Конспект лекцій з дисципліни «Основи менеджменту та організація праці менеджера»
| Вид материала | Конспект |
- Г. О. Швіндіна "Організація праці менеджера" конспект, 1308.96kb.
- Конспект лекцій з навчальної дисципліни «основи охорони праці» для студентів 3 курсу, 15.25kb.
- Програма фахового вступного випробування для вступу на навчання за освітньо-кваліфікаційними, 346.9kb.
- Конспект лекцій з дисципліни " економіка праці І соціально трудові відносини", 2079.31kb.
- Конспект лекцій з дисципліни „ Управління інноваційним розвитком" для студентів факультету, 2082.69kb.
- 1. Назва модуля, 21.04kb.
- Курс лекцій для студентів факультету економіки та менеджменту спеціальності 000014, 1569.39kb.
- Конспект лекцій з дисципліни „Радіоекологія для студентів спеціальності 040106 „Екологія,, 1393.76kb.
- В. О. Кодін конспект лекцій з дисципліни «Основи реконструкції історичних міст» для, 703.58kb.
- Тематичний план лекцій основи маркетингу та менеджменту у фармації для студентів третього, 81.6kb.
5.1.Сутність і особливості контролювання
Після планування, організування і мотивування діяльності в організації виникає потреба в забезпеченні постійних спостережень за ходом виробничо-господарських процесів та у виявленні проблем, які перешкоджають її успішному здійсненню. Контролювання — вид управлінської діяльності щодо оцінки рівня виконання завдань і досягнення цілей, виявлення відхилень, збоїв, недоліків та причин їх виникнення з метою уникнення нагромадження й повторення помилок, мінімізації втрат, подолання складних організаційних проблем тощо.
Контролювання як вид управлінської діяльності (процес) реалізується на засадах виконання контрольних операцій (контролю). Об'єктивна зумовленість і необхідність реалізації контролювання як функції менеджменту зумовлені такими чинниками: складністю технологічних процесів в організації; невизначеністю середовища (зміни законів, політики, структури організації, технології, ринку, складу кваліфікації працівників організації тощо); динамізмом науково-технічного розвитку; ймовірністю виникнення кризових ситуацій; особливістю глобалізації; доцільністю підтримання успішних програм, напрямів діяльності організації; тиском з боку конкурентів; боротьбою за ринки збуту товарів тощо.
Мета контролю полягає в максимальному забезпеченні фактичних результатів очікуваним. Для того щоб контроль відповідав своєму призначенню і реалізував свої функції, він повинен: базуватися на чітко визначених нормативах, гнучких, динамічних технологіях; відображати пріоритети організації відповідно до її стратегічного спрямування і діяльності; орієнтуватися на досягнення конкретних результатів; відповідати основному для організації виду діяльності; забезпечувати своєчасність, мобільність, надійність, гнучкість контрольних операцій; бути простим і зрозумілим; бути економічним (ґрунтуватися на співставлень витрат на його здійснення з досягнутими результатами).
Процес здійснення контролю стосується інтересів конкретних працівників, що може спричинити зміну їх виробничої та соціальної поведінки. В кожному окремому випадку вона виявлятиметься по-різному. Певні працівники, які перебувають у сфері дії контролю, намагатимуться працювати якнайкраще, інші, щоб уникнути неприємностей, намагатимуться приховувати об'єктивну інформацію, вдаючись до її фальсифікації. Іноді контроль спричиняє стресовий стан у людей, породжує конфліктні ситуації, за яких можливі відхилення у психіці втягнутих у конфлікт людей. Тому контроль потребує вивіреного, делікатного використання з урахуванням усього спектра чинників, що впливають на його реалізацію.
5.2. Види контролю
Як важливу категорію менеджменту контроль класифікують за різними ознаками.
1.За змістом: фінансовий, виробничий, маркетинговий та ін.
