В. И. Андреева трудовая книжка правила оформления трудовой книжки регламент
| Вид материала | Регламент |
- Вы Минздравсоцразвития России заявил во время видеомоста «Трудовая книжка: жизнь без, 24.93kb.
- Правила установления испытательного срока при приеме на работу. Трудовая книжка работника:, 43.61kb.
- Выписка из трудовой книжки о трудовой деятельности Иванова Ивана Ивановича, 19., 43.36kb.
- Правила оформления исследовательских работ (рефератов курсовых, контрольных, диссертационных), 228.26kb.
- Правила оформления деепричастного оборота. Правила оформления причастного оборота, 28.64kb.
- З м І с т, 134.85kb.
- Правила оформления курсового проекта Правила оформления текста, рисунков и таблиц, 128.91kb.
- Правила внутреннего трудового распорядка Общие положения > Всоответствии, 203.15kb.
- Урок информационной культуры для учащихся, 97.62kb.
- Отчет о научно-исследовательской работе структура и правила оформления, 360.98kb.
при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и др.);
при неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша в нее;
при порче трудовых книжек или вкладышей в них не по вине работника.
Можно ли не взимать с работника плату при выдаче трудовых книжек и вкладышей в них?
Иногда работодатели сами отказываются от получения с работников стоимости бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Несмотря на то, что такой порядок работы с трудовыми книжками не предусмотрен Правилами, его вполне можно признать не противоречащим законодательству и закрепить в соответствующем локальном нормативном акте работодателя, например, в правилах внутреннего трудового распорядка.
Где должны регистрироваться и храниться трудовые книжки работников?
Оформленные работодателем трудовые книжки, а также трудовые книжки, предъявленные работниками при приеме на работу, должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, установленная форма которой содержится в приложении № 3 к Инструкции по заполнению трудовых книжек.
Пример 8. ^ Заполнение книги учета движения трудовых книжек
и вкладышей в них
| № п/п | Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее | Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки | Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее | Должность, профессия, специальность рабо-тника, ко-торый сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее | Наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник | Дата и № приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника | Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку | Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб.) | Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора) | Расписка работника в получении трудовой книжки | ||
| число | месяц | год | ||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
| 115 | … | … | … | … | … | … | … | … | … | … | … | … |
| 116 | 04 | 06 | 2010 | Климов | ТК № | оформлен | | | | 60 | 04.06.2010 | Климов |
| | | | | Михаил | 3956281 | дубликат | | | | | | |
| | | | | Иванович | | трудовой | | | | | | |
| | | | | | | книжки | | | | | | |
| | | | | | | бывшему | | | | | | |
| | | | | | | работнику | | | | | | |
В названной книге одновременно регистрируются и трудовые книжки и вкладыши в них. В связи с этим у практиков нередко возникает вопрос: если предъявленная работником при приеме на работу трудовая книжка уже содержит вкладыш, то нужно ли его регистрировать в книге в виде отдельной записи? Очевидно, что делать этого не следует, однако можно, по нашему мнению, внести отметку о наличии вкладыша в ту же строку, где зарегистрирована трудовая книжка работника.
Самостоятельная запись о вкладыше в трудовую книжку вносится в регистрационную книгу в том случае, когда вкладыш оформлен в данной организации. При этом целесообразно одновременно с регистрацией вкладыша сделать соответствующую отметку о выдаче вкладыша в строке, где ранее была зарегистрирована сама трудовая книжка. В дальнейшем, при увольнении работника, это поможет не забыть о том, что при получении трудовой книжки он должен расписаться не только за книжку, но и за вкладыш.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее во избежание фальсификаций в записях должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации (а не лица, ответственного за ведение трудовых книжек) и скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Павил). Выполнение этого требования Правил сопряжено с определенными техническими трудностями, однако игнорировать его недопустимо.
