что они, как правило, состоят из нескольких модулей, в рамках которых решается определенный круг задач в сфере управления предприятием.

Архитектуру баз данных и информационных потоков управленческого информационно-аналитического комплекса организации можно представить в виде двух пересекающихся конусов

Передача внешней информации

(транзакции)

Хранилища (архивы)

Сервисное обслуживание

баз данных

Аналитика

Сервисное обслуживание

баз данных

Хранилище (архивы)

Передача внутренней информации

(транзакции)

Информация – это обработанные исходные данные. Конечно, четко разделять данные и информацию на практике сложно, но нам это необходимо сделать для упорядочения массивов с точки зрения времени поступления данных и информации в каналы связи и документооборота в организации. Можно сказать, что исходные данные – это первичная информация или первичные ресурсы для УИС. Поэтому в общем случае любая характеристика объектов и процессов управления, полученных на первой стадии сбора информации, может быть отнесена к категории исходных данных. После обработки ее она становится информацией, пригодной для дальнейшей обработки или анализа. Управление и организация баз данных базируется на различных моделях. Для работы с информационными базами данных разрабатываются специальные информационно-поисковые системы (программы), справочно-правовые системы (Интернет, Консультант + и др.). Базы данных бывают централизованные и распределенные.

Источники информации и схема информационных потоков в организации может быть представлена в следующей упрощенной форме:

-внутренние источники УИАС-1

(бух.учет;

управленческий

учет, налоговый учет, УИАС-2

финансовый учет)

Исходные Промежуточная Базовая

данные информация информация УИАС-3

(показатели)

-внешние источники

(Госстатистика, др. ведомства, пресса, литература и др.) УИАС-4

Схема взаимодействия и задачи систем учета в организации

Б О Т

и

И

Н

Финансовый учет

Внутренние источники данных,

оценка существующего состояния и прогнозирование

Бухгалтерский учет

(синтетический и аналитический учет)

Внутренние источники данных, экономическая оценка существующего состояния

Управленческий учет

Внутренние и внешние источники данных,

сравнение фактического и планового состояния, прогнозирование и планирование

Налоговый учет

Внутренние источники информации.

экономическая оценка существующего состояния, прогнозирование и планирование

На схеме буквами БОТиИН обозначены информационные хранилища информации, в которых накапливается базовая отчетность и базовая информация для формирования УИС и УАС (модулей УИАС) по направлениям оперативного и стратегического управления организацией.

Сложность разделения различных видов учета связана с тем, что объекты (единицы) учета и первичные документы учета невозможно четко разделить между ними. Так объектами налогового учета являются:

- имущество,

- обязательства

и хозяйственные операции организации.

Объектами управленческого учета также являются:

- имущество (запасы оборотных активов и основных средств),

-расходы и

- доходы (денежные и натуральные потоки) от хозяйственных операций

продукция.

Объектами финансового учета являются имущество, затраты, потоки денег и инвестиций, капитала, продукции

Отличия различных видов учета обнаруживаются более четко в регистрах (документах), правилах и критериях учета, применяемых при различных видах учета.

Так, регистры налогового учета представляют собой 1. первичные документы (бухгалтерскую документацию), а также специальные реквизиты к первичным документам, которые применяются в исключительно целях налогообложения. 2. Аналитические налоговые регистры - это сводные формы систематизации данных налогового учета (систематизация данных нарастающим итогом с начала года). 3. Расчет налоговой базы.

В налоговом учете используются 4 группы показателей. Три группы представляют собой промежуточные показатели, одна группа – конечные показатели:

Группа-1: 1. Регистры промежуточных расчетов (регистр формирования стоимости объекта учета и 15 других)

2. Регистры учета состояния единицы налогового учета (регистр информации об объекте основных средств и 12 других)

3. Регистры учета хозяйственных операций (регистр учета операций приобретения имущества (работ, услуг, прав) и 7 других)

Группа-2: Регистры формирования отчетных данных и 12 других. Например, регистр расчета и учета амортизации основных средств.

Более подробно о регистрах См. А.В. Боброва, Н.Я. Головецкий Организация налогового процесса. Из-во «Экзамен», М., 2005

В силу целого ряда особенностей ведения налогового учета не удается в полной мере реализовать схему независимого и параллельного от бухгалтерского налогового учета такого типа:

Первичные документы – регистры налогового учета - налоговая отчетность.

Так в некоторых регистрах налогового учета для расчета показателей, скажем, резерва по сомнительным долгам текущего периода или сумм расходов по добровольному страхованию (предельные ставки 3% и 12% от расходов по оплате труда). Для их расчета требуется знание указанных в соответствующих регистрах налогового учета реквизитов в виде показателей выручки от реализации и сумм расходов на оплату труда, которые в полном объеме могут быть определены по бухгалтерскому учету только в конце отчетного текущего периода. Поэтому бухгалтерам в начале и промежутке отчетного периода рекомендуется пользоваться ожидаемыми величинами указанных показателей в реквизитах налогового учета.