Фінансовий контроль постає як система спостережень, перевірок, досліджень ефективності функціонування та розвитку фінансових ресурсів. Він зорієнтований на фінансову сферу підприємств, фінансові системи інших суб'єктів управлінських рішень, правильність і своєчасність виявлення відхилень, визначення необхідності у корективах тощо. Виробничий контроль полягає в порівнянні показників виробничого планування із фактичними даними, а також в аналізуванні відхилень. Основними критеріями при цьому є строки виготовлення, якість продукції, ефективність використання виробничих потужностей, аналіз витрат виробництва. За періодичністю виробничий контроль буває регулярним та разовим, зосередженим на внутрішніх і зовнішніх операціях підприємств.
Контроль маркетинговий - це комплекс дій та заходів, пов'язаних із перевіркою рівня реалізації маркетингової концепції підприємства. Основними критеріями при цьому є ефективність рекламної кампанії, рівень конкурентоспроможності продукції, якість післяпродажного обслуговування споживачів рівень витрат на збут і просування товару тощо. 2.За етапами виробничо-господарської діяльності: попередній, поточний та завершальний (рис.1).
Рис.1. Взаємозв язки між попереднім, поточним та завершальним контролем
Попередній контроль здійснюють на вході в систему організації на основі встановлених правил, процедур, норм поведінки тощо. Цей вид контролю використовують щодо людських (трудових), матеріальних, фінансових, інформаційних, енергетичних та інших ресурсів. Поточний контроль реалізується в процесі виробничо-господарської діяльності. Його характеризують такі особливості: управлінська необхідність; наявність мети, спрямованість на конкретні робочі місця; використання зовнішніх ресурсів для внутрішнього споживання організації; націленість на всі види діяльності організації. Завершальний контроль здійснюють на виході із системи організації. Він необхідний для виявлення рівня досягнутих результатів в організації, забезпечення мотивації (наприклад, при оплаті праці, преміюванні тощо). Для підвищення ефективності кожного із видів контролю доцільно їх реалізовувати стосовно конкретних видів ресурсів (табл. 1).
3.За рівнем централізації контролю: централізований та децентралізований: централізований контроль постає як цілеспрямована діяльність спеціалізованих контрольних служб, заснована на використанні суворих правил, інструкцій, жорстких нормативів; децентралізований контроль ґрунтується на соціальних нормах, цінностях, традиціях, корпоративній культурі.
4. За характером відносин між керівниками та підлеглими: внутрішній — виконавець сам контролює якість своєї роботи; зовнішній - дії виконавця контролює безпосередній керівник або (якщо йдеться про діяльність усієї організації) незалежний суб'єкт управління (наприклад, аудиторська фірма).
Таблиця 1
Характеристика попереднього, поточного та завершального контролю в організації
| Види ресурсів | Характеристика процесу контролю щодо кожного виду ресурсів | |
| ПОПЕРЕДНІЙ КОНТРОЛЬ | ||
| Трудові | Реалізується на основі аналізу ділових і професійних навичок претендентів на вакантні посади, кваліфікації, рис характеру, які задовольняють організацію та необхідні для виконання певних робіт. При цьому встановлюють мінімальний рівень вимог до працівників щодо професійної освіти, досвіду роботи, навичок | |
| Інформаційні | Зовнішню та внутрішню інформацію, що надходить з усіх інформаційних каналів, перевіряють на достовірність і об'єктивність. Для цього формується система збору, оброблення та перевірки інформації | |
| Фінансові | Перевіряють усі грошові надходження і видатки підприємства, їх відповідність фінансовій документації, терміни надходження, виплати | |
| Матеріальні | Зосереджений на перевірці якості та кількості отриманих від постачальників необхідних матеріальних ресурсів відповідно до укладених договорів і зафіксованих у них критеріїв | |
| ПОТОЧНИЙ КОНТРОЛЬ | ||
| Трудові | Реалізується в процесі виробничо-господарської діяльності. Здійснюється у формі регулярних перевірок роботи працівників, обговорення проблем, періодичної атестації працівників тощо | |
