Программы «Развитие управления» 17-модульная программа для менеджеров «Управление развитием организации»
| Вид материала | Программа |
- Программа для менеджеров «Управление развитием организации», 85.84kb.
- Программа для менеджеров «Управление развитием организации», 36.04kb.
- Программа для менеджеров «Управление развитием организации», 2966.1kb.
- Модульная программа для менеджеров ( определения, задачи, ситуации ) Разработал, 561.22kb.
- Комплекс образовательной профессиональной программы (опп) экономиста-менеджера по дисциплине, 203.81kb.
- Пояснительная записка по лоту №14 в форме программы повышения квалификации по курсу, 188.91kb.
- Составлена Международной Высшей Школой Управления для подготовки менеджеров высшей, 215.12kb.
- Программа дисциплины «Методы пространственного анализа» для направления 081100., 246.59kb.
- Программа дисциплины «Методы анализа и обработки данных» для направления 081100., 181.62kb.
- Элективный курс «Занимательное программирование» Информатика. Повышенный уровень, 167.38kb.
4.2. Практика применения автоматизированных информационных систем и технологий в организации
Проблемы маркетинга и продаж
См. модуль «Управление маркетингом»
В данном параграфе приводится пример приложения информационных технологий для поддержки обобщенных стратегий фирм, использующих две стратегии: снижение себестоимости и дифференциация продукта. В табл. 4.2 показывается, как используются различные информационные технологии на разных фазах производства продукта.
Таблица 4.2
Приложения информационных технологий для поддержки обобщенных стратегий фирм
Источник: Turban E. Decision Support and Expert Systems: magerial perspectives. –New York: Macmillan Publishing Company, 1988.
4.3. Эксплуатация и развитие автоматизированной информационной системы
Существует множество причин, по которым системы, даже при их удачной установке, перестают работать и приносить прибыль организации. Главная причина – это то, что персонал не осознает, что информационной системе необходима постоянная забота и внимание, как любому другому элементу организации. Рассмотрим основные проблемы, возникающие в процессе эксплуатации информационной системы.
Плохое качество данных: проблема человек – компьютер.
Классический пример проблемы качества данных – это система управления фондами. Как много раз мы слышали фразу: «У нас серьезные проблемы, так как мы не знаем, какими фондами располагаем на данный момент, но мы покупаем компьютерный пакет управления фондами, поэтому скоро все будет в порядке».
На примере такой системы видны все уроки, которые преподносят нам отношения между людьми и компьютерами. Компьютеры полностью не опасны для людей. Они обрабатывают, хранят, точно и аккуратно действуя, любые данные, какие бы не ввел в них человек. Они полезны для бизнеса только тогда, когда они очень точны.
Как сообщает Business-week, типичный производитель автомобилей в США тратит 200 дол. в цене каждого авто на счета, квитанции, запросы и т.д. Сюда же входят и все ошибки в документах.
Лучшие системы по управлению складами очень просты и сделаны таким образом, чтобы данные можно было вводить настолько просто, насколько это возможно. Кодирование продуктов при получении и продаже создает большую разницу.
Общая проблема качества данных требует от персонала ввода данных, которые полезны не еще кому-либо, а ему. Например, некоторые фирмы пытаются просить служащих, которые принимают заказы, чтобы они помечали цель, с которой покупатель заказывает продукт. Для этого у них должна быть хорошая мотивация, чтобы они постоянно не забывали об этой просьбе и не писали все время «для различного использования».
Даже с самыми лучшими намерениями очень трудно быть достаточно дисциплинированным, чтобы всегда вводить данные в систему.
База данных клиентов – инженерный бизнес
В инженерной фирме, состоящей из 4 служащих, была простая база данных клиентов, содержащая детали формальных запросов, заказов и ордеров. Также было место для информации, полученной от телефонных звонков, визитов и т.д. Эта часть работала не очень хорошо, так как данные часто не вводились в нее:
будущая уместность информации не ценилась в данный момент;
некоторая информация из разговоров забывалась;
бумажные записи о телефонных звонках терялись;
были ошибки записи;
для некоторой информации в базе данных не было конкретного места;
ко времени ввода она уже устаревала.
В инженерной фирме пришли к выводу, что если они хотят, чтобы их система приносила пользу, то они должны изменить ее таким образом, чтобы данные были:
точными и полностью своевременными;
уместными для решения и хорошо представленными;
легко доступными.
Недостаток квалификации и мотивированности персонала
В существенной мере эксплуатация системы зависит от людей, от персонала. Проблему «человеческого фактора» мы рассмотрим позднее, но сейчас нужно отметить, что один человек в состоянии разрушить информационную систему.
