А. И. Уринцов информационные системы бухгалтерского учета

Вид материала

Содержание

Подобный материал:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ... 32

2.3 Классификаторы экономической информации

При автоматизированной обработке учетной информации широко используются различные классификаторы, которые позволяют улучшить организацию учета и повысить его качество.

Классификатором называется совокупность отдельных номенклатур, построенных по определенной системе кодирования. Обозначение позиции классификатора с помощью условного символа – это шифр (код). Системы кодирования бывают буквенные, цифровые и буквенно-цифровые (при автоматизации учетных работ наиболее целесообразно пользоваться цифровыми). На практике наибольшее распространение получили следующие системы кодирования: порядковая, серийная, десятичная, шахматная, натуральная (повторная) и комбинированная.

Порядковая применяется для малопозиционных стабильных номенклатур (позициям присваиваются порядковые номера). По такой системе стоится код категорий работников, складов и т.п. недостатком здесь является то, что при дополнении номенклатуры новыми позициями шифры располагаются с нарушением первоначально установленной классификации. Кроме того, при выбытии отдельных позиций нарушается порядок расположения шифров.

Серийная предусматривает шифровку отдельных позиций номенклатуры в пределах серий номеров, выделяемых для разных групп (позиций), причем часть номеров резервируется на случай расширения номенклатуры. С ее помощью, например, можно построить код фамилий работающих (серия номеров отводится каждому цеху), видов оплат и удержаний (одна серия номеров для оплат и вторая – для удержаний).

Серийная система до последнего времени была одной из самых распространённых, что объясняется её экономичностью (охватывает позиции имеющейся номенклатуры и имеет минимальный резерв номеров) и лёгкостью построения кода. Серия номеров, как правило, должна оканчиваться цифрой 9 (для лучшего запоминания). К недостаткам относится трудность запоминания шифров и сложность шифровки многопризначных номенклатур, так как значительно расширяется серия свободных номеров.

Десятичная (позиционная) система кодирования используется при необходимости зашифровать несколько признаков номенклатуры. Тогда для характеристики каждого признака отводится определённое количество десятичных разрядов. Например, на виды оборудования код можно строить по десятичной системе, когда каждый разряд шифра охватывает ступени классификации (класс, группу, подгруппу, тип и типоразмер станка), чтобы одновременно определить его признаки. В связи с этим десятичная система особенно удобна для многопризначных номенклатур.

К её достоинствам относится стройность и логичность построения, чёткое выделение каждого признака номенклатуры, лёгкость запоминания и удобства использования для группировки по определённым признакам, а к недостаткам – длина кода. Однако при существующих ресурсах персональных компьютеров это не является принципиальной помехой, поэтому позиционная система сейчас широко распространена.

Шахматная система кодирования используется в тех случаях, когда необходимо зашифровать два признака номенклатуры. При этом каждый шифр характеризует две позиции: старшего признака и младшего. Для удобства пользования такой код целесообразно строить в виде таблицы шахматной формы (по горизонтали располагаются позиции одного признака, по вертикали – другого).

Натуральная система кодирования (система повторения) применяется обычно тогда, когда позиции номенклатуры уже выражены цифрами или цифровыми шифрами (например, масса изделия, размеры и т.п.). Таким образом строится классификатор размеров материала, сменности, расстояния и т.п., поскольку код нагляден и легко запоминается. Основным недостатком здесь является сложность внесения изменений.

При комбинированной системе классификатор строится одновременно по нескольким ранее описанным системам (порядковой и серийной, десятичной и серийной и т.п.), т.е. представляет собой синтез и внешне построен по десятичной системе. Например, классификатор фамилий работающих можно сделать таким образом: первый знак обозначает номер цеха (отдела), три последующих (по сериям ) – табельные номера основных и вспомогательных рабочих, инженерно-технических работников и т.д.B данном примере шифры отделов построены по порядковой системе, а табельных номеров – по серийной. Комбинированные коды представляют наиболее гибкую систему шифрования, поэтому они получили распространение: так строится, например, классификатор заказов материальных ценностей по развернутой номенклатуре и др.

Совокупность классификаторов призвана обеспечить возможность автоматизации всех учетных работ, полное и качественное ведение текущего бухгалтерского учета, составление форм отчетности, проведение анализа и контроля производственно – хозяйственной деятельности предприятия.

Заметим, что одни классификаторы применяются на нескольких участках учета, другие - на одном. Первые называются обще-бухгалтерскими, вторые – локальными.

К общебухгалтерским относятся, например, классификаторы синтетических счетов, цехов подразделений, к локальным – классификаторы видов оплат, удержаний и т.д. Примерный перечень классификаторов, необходимый для автоматизации учетных работ с помощью персональных ЭВМ, приведен в приложение 1.

