А. И. Уринцов информационные системы бухгалтерского учета

Вид материала

Документы

Содержание Глава 2 методология создания бухгалтерских информационных систем Состав и количество первичных документов Состав и количество отчетных форм Структура файла Перечень автоматизированных задач Перечень неавтоматизированных работ или функций

Подобный материал:

• Контрольная работа по дисциплине «Компьютерные информационные системы бухгалтерского, 181.12kb.
• Конспект лекций по дисциплине «Информационные системы в экономике», 1286.5kb.
• Тема. Метод бухгалтерского учета, 547.14kb.
• Метод ведения бухгалтерского учета. Элементы метода ведения бухгалтерского учета, 173.48kb.
• В г. Калуге Сергеев Н. И. Расписание, 58.28kb.
• Программа вступительного экзамена в аспирантуру по специальности 08. 00. 12 «Бухгалтерский, 290.91kb.
• Компьютерные информационные системы бухгалтерского учета, 118.17kb.
• Контрольные вопросы по курсу «Бухгалтерский учет» Тема, 50.46kb.
• Программа курса Теория бухгалтерского учета Сущность и содержание бухгалтерского учета, 28.17kb.
• Тесты Глава Принципы мсфо и российской системы стандартов бухгалтерского учета (сравнительная, 5285.25kb.

ГЛАВА 2

МЕТОДОЛОГИЯ СОЗДАНИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

2.1 Общие вопросы создания бухгалтерских информационных систем

Процесс компьютеризации бухгалтерского учета потребовал соз­дания соответствующей методологии ее проведения, включающей подготовительные мероприятия, обследование объекта, система­тизацию данных обследования и их анализ, разработку технологи­ческих решений и их внедрение.

Опыт внедрения систем обработки данных показывает, что существуют две принципиально разные технологии компьюте­ризации бухгалтерского учета. Первая, долгое время домини­ровавшая в нашей стране, заключается в том. что между фор­мулированием постановки задачи, разработкой технического проекта и его внедрением возникали паузы, причем первый и второй этапы могли быть выполнены разными специалистами. Очевидно, что недоработки, допущенные в постановочной час­ти, переходили в технический проект, поскольку к тому време­ни, когда дело доходило до этого этапа, постановщик, как правило, был занят другой задачей.

Вторая технология характерна для ведущих западных раз­работчиков. Она более продуктивна, поскольку предполагает создание бригады, которая ведет разработку от начала до вне­дрения. В бригаду входят постановщик, системщик, несколько программистов-прикладников, администратор, секретарь, на­учный руководитель разработки. Такой состав дает возмож­ность сократить сроки разработок и обеспечить нормальное внедрение. В сложившихся экономических условиях лишь еди­ничные организации (в основном те, деятельностью которых является разработка программных продуктов) могут позволить себе содержать такие бригады.

Один из выходов в создавшейся ситуации - применение так называемой прототипной технологии, суть которой можно свести к следующему. По обоюдному согласию разработчик не представ­ляет заказчику документ "Постановка задачи", хотя по мере про­ектирования формулирует его для себя. После обследования предметной области, в ходе которого разработчик готовит пере­чень задач, он определяет последовательность их решения и формы выходных ведомостей. Далее разрабатываются программ­ные решения, реализующие прототип основного меню и меню других уровней. При выборе того или иного режима вместо расче­тов и обработки данных на экране монитора высвечивается про­тотип ведомости, которая будет сформирована в результате вы­полнения (в будущем) данного режима. После этого разработчик знакомит пользователя с созданными прототипами, и тот при не­обходимости делает уточнения и изменения, которые оперативно вносятся в прототипы, осваивает разработанный диалог, чтобы не испытывать впоследствии страха перед системой. Он становится как бы единомышленником разработчика. Именно такой подход использовался при разработке АРМ бухгалтеров по различным участкам учета, которые рассматриваются в данной книге как учебные.

