А. И. Уринцов информационные системы бухгалтерского учета

Вид материала

Документы

Содержание 2.4 Организация и ведение нормативно-справочного фонда Нормативная информация Специальная постоянная информация Таблица 2.3 Виды постоянных массивов и их состав Таблица 2.4 Состав документов для создания массивов НСИ Для какой цели используется 2.5 Первичные документы и документооборот 2.6 Накопительные (группировочные) регистры и отчетные сводки 2.7 Технология обработки учетной информации Наименование работы 2.8 Составление технических инструкций 2.9 Внедрение проекта Внедрение проекта Вторая схема При третьей схеме 2.10 Эффективность автоматизации бухгалтерского учета

Подобный материал:

• Контрольная работа по дисциплине «Компьютерные информационные системы бухгалтерского, 181.12kb.
• Конспект лекций по дисциплине «Информационные системы в экономике», 1286.5kb.
• Тема. Метод бухгалтерского учета, 547.14kb.
• Метод ведения бухгалтерского учета. Элементы метода ведения бухгалтерского учета, 173.48kb.
• В г. Калуге Сергеев Н. И. Расписание, 58.28kb.
• Программа вступительного экзамена в аспирантуру по специальности 08. 00. 12 «Бухгалтерский, 290.91kb.
• Компьютерные информационные системы бухгалтерского учета, 118.17kb.
• Контрольные вопросы по курсу «Бухгалтерский учет» Тема, 50.46kb.
• Программа курса Теория бухгалтерского учета Сущность и содержание бухгалтерского учета, 28.17kb.
• Тесты Глава Принципы мсфо и российской системы стандартов бухгалтерского учета (сравнительная, 5285.25kb.

2.4 Организация и ведение нормативно-справочного фонда

Известно, что в учетной информации большой удельный вес за­нимают нормативно-справочные данные (НСД), относящиеся к условно-постоянной информации. При использовании персональ­ных ЭВМ целесообразно наряду с созданием системы классификаторов разработать методику организации и ведения норматив­но-справочного фонда. Для этой цели надо определить состав информации, отобрать исходные документы для создания масси­вов НСД, создать массивы на жестком магнитном диске, выбрать систему программного обеспечения и организовать ведение мас­сивов.

Нормативно-справочный фонд включает нормативные и специ­альные массивы. К первым относятся, например, первичные и сводные нормативы, ко вторым - справочные, расценочные и таб­личные.

Нормативная информация занимает важное место в ин­формационном фонде и представляет систему научно обосно­ванных нормативов. Она подразделяется на первичные, к кото­рым относятся пооперационные нормативы трудовых затрат, материальных подетальных затрат и др., и сводные (вторич­ные), в качестве которых используются, например, различные сводные нормы расхода материалов (специфицированные на изделие и т.д.), подетальные нормы трудовых затрат (по цеху, заводу). Последние могут быть рассчитаны непосредственно на ПЭВМ на основе первичных нормативов и некоторых специ­альных данных.

Специальная постоянная информация подразделяется на следующие виды: расценочную - содержит цены на мате­риалы, готовую продукцию, полуфабрикаты; справочную - данные, носящие расшифровочный характер (справочники на­именований предметов, различных признаков), планово-дого­ворная и учетная информация; табличную - заранее вычислен­ные величины и коэффициенты, например нормы амортизаци­онных отчислений, сведения о ставках подоходного налога с сумм заработной платы и др. Планово-договорная информация включает планы выпуска изделий (на год, квартал), плановые (сметные) расходы и т.д. Постоянная учетная информация ха­рактеризует те или иные объекты, предметы и ресурсы, кото­рые длительное время остаются без изменения, а сведения о них многократно используются в учете производственно-хозяй­ственной деятельности предприятия (о личном составе, трудо­вых ресурсах предприятия, основных средствах, постоянных видах удержаний).

В отдельных случаях возможно объединение разных видов по­стоянной информации, например расценочной и справочной, справочной и табличной. Виды некоторых постоянных массивов и их состав приведены в таблице 2.3.