Таким образом, от тесного взаимодействия налогового и бухгалтерского учета в режиме использования системы различных регистров на практике уйти не удается.

Метод «субсчета» и «аналитических признаков» также не позволяет уйти от процесса перекрестного взаимодействия налогового и бухгалтерского учета, так как он может хорошо работать в том случае, если значения показателей налогового учета ниже, чем для целей бухгалтерского учета. Поэтому организация в праве самостоятельно выбирать порядок налогового учета в процессе разработки учетной политики и выделяется в ней в качестве приложения (см. ст. 313 НК РФ и «Систему налогового учета, рекомендуемую МНС России для исчисления прибыли в соответствии с нормами главы 25 НК РФ» от 19.12.2001). В указанном информационном сообщении указывается перечень показателей, который, по мнению МНС РФ, необходим при исчислении налоговой базы. Однако, он не является полным. Он может быть дополнен, но должен остаться ядром основных показателей.

В Планах счетов последовательно осуществляется разделение бухгалтерских счетов на бухгалтерский (финансовый) и управленческий учеты. В таблице ниже представлен фрагмент корреспонденции систем финансового и управленческого счетов. В типовом Плане счетов обозначены только 7 аналитических счетов, используемых для отражения в соответствии с методикой бухгалтерского учета данных о себестоимости продукции по статьям, калькуляционным объектам и центрам ответственности. Остальные счета свободные (№:22, 24, 27, 30-39). Они определяются самими организациями в рабочих Планах счетов в соответствии с выбранной и утвержденной руководителем организации учетной политики организации.

Счета финансового учета	Кредит финансового (отражающего) счета №37 «Отражение расходов по элементам»	Дебет управленческого (отражающего) счета №27 «Отражение расходов по статьям»	Счета управленческого учета
№30 «Материальные затраты»			№20 «Основное производство»
№31 «Затраты на оплату труда»			№21 Полуфабрикаты собственного производства»
№32 «Отчисления на социальные нужды»			№23 «Вспомогательное производство»
№33 «Амортизация»			№25 «Общепроизводственные расходы»
№34 «Прочие затраты»			№26 «Общехозяйственные расходы»
			№28 «Брак в производстве»
			№29 «Обслуживающие производства и хозяйства»

В соответствии со ст.252 НК «Группировка расходов» в налоговом учете выделяется только две группы расходов: 1. группа, связанная с производством и реализацией, и 2.группа – с внереализационными расходами.

К 1 - группе относятся:

- расходы, связанные с изготовлением (производством), хранением и доставкой товаров, выполнением работ, оказанием услуг, приобретением и (или) реализацией товаров (работ, услуг, имущественных прав);

- расходы на содержание и эксплуатацию, ремонт и техническое обслуживание основных средств и иного имущества, а также на поддержание их в исправном (актуальном) состоянии;

- расходы на освоение природных ресурсов;

- расходы на научные исследования и опытно-конструкторские разработки;

- расходы на обязательное и добровольное страхование;

- прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией

1- группа подразделяется по статьям (см. счета №30,31,33,34).

Более подробно см. в В.Ф. Палий «Управленческий учет издержек и доходов (с элементами финансового учета)». М. ИНФРА – М, 2006.

По мере становления международной статистической и МСФО и вообще международных стандартов управления в России финансовый и управленческий учет занимают все большее место в системе управления организациями. Нельзя не сказать о том, что в России есть специалисты в области бухгалтерского учета, которые не считают необходимым выделять финансовый учет в отдельный от бухгалтерского учета вид учета.

Управленческий учет - лишь в последние годы стал приобретать признание у менеджеров разного уровня. В рабочем Плане счетов с момента выхода Постановления ПБ/у от …..теперь выделяются специальные счета трех уровней. Они предназначены для внесения в них информации об издержках производства, используемой для исчисления маржинальной себестоимости и других маржинальных финансовых показателей результативности деятельности организации.

В этой связи рекомендую: Алан Апчерч Управленческий учет: принципы и практика. М. «Финансы и статистика», 2002.

Завершая этот важный с методологической точки зрения сюжет о соотношении различных видов учета, следует подчеркнуть то, что бухгалтерский учет является фундаментальной основой, на которой базируются все другие, осуществляемые параллельно и в согласованном методиками Минфина РФ режиме виды учета. Но бухгалтерский учет не позволяет, тем не менее, в полном объеме решать задачи других видов учета и аналитического обеспечения задач управления. Приведем в этой связи перечень документов, входящих в обязательную отчетность больших и средних организации.

