Отчет опроведении научно-исследовательской работы «Разработка методических рекомендаций по описанию и оптимизации процессов в органах исполнительной власти в рамках подготовки внедрения эар» № темы

Вид материала

Отчет

Содержание Система правил при описании Примерный порядок проведения описания процессов в ОИВ с использованием методики Анализ потенциальных результатов описания

Подобный материал:

• Отчет опроведении научно-исследовательской работы «Разработка методических рекомендаций, 2420.77kb.
• Отчет опроведении научно-исследовательской работы «Разработка методических рекомендаций, 1103.33kb.
• Отчет о научно-исследовательской и опытно-конструкторской работе, 837.7kb.
• Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области, 1739.48kb.
• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных, 755.47kb.
• Методические рекомендации по обеспечению перехода органов исполнительной власти субъектов, 847.18kb.
• Отчет № алт-1-04 о выполнении научно-исследовательской работы, 8422.65kb.
• Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477 «Об утверждении Правил делопроизводства, 675.76kb.
• Постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении, 1610.43kb.
• Отчет о научно-исследовательской работе контракт, 1195.26kb.

Система правил при описании

1. В случае, если взаимодействие с одним объектом носит характер различных по содержанию итераций в рамках одного направления деятельности, на рисунке «верхнего уровня» это описывается как два объекта, соединенных соответствующим количеством стрелок, для каждой из которых указывается документ (или изменение документа);
   
2. В случае ветвления процесса (возможности продолжения процесса к разным объектам или одному объекту с различным Результатом, ставится знак ветвления процесса, приводится перечень критериев принятия решений о выборе одной из ветвей процесса, или их отсутствия).
   
3. При формировании описания операций (на любом уровне описания – СП, сотрудник) анализ реальной ситуации следует начинать с следующего списка внешних клиентов:
   
   1. Граждане (физические лица);
      
   2. Юридические лица;
      
   3. Сотрудники иных ОИВ;
      
   4. Непосредственный начальник;
      
   5. Сотрудники других СП;
      
   6. Сотрудники собственных СП (только при описании на уровне сотрудника)
      
4. Следует приводить все описания операций, которые регламентированы НПА, независимо от периодичности и трудозатрат;
   
5. Следует описывать все операции, которые сложились реально и имеют периодичность, превышающую 1 раз в год, имеют рутинный характер, независимо от закрепления в НПА.
   
6. В случае явной цикличности процесса, то есть многократного взаимодействия с одним объектом по одному виду работ (простейший случай – отправка на доработку документа начальником), сотрудником заполняется одна форма с указанием в графе «результат» глагола, символизирующего конец цикла «согласован», «принят», «одобрен» и т.д.
   
7. Если у служащего есть несколько вариантов решений в данной операции (ветвление процесса), для каждого из вариантов решений заполняется отдельная форма 1 (то есть считается отдельной операцией). В этом случае параметр «критерии» заполняется обязательно для каждого варианта. Пример: если начальник отдела получает заявку от лицензиата, у него есть два варианта решений: а) вход – заявка, содержание работ – анализ комплектности документов, выход – отправка специалисту на экспертизу (критерий – полная комплектность документов); б) вход – заявка, содержание работ – анализ комплектности документов, выход – оправка заявителю обратно (критерий – неполная комплектность документов). Это ДВЕ разные операции, две заполненных формы.
   

6. Примерный порядок проведения описания процессов в ОИВ с использованием методики

При проведении описания административно-управленческих процессов в режиме «как есть» утверждается приказ руководителя ОИВ, содержащий следующий набор требований:

• Заключение соглашения между руководителем ОИВ и экспертной группой о проведении работ (включая набор предоставляемых экспертной группой методик и средств моделирования, регламент принятия решений, порядок утверждения моделей процессов, критериев возврата на доработку материалов, порядок публикации полученных моделей процессов на сайте экспертной группы; координаты представителей экспертной группы для консультационной поддержки);
  
• Ознакомление всех сотрудников ОИВ с методикой описания административно-управленческих процессов;
  
• Проведение обучения сотрудников ОИВ средству моделирования процессов (только после проведения работ в 2005 году);
  
