Запуск программы Двойной щелчок мыши в области пиктограммы excel

Вид материала

Книга

Содержание Для создания шаблона Заголовки столбцов расположить по центру Поставщик и Наименование товара Един, измер. Суммарная стоимость Файл - Сохранить как Признак и Поставщик Товары (тип .xls Стоимость товара Дата поступления товара Вставка — Строка Файл - сохранить Данные — Фильтр — Автофильтр. Данные - Фильтр - Автофильтр. Работа с книгой. Организация ссылок Склад, для чего: выбрать второй уровень итогов Окно — Расположить Работа с книгой. Построение диаграммы Процедура построения диаграмм Мастер диаграмм ... Полное содержание

Подобный материал:

• Программы Microsoft Excel. После загрузки программы на экране монитора можно увидеть, 77.36kb.
• Запуск программы ms excel ms excel- стандартное приложение Windows. Ссылка на ms excel, 117.16kb.
• При запуске программы перед вами откроется окно, в котором можно выбрать три варианта, 63.71kb.
• Краткие теоретические сведения по выполнению заданий, 279.04kb.
• Запуск Excel, 203.99kb.
• Программа Дата Форма занятий Тема выступления Место и время выступления 15., 22.47kb.
• Назначение программы Microsoft Excel (или просто Excel ) и создание и обработка электронных, 184.32kb.
• Окно программы ms excel 2 Основные понятия ms excel. 2 Адреса ячеек 3 Типы данных, 742.75kb.
• План реферата: Введение Основная часть Культурологическая справка о мыши Образ мыши, 164.1kb.
• Применение Microsoft Excel для обработки табличных данных. Выполнение расчетов в таблицах, 14.68kb.

Подготовка электронной таблицы для ввода информации

Создание шаблона таблицы. Прежде, чем приступить к оприходованию това­ра, а попросту — к заполнению рабочей книги, нужно создать заготовку (шаблон) таблицы, чтобы не заниматься бесконечным форматированием строк и столбцов.

Для создания шаблона:

Открыть новую рабочую книгу. Удалить из нее все листы, кроме первых двух. Для этого на ярлыке листа нажать правую кнопку мыши, в контекстном ме­ню выбрать Удалить и подтвердить удаление.

Разработать шаблон первого листа (в соответствии с заданием), используя перечисленные в задании наименования столбцов и рекомендации по их ширине и высоте.

При­знак

Поставщик

Наименование товара

Един. измер.

Количество

Цена за един.

РЕКОМЕНДАЦИИ:

Ширина столбцов: Признак — 4, Поставщик — 16, Наименование товара — 28, Единицы измерения — 6, Количество — 6, Цена за единицу — 8. При вне­сении заголовков столбцов использовать сокращения.

Для реализации этого выполнить следующие действия:

Установить указатель таблицы на нужный столбец. Выбрать в меню Фор­мат — Столбец — Ширина и ввести указанное значение.

Изменить ширину столбца и высоту строки можно мышкой, установив ее указатель на правую границу столбца в поле буквы или нижнюю границу строки в поле номера и, получив крестик со стрелкой, при нажатой левой кнопке мыши, установить подходящий размер.

Заголовки столбцов расположить по центру (и по вертикали и по горизон­тали). Для этого использовать подходящие режимы диалогового окна Формат — Ячейки — Выравнивание (по горизонтали - по центру, по вертикали - по центру).

Для содержимого столбца Цена задать числовой формат, два десятичных знака после запятой, (меню Формат — Ячейки, вкладку Число).

Для содержимого столбцов Поставщик и Наименование товара задать вы­равнивание по левому краю.

Для содержимого столбца Количество задать выравнивание по правому краю.

Для содержимого столбца Един, измер. — выравнивание по центру столбца.

Переименовать лист 1, дав ему имя Склад: нажать правой кнопкой мыши на ярлыке листа, выбрать в меню Переименовать и ввести новое имя.

Перейти на лист 2 (щелкнув по его ярлычку мышкой) и создать в нём шаблон для итоговой информации о поставках товара. Рекомендуемый формат такого листа приведен ниже.

Признак

Поставщик

Количество

Суммарная стоимость

Ширину столбцов принять как для основной таблицы на листе Склад.

