Отчет опроведении научно-исследовательской работы «Разработка методических рекомендаций по описанию и оптимизации процессов в органах исполнительной власти в рамках подготовки внедрения эар» № темы
| Вид материала | Отчет |
- Отчет опроведении научно-исследовательской работы «Разработка методических рекомендаций, 2420.77kb.
- Отчет опроведении научно-исследовательской работы «Разработка методических рекомендаций, 1103.33kb.
- Отчет о научно-исследовательской и опытно-конструкторской работе, 837.7kb.
- Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области, 1739.48kb.
- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных, 755.47kb.
- Методические рекомендации по обеспечению перехода органов исполнительной власти субъектов, 847.18kb.
- Отчет № алт-1-04 о выполнении научно-исследовательской работы, 8422.65kb.
- Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477 «Об утверждении Правил делопроизводства, 675.76kb.
- Постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении, 1610.43kb.
- Отчет о научно-исследовательской работе контракт, 1195.26kb.
Критерии, связанные с конструкцией процесса
- Медиа-разрывы
Наиболее простой критерий неоптимальности процесса, связанный с его конструкцией, касается формы носителя входящих и исходящих документов. Действительно, если «выход» информации от одного из участников процесса осуществляется на бумажном носителе, а информационный «вход» следующего участника настроен под электронный носитель, то возникают дополнительные затраты ресурсов (и, прежде всего, рабочего времени) на перевод информации с одного носителя на другой.
Конечно, наиболее оптимальным с точки зрения издержек вариантом обращения информации является электронная форма, однако в некоторых случаях подобное предоставление информации просто невозможно (например, когда необходимо предоставлять оригиналы документов), а в некоторых переводу документооборота в электронную форму препятствует отсутствие техники и навыков персонала.
Следовательно, без оговорок данный критерий можно применять только в части процесса, не связанной с передачей оригиналов документов. Кроме того, следует отметить, что в некоторых случаях стоимость преодоления указанного «разрыва» может быть значительна и связана с внедрением соответствующих информационных систем, закупкой техники и переобучением персонала.
Может быть выявлен на основе приведенной методики описания процессов при анализе типа носителя (Классификатор 3)
- Закрытый перечень критериев принятия решений
Отсутствие четких, зафиксированных в нормативно-правовых актах критериев принятия решения в точках «ветвления» процесса.
Действительно, отсутствие критериев может привести к неустойчивости протекания процесса, т.к. в идентичных ситуациях могут приниматься разные решения. Кроме того, в этом случае велика зависимость между направлением процесса и лицом, принимающим решение о выборе альтернативы (высокий уровень административного усмотрения).
Следует отметить, что создание списка критериев и фиксация их в нормативно-правовом акте связано также с созданием закрытого перечня альтернатив. Между тем, в разных ситуациях альтернативы могут быть весьма различны. Например, прием документов или отказ в приеме с одной стороны, и принятие решения о выборе политики регулирования тарифов в отрасли. Иными словами в некоторых случаях, на верхних уровнях управления, где велика доля нерегламентируемых процессов, формирование полного перечня критериев затруднено. Однако на нижних уровнях управления, а также в случае, если принятие решения влияет на выгоды и издержки конкретного экономического агента (например, принятие решения о выдаче или не выдаче лицензии, о создании режима исключительности для одной из компаний) четкий, известный и зафиксированный в нормативно-правовом акте перечень критериев играет критическую роль для устойчивости процесса.
Выявляется на основе построенных моделей процессов (правило №2 из системы правил описания).
- Выход из цикла
Отсутствие критериев «выхода из цикла». Возможна ситуация, при которой в процессе задействовано несколько государственных служащих, «выход» информации для одного из которых является информационным «входом» для другого. При этом предполагается, что процесс итерационный. Получается, что после инициирования процесса государственные служащие просто могут до бесконечности обмениваться информацией между собой квалифицированно обосновывая причины, по которым процесс не может быть завершен внешним наблюдателям, в т.ч. руководству.
В качестве типового решения проблемы предлагается установление временных границ осуществления процесса. Однако временные критерии необходимо дополнять условиями проверки результатов процесса.
Выявляется на основе построенных моделей процессов (правило №6 из системы правил описания).
- Шаблоны
Отсутствие закрытых списков и форматов входящих и исходящих документов при взаимодействии с внешними клиентами. Отсутствие шаблонов документов допускает как возможность дополнительных консультаций с ответственными за процесс, что может (и часто приводит) к дополнительным неформальным издержкам получения данной информации. В случае наличия всех шаблонов а) минимизируются необоснованные претензии к качеству заполнению документов и необоснованные отказы в их приеме, б) возможен быстрый переход к электронной форме документов, так как наличие шаблона предполагает закрытый, и, следовательно, исчерпывающий и поддающийся алгоритмизации, классификатор ошибок.
- Отсутствие разрывов в процессе
Любой процесс должен инициироваться событием и заканчиваться результатом. В том случае, если процесс логически продолжается, но связка между операциями производится не по полному совпадению (документ, событие и т.д.), это значит, что в процессе используются неформальные механизмы, принципиально не поддающиеся регламентации и основанные на весьма сомнительной административной практике. Так, данная ситуация свидетельствует о несогласованности процесса в целом, потенциальной нерациональности (и ненужности операций).
- Отсутствие неиспользуемых документов
В том случае, если в процессе (на какой-либо цепочке операций) возникает и исчезает документ, не выходящий напрямую на конец процесса, это может означать искусственность его использования. В том случае, если создается документ, не имеющий конкретного «живого» адресата, это явно свидетельствует о нерациональности организации процесса (не имеются в виду копии документов, архив или иные формальные процедуры сохранения документов).