^ 1.3. Общие требования к оформлению трудовой книжки
В соответствии с частью третьей ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (часть четвертая ст. 66 ТК РФ).
Согласно части второй ст. 309 ТК РФ работодатель - физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.
Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики (п. 6 Правил).
Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил).
^ 1.4. Оформление титульного листа трудовой книжки
Трудовая книжка является сложным по структуре и составу информации многостраничным документом и включает:
твердую обложку, которая выполняет не только защитную, но и информационную функции (содержит ссылки на изменения и дополнения, вносимые в титульный лист книжки);
титульный лист (первую страницу), содержащую сведения о владельце трудовой книжки;
разделы для внесения сведений о выполняемой работе и награждениях за успехи в труде.
Трудовая книжка оформляется при заключении работником трудового договора впервые (часть четвертая ст. 65 ТК РФ). Кроме того, в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (часть пятая ст. 65 ТК РФ).
Таким образом, в ТК РФ при оформлении приема на работу предусмотрены две различные ситуации:
у работника есть трудовая книжка, которую нужно проверить, зарегистрировать и дополнить записью о приеме на новое место работы;
у работника отсутствует трудовая книжка и ее необходимо оформить.
На заявлении работника с просьбой об оформлении ему трудовой книжки работодатель после рассмотрения заявления должен проставить соответствующую резолюцию.
Пример 9. ^ Заявление работника, впервые поступающего на работу,
об оформлении ему трудовой книжки
-
Потаповой С.Г. Директору ООО «РОТОР»
Оформить трудовую книжку А.П. Сидорову
Попову П.И. Попова Петра Ивановича
Сидоров 22.03.2010
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу оформить мне трудовую книжку, так как я поступаю на работу впервые.
22.03.2010 Попов П.И. Попов
Пример 10. Заявление работника, утратившего трудовую книжку,
об оформлении ему новой трудовой книжки
Потаповой С.Г. Директору ^ ООО «РОТОР»
Оформить новую трудовую книжку А.П. Сидорову
Сизову И.Ю. Сизова Игоря Юрьевича
Сидоров 27.05.2010
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу оформить мне новую трудовую книжку, в связи с тем, что имевшаяся у меня
ранее трудовая книжка мной потеряна, и восстановить ее невозможно.
27.05.2010 Сизов И.Ю. Сизов
Оформление новой трудовой книжки взамен утраченной (не путать с оформлением дубликата трудовой книжки) осуществляется работодателем в порядке, аналогичном оформлению трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые.
Первичное оформление трудовой книжки начинается с заполнения титульного листа, куда вписываются сведения о работнике (п. 9 Правил, п.п. 2.1. – 2.4. Инструкции): фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; профессия, специальность.
Фамилия, имя, отчество и дата рождения.
Фамилия, имя, отчество и дата рождения указываются на основании паспорта – основного документа, удостоверяющего личность. Паспорт является обязательным документом для всех граждан РФ с 14-летнего возраста. При отсутствии у гражданина по каким-либо причинам паспорта может быть предъявлен иной документ, удостоверяющий личность, например: военный билет, заграничный паспорт, водительские права и др. (п. 2.1. Инструкции).
Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами.
Дата рождения записывается полностью: число, месяц, год. Отметим, что Инструкция требует записывать даты во все разделах трудовых книжек арабскими цифрами (по две цифры для обозначения числа и месяца и четыре цифры - для года), например: дата рождения – 09.04.1983.
Образование.
Запись об уровне образования вносится на основании имеющихся у работника документов, подтверждающих факт прохождения государственной (итоговой) аттестации:
аттестата об основном общем образовании или о среднем общем образовании для выпускников школы;
диплома о начальном, среднем, высшем и послевузовском профессиональном образовании (в т.ч. диплома бакалавра, специалиста с высшим профессиональным образованием, магистра, а также диплома о неполном высшем профессиональном образовании).