Таблица 2.3

Виды постоянных массивов и их состав

Вид и название массива	Состав и содержание реквизитов массива
Нормативные массивы
Состава изделий	Обозначение спецификации, код спе­цифицированного изделия (куда входит), обозначение входящего элемента (что входит), количество
Применяемости	Код изделий, признак вхождения, код детали (что входит), код узла, изделия, (куда входит), количество на узел
Полной применяемости	Код изделий, код детали (сборочной единицы, узла), количество деталей, входящих в изделие (полная приме­няемость)
Пооперационных норм за­трат труда	Код детали (узла), код цеха, код участ­ка, номер операции обработки, обозна­чение оборудования, код тарифной сетки, разряд, вид нормы, единица нормирования, время подготовитель­но-заключительное, время штучное, расценка
Технологического маршрута обработки деталей	Код детали (сборочной единицы), мар­шрут движения детали: цеха №1, 2, 3 и т.д.
Подетальных норм расхода материалов	Код детали, обозначение материала по классификатору, единица измерения, масса детали, норма расхода, коэф­фициент использования
Справочные массивы
Справочник наименований изделий	Обозначение, код, наименование изде­лий
Справочник наименований деталей и сборочных еди­ниц	Код изделия, код детали (сборочной единицы), наименование детали (сборочной единицы)
Справочник работающих	Номер личной карточки, цех (отдел), участок, табельный номер, фамилия, имя, отчество, пол, национальность, год рождения, код профессии, код ка­тегории, год поступления на предпри­ятие, оклад (тариф), разряд, сумма планового аванса, код льгот по подо­ходному налогу и т.д.
Расценочные массивы
Ценник на материалы, по­купные и комплектующие изделия	Код материала, единица измерения, цена оптовая, цена плановая, основа­ние для цены
Табличные массивы
Справочник норм аморти­зационных отчислений	Код нормы амортизационных отчис­лений, норма амортизационных отчис­лений на полное восстановление (в процентах)

Для создания массивов НСД используются различные виды конструкторско-технологической документации, ценники, прейску­ранты, справочники (табл. 2.4). Данные из этих документов зано­сятся в компьютер и хранятся на жестком магнитном диске.

Таблица 2.4

Состав документов для создания массивов НСИ

№ п.п.	Наименование документа	Для какой цели используется
1	Ведомость спецификация	Перечень состава изделий
2	Спецификация изделия	Перечень состава изделий
3	Спецификация сводная	Составление технологического маршрута обработки деталей
4	Карты технологических процессов (маршрутные и операционные)	Перечень пооперационных норм затрат труда
5	Ведомости подетальных норм расхода основных материалов	Перечень подетальных норм рас­хода материалов
6	Ведомость норм расхода вспомогательных материалов	Перечень норм расхода вспомогательных материалов (на изделие)
7	Ведомость норм расхода инструмента и оснастки	Перечень расхода инструмента и остатки на изделие
8	Ведомость расхода ком­плектующих изделий и полуфабрикатов	Перечень норм расхода комплектующих изделий и полуфабрика­тов
9	Ведомости календарно-плановых нормативов	Перечень календарно-плановых нормативов
10	Классификатор деталей и сборочных соединений	Справочник наименований дета­лей и сборочных соединений
11	Справочник наименований изделий и их оптовых цен	Справочник-ценник изделий
12	Номенклатура-ценник мате­риалов	Справочник-ценник материалов
13	Номенклатура-ценник по­купных и комплектующих изделий	Справочник покупных и комплек­тующих изделий
14	Личные карточки работаю­щих	Справочник работающих (лице­вых счетов)
15	Ведомость фондодержате­лей, плательщиков и поку­пателей готовой продукции	Справочник фондодержателей, плательщиков и покупателей
16	Ведомость расшифровки поставщиков материалов и комплектующих изделий	Справочник поставщиков
17	Справочник-ценник на отходы	Ценник на отходы
18	Ведомость норм амортизационных отчислений	Перечень норм амортизационных отчислений
19	Карточки учета основных средств	Справочник основных средств
20	Справочник подразделе­ний предприятия	Справочник подразделений
21	Справочник профессий ра­ботающих	Справочник профессий
22	Справочник разрядов рабо­чих и тарифных ставок и т.п.	Справочник разрядов и тариф­ных ставок

В условиях функционирования бухгалтерской информацион­ной системы организация файлов НСД может быть осуществ­лена двумя вариантами: локальная для каждой задачи и единая централизованная для всех задач. Второй вариант наиболее эффективен, он возможен как в условиях сети, так и при ре­шении учетных задач на локальном компьютере. Основные тре­бования, предъявляемые к организации НСИ на персональном компьютере: обеспечение актуальности (достоверности) хра­нимой информации; удобство и быстрота поиска сведений; создание сервиса при выдаче информации. Языковые средства СУБД достаточно хорошо обеспечивают выполнение этих тре­бований.