Столбец Суммарная стоимость - добавить, самостоятельно выбрав его ширину и за­дав числовой формат данных с разделением групп разрядов и с двумя десятичными разрядами (как для содержимого столбца Цена).

Переименовать лист 2, дав ему имя Поставщики.

Двух подготовленных листов достаточно для заготовки рабочей книги, можно приступить к процедуре сохранения шаблона. Для этого:

• выбрать в меню Файл - Сохранить как;
  
• откроется окно диалога, в нижней части которого в поле Тип файла нуж­но выбрать Шаблон (по умолчанию файл сохраняется как Рабочая книга). Шаблоны в EXCEL имеют расширение .xlt;
  
• в поле Имя файла ввести любое имя (с расширением .xlt);
  
• нажать ОК в диалоговом окне сохранения;
  
• закрыть окно с шаблоном книги.
  

В дальнейшем при создании новой книги на экране будет появляться список шаблонов из стартового каталога.

ПРИМЕЧАНИЕ. Полученная заготовка из 2 листов еще не является оконча­тельным шаблоном, поскольку в ней нет формул, и листы не содержат нужного варианта оформления.

Создание Рабочей книги

1. Выбрать в меню Файл — Создать.

2. В появившемся списке выбрать Имя своего шаблона и нажать ОК.

3. Ввести в таблицу листа Склад данные из задания, приведенного выше. При вводе данных в столбцы Признак и Поставщик используйте инструмент копирования повторяющихся названий. Это гарантирует их одинаковую запись для того, чтобы в дальнейшем можно было сгруппировать товар и по Признаку и по Поставщику.

4. Отсортировать таблицу по столбцу Признак, а затем по столбцу Постав­щик. Для этого выполнить следующие действия: команда Данные — Сортировка

— в первом поле выбрать столбец Признак, во втором поле выбрать столбец По­ставщик. Для обоих уровней сортировки задать По возрастанию (т.е. в алфавит­ном порядке). После чего нажать ОК.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если Вы задаете только одноуровневую сортировку (по со­держимому одного столбца), нужно указателем выбрать любую ячейку этого столб­ца и нажать соответствующий инструмент на Панели инструментов. При сортиров­ке ничего нельзя выделять - нужно только указать!

5. Сохранить таблицу с введенными данными как рабочую книгу с именем Товары (тип .xls среда добавит сама).

6. Работаем с таблицей на листе Склад. Добавить к таблице столбцы: Стоимость товара, Дата поступления товара, задать нужную ширину столбцов, формат ячеек для заголовков и формат чисел с разделением на тысячи.

7. Ввести в ячейки столбца Стоимость товара формулу для расчета, пред­ставляющую собой произведение количества конкретного товара на его цену. Для правильного и быстрого ввода формул в ячейки столбца нужно использовать меха­низм копирования формул.

8. В столбец Дата поступления товара для каждого наименования ввести да­ту, отличающуюся от текущей не более чем на 7 дней. Для повторяющихся значе­ний даты использовать инструмент их копирования.

9. Опустить таблицу на одну строку вниз, для чего поставить указатель на строку с номером 1, выбрать Вставка — Строка и нажать ОК. В любую свободную широкую ячейку первой строки ввести функцию текущей даты. Для вставки даты использовать команду Вставка — Функция — Дата и время — СегодняО, или кнопку Мастер функций, или ввести вручную =СЕГОДНЯ(). Присвоить ячейке имя «Сегодня».

10. Сохранить вариант рабочей книги, выбрав команду Файл - сохранить, или нажав соответствующий значок на Панели инструментов.

Работа с книгой. Режим фильтрации

1. Добавить столбец Цена реализации за единицу, отформатировать заголовок, задать нужную ширину и формат вводимых чисел аналогично столбцу Цена.

2. Отфильтровать таблицу по признакам товара, чтобы ввести цену с учетом разного процента наценки:

на табачные изделия - 25%.

на пиво и вино-водочные изделия - 35%,

на остальные продукты - 20%.