Поступающий на работу может иметь незаконченное образование соответствующего уровня, что должно быть подтверждено справкой образовательного учреждения или другим документом (например, зачетной книжкой, студенческим билетом и т.п.).
Профессия, специальность.
Документы об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) служат основанием и для заполнения строки титульного листа «Профессия, специальность». При внесении информации в эту строку необходимо учитывать некоторые ее особенности, не отраженные в Инструкции. Так, диплом бакалавра свидетельствует о присуждении выпускнику вуза «степени бакалавра» по определенному «направлению» его профессиональной подготовки, а не о «присвоении квалификации» по определенной «специальности» как это указано в дипломе специалиста.
Работнику, не имеющему никакой профессии или специальности (например, выпускнику школы), нередко, ошибочно вписывают в титульный лист трудовой книжки информацию о выполняемой им работе (например, курьер) вместо того, чтобы оставить данную строку незаполненной до времени получения работником профессии или специальности.
Многие практики не учитывают различие в терминах «специальность» и «квалификация», воспринимая их как одно и то же, отсюда – типичная ошибка, часто встречающаяся в трудовых книжках: вместо наименования специальности в титульный лист вносят присвоенную выпускнику образовательного учреждения квалификацию (например, вместо специальности «экономика и управление на предприятии (с указанием отрасли)» записывают квалификацию «экономист»).
Вместе с тем хотелось бы подчеркнуть, что описанная ошибка происходит не столько от отсутствия знаний у специалистов кадровых служб, сколько от невозможности буквально выполнить все требования Инструкции, т.к. записи должны производиться «без каких-либо сокращений», а наименование специальности требует для записи много места. В титульном листе трудовой книжки этого места явно недостаточно, поэтому сделать правильную (точную) запись не всегда возможно. Думается, что государственным инспекторам труда при проверке правильности заполнения трудовых книжек необходимо учитывать эту «не стыковку» между Инструкцией, размерами бланка трудовой книжки и наименованиями, содержащимися в Общероссийском классификаторе специальностей по образованию (ОКСО).
Дата заполнения.
Дата заполнения трудовой книжки, обычно, не совпадает с датой начала работы (работодатель обязан оформить трудовую книжку на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней). Следует обратить внимание на еще одну «не стыковку» между требованиями Инструкции и бланком трудовой книжки: несмотря на норму в п. 1.1. Инструкции о записи дат во всех разделах трудовых книжек цифрами, для «даты заполнения» оставлена строка: «____» ____________20___ г., явно требующая смешанного, буквенно-цифрового обозначения даты.
Подпись владельца книжки.
Внесенные в титульный лист сведения о работнике заверяются его личной подписью. Важно подчеркнуть, что работник должен проверить правильность внесенных сведений, прежде чем он распишется в титульном листе трудовой книжки. Ответственный за ведение трудовых книжек должен обратить внимание работника на этот момент.
Оттиск печати.
Титульный лист заверяется печатью работодателя, который впервые оформил работнику трудовую книжку. Без печати на титульном листе трудовая книжка недействительна.
Порядок применения печатей для удостоверения записей в трудовых книжках требует пояснения в связи с наличием терминологических различий в нормативных правовых актах, регламентирующих работу с трудовыми книжками.
Прежде всего, отметим, что оттиски печатей ставятся не только в титульном листе трудовой книжки и на внутренней стороне ее обложки, но и в разделах, содержащих сведения о работе и о награждениях (поощрениях). Совершенно очевидно, что во всех разделах трудовой книжки должна быть проставлена печать одного вида, что и было закреплено в 2003 г. в Инструкции (п. 2.2. - удостоверение титульного листа, п. 2.3. – удостоверение на внутренней стороне обложки трудовой книжки внесенных в титульный лист изменений) и Правилах (п. 35 – заверение записей, внесенных работодателем в трудовую книжку работника за время его работы). И в одном и в другом документе говорилось о простановке печати организации или печати кадровой службы.