Вы должны идентифицировать типы людей в организации. Каждый может быть «позитивным», и Ваша задача состоит в том, чтобы удостовериться, что люди мотивированы и подготовлены и для того, чтобы быть позитивными, а не негативными по отношению к информационной системе,
Ключевые вопросы, связанные с поддержкой устойчивой работы информационной системы:
• Есть ли у каждой Вашей системы информационной технологии человек-защитник, который будет ответственным за заботу и внимание к ней?
• Есть ли у Вас необходимая поддержка?
• Вы уверены, что никто из персонала, работающего с системой, не относится к ней негативно?
• Вы уверены, что Ваша существующая система не стала неуместной?
• Вы уверены, что персонал, вводящий данные в систему, достаточно мотивирован и тренирован, чтобы делать это тщательно?
• Есть ли у Вас хороший персонал, способный получать новую и полезную для управления информацию из информационной системы?
4.4. Оценка деятельности организации в управлении информационными ресурсами
Главным критерием является успешность функционирования организации. Если любой менеджер в Вашей организации на любом уровне управления может получить требуемую информацию для эффективной работы с такой же простотой, как сделать звонок по телефону, – Вы великолепно справляетесь с проблемами информационного менеджмента. Если у Вас нет проблем с информацией сегодня, и Вы доказательно уверены, что их не будет завтра – все хорошо. Вы умеете организовать информационную систему и планировать информационные ресурсы организации. Это так, потому что информационная система всегда интегрирована в бизнес, характер ее работы отражается на клиентах и заказах, а значит, и на прибыли.
Скорость прохождения накладной, скорость отгрузки товара, информация о жалобах клиентов и быстрота их удовлетворения и т д.
Другими косвенными критериями успешности информационного менеджмента являются обычные оценки Вашей фирмы в части уровня культуры фирмы и расстановки кадров, управления рынком, управления технологиями, управления в сфере производства, финансов и права и т.п. Никакая из этих оценок не будет высокой, если у Вас проблемы с информационной системой.
Другими оценками деятельности организации в управлении информационными ресурсами являются потраченные на информационную систему деньги и ее научно-технический уровень. Это тоже косвенная оценка, так как можно потратить очень много денег и не знать, что же делать с построенной системой. Но характер системотехнических решений, предлагаемых в настоящее время, таков, что само их применение подтягивает организацию к определенному уровню. В этом смысле можно различать организации использующие:
• отдельные компьютеры или компьютеры, соединенные в сеть без сервера;
• сеть компьютеров с сервером, работающем в режиме «файл-сервер»;
• сеть компьютеров с сервером, работающем в режиме «клиент–сервер»;
• высокопроизводительные большие вычислительные системы;
• глобальные сети и т.п.
Процессы разработки информационной системы и информационных технологий требуют больших материальных и трудовых затрат. Не менее значительными бывают затраты и при их полном или частичном приобретении. Некачественность всей информационной системы и информационных технологий или их элементов приводит к значительным потерям, иногда – к катастрофе.
Экономические оценки внедрения информационной системы
Эффективность – выполнение требуемых функций при минимальных затратах.
Экономический эффект – результат внедрения системы или технологии, выраженный в стоимостной форме; экономия от внедрения.
Срок окупаемости – период времени, в течение которого окупаются затраты
Источники экономии: экономическая оценка результатов влияния внедряемого на технологические процессы обработки и использования данных:
• улучшение показателей деятельности организации;
• увеличение объемов и сокращение сроков переработки информации;
• уменьшение численности персонала;
• появление новых возможностей;
• повышение производительности труда.
В приложении к журналу «Компьютер-пресс» № 11 за 1998 г, на CD-ROM была опубликована статья: Дворак Р.Е., Холен Э., Марк Д. и Михэн В.Ф. III (Агентство исследований McKinsey) «Шесть принципов эффективного использования информационных технологий». Вот эти шесть принципов:
• Развитие в области информационных технологий обусловливается потребностями основной деятельности компании, а не технологическими новшествами.
• Решения о финансировании в области информационных технологий принимаются так же, как и во всех остальных сферах – исходя из соображений финансовой выгоды.
• Информационная система имеет простую и гибкую структуру.
• Любые разработки начинают приносить пользу бизнесу практически с момента внедрения.
• Проводятся планомерные и постоянные улучшения производительности системы.
• Отдел информационных технологий хорошо разбирается в бизнесе, а бизнес – подразделения – в информационных технологиях.
В статье отмечается, что хотя эти принципы могут показаться само собой разумеющимися, их реализация требует коренного пересмотра подхода к использованию информационных технологий, типичного для многих организаций (табл. 4.3). Кроме того, чрезвычайно важно применять все эти принципы одновременно: ни один из них не принесет успеха без пяти остальных. В целом эти основополагающие принципы показывают, что достижение успеха в сфере информационных технологий в меньшей степени связано с преодолением технических трудностей и в большей – с организацией управления информационной системой компании.