Для этого выполнить следующие действия:

• выбрать в меню Данные — Фильтр — Автофильтр. В заголовках столбцов появятся кнопки со стрелками. Выбрать столбец Признак, щелкнуть по стрелке, в появившемся списке выбрать любой из признаков (НАП, ПР или ТАБ) и щелкнуть мышкой. На экране останется часть таблицы, удовлетворяющая установ­ленному критерию фильтрации;

• внести в ячейки таблицы формулу цены реализации, учитывающую цену покупки и наценку для данной группы товаров: формула будет представлять собой произведение содержимого соответствующей ячейки столбца Цена за един, на коэффициент 1,35 для НАП и на 1,2 для ПР и 1,25 для ТАБ (рекомен­дуется вспомнить арифметику или задать вопрос преподавателю (использовать ин­струмент копирования формулы в нужные ячейки);

• для каждой группы товаров осуществить расчет цены реализации, после чего снять режим фильтрации выбрав Данные - Фильтр - Автофильтр. Кнопки со стрелками исчезнут из заголовков столбцов;

• сохранить вариант книги.

Работа с книгой. Подведение итогов

1. Добавить столбцы Стоимость реализации и Прогнозируемая прибыль, задав их ширину, формат ячейки, формат заголовка и формат вводимых чисел аналогично столбцу Цена.

2. Для каждого товара подсчитать Стоимость его реализации и Предпола­гаемую прибыль - как разницу между стоимостью товара и стоимостью реа­лизации. Для этого ввести в ячейки соответствующих столбцов нужные форму­лы.

3. Подсчитать количество, стоимость товара, стоимость реализации, предполагаемую прибыль по всем товарам, сгруппировав их по каждому постав­щику. Для этого использовать команду Данные - Итоги. В первом текстовом поле выбрать Поставщик, во втором - Сумма, а в третьем - установить флажки в соответствующих окошках (перечисленных выше).

4. Внимательно рассмотреть каждый уровень группировки итогов, исполь­зуя появившийся в левой части экрана инструмент уровней группировки (кнопки 1, 2, 3).

5. Выделить итоговые значения по каждому Поставщику своим цветом, используя значок Заливки на панели инструментов или значок изменения цвета чисел (символов).

6. Сохранить вариант книги, описанным выше способом.

Работа с книгой. Организация ссылок

1. Подсчитать общую сумму закупок от каждого поставщика и оценить гра­фически долю каждого поставщика в общем объеме товаров.

Для выполнения этого задания в заполнение включается второй лист шаб­лона Поставщики.

Для удобства работы с листами целесообразно два листа расположить рядом на экране.

Предварительно подготовить информацию на листе Склад, для чего:

• выбрать второй уровень итогов (только итоги по поставщикам);
  
• скрыть (сделать невидимыми) столбцы таблицы Склад, содержимое которых не требуется для формирования таблицы на листе Поставщики. Для этого выполнить следующие действия:
  
• отметить столбец, который надо скрыть (щелкнуть мышкой на имени (букве) столбца);
  
• нажать правую кнопку мыши и в контекстном меню выбрать Скрыть, столбец исчезнет;
  
• повторить эту операцию для всех столбцов, содержимое которых нужно спрятать. Аналогично скрываются строки;
  
• для удобства работы с двумя листами на экране использовать процедуру связывания листов.
  

Процедура связывания листов:

• выбрать в меню Окно - Новое. В новом окне появится точная копия уже открытой книги (например, одно окно Книга 1:1, другое окно Книга 1:2);
  
• после этого выбрать Окно — Расположить — Рядом. Оба листа будут расположены на экране вертикально.
  

2. Начать заполнение листа Поставщики. Для этого в одном окне должен быть открыт лист Склад, в другом - Поставщики. Перейти на лист Поставщики и выбрать первую ячейку, в которую нужно поместить нужную информацию с листа Склад. В эту ячейку внести =, затем щелкнуть мышкой в соседнем окне на нужной ячейке листа Склад. После знака = появится имя листа Склад, затем ! и адрес ячейки с листа Склад. Нажать ОК, и в ячейке окна Поставщики появится нужная информация с листа Склад.

Повторить аналогичные действия для всех нужных ячеек по всем поставщи­кам. Механизм копирования для ссылок не работает!