Состав бухгалтерской отчетности:

Форма №1 «Бухгалтерский баланс»
Форма №2 «Отчет о прибылях и убытках»
Форма №3 «Отчет об изменениях капитала»
Форма №4 «Отчет о движении денежных средств»
Форма №5 «Приложение к бухгалтерскому балансу»
Форма №6 Отчет о целевом использовании полученных средств»
Пояснительная записка
Аудиторское заключение

Примечание: В Приложении к бухгалтерскому балансу даются расшифровки по статьям: «Основные средства», «Дебиторская» и «Кредиторская задолженность» (выделяется дополнительно только статья об авансах в дебиторской и кредиторской задолженностях). В Пояснительной записке дается достаточно детальное описание результатов анализа деятельности по различным направлениям деятельности организации. В ней содержится аналитика, но она не разбита по направления стратегического анализа и, конечно же, не отвечает на все вопросы тактического и стратегического анализа. Вся бухгалтерская отчетность входит в систему БОТиИН. В нее же входит и вся другая отчетность и информация, промежуточная и конечная, полученная посредством налогового, финансового и управленческого учета, а также из внешних источников (статистика и прочее). На основе системы БОТиИН формируются сначала УИС для профильных модулей УАС, а затем производится в зависимости от поставленных менеджментом организации задач формирование УАС. Профильные УИС и УАС и представляют конечные продукты ОИАК организации. Для малого бизнеса и бюджетных организации обязательной является только часть из перечисленного перечня документов. Для малого бизнеса – форма №1 и форма № 2. Для бюджетных организаций бухгалтерский баланс и форма №6

Эффективность любой УИАС в значительной мере зависит от объема и качества (обновления) базы исходных данных, удобства пользования поисково-информационной системой, программного обеспечения и уровня актуализации управленческих целей АС. Прогресс в области информационных технологий идет непрерывно. За последние 30 лет произошли весьма заметные сдвиги в модернизации систем управления БД

Выше мы показали, что при работе УИАС происходит постоянный обмен, накопление и передача информации. Информационные потоки в основном идут между БД и ХИ: базами данных и хранилищами информации. В прежних базах объект или объекты описывались с помощью одного измерения – указания характерного признака, то в современных системах используются многомерные описания. Например, ранее в реляционных базах данных детали на заводе отображались с помощью простейших одномерных таблиц такого типа:

Номер детали (артикул)	Название детали	Количество	Вес, кг.	материал
123-476	втулка	12 000	0.8	сталь
581-93с	педаль	10 000	1.0	алюминий

Номер детали (артикул)	Название детали	Склад №1	Склад№2	Склад№3
123-476	втулка	3 000	5 000	4 000
581-93с	педаль	2 000	3 000	5 000

Реляционные (одномерные) БД предложил использовать в 1970 г. сотрудник IBM США Е.Ф. Кодд.

Прогресс в системах данных привел к тому, что в системах управления информацией стали широко использоваться разного рода хранилища информации. Хранилища информации используются для накопления промежуточной информации и базовой информации, которая затем используется в процессе подготовки и разработки аналитических показателей.

Опыт работы с базами данных убеждает нас в том, что поиск нужной информации, а также ее квалифицированная обработка - задача, требующая значительного опыта работы с базами данных и профессиональной квалификации по ее использованию для решения поставленных менеджментом задач.

Во-первых, базовая информация - это преимущественно многомерная информация, имеющая разные источники, единицы измерения, уровни достоверности и прозрачности. Сбор и подготовка информации осуществляется разными методами и способами. Степень измеримости свойств объектов, продуктов и услуг существенно зависит от вида экономической деятельности.

Потребителем оперативной бухгалтерской и финансовой отчетности, входящей в различные сегменты блока базовой информации, являются как сотрудники данной организации, так и внешние потребители. Эта информация может передаваться на некоммерческой основе или продаваться. Большая часть управленческой аналитической информации предназначена исключительно для внутреннего пользования. Значительная часть информация, находящейся на аналитических счетах, является коммерческой тайной организации.

В России базовые показатели (бухгалтерский баланс) в настоящее время рассчитываются с помощью специальных прикладных программ: Например, с помощью Программы «1с: «Бухгалтерия-Проф 6.0». Но для многих целей управления необходима информация, которая интегрируется в базовые сегменты из внешних источников. Предположим, вы хотите определить рыночную цену акций вашего предприятия. Для этого необходимо рассчитать показатель чистых активов. В бухгалтерской отчетности его нет, а есть показатели балансовой стоимости активов. Для его расчета вам потребуется не только информация, имеющаяся в базовом сегменте или в первичной и промежуточной информации, но и дополнительная информация из внешних источников. Например, величина спроса на продукцию вашего предприятия, от которой зависит уровень использования мощностей и внешнего износа.

Качественный технологический сдвиг в системах управления БД произошел в связи с переходом от одномерных (реляционных) БД к (многомерным) БД.