Прежде всего, необходима диагностика. Первая трудность, с которой столкнутся многие компании при попытке применения на практике этих шести принципов, заключается в оценке текущей производительности своей информационной системы и определении качественных и количественных характеристик, которые можно было бы использовать для такой оценки. Для эффективной диагностики следует изучить структуру сегодняшних расходов и их влияние на бизнес с учетом вчерашних инвестиций в приложения, инфраструктуру и организацию. Кроме того, необходимую информацию даст анализ процессов управления, используемых компанией для выбора стратегического и технического направления, а также для финансирования, использования и ревизии инвестиций в информационные технологии.
В табл. 4.4 показано, как можно характеризовать производительность информационной системы организации, выбрав в качестве точки отсчета «первозданный хаос», с которого начинают многие компании, пытающиеся повысить отдачу от своих инвестиций в информационные технологии. В нашем исследовании было выявлено несколько категорий организаций: на одном полюсе находятся компании, «застывшие» в прошлом с устаревшими, негибкими приложениями и инфраструктурой, на другом – организации, лидирующие в своей отрасли и повышающие свою конкурентоспособность благодаря инвестициям в информационные технологии. Чтобы понять, каким образом извлечь больше пользы из прошлых и будущих инвестиций в информационные технологии, важно определить место своей компании в этом ряду.
Для извлечения максимальной выгоды из инвестиций в информационно-техническое развитие нужны систематические действия. Недостаточно применить на практике один или два из шести принципов; надо одновременно следовать всем шести (см. табл. 4.5). Для правильной организации использования информационных технологий необходимы последовательные изменения, строгая дисциплина, тесное взаимодействие бизнес – подразделений и информационно-технического отдела. И со временем Вы получите огромные преимущества.
В некоторых из опрошенных нами компаниях часть принципов была реализована, а один или два – нет. В одной компании по финансовому обслуживанию крупного системного проекта была определена четкая бизнес-перспектива, имелись определенные честолюбивые замыслы и поддержка высшего руководства. Однако архитектура приложений была чрезвычайно сложна, кроме того, компания пренебрегала необходимостью ставить краткосрочные цели в области бизнеса. В результате она по многим важным направлениям отставала от графика и не могла достичь той отдачи в бизнесе, к которой стремилась.
Сравните эту ситуацию с ситуацией, сложившейся в компании по производству материалов, которая уделила внимание каждому из шести принципам успешного использования информационных технологий (см. табл. 4.3). За три года эта компания смогла полностью заменить свои системы приема заказов, учета инвентарных запасов, производства и распределения. Вначале задача замены устаревших унаследованных систем казалась невыполнимой, но постановка конкретных целей и разбиение проекта на фиксированные этапы позволили компании плавно провести усовершенствование.
Но даже компании, построившие успешно работающую информационную систему, должны внимательно следить за стремительным развитием технологий. Следует помнить, что стоящие сегодня перед компаниями вопросы в области информационных технологий носят в основном административный характер; сами по себе технологии не могут существенно сказаться на производительности. Правильное управление информационной системой и ее использование для получения стратегических преимуществ требуют дисциплины и опыта. А для этого, в свою очередь, необходимо, чтобы развитие информационных технологий было тесно сопряжено с переориентацией культуры управления, в основе которого должны лежать осведомленность высшей администрации в области информационных технологий и грамотное руководство развитием информационной системы с ее стороны (Компьютер-пресс. № 11. 1998. CD-ROM).
Таблица 4.3
Практическое применение принципов эффективного использования информационных технологий
Источник: Дворак P.E. Холен Э., Марк Д. и Михэн В.Ф. III (Агентство исследований McKinsey). Шесть принципов эффективного использования информационных технологий.
Таблица 4.4
Ряд компаний с разной производительностью информационной системы
Источник: Дворак Р.Е., Холен Э., Марк Д. и Михэн В.Ф. III (Агентство исследований McKinsey). Шесть принципов эффективного использования информационных технологий.
Таблица 4.5
Контрольный список для реализации шести принципов
Источник: Дворак Р.Е., Холен Э., Марк Д. и Михэн В. Ф. III (Агентство исследований McKinsey). Шесть принципов эффективного использования информационных технологий.
Таблица 4.6
Подход к информационным технологиям в компании Х
Источник: Дворак Р.Е., Холен Э., Марк Д. и Михэн В.Ф. III (Агентство исследований McKinsey). Шесть принципов эффективного использования информационных технологий.