Отчет опроведении научно-исследовательской работы «Разработка методических рекомендаций по описанию и оптимизации процессов в органах исполнительной власти в рамках подготовки внедрения эар» № темы

Вид материала

Отчет

Содержание Критерии, связанные с интенсивностью процесса Место в очереди Лишнее звено Правила росписи Форма и содержание Горизонт управляемости

Подобный материал:

• Отчет опроведении научно-исследовательской работы «Разработка методических рекомендаций, 2420.77kb.
• Отчет опроведении научно-исследовательской работы «Разработка методических рекомендаций, 1103.33kb.
• Отчет о научно-исследовательской и опытно-конструкторской работе, 837.7kb.
• Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области, 1739.48kb.
• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных, 755.47kb.
• Методические рекомендации по обеспечению перехода органов исполнительной власти субъектов, 847.18kb.
• Отчет № алт-1-04 о выполнении научно-исследовательской работы, 8422.65kb.
• Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477 «Об утверждении Правил делопроизводства, 675.76kb.
• Постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении, 1610.43kb.
• Отчет о научно-исследовательской работе контракт, 1195.26kb.

Критерии, связанные с интенсивностью процесса

1. Критерий «пробки»
   

Непропорционально большое время на операцию (или несколько операций) по отношению к процессу в целом.

Одним из наиболее наглядных критериев неоптимальности, относящихся к данной группе, является наличие «узких мест» или «пробок» в движении информации. Действительно, если у одного из государственных служащих, участвующего в реализации процесса, очередь документов, требующих обработки в соответствии с его должностными обязанностями, существенно превышает среднюю очередь у остальных служащих, занятых в реализации рассматриваемого процесса, то можно говорить о необходимости корректировки сложившейся ситуации.

При этом следует различать принципиальные случаи: когда экстраординарная очередь возникает у служащих, не принимающих управленческих решений, точнее принимающих решения, уровень ответственности которых низок (например, очередь на регистрацию входящих документов). В этой ситуации можно говорить о необходимости механического расширения штатов, создание стимулов более быстро обработки документов, внедрения электронных административных регламентов, мониторинга деятельности и т.п.

Другие случаи характеризуются тем, что очередь возникает у государственных служащих, принимающих решения (например, очередь документов на подпись руководителя). В этой ситуации использование традиционных методов повышения производительности может привести к снижению качества принимаемых решений.

Следовательно, логично, во-первых, выделить те решения, принятие которых сопровождается возникновением ответственности (чтобы «отфильтровать» механическое излишнее согласовательное визирование), а, во-вторых, перераспределить полномочия по принятию оставшихся решений, например, делегировав часть менее существенных решений на более низкий уровень иерархии.

2. Место в очереди
   

Изменение положения документа в очереди при выходе по сравнению с положением при входе (в случае, если изначальный поток документов проранжирован в соответствии с принятыми правилами и приоритетностью). Один из универсальных признаков наличия административного усмотрения или коррупции.

Например, заявки на прохождение разрешительной процедуры поступают на обработку в соответствии со временем поступления. То есть они поставлены в очередь по одному признаку – времени поступления. Если очередь при выходе нарушается, это означает, что какая-то была обработана быстрее, чем ей «полагалось» в соответствии с местом в очереди.

В более сложных примерах очередь может строится на основе нескольких характеристик. В этом случае ситуация аналогична, нарушение законодательно установленного приоритета является признаком административного усмотрения.

3. Лишнее звено
   

Операция, в которой не производится трансформации документа или информации в широком смысле.

Наличие лишних звеньев в передаче информации, т.н. «курьеров», лишь транслирующих информацию или механически передающих документы на другой уровень без какой-либо обработки.

4. Правила росписи
   

Последовательная процедура передачи идентичной информации по всем ступеням иерархии. Например, информация, необходимая для принятия решения предоставляется сначала начальнику отдела, а потом тот же пакет информации передается начальником отдела подчиненным. В том случае, если отсутствует необходимость изменения входящей информации при предоставлении ее на нижние или верхние уровни иерархии можно заменить последовательную процедуру параллельной. Например, информация сразу предоставляется и начальнику отдела и его подчиненным. Возникает вопрос о выборе исполнителя решается путем анализа предыдущих росписей по данному типу документа и его содержанию.

5. Комплектность
   

Соединение операций контроля комплектности и содержания при разрешительных процедурах взаимодействия с гражданами и организациями.

Для таких процессов необходимо разделение технических операций и содержательных операций. Например, проверки комплектности документов при принятии/отклонении конкурсной заявки и принятие решения о результатах конкурса. Действительно, технические операции, в отличие от содержательных, создают минимум дополнительной информации и могут быть четко регламентированы.

6. Форма и содержание
   

Время на создание (или трансформацию) информации в ходе процесса должно быть пропорционально объему созданной информации. Так, например, процедуры по анализу факторов и подготовке заключения по выдаче разрешения (то есть основная содержательная работа) могут занимать меньше времени, чем вспомогательные операции: визирование, регистрация входящих/исходящих документов и т.п.

7. Горизонт управляемости
   

Регулярный непосредственный контакт более, чем с N подчиненными.

Еще один возможный критерий неоптимальности связан с соотношением количества, интенсивности процессов и сложности выполнения операций у одного государственного служащего. Действительно, систематическое осуществление сложных операций в большом количестве процессов может вести к падению качества выполнения операции. Поэтому при анализе количества процессов, в которые активно (по затратам рабочего времени) вовлечен государственный служащий, необходимо руководствоваться критериями управляемости (7±2). Конечно, данный показатель может использоваться лишь как ориентир, но существенное превышение нормы (9) должно являться сигналом о возможной избыточности обязанностей.

8. Библиотека
   

Регулярный повторный сбор информации по вопросам, в отношении которых это уже было сделано ранее.

Необходимость затрачивать существенные усилия на сбор и обработку информации для проведения формализованных или периодически выполняющихся технических процедур. Действительно, издержки реализации процесса могут быть серьезно снижены для периодических однотипных решений при создании информационного банка данных или «библиотеки типовых решений». Данный тезис будет верным и для достаточно сложных, управленческих решений. Аналогом библиотеки типовых решений для технических процессов может служить библиотека типовых форм.