Рассмотрим принципы построения отдельных классификаторов учетных номенклатур, чаще всего используемых в задачах по бухгалтерскому учета.

Классификатор цехов и отделов предприятия создается по порядковой или серийной системе (не более трех знаков). При использование серийной системы все цеха и отделы группируются по производственному принципу: основное производство, вспомогательное, непромышленные хозяйства, заводоуправление.

Важнейшее значение для автоматизации всех разделов учета имеет разработка классификатора бухгалтерских счетов, субсчетов и кодов аналитического учета (полных счетов бухгалтерского учета). Здесь первые два знака обозначают обычно номера синтетических счетов (согласно плану счетов, утвержденному Министерством финансов СССР приказом № 56 от 1 ноября 1991 г.), последующие знаки - шифры аналитического учета (субсчета, статьи затрат, заказы, виды изделий и т.п.). Полный код содержит четыре - восемь знаков.

Рекомендации по построению полного классификатора бухгалтерских счетов приведены в приложение 2.

Рациональное построение классификатора полных счетов бухгалтерского учета, особенно его аналитических признаков, позволяет получать на персональном компьютере все необходимые данные. В некоторых случаях, если позволяют условия, шифры ' j счетов, субсчетов и кодов аналитического учета можно заранее напечатать в первичных документах, что улучшает качество ведения учета и сокращает трудоемкость регистрационных работ.

Классификатор инвентарных объектов основных средств строится по порядковой или серийной системе (не более четырех-пяти знаков). Серия номеров отводится для кодирования основных средств соответствующих цехов или видов основных средств.

Нормы амортизационных отчислений в разработке нового классификатора не нуждаются. Здесь можно воспользоваться пятиразрядным классификатором, который имеется в справочнике "Единые нормы амортизационных отчислений на полное восстановление основных фондов народного хозяйства СССР", утвержденных постановлением СМ СССР № 1072 от 22 ноября 1990 г.

Операции движения основных средств кодируются по разрядной системе: первый знак обозначает вид операции, второй -разновидность.

Классификатор оборудования разрабатывается в тех случаях, когда необходимо давать сводки для отдела главного механика.

Классификатор материальных ценностей обычно строится по комбинированной системе в пределах шести - девяти знаков. Например, на ряде предприятий применяют семиразрядный код: два высших знака обозначают группу материала, третий - подгруппу, четвертый - вид материала, остальные - марку, сорт, размер и другие признаки. Заметим также, что номенклатура малоценных и быстроизнашивающихся предметов представляет собой часть общезаводского кода.

Номенклатура-ценник - это перечень всех номенклатурных номеров, включая наименование материалов, цены и другие признаки. Особое внимание здесь уделяется установлению учетных цен, в качестве которых могут применяться плановые цены на материалы или действующие в промышленности оптово-отпускные цены поставщиков. Какие из них применять в качестве учетных, решают на предприятии самостоятельно.

При разработке системы учетных цен на материальные ценности целесообразно руководствоваться следующим: если цены на однородные материалы различаются незначительно, то устанавливают единую среднюю цену, а учетные цены на материалы, имеющие массовое обращение, округляют в пределах экономически допустимых приближений. Учетные цены ставятся напротив соответствующей единицы измерения по каждому номенклатур ному номеру. По материалам, имеющим две единицы измерения, записываются две цены.

Номенклатура-ценник необходима многим работникам разных подразделений предприятия (бухгалтерии, складов, отдела снабжения, цехов и др.), поэтому ее необходимо размножить, сброшюровать и раздать соответствующим подразделениям.

Классификатор поставщиков строится по серийной системе, причем серия номеров отводится группе однородных поставщиков.

Классификатор единиц измерения организуется по порядковой системе и не превышает одного знака, например: килограммы - 1, штуки - 2 и т.д.

Классификатор виновников и причин выбытия предметов из эксплуатации является десятичным и двузначным (разряд десятков - виновники выбытия, единиц - причина выбытия).

Классификатор операций движения материальных ценностей основан на серийной системе и содержит два знака (табл. 2.1).