Однако в дальнейшем, в 2008 г., постановлением Правительства РФ от 01.03.2008 № 132 в Правила были внесены изменения, связанные со вступлением в силу с 06.10.2006 Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ. Согласно названному закону работодателей – физических лиц, являющихся индивидуальными предпринимателями, обязали вести трудовые книжки работников. Ранее они не имели права производить записи в трудовых книжках и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.
Принятие нормы о ведении трудовых книжек работодателями – физическими лицами, являющимися индивидуальными предпринимателями, вызвало необходимость замены в п. 35 Правил словосочетания «печать организации (кадровой службы)» на термин «печать работодателя», охватывающий как работодателей – юридических лиц, так и работодателей – физических лиц, являющихся индивидуальными предпринимателями (изменение вступило в силу 22.03.2008).
Можно ли печать кадровой службы считать печатью работодателя?
Действующее законодательство регулирует вопросы применения печатей только в части их наличия, формы и содержания информации, внесенной в печать. Например, Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (п. 7 ст. 2) и Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (п. 5 ст. 2) содержат аналогичные нормы об обязательности наличия в обществе круглой печати с полным наименованием общества на русском языке и указанием места его нахождения. Печать общества также может содержать наименование общества на языке народов России и (или) иностранном языке.
Отметим, что законодательством не ограничено количество печатей, которые могут быть изготовлены в организации, не установлен порядок их применения, не запрещено вносить в печати дополнительные надписи по усмотрению организации. В сложившейся практике нередки случаи использования организацией нескольких печатей с различными дополнительными надписями в зависимости от целей применения: печать структурного подразделения с его наименованием (например, «Отдел кадров», «Канцелярия»), печать для удостоверения документов различных видов (например, «Для договоров»). При наличии в организации нескольких печатей целесообразно закрепить правила их применения в локальном нормативном акте, например, в инструкции по делопроизводству или установить порядок их использования в приказе, изданном руководителем организации.
Что же касается печати кадровой службы, то при условии ее соответствия требованиям законодательства, т.е. при наличии в печати полного наименования организации на русском языке и места ее нахождения, включение в печать дополнительных слов «Отдел кадров» не «мешает» признанию ее печатью работодателя, а значит оттиск такой печати можно ставить для заверения записей, внесенных в трудовую книжку, как в ее титульном листе и внутренней стороне обложки, так и в разделах трудовой книжки (при увольнении работника).
Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек.
По поводу внесения в титульный лист трудовой книжки данного реквизита у практиков, неизбежно, возникают следующие вопросы. Во-первых, в титульном листе трудовой книжки образца 2003 г. реквизит называется «подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек», а в п. 2.2. Инструкции – «подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек» (очевидно, что реквизит должен был именоваться одинаково).
Во-вторых, в титульном листе трудовой книжки указано, что названная подпись должна быть проставлена «разборчиво». Однако по определению ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» подпись - это «собственноручная роспись», т.е. она, естественным образом, не может быть разборчивой.
В трудовых книжках можно увидеть, как по-разному понимают практики указание: «подпись – разборчиво» (ставят неразборчивую личную подпись; ставят личную подпись и ее расшифровку; не ставят подпись, а пишут фамилию). В связи с этим можно порекомендовать специалистам кадровых служб, заполняющим трудовые книжки, при подписании титульного листа ставить не личную подпись, а писать разборчиво свою фамилию.
Рассмотрев все реквизиты титульного листа трудовой книжки, приведем примеры его оформления.
Пример 11. Неправильное оформление титульного листа
трудовой книжки
Герб России Трудовая книжка
ТК № 0531680
Фамилия _Иванова___________________________
Имя __Мария________________________________
Отчество __Александровна_____________________
Дата рождения 15.05.87_______________________
(число, месяц, год)
Образование _полное среднее__________________
____________________________________________
Профессия, специальность курьер______________
____________________________________________
Дата заполнения « 9 » ___июля____________20 05 г.