3. Убедиться, что все ячейки листа Поставщики заполнены соответст­вующими ссылками на ячейки листа Склад. Обратите внимание, что малейшие изменения в ячейках листа Склад сразу же отразятся на листе Поставщики в со­ответствующих ячейках.

4. После заполнения листа Поставщики одно из окон можно закрыть, а дру­гое — распахнуть во весь экран.

5. Вернуть на экран все скрытые столбцы. Для этого выделить заголовки столбцов, между которыми находятся скрытые, нажать правую кнопку мыши, вы­брать команду Отобразить. Аналогично выполняется процедура скрытия и ото­бражения строк.

6. Сохранить вариант рабочей книги.

Работа с книгой. Построение диаграммы

1. Перейти на лист Поставщики.

Для таблицы Поставщики построить круговую диаграмму, чтобы была на­глядно видна доля товаров каждого поставщика в общем объеме товаров на скла­де.

Диаграмма должна оценивать в процентах долю каждого поставщика. Имя поставщика должно быть представлено на диаграмме (около секторов или в Ле­генде), диаграмма должна иметь заголовок.

Процедура построения диаграмм:

1. Выбрать интервал клеток, содержимое которых должно использоваться при создании диаграмм. Отметить блок данных, выбрав столбец с поставщиками и столбец Количество, включая заголовки столбцов.

2. Щелкнуть мышкой на кнопке Мастер диаграмм панели ин­струментов, или выбрать команду меню Вставка — Диаграмма. На экране появится диалоговое окно Мастера диаграмм, приглашающее выбрать тип диаграммы.

Первый шаг. Выбираем из вкладки Стандартные рекомендуемый тип для примера - Круговая. После чего нажимаем кнопку Далее в окне диалога.

Второй шаг. Проверка интервала данных, используемого для построения диа­граммы. Обратите внимание на то, что если при выделении диапазона ячеек стро­ки или столбцы таблицы, содержащие наименования, не попали в диапазон исходных данных (легенда выводит не конкретные названия, а имена ряд1, т.д.), то щелкнув на вкладке Ряд, их можно ввести вручную. Подтвердить интер­вал, щелкнув кнопку Далее.

Третий шаг. Сформировать заголовки (диаграммы и осей), если требуется, например, введя заголовок диаграммы, например, Доля поставщиков. Разместить легенду графика по Вашему усмотрению. Если необходимо, сделать подписи дан­ных (выбрать долю для нашего графика). Щелкнуть кнопку Далее>.

Четвертый шаг. Мастер диаграмм спрашивает, куда поместить диаграм­му. Рекомендуем диаграмму построить на этом же листе. Щелкнуть кнопку Гото­во.

После появления диаграммы на листе убедиться, что она Вас устраивает. Если требуется внести изменения, достаточно один раз щелкнуть мышкой в об­ласти диаграммы и, «схватив» мышкой черные квадратики, изменить размер или местоположение диаграммы. Если при этом требуется заменить шрифт, например, по оси X, достаточно еще раз щелкнуть в области чисел оси X и в появившемся диалоговом окне внести изменения в тип и размер шрифта. Аналогично можно внести изменения в легенду, заголовок и сам график, щелкнув в области самого графика. После щелчка в области графика вокруг него появляется рамка, свиде­тельствующая о возможности редактирования. Нужно нажать правую кнопку мыши в области диаграммы, в появившемся меню выбрать нужный пункт и приступить к внесению изменений (вплоть до изменения типа диаграммы).

После построения графиков сохранить файл (в виде рабочей книги).

Работа с диаграммой. Например, нам нужно посмотреть, какую долю имеет на складе каждый поставщик по суммарной стоимости. Для этого, мы должны убрать с экрана столбец Количество. Делается это как описано выше. После чего строится график описанным способом. Можно не скрывать столбец Количество, а проверить, работает ли в случае построения диаграмм механизм выделения несмежных столбцов.

Реализация товара

После построения диаграммы вернуться на лист Склад и продолжить ра­боту.

1. Реализовать товар со склада, следуя условной схеме:

• за три дня (или меньше) с момента поступления товара реализовано 30% товара;
  
• за семь дней (или меньше) — 70%;
  
• более семи дней — весь товар реализован.
  

