В. И. Андреева трудовая книжка правила оформления трудовой книжки регламент

Вид материалаРегламент

Содержание


Iii. требования к хранению и выдаче
Заявление бывшего работника, не получившего
3.2. Выдача трудовой книжки при увольнении работника
Отметка в книге учета движения трудовых книжек
Отметка в книге учета движения трудовых книжек
«арс» (оао «арс»)
Оао «партнер»)
Отметка в книге учета движения трудовых книжек
Ооо «вега»)
Сведения о работе
Общество с ограниченной ответственностью
«вега» (ооо «вега»)
Трудового кодекса Российской Федерации
Инспектор по кадрам Семенова Р.Д. Семенова
Общество с ограниченной ответственностью
«вега» (ооо «вега»)
77 Трудового кодекса Российской Федерации
Инспектор по кадрам Семенова Р.Д. Семенова
Подобный материал:
1   ...   8   9   10   11   12   13   14   15   16

^ III. ТРЕБОВАНИЯ К ХРАНЕНИЮ И ВЫДАЧЕ

ТРУДОВОЙ КНИЖКИ


3.1. Порядок хранения трудовых книжек

Вопросы хранения бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а также хранения трудовых книжек работников, принятых на работу к данному работодателю, являются, по сути, организационными вопросами в работе с трудовыми книжками, поэтому, в целом, они были рассмотрены в разделе 1.2. пособия. В связи с этим в настоящем разделе рассмотрим порядок хранения трудовых книжек, невостребованных работником при увольнении.

Сначала отметим, что этот порядок, первоначально установленный постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» был изменен постановлением Правительства РФ от 01.03.2008 № 132, в котором в новой редакции был изложен п. 43 Правил.

Ранее в п. 43 Правил было указано, что трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации, после этого передаются в архив организации, где хранятся в течение 50 лет, а затем уничтожаются.

В настоящее время в п.43 Правил говорится о хранении таких книжек до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле. Таким образом, из Правил исключено указание об уничтожении невостребованных трудовых книжек.

Где должны храниться невостребованные трудовые книжки?

Место хранения невостребованных трудовых книжек ни Правилами, ни Инструкцией не установлено. Они могут храниться на рабочем месте лица, ответственного за ведение трудовых книжек, или в архиве организации, если у работодателя создано такое структурное подразделение.

Независимо от места хранения невостребованные трудовые книжки должны быть включены в номенклатуру дел организации. Поскольку номенклатура дел содержит сроки хранения документов, устанавливаемые соответствующими перечнями документов с указанием сроков хранения, разрабатываемыми архивным ведомством, необходимо обратить внимание на следующее обстоятельство. В ст. 342 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000) определено, что трудовые книжки как подлинные личные документы работника должны храниться у работодателя до востребования, а невостребованные – не менее 50 лет. В настоящее время срок хранения невостребованных трудовых книжек определяется названным выше постановлением Правительства РФ.

По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Пример 97. ^ Заявление бывшего работника, не получившего

трудовую книжку после увольнения


Потаповой С.Г. Директору ООО «РОТОР»

Выдать трудовую книжку А.П. Сидорову

Карповой О.П. Карповой Ольги Петровны

Сидоров 09.09.2010


ЗАЯВЛЕНИЕ


Прошу выдать мне трудовую книжку, не полученную мной в день увольнения 01.09.2010.


09.09.2010 Карпова О.П. Карпова


Трудовая книжка выдана

О.П. Карповой 09.09.2010.


В дело № 05-18

Потапова 09.09.2010


Соответствующие отметки о получении бывшим работником трудовой книжки должны быть внесены в заявление и в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (см. раздел 3.2. настоящего пособия).

За нарушение установленного Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством РФ (п. 45 Правил).

Поскольку трудовая книжка в период трудовой деятельности работника постоянно находится у работодателя, но может по какой-либо причине понадобится работнику, Правила предусматривают обязанность работодателя по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки (п. 7 Правил).


^ 3.2. Выдача трудовой книжки при увольнении работника

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет (часть четвертая ст. 841 ТК РФ). При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 41 Правил).