Таблица 2.1

Классификатор операций движения материальных ценностей

Наименование операций или видов остатка	Шифр основной операции	Шифр сторнировочной операции
Приход	10-29
Поступление со стороны	10	20
Поступление в порядке внутреннего перемещения	13	23
Возврат на склад	14	24
Поступление из переработки	15	25
Прочий приход	19	29
Расход	30-49
Отпуск в производство и на эксплуатационные нужды	30	40
Отпуск на сторону организациям своей системы	31	41
Отпуск на сторону организациям не своей системы	32	42
Отпуск в порядке внутреннего перемещения	33	43
Прочий расход	39	49
Остатки дебетовые	50-69
Остаток книжный	50	60
Остаток по инвентаризационной ведомости	51	61
Остатки кредитовые	70 -89
Остаток книжный	70	80
Остаток по инвентаризационной ведомости	71	81

Классификатор готовых изделий, создаваемый обычно по комбинированной системе, содержит три-пять знаков (один-два для характеристики вида или группы изделий, и два-три для обозначения порядкового номера изделия).

Классификатор групп и категорий персонала предприятия строится по порядковой системе в пределах одного знака. В пределах категорий персонала и в соответствии с действующими тарифно-квалификационными справочниками по отрасли делается классификатор профессий (по серийной системе). Серия номеров присваивается каждой букве алфавита, шифр профессии содержит два-три знака, например: автоматчик - 01, аккумуляторщик - 02, вальцовщик - 10 и т.д.

Классификатор фамилий работающих (табельных номеров) делается чаще всего по одному из следующих трех вариантов. При первом (по серийной системе) серия номеров с учетом резерва на случай увольнения, перемещения и т.д. отводится каждому цеху (отделу), а каждому работающему присваивается определенный табельный номер. При втором варианте (также по серийной системе) за категорией работающих закрепляется серия номеров, так что при переводе работника из одной категории в другую ему присваивается табельный номер соответствующей серии. При третьем варианте (комбинированное построение кода) первые два знака обозначают номер цеха, последующие два-три - табельный номер.

Классификатор льгот по подоходному налогу строится по порядковой системе в пределах одного знака. Он необходим для автоматизации исчисления налогов с помощью ПЭВМ. Например, шифр 1 обозначает, что трудящемуся предоставляется льгота в сумме одной минимальной заработной платы, шифр 2 - в размере двух минимальных заработных плат и т.д.

Классификатор видов оплат кодируется по серийной системе. Он содержит два-три знака, серия номеров отводится для характеристики видов оплат. Аналогично кодируются удержания из заработной платы.

Классификатор покупателей обычно строится по серийной системе и содержит два-три знака. Серия номеров отводится для группы покупателей (фондодержателей) одного ведомства или министерства.

Классификатор операции обработки изделий можно зашифровать серийным или порядковым кодом. Шифры состоят из двух-трех знаков и характеризуют операции, которые проходит изделие при обработке по технологическому процессу.

Классификатор статей калькуляции строится по десятичной системе и имеет два знака, первый из которых обозначает статью расхода, а второй - ее разновидность в пределах данной статьи.

Классификатор причин и виновников доплат (за отклонения от нормальных условий работы) создается по десятичной системе и состоит из двух знаков, первый из которых обозначает причину, а второй - виновника доплат (табл. 2.2).

Таблица 2.2

Классификатор причин и виновников доплат

Причина доплат	Виновник доплат	Шифр
Крепость материала выше запроектированной	Поставщик Отдел материально-технического снабжения ОГТ	10 . 17 18
Несоответствие оборудования	Администрация цеха Мастер ОГМ ОГТ	22 23 26 28
Несоответствие инструментов и приспособлений	Администрация цеха Мастер Инструментальный цех	32 33 35
Замена станочной обработки	Администрация цеха Мастер	42 43
Изменение технологии и дополнительные работы, не предусмотренные технологией	Администрация цеха Мастер ОГТ ОГМ	52 53 58 56
Использование отходов и брака вместо полноценного материала	Рабочий Администрация цеха Мастер	61 62 63
Исправление брака	Поставщик Рабочий Администрация цеха Мастер	70 71 72 73
Ошибки в чертежах и технической документации	ОГТ ОГК	88 89
Организационные неполадки	Администрация цеха Мастер ОГМ	92 93 96

Классификатор видов брака строится по порядковой системе. Он характеризует такие виды дефектов, как трещины, немерность деталей, коррозия, вмятины и т.д.

Классификатор виновников и причин брака продукции кодируется чаще всего по десятичной системе в пределах двух знаков. Высший разряд кода обозначает виновника, а низший - причину брака. Виновником могут быть рабочие, администрация цеха, поставщики материалов, а причинами - неисправность оборудования, неправильный инструктаж рабочих, несоответствие качества и сорта материала, нарушение технологического режима и т.п.

При необходимости могут применяться и другие классификаторы, не указанные в приложении 1, которые пользователь разрабатывает самостоятельно, используя соответствующую систему кодирования.

Blog

А. И. Уринцов информационные системы бухгалтерского учета

Содержание

2.3 Классификаторы экономической информации