Отчет опроведении научно-исследовательской работы «Разработка методических рекомендаций по описанию и оптимизации процессов в органах исполнительной власти в рамках подготовки внедрения эар» № темы
| Вид материала | Отчет |
- Отчет опроведении научно-исследовательской работы «Разработка методических рекомендаций, 2420.77kb.
- Отчет опроведении научно-исследовательской работы «Разработка методических рекомендаций, 1103.33kb.
- Отчет о научно-исследовательской и опытно-конструкторской работе, 837.7kb.
- Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области, 1739.48kb.
- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных, 755.47kb.
- Методические рекомендации по обеспечению перехода органов исполнительной власти субъектов, 847.18kb.
- Отчет № алт-1-04 о выполнении научно-исследовательской работы, 8422.65kb.
- Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477 «Об утверждении Правил делопроизводства, 675.76kb.
- Постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении, 1610.43kb.
- Отчет о научно-исследовательской работе контракт, 1195.26kb.
Демонстрация предложенной методики на примере конкретных ЭАР
Необходимо отметить, что как в административной, так и юридической практике понятия электронный административной практике понятие электронного административного электронного регламента (ЭАР) в РФ не существует. Поэтому сама постановка вопроса о применимости методики описания и оптимизации административно-управленческих процессов является несколько искусственной. Несмотря на то, что ряд проектов ФОИВ (а также региональных ОИВ), связанных с информатизацией процессов, максимально близка подошли к реализации понятия ЭАР, в полной мере ни один из них не обладает свойствами как упомянутыми в данной работе, так и предписанными проектом федерального закона «Об административных регламентах».
Тем не менее, общая идеология данной работы позволяет обозначить основные направления использования методики описания и оптимизации при разработке и использовании ЭАР безотносительно к конкретному административно-управленческому процессу.
В соответствии с методикой, ЭАР должен обеспечивать:
Возможность фиксации действий (операций) на уровне конкретной должности ОИВ с учетом времени совершения операции;
Возможность фиксации любого решения государственного служащего, повлекшего за собой правоприменительные действия;
Возможность фиксации объема документов, обработанных за единицу времени на уровне любой должности;
Возможность фиксации расхождения принятого решения, либо совершенного действия с существующим регламентом;
Возможность определения открытой или закрытой информации при взаимодействии с контрагентами;
Возможность формализации результата действия (операции) в терминах закрытого классификатора, согласующегося со спецификой государственного служащего;
Возможность использования электронной цифровой подписи при фиксации принятия решения;
Возможность распределения полномочий и ответственности в рамках процесса при его исполнении.
В качестве иллюстрации «идеального» ЭАР приведем искусственный пример регламента лицензирования (неспецифического, типового процесса). Данный процесс традиционно состоит из следующих операций (без учета процесс проверки соблюдения лицензионных требований). Приведем данные операции с обязательными требованиями к ЭАР.
- Регистрация заявлений о предоставлении лицензий
Электронные формы документов. В случае невозможности для всего комплектов - шаблоны электронных документов с закрытыми классификаторами. Персональная ответственность за регистрацию. Дата и время регистрации. Проверка комплектности автоматически, без привлечения специалистов.
- Образование лицензионных комиссий
Регламент создания комиссий как основа части ЭАР. Автоматическое уведомление о комиссии. Отсутствие как признак о нарушении должностного регламента (фиксация в «аттестационной истории» служащего).
- Рассмотрение заявления о выдаче лицензии.
Регламент принятия решений как основа данной части ЭАР. Проверка комплектности не рассматривается (п.1). Закрытый перечень признаков несоответствия регламенту.
- Решение о выдаче лицензий.
Закрытый перечень критериев принятия решений. Фиксация решения, не соответствующего критериям, в базе данных (с персональной ответственностью).
- Извещение о принятии решения о выдаче лицензии или об отказе.
Интеграция с средствами электронной почты.
-
Технология и критерии оптимизации процессов в органах исполнительной власти
Основной целью работ по данному разделу является предложение критериев, по которым можно выделить точки неэффективности административно-управленческих процессов. Основная задача – разработка максимально объективных критериев, не зависящих от экспертного взгляда. В методиках реинжиниринга бизнес-процессов частного сектора ключевое направление оптимизации связано с анализом добавленной стоимости, возникающих на разных этапах процессов. В силу отсутствия прямого аналога добавленной стоимости в деятельности государственных органов, формирование объективных критериев затруднен. Данную работу можно считать пилотной в данной области.