| Інформаційні | Охоплює перевірку роботи системи оброблення, групування інформації, виділення першочергової і другорядної, термінової і нетермінової інформації, та її розподілу в межах організації | |
| Фінансові | Передбачає перевірку поточної роботи фінансових структур, формування видатків, відповідності фінансової документації та фінансових операцій нормам чинного законодавства тощо | |
| Матеріальні | Виявляється у перевірці ефективності використання наявних матеріальних ресурсів у процесі діяльності | |
| ЗАВЕРШАЛЬНИЙ КОНТРОЛЬ | ||
| Трудові | Охоплює перевірку відповідності кваліфікації працівників посаді, продуктивність їх праці, здатність до постійного удосконалення професійних навичок | |
| Інформаційні | Зосереджений на перевірці повноти, достовірності та об'єктивності інформації, необхідної для виконання поставлених завдань | |
| Фінансові | Передбачає перевірку фактичних фінансових результатів і порівняння їх із запланованими | |
| Матеріальні | Зорієнтований на перевірку кількості та якості виготовленої продукції | |
5. За сутністю завдання: лінійний - контролюється об'єкт загалом (наприклад, контроль з боку власника фірми); функціональний - контролюється лише його частина (контроль з боку фінансового менеджера, комерційного директора, начальника виробництва тощо); операційний - контроль лише однієї окремої характеристики стану та поведінки об'єкта (наприклад, контроль розмірів матеріальних витрат чи фонду оплати праці).
6. За якісними характеристиками: одиничний - контроль одного параметра; множинний - контроль багатьох параметрів; багатофункціональний - контроль даних, які використовують для оцінювання різних управлінських функцій.
5.3. Етапи процесу контролю
Процес контролю реалізується в кілька етапів: 1)визначення стандартів і критеріїв. Стандарт - це офіційний державний або нормативно-технічний документ галузі, підприємства, що визначає характеристики вимог, яким повинен відповідати певний вид продукції; критерій - показник, за яким оцінюють якість роботи, продукції тощо. Загальноприйнятими щодо них є такі вимоги: обмеженість у часі, конкретність, реальність, можливість прогнозування показників і результатів; 2) оцінювання виконання полягає у з’ясуванні відповідності кількості та якості робіт, продукції, загального стану суб’єкта встановленим стандартам, загальноприйнятим нормам і критеріям. Потребує залучення відповідних ресурсів, спеціальних контрольних засобів та приладів; може здійснюватися централізовано і децентралізовано; 3)порівняння досягнутих результатів з установленими стандартами здійснюють у кілька етапів: встановлення масштабу допустимих відхилень; вимірювання результатів; передача і поширення інформації про конкретні результати; оцінка інформації про отримані результати; 4) з'ясування необхідності коректив здійснюється на основі обґрунтованих висновків щодо відповідності чи невідповідності робіт, продукції встановленим стандартам. У разі виявлення невідповідності виникає потреба у корективах (усунення недоліків , зміна стандартів тощо), що є завданням функції регулювання.
Ефективність контролю залежить від таких чинників: об'єктивність критеріїв і стандартів, які б забезпечували реальні можливості людей та справедливість контролю; якісне інформування про стан контрольованих об’єктів і процесів; уникнення прискіпливого контролю; використання методів матеріального стимулювання за дотримання встановлених критеріїв, досягнення запланованих результатів; впровадження інформаційно-управлінської системи контролю; надання особливої уваги контролю виробничих процесів. Важливим при цьому є ефективне функціонування інформаційно-управлінської системи контролю - формалізованої системи підготовки інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень.
5.4. Характеристики ефективної системи контролю
Характеристиками ефективної системи контролю є: точність і достовірність, своєчасність, економічність, гнучкість, обґрунтованість критеріїв і їх множинність, об'єктивність, стратегічна спрямованість, зв'язок із винагородою, орієнтованість на людський фактор.