Подпись владельца книжки ___Иванова_________
Подпись лица,
М.П. ответственного за ведение трудовых книжек
Петрова____В.Н. Петрова_______
(разборчиво)
1
Пример 12. Правильное оформление титульного листа
трудовой книжки
Герб России Трудовая книжка
ТК № 0531680
Фамилия _Иванова__________________________
Имя __Мария_______________________________
Отчество __Александровна____________________
Дата рождения 15.05.1987____________________
(число, месяц, год)
Образование __среднее общее_________________
___________________________________________
Профессия, специальность ____________________
____________________________________________
Дата заполнения « 09 » __июля__________20 05 г.
Подпись владельца книжки ___Иванова_________
Подпись лица,
М.П. ответственного за ведение трудовых книжек
_________Петрова___________
(разборчиво)
1
Внесенные в титульный лист трудовой книжки сведения о работнике со временем мо-
гут изменяться.
Как правильно внести изменения в титульный лист трудовой книжки?
В п. 26 Правил и п. 2.3. Инструкции указывается, что изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Сразу же заметим, что термин «изменение», на наш взгляд, уместен применительно к фамилии и имени, которые, действительно, могут изменяться естественным образом (например, у женщины, вступившей в брак и поменявшей свою фамилию на фамилию мужа). Что же касается отчества и даты рождения, то здесь, очевидно, следует говорить об исправлении ошибочно внесенной информации, а не об изменении (как, например, может измениться дата рождения человека?).
При внесении в титульный лист изменений одной чертой зачеркивается прежняя информация и записывается новая (выше или рядом, на той же строке).
Ссылки на внесенные изменения и документы-основания к ним даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью кадровой службы. В Инструкции не сказано, как конкретно делается ссылка на внесенное изменение. Полагаем, возможны два варианта. Например, у женщины изменилась фамилия после вступления в брак. Ссылку на внесенное в титульный лист изменение можно показать так:
- Фамилия изменена на фамилию «Егорова» на основании…;
- Фамилия «Иванова» изменена на фамилию «Егорова» на основании…
Первый вариант записи предпочтителен, когда фамилия изменяется впервые, второй - когда фамилия изменяется не первый раз или когда после расторжения брака женщина вновь меняет фамилию на ту, которая была у нее до вступления в брак.
Пример 13^ . Изменение фамилии работника в титульном листе
трудовой книжки образца 2003 г.
Фамилия изменена на фамилию Герб России Трудовая книжка
«Егорова» на основании свидетельства
о заключении брака серии… № … ТК № 0531680
от …, выданного …
Инспектор по кадрам Петрова Фамилия _
ПЕЧАТЬ Имя __Мария______________________________
Отчество __Александровна___________________
Дата рождения 15.05.1982___________________
(число, месяц, год)
Образование высшее профессиональное________
___________________________________________
Профессия, специальность государственное и___
муниципальное управление____________________
Дата заполнения « 18 » __июня__________20 04 г.
Подпись владельца книжки ___Иванова_________
Подпись лица,
М.П. ответственного за ведение трудовых книжек
_________Петрова___________
(разборчиво)
1
или
Фамилия изменена на фамилию Герб России Трудовая книжка
«Егорова» на основании свидетельства
о заключении брака серии… № … ТК № 0531680
от …, выданного …
Инспектор по кадрам Петрова Фамилия _
ПЕЧАТЬ Имя __Мария______________________________
Отчество __Александровна___________________
Фамилия «Егорова» изменена на Дата рождения 15.05.1982___________________
Фамилию «Иванова» на основании (число, месяц, год)
свидетельства о расторжении брака Образование высшее профессиональное________
серии … № … от …, выданного … ___________________________________________
^ Инспектор по кадрам Петрова Профессия, специальность государственное и___
ПЕЧАТЬ муниципальное управление____________________
Дата заполнения « 18 » __июня__________20 04 г.