К подготовительным мероприятиям относятся разъяснение сущности автоматизации учетных работ, заключение договора с проектной организацией, ознакомление в общих чертах с производственным процессом хозяйственных подразделений предприятия, с работой бухгалтерии. Если они проводятся сто­ронними специалистами, то привлекаются обычно и бухгал­теры предприятия.

После подготовки начинается обследование объекта автомати­зации, изучение учетной информации и особенностей организа­ции производственно-хозяйственной деятельности. Одновременно с этим проводится сбор данных об объемах вычислительных ра­бот, систематизируются действующие классификаторы, формы первичных и сводных документов, ценники, таблицы, инструкции и положения по организации учета и т. п. Эти материалы позволяют определить уровень состояния учета и вычислительных ра­бот и решить вопрос об наиболее эффективном использовании компьютерной техники.

Эффективность функционирования разрабатываемой системы зависит от полноты охвата циркулирующей в системе информа­ции, что может быть выявлено только при тщательном и всесто­роннем обследовании потоков информации, степени обособлен­ности и интеграции, характера движения, повторяемости и воз­можности их регулирования. Цель такого изучения заключается в исключении дублирования, а также в установлении механизма связи первичной, промежуточной и результатной информации, представленного в виде алгоритмов обработки.

Одной из целей обследования является сбор данных, необхо­димых для определения основных параметров и характеристик действующей на предприятии системы обработки информации. Существует несколько методов обследования объектов автомати­зации, причем наиболее распространенными являются анкетный, опросный, расчетный и аналогии.

Анкетный метод (или саморегистрации) заключается в том, что обследование проводится с помощью анкет, заполняемых конкретными работниками без участия обследователя. При оп­росном ответы регистрируются на рабочем месте исполнителя. Расчетный метод сводится к определению трудоемкости учет­ных работ и применяется в тех случаях, когда вместо точного подсчета показателей можно вывести их расчетным путем. Ме­тод аналогии - сокращенный, при его применении результаты обследования учетной информации одного предприятия или подразделения распространяются на все аналогичные структу­ры. При обследовании часто приходится использовать одно­временно несколько методов, причем наиболее часто опрос, при котором на каждого исполнителя заполняется опросный лист или другие документы (карты обследования, таблицы и т.п.). Кроме того, существуют такие методы, как обследование на основе опроса работников различных служб и руководите­лей подразделений, ознакомление с обязанностями сотрудни­ков, данными первичных документов, результатной информа­цией, сущностью выполняемых работ и задач.

При проведения обследования объект автоматизации может рассматриваться в следующих аспектах: информационном, техно­логическом, организационном, методологическом и техническом. Первый по видам работ характеризует используемые первичные и выходные документы, состав файловой системы, структуры файлов, наличие и содержание нормативно-справочной информации. При втором определяются перечень и характеристика задач, по­рядок их выполнения и решения, уровень автоматизации.

Третий предполагает анализ данных о структуре подразделе­ния - состав, схему подчиненности, должностные обязанности со­трудников, четвертый - изучение существующих инструкций, нормативных документов, регламентирующих работу отделов, пя­тый - состав имеющейся вычислительной техники и ПО.

В результате обработки материалов обследования необходимо выявить следующие данные: объем вычислительных работ, техноло­гический процесс ведения учета, структуру аппарата бухгалтерии, оборот каждого вида первичных документов, перечень используемых классификаторов, группировочных и отчетных регистров.

Рассмотрим в качестве примера перечни данных, которые мо­гут быть использованы при обследовании объекта автоматизации. Данные вносятся по экономическим задачам, видам работ и функциям управления.

СОСТАВ И КОЛИЧЕСТВО ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1. Порядковый номер.
   
2. Наименование документа и его типовой код.
   
3. Структурное подразделение, где возникает документ.
   
4. Количество за месяц (год).
   
5. Количество строк в документе.
   
6. Количество документострок.
   
7. Объем обрабатываемой цифровой информации.
   