2.5 Первичные документы и документооборот

В качестве носителей разовой исходной информации в системе бухгалтерского учета используются преимущественно обычные документы. Несмотря на прогресс в системе автоматизации уче­та, обойтись без первичных документов на ближайшую перспек­тиву не представляется возможным. Поэтому проблема их совер­шенствования является весьма актуальной. Для этого существует множество способов и технических средств, в том числе: унифи­кация и типизация форм; применение способа однократной запи­си; сокращение количества экземпляров; заготовка бланков доку­ментов с помощью ПЭВМ; выписка документов с помощью компьютера.

На таких участках, как учет материальных ценностей, основ­ных средств и готовой продукции, а также расчеты с персона­лом по оплате труда, используются преимущественно типовые формы первичных документов, что позволяет повысить эффек­тивность обработки данных. В соответствии с Законом "О бух­галтерском учете", применяемые организациями и предпри­ятиями первичные учетные документы должны быть составле­ны по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Указанные альбомы разрабатываются и утверждаются Государственным комитетом Российской Федерации по статистике по согласованию с Ми­нистерством финансов.

Важность унификации и типизации первичных учетных доку­ментов имеет существенное значение для снижения трудоемкости создания и обработки таких документов, особенно при использо­вании средств вычислительной техники. Удобство и трудоемкость обработки документов зависят от того, как размещена в них ин­формация. На практике применяют анкетный, зональный, табель­ный (табличный) и комбинированный способы.

Анкетная форма характеризуется тем, что реквизиты, которые используются для обработки, размещают последовательно по вертикали (один под другим), а названия этих реквизитов - обыч­но слева от них. При зональной форме документ расчленяется на участки (зоны) для размещения определенных групп реквизитов, имеющих логическую или математическую зависимость. Табель­ная (или табличная) форма представляет собой дальнейшее раз­витие зональной, но отличается тем, что для записи каждой груп­пы реквизитов предназначено несколько строк вместо одной. От­дельные зоны напоминают таблицы, которые составляют ее осно­ву. Для комбинированной формы характерны различные принци­пы размещения реквизитов.

Опыт показывает, что наиболее рациональны комбинированные формы документов. Можно рекомендовать следующее примерное размещение реквизитов в документе: постоянные (название доку­мента, предприятия), переменные справочно-группировочные (цех, табельный номер, склад), количественно-суммовые (коли­чество, цена, сумма), подписи (сдал, принял, руководитель пред­приятия, главный бухгалтер), печати.

Важно отметить, что в соответствии с Законом "О бухгалтер­ском учете" первичные документы, не содержащиеся в альбомах унифицированных форм, должны включать следующие обязатель­ные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату его составления;

в) наименование организации, от имени которой составлен до­кумент;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностных лиц, ответственных за совер­шение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

При разработке (или переработке) индивидуальной формы до­кумента вначале определяют необходимый минимальный состав реквизитов, выбирают форму построения, формат и наиболее подходящий стандартный размер. Формат документа⁴ определя­ют путем расчета площади бланка по горизонтали (общее коли­чество граф) и вертикали (количество и высота строк).

При использовании документов, содержащих данные, относя­щиеся к различным группировочным признакам, целесообразно ввести данные в компьютер один раз и затем многократно ис­пользовать (принцип однократной записи), а также сократить ко­личество экземпляров документов.

Известно, что бланки первичных документов печатаются в ос­новном типографским способом. Однако можно использовать и печатающие устройства персонального компьютера, что целесо­образно при заготовке нетиповых форм.

Ряд первичных документов (приходные и расходные кассовые ордера, платежные поручения), в которых постоянно изменяется их содержательная часть, не лишено смысла выписывать с ис­пользованием компьютера. При этом их данные должны (могут) одновременно заноситься в базу данных, обеспечивая ведение электронной картотеки и значительно сокращая трудоемкость по­иска, выписки и регистрации документов.

Разработка форм первичных документов находится в тесной связи с проектированием документооборота, т.е. с разработкой порядка прохождения документа по всем инстанциям и испол­нителям. Первый этап включает такие операции, как выписка документа, его оформление и др. В бухгалтерии происходит проверка документа на полноту заполнения и арифметическая обработка - это второй этап. Последний этап связан с хране­нием документов в бухгалтерии и со сдачей их в архив. В от­дельных случаях некоторые из этапов могут быть объединены, например, при выписке документа на компьютере могут объе­диняться первые два.