Необходимость оптимизации АУП после их описания определяется принципом экономии при внедрении ЭАР, так как автоматизация неоптимального процесса потребует существенных изменений параметров информационных систем, дополнительного обучения сотрудников и т.д. В практике частного сектора также используется ряд апробированных принципов оптимизации процессов, например, SNW-анализ, оптимизация по степени фрагментированности бизнес-процесса, оптимизация на основании определения «хозяина процесса», выстраивание бизнес-процессов под потребности потребителей результатов процессов, выстраивание бизнес-процессов в рамках концептуальной модели организации и другие.
Также целесообразно учитывать, что определенная часть процессов организована в качестве проектов, и здесь возможно применение стандартов проектного управления.
В целом, применение данных методик направлено на повышение эффективности АУП, подлежащих автоматизации, высвобождение рабочего времени сотрудников, построение клиенто-ориентированных процессов, соответствие модели АУП основным принципам и задачам построения организации что представляет особую важность в условиях принятия сервисной модели государства.
Необходимо сразу отметить, что в данном разделе объектом анализа является процесс. В связи с этим не рассматриваются техники совершенствования деятельности в рамках реформы государственного управления в целом (функциональный анализ, результативные принципы, кадровые технологии и т.д.).
Термин «критерий оптимизации», преложенный изначально, был сформулирован как «критерий, позволяющий выявить точки неэффективности и провести оптимизацию по объективным процедурам». Однако далее используется более адекватный термин – критерий неоптимальности (что улучшает понимание, но является по сути равнозначным изначально предложенному термину).
Критерий неоптимальности процесса – условие, соблюдение которого для процесса (или части процесса) позволяет с большой степенью вероятности утверждать, что процесс (или часть процесса) могут быть организованы более эффективно.
Критерии неоптимальности процессов
Предлагаемые критерии неоптимальности процессов разработаны в соответствии со следующими принципами:
- изменение процессов определяется максимизацией общественной полезности;
- привнесение стабилизирующих механизмов, обеспечивающих устойчивое исполнение процессов;
- максимальный учет возможностей оппортунистического поведения и сопротивления оптимизации процесса со стороны отдельных служащих или их групп;
- изменение процесса, предполагающее дополнительное финансирование, производится только при заведомо больших общественных выгодах от изменения.
Предлагаемый перечень критериев неоптимальности содержит как объективные технические критерии, связанные со снижением трансакционных издержек реализации процесса (например, унификация носителей входящей информации) и не требующие изменения нормативно-правовой базы, так и содержательные критерии, позволяющие провести комплексную оптимизацию (например, исключение излишних процедур).
Далее выделяются три типа критериев:
«Конструкция процесса»
Указанные критерии формируются без учета информации о реальной «наполненности» процесса, а лишь на основании анализа модели (последовательности операций) процесса. Например, проверка наличия четких критериев принятия решений во всех «развилках» и т.п (рисунок 4.1.). Проводится статический анализ (без статистики о потоках).
Рисунок 4.1. Критерий, выявленный на основе модели процесса
«Интенсивность процесса»
Критерии, относящиеся к этой группе, формулируются на основании дополнительной информации о характере протекания процесса. Для применения данного типа критериев уже недостаточно модели процесса, а необходимо проанализировать информацию о потоках документов, времени, затратах по каждой операции. Необходима накопленная статистика о параметрах процесса. Например, информация о возникающих узких местах («пробках»), об изменении порядка следования эквивалентных документов и т.п. Проводится динамический анализ (потоки).
«Адекватности процесса»
Анализ процесса существующим целям, задачам органа власти, другим процессам, протекающим в органе власти, а также его соответствия принципам административной реформы и повышения общественного благосостояния. С помощью критериев данной группы предполагается оценивать процессы в целом. Действительно, вполне возможна ситуация при которой оптимальный с точки зрения конструкции процесс, в котором нет «перекосов» и административного усмотрения приводит к результатам, противоположным закрепленным в законодательстве целям органа власти, осуществляющего процесс. В данном блоке анализируется институциональное соответствие процесса в систем управления органом власти, его системе целей, организационной структуре и т.д.