Достовірність і точність інформації. Часто менеджери приймають рішення, що ґрунтуються на недостовірній або неточній інформації, яка здебільшого надходить від підлеглих і є способом приховання недоліків власної роботи й уникнення покарань. Таке явище має місце за відсутності взаєморозуміння між керівником та підлеглими. Ефективна система контролю має запобігати надходженню недостовірної інформації, використовуючи для цього як систему покарань, так і альтернативні інформаційні канали. Однак найкращим способом усунення цієї проблеми є формування відповідної організаційної культури.
Своєчасність контролю. За своєчасного виявлення недоліків у роботі проблему можна ліквідувати, не допустивши кризових ситуацій. Але своєчасність не означає поспішність. Залежно від характеру проблем контроль можна успішно здійснювати і на основі інформації, яка надходить з установленою періодичністю.
Економічність контролю. Означає, що витрати на створення та впровадження системи контролю мають бути меншими, ніж вигода від її застосування. Значні витрати на придбання технічних засобів контролю,
збільшення кількості осіб, які контролюють, і числа перевірок не є гарантією того, що ефективність контролю зросте.
Гнучкість системи контролю. Передбачає її здатність швидко адаптуватися до змін і внести у систему дій необхідні корективи.
Обґрунтованість критеріїв контролю і їх множинність. Полягає у чіткому роз'ясненні виконавцям завдання. Досягнення мети фіксується за певними кількісними чи якісними критеріями. Якщо критерії необґрунтовані, то існує ймовірність того, що у виконавців виникатимуть сумніви щодо доцільності їхньої роботи. Це зумовить приховування реального стану речей від керівника.
Об'єктивність контролю. Результати контролю мають якомога точніше відображати Ситуацію, особливо коли незначні відхилення від параметрів можуть суттєво вплинути на кінцевий результат, провокуючи ефект «снігової кулі».
Контрольні питання:
- Контроль як функція управління.
- Яке його місце в процесі управління, Види контролю.
- З яких етапів складається процес контролю? У чому зміст кожного етапу?
- Характеристики ефективної системи контролю.
Тема 11. Методи менеджменту
1.Сутність та особливості формування методів менеджменту
Результатом виконання будь-яких конкретних функцій менеджменту, що здійснюються на засадах загальних функцій, є отримані методи менеджменту.
Методи менеджменту — способи і прийоми впливу керуючої системи на керовану на різних рівнях І ланках управління (підприємство, підрозділ, служба тощо).
На практиці методи менеджменту є сукупністю способів і прийомів впливу на колектив працівників та окремих виконавців з метою виконання місії організації та досягнення її цілей. Вони спрямовані на об'єкт управління (фірма, відділ, підрозділ тощо), тобто на працівників різних видів діяльності, їх зміст виявляється через особливості прийомів і способів впливу, а головною метою є забезпечення гармонії, органічного поєднання індивідуальних, колективних та суспільних інтересів. Основним завданням керуючої системи є вироблення методів менеджменту, завдяки яким вона впливатиме на працівників, забезпечуючи їхню мотивацію праці, керуючи та координуючи їхню діяльність. Усі методи менеджменту діалектично пов'язані з функціями менеджменту, оскільки основним завданням функцій менеджменту як видів управлінської діяльності є формування методів менеджменту. При цьому процес формування здійснюється через конкретні функції, які реалізуються з допомогою загальних. (Місце методів менеджменту в процесі управління організацією показано на рис. 1.) Усі методи менеджменту повинні функціонувати не як окремі, розрізнені та самостійні способи впливу, а як цілісна система, що складається із взаємодіючих та взаємопов'язаних елементів.
Рис.1. Класифікація методів менеджменту за різними ознаками
2.Класифікація та характеристика методів менеджменту
Методи менеджменту класифікують за різними ознаками: напрямком впливу на керований об'єкт; способом врахування інтересів працівників; формою впливу; характером впливу (рис. 11.1).
1. За напрямком впливу на керований об'єкт: методи прямого впливу — безпосередньо впливають на керовану систему (накази, розпорядження, вказівки, інструкції, положення, тарифи тощо); методи непрямого впливу — створюють умови для впливу на керовану систему менеджменту (методи підбору колективу за різними ознаками, методи формування психологічного клімату в колективі тощо).