2.6 Накопительные (группировочные) регистры и отчетные сводки

Необходимость составления накопительных (или группировочных) регистров вызвана тем, что данные некоторых первичных доку­ментов необходимо сгруппировать на аналитическом уровне - по номенклатурным номерам, табельным номерам, субсчетам и т.п. Это позволяет постепенно накапливать данные в течение месяца, а при наступлении отчетного периода сократить сроки формиро­вания отчетных регистров.

По назначению сводки подразделяются на основные (сводки аналитического характера и синтетического учета - журналы-ор­дера, ведомости по дебету счетов и др.) и вспомогательные (справочные). По периодичности составления сводки бывают еже­дневные, еженедельные, на каждую декаду или месяц, на квартал или на год. По характеру печати цифрового материала они разде­ляются на построчные (полностью повторяют содержание первич­ных документов) и итоговые.

Сводки могут печататься на рулоне или отдельных листах (блан­ках). Выдаются они в одном, двух и более экземплярах. Для этой це­ли применяют метод копиручета (с помощью копировальной бумаги): печатают первый экземпляр, а затем размножают (например, на ксе­роксе), а также печатают несколько экземпляров путем специальной настройки программы печати или повторения печати.

Приведенные выше признаки сводок предъявляют определен­ные требования к проектировочной работе. Задача разработчика состоит в том, чтобы определить содержание разрабатываемых форм, установить минимальный состав показателей и реквизитов, определить количество экземпляров, число степеней итогов, ха­рактер печати, сроки изготовления и т.п.

Каждый сводный документ должен иметь целевое использование, т.е. для каждой ведомости и сводки должна быть обоснована необхо­димость их применения в процессе обработки информации. Всегда следует стремиться к минимизации количества регистров, т.е. сокра­тить процесс вывода на печать промежуточной информации. С ис­пользованием информационных технологий ведения учета пользова­тель должен научиться работать с экраном, выверять и находить требуемую информацию. При объединении в одну общую нескольких родственных сводок, имеющих одинаковые реквизиты, но предназна­ченных для разных служб, могут возникать проблемы поиска "золотой середины", поскольку трудно уместить необходимые рекви­зиты на стандартном листе.

После определения содержания регистра разрабатывается его форма с точным заголовком (наименование формы и шифр). Далее в соответствии с требуемыми реквизитами и показателями определя­ется количество граф, их заголовки и расположение в сводке (с точ­ки зрения удобства для чтения и последующего использования). Же­лательно, чтобы они соответствовали расположению граф в накопи­тельных регистрах или первичных документах, на основании которых составляется сводка. Сводки должны иметь законченный вид и быть доступны для сотрудников, которые не знают специфики автомати­зированной обработки учетной информации.

По завершении разработки форм отчетных сводок и определе­ния входной информации целесообразно наглядно представить взаимосвязь первичных документов, накопительных и отчетных сводок. Подобные принципиальные схемы или информационные модели помогают пользователям в последующей работе.

2.7 Технология обработки учетной информации

Технологический процесс в условиях автоматизации учета пред­ставляет собой совокупность машинно-ручных операций по обра­ботке исходной информации, содержащейся в первичных доку­ментах и других носителях, с целью получения результатной ин­формации. К технологии обработки экономической информации предъявляется ряд требований: минимальные затраты труда, ма­териальных ценностей и денежных средств; быстрота обработки и своевременность изготовления отчетных сводок; рациональная загрузка операторов; простота документооборота.

Технологический процесс может строиться по функционально­му⁵, предметному и смешанному принципам. Для первого харак­терно выполнение бухгалтерами определенных операций по всем участкам учета (например, ввод данных с рабочих нарядов, требо­ваний по учету материалов). Второй принцип предусматривает организацию отдельных рабочих мест по видам работ (расчеты с персоналом по оплате труда, учет материальных ценностей, что требует специализации бухгалтерского персонала), а третий предполагает построение обработки данных с использованием первых двух принципов: приемка документов и формирование от­четных сводок ведется по предметному принципу, остальная об­работка - по смешанному.

Наиболее часто используется в бухгалтериях предметный принцип построения технологического процесса: прием первич­ной документации и ее формирование, арифметическая обработ­ка, формирование контрольных итогов, сортировка (индексиро­вание) данных, введенных с первичных документов, составление группировочных и отчетных сводок, их контроль и выпуск.

Конечно, необходимо стремиться к тому, чтобы данные вводи­ли в компьютер в местах первичного учета, а затем информация по каналам связи в электронном виде поступала в бухгалтерию, и бухгалтера не тратили бы время на повторный ввод, а только производили сверку контрольных чисел с контрольными данными печатных форм, подписанных ответственными лицами по местам первичного учета. Однако при невозможности по каким-либо при­чинам организовать работу описанным способом необходимо ориентироваться на традиционную технологию.