8. Объем обрабатываемой алфавитной информации.
   

СОСТАВ И КОЛИЧЕСТВО ОТЧЕТНЫХ ФОРМ

1. Порядковый номер.
   
2. Наименование задачи (код).
   
3. Наименование документа или формы.
   
4. Периодичность заполнения.
   
5. Количество строк.
   
6. Объем цифровой информации.
   
7. Объем алфавитной информации.
   

ПЕРЕЧЕНЬ ФАЙЛОВ ПО i-той ЗАДАЧЕ

1. Порядковый номер.
   
2. Наименование массива.
   
3. Условное обозначение.
   
4. Вид машинного носителя.
   
5. Количество копий массива.
   
6. Периодичность обновления файла за выбранный период.
   
7. Объем занимаемого дискового пространства.
   
8. Периодичность обращения к файлу.
   
9. Задачи, в которых используется массив.
   
10. Примечания.
    
11. СТРУКТУРА ФАЙЛА
    
12. Наименование реквизита.
    
13. Размерность.
    
14. СОСТАВ И ХАРАКТЕРИСТИКА КЛАССИФИКАТОРОВ
    
15. Порядковый номер.
    
16. Наименование классификатора.
    
17. Система построения кода.
    
18. Значность кода.
    
19. Задачи, в которых будут использоваться классификаторы.
    
20. ПЕРЕЧЕНЬ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ ЗАДАЧ
    
21. Порядковый номер.
    
22. Наименование задачи (код).
    
23. Наименование программы (код) при автоматизированном решении.
    
24. Массивы нормативно-справочной информации, используемые для решения задач.
    
25. Входные файлы.
    
26. Выходные файлы.
    
27. Выходные машинограммы по задачам.
    
28. Периодичность решения за выбранный период.
    
29. Время автоматизированного решения задачи.
    
30. Структурные подразделения, использующие результаты решения задач.
    
31. ПЕРЕЧЕНЬ НЕАВТОМАТИЗИРОВАННЫХ РАБОТ ИЛИ ФУНКЦИЙ
    
32. Порядковый номер.
    
33. Наименование работы или функции.
    
34. Периодичность выполнения.
    
35. Трудоемкость работы в человеко-днях.
    
36. Краткая характеристика работы.
    
37. Предложения по автоматизации.
    
38. Систематизация данных обследования и их анализ позволяют наметить основные положения проекта. Выводы и предложения обсуждаются с работниками бухгалтерии. После утверждения вы­водов приступают к разработке проекта и его опробованию.
    

По назначению проекты разделяются на типовые и индивиду­альные. Типовые предназначены для предприятий и организаций, однородных по своей деятельности и где возможна одинаковая организация учета. Они создаются на основе стандартов по учету утвержденных номенклатур и типовых первичных документов. Принимается во внимание также порядок ведения учета, состав­ления бухгалтерской и статистической отчетности. Эти проекты облегчают проведения автоматизации учетных работ, способст­вуют сокращению сроков внедрения, затрат труда и денежных средств. Индивидуальные проекты разрабатываются непосредст­венно на предприятии или в хозяйственной организации приме­нительно к конкретному участку. Большую помощь при этом ока­зывают типовые проекты, в которых .решены принципиальные вопросы автоматизации.

Проект автоматизации обычно включает основные положения (принципиальную часть) и рабочую часть (технологию автоматизиро­ванной обработки данных, программное обеспечение). Основные по­ложения содержат описание классификаторов учетно-плановых и других номенклатур, форм первичных документов, форм накопитель­ных (группировочных) и отчетных сводок и их назначение. В рабочей части детально отражается технологический процесс обработки ин­формации и технологическая документация (инструкции пользовате­лю по всем операциям технологического процесса, описание про­граммных решений).

Проект автоматизации бухгалтерского учета должен охваты­вать все участки учета. При разработке проектных решений для каждого из них следует помнить о их взаимосвязи.