Подпись владельца книжки ___Иванова_________
Подпись лица,
М.П. ответственного за ведение трудовых книжек
_________Петрова___________
(разборчиво)
1
В титульном листе трудовой книжки образца 1973 г. для внесения фамилии работника было отведено три строки. Новая фамилия вносится в свободную строку, при этом прежняя фамилия тоже должна зачеркиваться, чего не делают иногда неопытные работники кадровых служб.
Пример 14. Неправильное изменение фамилии работника
в титульном листе трудовой книжки образца 1973 г.
^ Фамилия изменена на фамилию Герб Трудовая книжка
«Максимова» на основании свидетельства
о заключении брака серии … № … АТ - IX № 3301836
от …, выданного …
Инспектор по кадрам Кузина Фамилия _Антонова_________________________
ПЕЧАТЬ _______ Максимова__________________________
____________________________________________
Имя __Евгения_______________________________
Отчество __Петровна________________________
Дата рождения 01.09.1983____________________
(число, месяц, год)
Образование среднее профессиональное________
___________________________________________
Профессия, специальность юриспруденция______
____________________________________________
Дата заполнения « 15 » __сентября_______20 03 г.
Подпись владельца книжки ___Антонова________
Подпись лица,
М.П. ответственного за ведение трудовых книжек
_________Кузина______________
(разборчиво)
1
Пример 15. Правильное изменение фамилии работника
в титульном листе трудовой книжки образца 1973 г.
^ Фамилия изменена на фамилию Герб Трудовая книжка
«Максимова» на основании свидетельства
о заключении брака серии … № … АТ - IX № 3301836
от …, выданного …
Инспектор по кадрам Кузина Фамилия _
ПЕЧАТЬ ___________Максимова_______________________
____________________________________________
Имя __Евгения_______________________________
Отчество __Петровна________________________
Дата рождения 01.09.1983____________________
(число, месяц, год)
Образование среднее профессиональное________
___________________________________________
Профессия, специальность юриспруденция______
____________________________________________
Дата заполнения « 15 » __сентября_______20 03 г.
Подпись владельца книжки ___Антонова_________
Подпись лица,
М.П. ответственного за ведение трудовых книжек
_________Кузина______________
(разборчиво)
1
Довольно часто у работников изменяется уровень образования, работники осваивают новые профессии и специальности. Изменение записей об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы (п. 26 Правил). Новые сведения отражаются в титульном листе трудовой книжки без зачеркивания ранее внесенной информации. Первоначально внесенные данные об образовании и профессии, специальности дополняются новыми через запятую (п. 2.4. Инструкции).
В п. 2.4. Инструкции не сказано о необходимости внесения на внутреннюю сторону обложки трудовой книжки ссылки на документ, подтверждающий изменение сведений об образовании или профессии, специальности. Однако совершенно очевидно, что такая ссылка необходима.
Пример 16.^ Дополнение сведений об образовании
в титульном листе трудовой книжки
Сведения об образовании дополнены Герб России Трудовая книжка
на основании диплома серии … № …
от …, выданного ТК № 4910374
Инспектор по кадрам Краснова
ПЕЧАТЬ Фамилия _Зайцева____________________________
Имя __Татьяна_______________________________
Отчество _Васильевна_________________________
Дата рождения 01.09.1990_____________________
(число, месяц, год)
Образование среднее профессиональное, высшее
_профессиональное____________________________
Профессия, специальность юриспруденция________
_____________________________________________
Дата заполнения « 10 » __августа__________20 09 г.