В 1993 году Кодд устранил существенный недостаток прежних реляционных РБД и РХИ, включив в реляционные модели многомерный анализ данных и выходные многомерные аналитические таблицы.

Технологии многомерной обработки данных и информации хранилищ или аналитическая обработка данных (АОД) осуществляется в настоящее время с помощью специальных программных комплексов. На Западе они получили название «On-line-Anflitical-Processins» (OLAP). Теоретически АОД (OLAP) – это многомерный куб, созданный с помощью аналитической службы на платформе Microsoft. Может содержать данные из таблиц баз данных и хранилищ на определенном сервере. Обеспечивает удаленный и многопользовательский доступ. Система OLAP не предназначена для повседневной работы. Она ориентирована на принятие оперативных и стратегических решений.

Примером серверного OLAP-средства можно считать аналитическую службу Microsoft – «Microsoft Analysis Services».

Она включает три блока АС:

1. Microsoft SGL Server (альтернативная система - СУБД ORACLE)

Для информации: на основе платформы «Microsoft SGL Server» в России создана информационная система районного звена налоговой инспекции.

2. Analysis Services

3. Analysis Manager

Cм. И.З. Емельянова и др. «Информационные системы в экономике».

Какие задачи решает ИАС «Microsoft Analysis Services»:

Продажи: сколько продано, где, когда?
Закупки: комплектующие изделия, материалы, в т. анализ рыночных цен
Склад: структура остатков по видам, срокам, складам
Движение денежных средств: в разрезе бизнес операций
Бюджет. Бюджет строится на основе АОД – технологий:

- анализ структуры расходов и доходов

- сравнение расходов по определенным статьям

- расходы и доходы по поставщикам и клиентам

- по структурным подразделениям

- анализ динамики и тенденций

- анализ себестоимости

- бухгалтерские счета

Бухгалтерский баланс может быть проанализирован в АОД системе.

Выделение консолидированного баланса для многофилиальной организации.

Балансы за месяц, квартал, год

Агрегированные балансы

Финансовая отчетность
Объемы производства
Заработная плата
Текучесть кадров на предприятии:

- в разрезе филиала

- отделов

- профессий

- уровень образования

- возраст

- время и т.д.

Примеры модулей АС коммерческой организации:

АС «Финансы», АС «Клиенты», АС «Потенциал», АС «Производство, технологии», АС «Инновации»

Примеры модулей некоммерческой организации:

Для НО.

АС «Налоговая база», АС «Налоговая нагрузка», АС «Собираемость налогов по видам налогов и бюджетам», АС «Нарушения налогового законодательства», АС «Персонал».

Для муниципалитета.

АС «Комфортность проживания на территории МО», АС «Качество бюджета», АС «Социально-экономическое развитие МО», АС «Экология», АС «Эффективность административно-хозяйственного управления».

В процессе разработки и внедрения информационно-аналитических систем используются различные методы проведения анализа экономической деятельности и корреспондирующие с ними системы показателей, в том числе системы индикаторов и ориентиров для контроля и управления деятельностью организации

Выделим общие и специальные методы:

Общие методы исследования

Общие научные методы

Индуктивный и дедуктивный методы,
Метод синтеза

А также:

Методы системного анализа
Методы экономического анализа хозяйственной деятельности. Анализ внутренних и внешних факторов, влияющих на деятельность организации
Методы анализа финансовой устойчивости и эффективности производства
Методы анализа систем мотиваций хозяйственной деятельности
Методы анализа социальной эффективности хозяйственной деятельности

Методы сбора и первичной обработки информации

Инвентаризация объектов исследования
Описание количественных и качественных характеристик объектов управления
Создание каталогов и реестров объектов исследования в табличной и электронной формах
Подбор объектов для проведения исследования
Проведение социологических опросов
Подготовка данных социологических опросов для электронной обработки
Разработка алгоритма и программы обработки информации по выбранным сегментам и группам объектов исследования

Специальные методы обработки количественной и качественной информации для решения конкретной задачи управления и контроля хозяйственной деятельности:

Метод структурирования и упорядочивания исходной информации
Метод статистических группировок, а также кластерный анализ
Построение динамических рядов
Трендовый метод анализа динамических рядов
Построение рядов и таблиц показателей
Горизонтальный метод анализа табличных данных
Вертикальный метод анализа табличных данных
Метод коэффициентов (отношение одного показателя к другому)
Сравнительный анализ,
Ранговый метод оценки результативности деятельности
Факторный анализ
Электронная обработка статистических исходных данных и показателей
Визуальный анализ показателей
Повторная электронная обработка исходных данных и показателей
Визуальный анализ
Вербальное, табличное, графическое и электронное представление результатов анализа

Blog

Министерство образования и науки российской федерации федеральное агентство по образованию

Содержание