Пример 98. ^ Отметка в книге учета движения трудовых книжек

и вкладышей в них о получении работником

трудовой книжки при увольнении



п/п


Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее

Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки

Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее

Должность, профессия, специальность рабо-тника, ко-торый сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее

Наименование места работы

(с указанием

структурного подразделения), куда принят

работник


Дата и № приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника

Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку

Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб.)

Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)

Расписка работника в получении трудовой книжки

число

месяц

год

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

101

























102

15

02

2008

Денисова

ТК №

секретарь

секрета-

14.02.2008

Панова

-

30.07.2010

Денисова













Вера

3061942




риат

14-к

























Ивановна

























103

























Если в период работы у данного работодателя работнику был оформлен вкладыш в трудовую книжку, то при увольнении работник должен под роспись подтвердить получение не только трудовой книжки, но и вкладыша.

Пример 99. ^ Отметка в книге учета движения трудовых книжек

и вкладышей в них о получении работником при увольнении

трудовой книжки и вкладыша в нее




п/п


Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее

Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки

Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее

Должность, профессия, специальность рабо-тника, ко-торый сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее

Наименование места работы

(с указанием

структурного подразделения), куда принят

работник


Дата и № приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника

Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку

Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб.)

Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)

Расписка работника в получении трудовой книжки

число

месяц

год

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

98

























99

07

04

2002

Иванов

АТ–IX №

экономист

плановый

07.04.2002

Панина

-

03.09.2010

Иванов













Юрий

6492749




отдел

30-к

























Олегович

























100



















































203

23

11

2003

Иванов

АТ-III №

экономист

плановый

07.04.2002

Панина

65

03.09.2010

Иванов













Юрий

3910518




отдел

30-к

























Олегович

























204


























В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте (часть шестая ст. 841 ТК РФ). Уведомление целесообразно оформить на официальном бланке организации (на бланке письма).

Пример 100. Уведомление о получении трудовой книжки после увольнения


Открытое акционерное общество Николаевой С. Б.

^ «АРС» (ОАО «АРС») Лесная ул., д. 5, кв. 8, Москва, 123098

Садовая ул., д. 43, Москва, 123265

Тел.: (495) 234 89 78; факс: (495) 234 89 77

ОКПО 39103857; ОГРН 3910382639584

ИНН/КПП 7703928475/771001001

10.09.201010-17/1736

На № _______от _____________

О получении трудовой книжки

Уважаемая Светлана Борисовна!


В связи с расторжением 10.09.2010 трудового договора № 01/07, заключенного с Вами 11.01.2007, уведомляем Вас о необходимости получения трудовой книжки в кадровой службе ОАО «АРС». Получить трудовую книжку Вы можете с понедельника по пятницу с 9.00 час. до 18.00 час. (перерыв с 13.00 час. до 14.00 час.).

С Вашего согласия трудовая книжка может быть отправлена по почте по указанному Вами адресу.


Генеральный директор Лаврентьев П.П. Лаврентьев


В.Н. Петрова

148 27 45


Во избежание возможных споров с работником, который в день увольнения присутствовал на работе, но отказался от получения трудовой книжки, рекомендуется составить акт об отказе работника от получения трудовой книжки.

Пример 101. Акт об отказе от получения трудовой книжки

при увольнении


Открытое акционерное общество «ПАРТНЕР»

^ (ОАО «ПАРТНЕР»)


АКТ

27.08.2010 № 2


Москва


Об отказе работника от

получения трудовой книжки


Акт составлен 27.08.2010 в 18.00 час. в помещении отдела кадров ОАО «ПАРТНЕР» (комната № 109) инспектором по кадрам Мамонтовой Н.В. в присутствии секретаря Сафоновой Л.И. и экономиста Грачева Н.С. в связи с отказом водителя Вавилова Г.И. от получения трудовой книжки в день увольнения.


Инспектор по кадрам Мамонтова Н.В. Мамонтова


Секретарь Сафонова Л.И.Сафонова

Экономист Грачев Н.С. Грачев


С актом ознакомлен:

водитель Вавилов 27.08.2010 Г.И. Вавилов


В дело № 05-12

Мамонтова 27.08.2010


Если трудовая книжка не была получена работником лично, то в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть сделана запись об отказе от получения ее работником или о высылке книжки по почте.