• Назначение ответственных за формирование карты процессов ОИВ руководителей структурных подразделений (департаментов и управлений, либо отделов в том случае, если уровень департаментов отсутствует);
  
• Адаптация классификаторов методики описания процессов (ответственный – заместитель руководителя ОИВ);
  
• Формирование карты процессов на уровне ОИВ в течение двух недель со дня подписания приказа (ответственные – руководители структурных подразделений);
  
• Согласование карты процессов с руководителем ОИВ;
  
• Утверждение карты процессов руководителем ОИВ;
  
• Формирование описания операций каждым государственным служащим ОИВ (с использованием методики) в течение недели с момента утверждения карты процессов руководителем ОИВ;
  
• В случае отсутствия государственного служащего ответственным за описание назначается непосредственный начальник;
  
• Направление полученных материалов экспертной группе по описанию процессов (ответственный – заместитель руководителя ОИВ);
  
• Направление материалов на доработку конкретным служащим в случае возврата экспертной группой полученных описаний в срок 2 дня с момента поступления;
  
• Доработка возвращенных материалов государственными служащими в течении 3 дней и возврат материалов экспертной группе;
  
• Получение от экспертной группы итоговых материалов, включающих модели процессов на уровне структурных подразделений и отдельных сотрудников;
  
• Утверждение полученных от экспертной группы материалов руководителем ОИВ;
  
• Порядок использования полученных материалов в случае участия в проектах по информатизации ОИВ (уведомление экспертной группы, получение полных версий описания, доступ к результатам моделирования и т.д.)
  

7. Анализ потенциальных результатов описания

В целях формирования общего видения результатов работ по данному лоту (описание процессов и их оптимизация) следует отметить крайне важный аспект.

На данный момент существует дефицит информации об организации деятельности органов исполнительной власти РФ. Речь идет не о формальных организационных параметрах (число ОИВ, численность и оплата государственных служащих и т.д.), а о «физиологии» ОИВ. Можно перечислить крайне ограниченное количество исследований в этой области: в первую очередь – это результаты работы комиссии Алешина по анализу функций федеральных органов власти. Полученные данные о порядка 5000 функций и результатах изменения их количества вследствие исключения дублирования, передачи СРО и т.д. позволяют составить весьма общее представление относительно государственного регулирования. Более инструментальным является исследование непосредственных взаимодействий государственных органов с гражданами и организациями, в ходе которого было выявлено более 2000 взаимодействий, связанных с реализаций властных полномочий⁷ на уровне федеральных ОИВ. Остальные исследования носят локальный характер, лишь изредка преодолевая эффект «черного ящика» при анализе деятельности ОИВ (например, исследования в области административных барьеров, коррупциогенности процессов принятия решения и т.д.).

В случае широкого распространения методики описания процессов (как на уровне методики так и средств моделирования на ее основе), заложенный в нее потенциал сбора и анализа данных о процессах позволит определить:

• Долю процессов, полностью локализованных внутри ведомств (без выхода вне ОИВ);
  
• Долю межведомственных процессов в общем количестве;
  
• Среднюю длину процессов (среднее количество операций);
  
• Среднее количество недокументированных операций в процессах;
  
• Среднее количество точек ветвления процессов, в которых отсутствуют критерия принятия решений (в том числе, для процессов, выходящих на внешнего клиента);
  
• Среднее количество (и характер) операций, в которых задействован служащий на разных должностях (может использоваться для создания типовых должностных регламентов);
  
• Среднее количество процессов в ОИВ (и сравнение их числа с объемом функций из Положений об органах);
  
• Соответствие численности структурных подразделений и участия в процессах ОИВ в целом;
  
• Доля функций, не имеющих связи с процессами или частями процессов;
  
• Среднее количество развилок без критериев принятия решений (для процессов, выходящих на клиента).
  

Все перечисленные данные могут быть использованы также в режиме бенчмаркинга и оптимизации состава и параметров процессов ОИВ. Это позволит впервые в истории постсоветского государственного управления создать картину «внутреннего» содержания ОИВ и разрушить часто декларируемый и распространяемый самими государственными служащими миф о невозможности анализа собственной деятельности в силу ее крайней специфичности.