Подпись владельца книжки ___Зайцева___________
Подпись лица,
М.П. ответственного за ведение трудовых книжек
_________Краснова______________
(разборчиво)
1
Пример 17. Дополнение сведений о профессии в титульном листе
трудовой книжки
^ Сведения о профессии дополнены Герб России Трудовая книжка
на основании диплома серии … № …
от …, выданного ТК № 0563680
Инспектор по кадрам Осипова
ПЕЧАТЬ Фамилия _Герасимов__________________________
Имя __Олег___________________________________
Отчество _Юрьевич____________________________
Дата рождения 01.09.1985______________________
(число, месяц, год)
Образование начальное профессиональное________
______________________________________________
Профессия, специальность токарь-карусельщик,___
_фрезеровщик_________________________________
Дата заполнения « 10 » __августа__________20 09 г.
Подпись владельца книжки ___Герасимов__________
Подпись лица,
М.П. ответственного за ведение трудовых книжек
_________Осипова______________
(разборчиво)
1
Пример 18. Внесение в титульный лист трудовой книжки
сведений о полученных работником образовании и специальности
^ Сведения об образовании и специальности Герб России Трудовая книжка
внесены на основании диплома серии …
№ … от …, выданного … ТК № 0531680
Инспектор по кадрам Петрова Фамилия _Иванова__________________________
ПЕЧАТЬ Имя __Мария_______________________________
Отчество __Александровна____________________
Дата рождения 15.05.1987____________________
(число, месяц, год)
Образование __среднее общее, высшее_________
___профессиональное________________________
Профессия, специальность _менеджмент_______
__организации_______________________________
Дата заполнения « 09 » __июля__________20 05 г.
Подпись владельца книжки ___Иванова_________
Подпись лица,
М.П. ответственного за ведение трудовых книжек
_________Петрова___________
(разборчиво)
1
При оформлении трудовой книжки впервые очень важно правильно внести в титульный лист фамилию, имя, отчество и дату рождения лица, поступающего на работу. Эти сведения имеют особое значение для трудовой книжки, как для документа, в котором не предусмотрено наличие фотографии работника. Именно по этим сведениям при сравнении их с паспортными данными работника будет определяться принадлежность трудовой книжки данному гражданину.
Что делать, если при оформлении титульного листа была допущена ошибка?
Поскольку трудовая книжка заполняется вручную трудно избежать ошибок в записях. Естественно, возникает вопрос о порядке исправления неправильных записей в титульном листе. Официального ответа на этот вопрос нет ни в Правилах, ни в Инструкции.
Так, Правила (п. 27) говорят об исправлении неправильных записей на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (а не на основании паспорта – личного документа гражданина), то есть здесь идет речь об исправлении записей в содержательной части трудовой книжки, в сведениях о работе и о награждениях (поощрениях). Аналогично в Инструкции (п. 1.2.) сказано о признании недействительными и исправлении только записей в разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».
Это позволяет сделать вывод о том, что неверные записи в титульном листе трудовой книжки не подлежат исправлению, а значит, ошибка в титульном листе влечет за собой признание бланка трудовой книжки испорченным и подлежащим замене на новый бланк. Этот вывод подтверждается и п. 48 Правил, где говорится об оплате работодателем испорченного бланка трудовой книжки или вкладыша в нее «в случае неправильного первичного заполнения». Необходимо также отметить, что и в п. 26 Правил и в п. 2.3. Инструкции говорится об изменении записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения на основании соответствующих личных документов работника, а не об их исправлении как ошибочных. Кроме того, п. 42 Правил содержит прямое указание об уничтожении испорченных при заполнении бланков трудовых книжек и вкладышей в них с составлением соответствующего акта.
Следовательно, допустив ошибку в титульном листе трудовой книжки или вкладыша, работник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен не исправлять запись, а уничтожать испорченный бланк. В ранее действовавшей инструкции по работе с трудовыми книжками приводилась форма акта об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них. В настоящее время форма такого акта официально не предусмотрена и определяется самой организацией.