Добавить два столбца: Количество дней и Количество реализованного товара, задав их ширину и формат ячеек заголовков.

В каждую клетку столбца Количество дней ввести формулу разности между текущей датой и датой поступления товара. В первую ячейку столбца ввести фор­мулу, в которой адрес ячейки, содержащей текущую дату (имя ячейки Сегодня), должен быть абсолютным (заключенным в знаки $$), так текущая дата не меняет­ся при копировании формулы в другие ячейки столбца. Что будет с формулой при копировании, если использовать в ней не адрес ячейки, содержащей текущую да­ту, а ее имя?

В каждую клетку столбца Количество реализованного товара нужно вне­сти логическую формулу, учитывающую, сколько дней товар находится на скла­де, и какая часть товара условно может быть реализована.

Логическая функция может быть составлена с использованием меню Встав­ка — Функции — Логические или через Мастера функций.

2. Реализовать второй способ продажи товара со склада, создав еще две ра­бочие книги: одну Заказ (на основании шаблона Заказ), другую Счет (на основа­нии шаблона Счет). В этих книгах полностью заполнить реквизиты заказчика и организации, выписывающей счет. Создание этих книг повторяет механизм за­полнения листа Поставщики по данным листа Склад, но есть несколько тонко­стей, связанных с использованием различных форматов ячеек. Нужно помнить, что при организации связи файла Товары с файлами Заказ и Счет, форматы свя­зываемых ячеек должны быть одинаковыми.

3. После заполнения книги Заказ сохранить ее как вариант рабочей книги.

4. После заполнения книги Счет сохранить ее как вариант рабочей книги.

5. После отражения результатов продажи в книге Товары сохранить ее.

ПРИМЕЧАНИЕ. Для реализации п. 1 в книгу Товары на лист Склад доба­вить столбец Остаток_1, в ячейки которого занести формулу, подсчитывающую количество товара, оставшегося на складе после реализации с помощью логиче­ской функции. Постарайтесь изменить дату поступления товара, чтобы на момент перехода к реализации п. 2 хотя бы несколько наименований товаров были в на­личии на складе.

При реализации п. 2 можно использовать один из двух подходов:

1. В бланк Заказ включить часть товара из столбца Остаток_1 книги Това­ры и на это количество выписать Счет. После выписки счета добавить в книгу Товары на лист Склад столбец Остаток_2, в ячейки которого занести формулу, подсчитывающую количество товара, оставшегося на складе после выписки счета на заказанное количество товара.

2. В бланк Заказ включить часть товара, имеющегося на складе и отражен­ного в столбце Кол-во листа Склад книги Товары, независимо от того, выполнен п. 1 лабораторной работы или нет, и на это количество выписать Счет. После вы­писки счета добавить в книгу Товары на лист Склад столбец Остаток_2, в ячейки которого занести формулу, подсчитывающую количество товара, остав­шегося на складе после выписки счета на заказанное количество товара.

Итоговые расчеты

Подсчитать общую прибыль от реализации на конкретный день (воз­можно не весь товар будет реализован до этого дня) и чистую прибыль от реали­зации, которая составляет 25% от общей прибыли.

Для этого добавить к таблице еще два столбца: Прибыль от реализации и Чистая прибыль. Для столбца Прибыль от реализации задать пользо­вательский формат ячеек, как это сформулировано в задании. Задать их ширину, формат заголовка, а также числовой формат для содержимого столбцов (анало­гично тому, как это делалось для столбца Стоимость товара, например).

Внести в добавленные столбцы соответствующие формулы, учитывая, что прибыль - это упрощенно разница в стоимости полученного товара и реализо­ванного на сегодняшний день, а чистая прибыль — 25% от общей прибыли.

ПРИМЕЧАНИЕ. При расчете прибыли от реализации определенного ко­личества товара использовать данные столбца Остаток_1 (первый способ реали­зации, но с условием, что не весь товар реализован на текущий день), либо дан­ные столбца Остаток_2 (второй способ реализации).

Подвести ИТОГИ под столбцами с обшей прибылью и чистой прибылью.

Сохранить книгу как рабочую.