2. За способом врахування інтересів працівників: методи матеріального впливу — враховують майнові та фінансові інтереси працівників; включають різноманітні економічні стимули; методи владного впливу — націлені на впорядкування функцій, обов'язків і прав працівників, регламентацію та нормування їх діяльності (штатні розписи, регламенти діяльності, положення про виконавців, договори, накази, розпорядження, догани тощо); методи морального впливу — спрямовані на підвищення соціально-господарської активності; включають етичні норми, моральні стимули, методи встановлення хороших взаємин між керівником і підлеглими тощо.
3. За формою впливу: кількісні методи (калькуляції, кошториси, ціни, бюджет, матеріальні стимули тощо); якісні методи (вказівки, інструкції, моральні стимули, методи добору колективу за психофізіологічними факторами тощо).
4. За характером впливу: економічні методи менеджменті. Зумовлені різноманітними економічними чинниками, за допомогою яких досягається колективне та індивідуальне задоволення потреб на всіх рівнях. Ефективне використання економічних методів потребує певних передумов: здатності підприємства адекватно реагувати на зміну економічних умов функціонування, розвинутого ринкового економічного середовища, ефективних фінансово-кредитних інститутів тощо.
Економічні методи менеджменту передбачають розроблення планово-економічних показників і механізмів їх досягнення. Вони шляхом матеріальної зацікавленості стимулюють ініціативу та відповідальність працівників за результати прийнятих рішень. Здебільшого діють на керований об'єкт не прямо, а опосередковано. До економічних методів належать економічні плани, економічні стимули та бюджет (рис.2).
Рис..2. Класифікація бюджетів організацій
2. Технологічні методи менеджменту. Вплив на працівників через документи, які визначають технологію виробничо-господарських процесів. До них належать: технологічні документи (це різноманітні інструкції, схеми, які визначають методи, прийоми, режим роботи, послідовність операцій та процедур щодо використання матеріалів, інструментів, обладнання, інших засобів виробництва). Вплив через технологічні документи забезпечується в процесі трудової діяльності. Виконуючи конкретну роботу, працівники керуються певним переліком технологічних операцій, технологічними картами, вказівками щодо використання конкретного обладнання та оснащення, послідовністю виробничих процесів тощо. Так, трудову діяльність токаря регламентують технологічний процес виготовлення деталі (вузла), інструкції з експлуатації обладнання (токарного верстата) та оснащення (пристроїв, інструментів) тощо; начальник відділу керується переліком і послідовністю виконання встановлених завдань, режимом роботи (щоденним, тижневим, місячним і т.), вимогами до певних видів трудової діяльності (наприклад, умовами проведення зборів, нарад); конструкторські документи - різноманітні ескізи виробів (деталей, вузлів та ін.), креслення, конструкторські карти машин (приладів, комп'ютерів, верстатів, автоматів, транспортних засобів) та оснащення (пристроїв, інструментів) тощо. Всі вони різною мірою потрібні для забезпечення конкретних виробничих процесів, а відповідно — й діяльності конкретних працівників.
3. Соціально-психологічні методи менеджменту. Вони постають як сукупність специфічних способів впливу на міжособисті стосунки і зв'язки, соціальні процеси,
Що виникають у трудових колективах. До соціально-психологічних методів належать: соціальні плани — передбачають створення умов праці, забезпечення відпочинку, організацію побуту, медичного обслуговування, охорони праці тощо; моральні стимули — впливають через нагородження орденами, медалями, грамотами, присвоєння звань тощо; методи формування колективів та соціально-психологічного клімату в них — забезпечують вплив на засадах добору членів колективів за особливостями характерів, стажем роботи, розташування їх на відповідних робочих місцях тощо.