Пример 19.^ Акт об уничтожении испорченного бланка
трудовой книжки
| Общество с ограниченной УТВЕРЖДАЮ ответственностью «ПЛАНЕТА» Директор ООО «ПЛАНЕТА» ^ (ООО «ПЛАНЕТА») Смирнов М.П. Смирнов 05.05.2010 АКТ 05.05.2010 № 2 Москва об уничтожении испорченного бланка трудовой книжки Мною, секретарем Гончаровой Н.И., в присутствии экономиста отдела планирования и прогнозирования Самсонова И.И. и менеджера отдела продаж Гуляева Б.Г. составлен настоящий акт о том, что 05.05.2010 в 12 час. 15 мин. в помещении секретариата (комната № 203) был уничтожен с использованием бумагорезательной машины испорченный при заполнении бланк трудовой книжки ТК № 9387296. Составлен в 2-х экз.: 1-й экз. – в дело № 01-22; 2-й экз. – в бухгалтерию. Секретарь Гончарова Н.И. Гончарова Экономист Самсонов И.И. Самсонов Менеджер Гуляев Б.Г. Гуляев В дело № 01-22 Гончарова 06.05.2010 |
Акты об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них подшиваются в отдельное дело и хранятся у работника, ответственного за ведение трудовых книжек.
И все же в жизни нередки случаи предъявления работником давно оформленной трудовой книжки с незамеченной своевременно ошибкой в титульном листе.
Как поступить, если в титульном листе трудовой книжки обнаружена ошибка?
В связи с отсутствием установленного порядка исправления такой ошибки можно посоветовать практикам поступать аналогично ситуации, когда требуется внести изменение в записи о фамилии, имени, отчестве и дате рождения работника: одной чертой зачеркнуть прежнюю фамилию или имя, отчество, дату рождения и записать новые данные. Ссылки на соответствующие документы (паспорт, свидетельство о рождении, о заключении брака, о расторжении брака) с указанием их серии, номера и даты должны быть внесены на внутреннюю сторону обложки трудовой книжки и заверены подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью.
Недопустимо при замене личных данных зачеркивать (исправлять) отдельные буквы или цифры, сопровождая это действие пометкой «Исправленному верить», как это иногда делают неопытные работники кадровых служб.
Следует сказать еще об одной проблеме, с которой могут столкнуться работники кадровых служб. Как известно, с 01.01.2004 работникам, впервые поступающим на работу, оформляются трудовые книжки нового образца. В связи с тем, что приказ Минфина РФ об утверждении образцов новых бланков трудовых книжек и вкладышей в них был издан только 22.12.2003, многие организации не смогли своевременно приобрести новые бланки трудовых книжек и вкладышей в них и продолжали в начале 2004 г. оформлять трудовые книжки старого образца (1973 г.). Конечно, не по вине работников кадровых служб организации остались в начале 2004 г. без новых бланков трудовых книжек, но вместе с тем следует отметить, что работать со старыми бланками, ставшими недействительными с 01.01.2004, было уже нельзя.
Как показывает практика, некоторые работники, поступившие на работу впервые в начале 2004 г., «успели» уволиться с первого в своей жизни места работы, получив заполненную книжку старого образца. При возникновении у работника каких-либо сложностей и недоразумений из-за старого бланка трудовой книжки, оформленного в период, когда он уже не действовал, можно обратиться в организацию, выдавшую такую книжку, за соответствующей справкой об отсутствии бланков нового образца в указанный период, а лучше оформить дубликат трудовой книжки на бланке образца 2003 г., собрав архивные справки о стаже работы (см. п. 3.3. настоящего пособия).
Необходимо обратить внимание работника на наличие в его трудовой книжке ошибок, которые могут повлиять на решение вопросов о подтверждении трудового стажа. Особого внимания требует титульный лист: для исправления допущенных здесь ошибок работнику, как правило, приходится обращаться в ту организацию, где была допущена ошибка, а при ее ликвидации и отсутствии документов в архиве вопрос о принадлежности трудовой книжки данному владельцу, нередко, может быть решен только в судебном порядке.