Пример 102. ^ Отметка в книге учета движения трудовых книжек

и вкладышей в них в случае, когда работник не получил книжку лично




п/п


Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее

Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки

Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее

Должность, профессия, специальность рабо-тника, ко-торый сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее

Наименование места работы

(с указанием

структурного подразделения), куда принят

работник


Дата и № приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника

Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку

Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб.)

Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)

Расписка работника в получении трудовой книжки

число

месяц

год

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

125

























126

28

03

2007

Вавилов

ТК №

водитель

Управле-

28.03.2007

Мамон-

-

От получе-
















Геннадий

2947184




ние

25-к

това




ния книж-
















Иванович







делами










ки отказал





































ся (акт от




































27.08.2010



































2), от-





































правлено





































уведомле-





































ние от





































27.08.2010





































08-15/76




127


























Пересылка трудовой книжки по почте допускается только с согласия (по просьбе) работника, по указанному им адресу. Уведомление о получении трудовой книжки целесообразно направлять заказным письмом с уведомлением о вручении письма адресату.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (часть шестая ст. 841 ТК РФ).

Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случае несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом «а» п. 6 части первой ст.81 или п. 4 части первой ст. 83 ТК РФ, и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в

соответствии с частью второй ст. 261 ТК РФ (часть шестая ст. 841 ТК РФ).

При задержке выдачи трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной (п. 35 Правил).

Пример 103. Приказ об изменении даты увольнения работника

и выплате не полученного им заработка


Общество с ограниченной ответственностью «ВЕГА»

^ (ООО «ВЕГА»)


ПРИКАЗ

20.07.201041-к

Москва


Об аннулировании трудового договора,

заключенного с Зайцевой Ю.Д.


В связи с задержкой выдачи трудовой книжки при увольнении менеджера отдела продаж Архипова Н.П. по вине ООО «ВЕГА» (заявление Архипова Н.П. от 15.07.2010 № 5, объяснительная записка инспектора по кадрам Семеновой Р.Д. от 19.07.2010 № 12)


ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Выплатить Архипову Н.П. не полученный им заработок за время задержки выдачи трудовой книжки с 12.07.2010 по 20.07.2010. Ответственный – главный бухгалтер Панкратова М.П., срок - 20.07.2010.

2. Внести изменение в приказ от 12.07.2010 № 36-к об увольнении Архипова Н.Д. -днем увольнения считать 20.07.2010.

3. Признать недействительной запись об увольнении в трудовой книжке Архипова Н.Д. и внести новую запись об увольнении работника 20.07.2010. Ответственный - инспектор по кадрам Семенова Р.Д., срок – 20.07.2010.

4. Выдать трудовую книжку Архипову Н.Д. 20.07.2010. Ответственный - инспектор по кадрам Семенова Р.Д., срок – 20.07.2010.


Генеральный директор Шишкин С.В. Шишкин


В дело № 06-05

Семенова 20.07.2010


Пример 104. Запись в трудовой книжке об изменении даты

увольнения работника


^ СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ

№ за-

писи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе

на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой

на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4













^ Общество с ограниченной ответственностью
















^ «ВЕГА» (ООО «ВЕГА»)




10

09

04

2007

Принят в отдел продаж на должность

Приказ от 08.04.2007













менеджера

33-к

11

12

07

2010

Трудовой договор расторгнут по инициативе

Приказ от 12.07.2010













работника, пункт 3 части первой статьи 77

37-к













^ Трудового кодекса Российской Федерации
















^ Инспектор по кадрам Семенова Р.Д. Семенова
















ПЕЧАТЬ
















^ Общество с ограниченной ответственностью
















^ «ВЕГА» (ООО «ВЕГА»)




12

20

07

2010

Запись за № 11 недействительна. Трудовой

Приказ от 20.07.2010













договор расторгнут по инициативе работни-

41-к













ка 20.07.2010, пункт 3 части первой статьи
















^ 77 Трудового кодекса Российской Федерации
















^ Инспектор по кадрам Семенова Р.Д. Семенова















ПЕЧАТЬ Архипов





В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под роспись или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников (п. 37 Правил).