4. Адміністративні методи менеджменту. Вони здебільшого є однозначними, тобто виключають варіативність завдань і способів їх розв'язання. Найсуттєвіший їх недолік полягає в орієнтації на досягнення заданої результативності, а не на її зростання, заохочуванні виконання, а не ініціативи. Адміністративні методи менеджменту охоплюють такі способи впливу:
а) організаційні — реалізуються через документи тривалої дії та здійснюються шляхом: організаційного регламентування (закони, положення, статути, укази тощо); організаційного нормування (норми витрат сировини, енергії, інструментів, розмірів амортизації тощо); організаційного інструктування (інструкції, правила, вимоги); організаційного інформування (акти, протоколи, доповідні записки, телеграми, заяви).
Поділ методів менеджменту на групи є умовним, оскільки усі вони тісно взаємопов'язані. Уміле їх поєднання є передумовою ефективного впливу керуючої системи на всі ланки керованої, на трудову діяльність конкретних працівників.
Прикладне значення має класифікація методів менеджменту за характером впливу. Суттєвим також є і те, що економічні, технологічні та соціально-психологічні методи впливають на керовану систему лише формалізуючись з допомогою адміністративних. Наприклад, план економічного розвитку цеху здатний впливати на його працівників лише за умови, якщо директор підприємства передбачить його реалізацію відповідним наказом; положення щодо преміювання набуде сили впливу тільки після його затвердження заступником директора з економіки; новий технологічний процес може бути впроваджений після відповідного наказу головного інженера підприємства; нова система бухгалтерського обліку почне діяти після її затвердження головним бухгалтером; новий режим роботи підприємства вступить у дію лише після підписання директором відповідного наказу директора тощо.
В табл. 11.1 зафіксовано методи менеджменту, які можна отримати у процесі реалізації конкретних функцій менеджменту, а в таблиці 1 — на основі яких елементів функцій формуються відповідні методи менеджменту.
Таблиця 1
Взаємозв'язок функцій та методів менеджменту (приклади)
| Елементи конкретних функцій менеджменту | Методи менеджменту, отримані внаслідок реалізації функцій менеджменту |
| 1 | 2 |
| Планування впровадження нової технологічної лінії з виробництва велосипедів | • графік впровадження нової технологічної лінії • кошторис витрат на впровадження технологічної лінії • технологічний процес та ін. |
| Планування діяльності підприємства планово-економічним відділом | • виробнича програма • техніко-економічний план • бюджет • проект наказу про виконання положень техніко-економічного плану тощо |
| Організація на підприємстві нового підрозділу — науково-дослідної лабораторії | • штатний розпис працівників лабораторії • проект наказу про створення науково-дослідної лабораторії • посадові інструкції для працівників науково-дослідної лабораторії • правила техніки безпеки під час роботи в лабораторії тощо |
| Реорганізація на підприємстві двох відділів (експортного та імпортного) у'відділ зовнішньоекономічної діяльності (ЗЕД) | • штатний розпис працівників відділу ЗЕД • проект наказу про реорганізацію експортного та імпортного відділів у відділ зовнішньоекономічної діяльності • посадові інструкції для працівників відділу ЗЕД • проект наказу про скорочення посад працівників, які не відповідають відповідним вимогам • проект наказу про залучення у відділ ЗЕД висококваліфікованих спеціалістів у галузі ЗЕД тощо |
| Стимулювання основних робітників підприємства | • положення з преміювання основних робітників • фонд оплати праці основних робітників • проект наказу про впровадження відрядної системи оплати праці для основних робітників тощо |
| Розробка відділом праці та заробітної плати системи стимулювання інженерно-технічного персоналу (ІТП) | • фонд оплати праці • положення з преміювання • проект наказу на персональне нагородження працівників за високі результати праці тощо |
| Контролювання директором результатів роботи своїх заступників | • проект наказу про підготовку річних звітів щодо результатів роботи підрозділів організації • програма атестації заступників директора тощо |
| Усунення недоліків та відхилень, виявлених відділом технічного контролю організації в процесі контролювання | • проект наказу про усунення недоліків в технології виробництва • проект наказу щодо внесення змін в організацію трудових процесів з метою підвищення їх ефективності тощо |