Первой операцией технологического процесса является прием первичной документации и ее формирование для машинной обра­ботки. Устанавливается порядок кодирования документации, под­готовки и сдачи ее по различным участкам учета из подразделе­ний. На практике применяют три основных варианта комплектов­ки первичных документов: вся работа производится самими работниками подразделений, либо бухгалтером, либо частично в подразделении, а частично бухгалтером. Для сдачи документов по учетным работам целесообразно использовать первый и второй варианты, при которых документы комплектуют в пачки работники подразделений и бухгалтеры, а в бухгалтерии осуществляется тщательный, отвечающий требованиям автоматизации контроль.

Для установления четких взаимоотношений между подразде­лениями и бухгалтерией документы сдаются под расписку по журналу следующей формы (табл. 2.5):

Таблица 2.5

Сдано		Номер пачки	Наименование докумен­тов	Количество	Расписка в приеме	Приме­чание
Дата	Час

При приемке документов проверяют их количество и качество заполнения. Дефектные документы к обработке не принимают до тех пор, пока сдатчик не внесет необходимые исправления. Для учета поступивших и сдачи выполненных работ в бухгалтерии ве­дется журнал по форме, представленной в табл. 2.6.

Контрольные числа (графы 6-9) создаются в процессе обра­ботки документов и используются для проверки группировочных регистров и отчетных сводок. Графы 10-12 заполняются при возврате документов в подразделение. В журнале приемки докумен­тов и контрольных чисел открывается отдельный лист на каждое подразделение или каждый участок учета. В некоторых бухгалте­риях вместо журнала по аналогичной форме ведут карточки.

Таблица 2.6

Заказчик ________________

Наименование работы

Получено		Номер пачки	Количество документов		Контрольные числа				Расписка в полу­чении заказчика
Дата	Часы		При­нято	Воз­вра­щено					Дата	Час	Под­пись
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Арифметическая обработка включает простые и сложные опе­рации. В ходе первых для получения результата приходится вы­полнять одно-два арифметических действия, а вторых - последо­вательно производят многие арифметические действия. В учете преобладают простые вычислительные работы.

В большинстве случаев обработка производится с помощью персонального компьютера на основании первичных документов. Это не относится к выписке документов типа счетов-фактур, ли­митно-заборных карт и других, в которых необходимо печатать небольшой текст и выполнять вычислительную обработку данных.

Важнейшей стадией технологического процесса является по­лучение контрольных итогов, которые необходимы для сверки на­копительных и отчетных сводок. Их получают при вводе инфор­мации в компьютер по видам документов или другим группировочным признакам (даты, виды работ, склады, счета). Для этих целей обычно предусматривают возможность просмотра на экра­не или печати протокола ввода данных.

Группировочные и отчетные сводки составляются на персо­нальном компьютере в виде экранных форм (видеограмм) или выводятся на печать. При этом контролируется четкость печати, правильность расположения группировочных признаков. Далее производится последующий контроль сводки путем сопоставле­ния ее итогов с контрольными числами, созданными в процессе обработки первичных документов, и их оформление (при необхо­димости разрезка и брошюровка), после чего сводки используют­ся в повседневной работе, хранятся в бухгалтерии или передают­ся заинтересованным службам и лицам.

На всех операциях технологического процесса необходимо преду­смотреть надежные методы контроля (может быть предварительным, текущим и последующим). Предварительный контроль для преду­преждения возникающих ошибок осуществляется при приемке пер­вичных документов, проверке и настройке компьютера и т.д. Теку­щий применяется для проверки тех или иных операций в момент их выполнения, чтобы предупредить брак (например, выверка отчетных разработок в процессе составления), а последующий - для обнару­жения и исправления ошибок, допущенных в предыдущих операциях. Наиболее часто используемые методы контроля - зрительный, логи­ческий, балансовый, прямое сопоставление, дублирование, выполне­ние работ разными способами.

Зрительный контроль предусматривает проверку заполнения пер­вичных документов (четкость записи, отсутствие помарок, качество печати и т.д.) при вводе данных в компьютер. После ввода информа­ции одного документа на экране появляется сообщение: "Все введе­но. Верно: "Да", "Нет". Бухгалтер проверяет правильность ввода и подтверждает с помощью курсора и клавиши "Ввод" ("Да"). В про­тивном случае курсор" возвращается к первой записи и можно произ­вести корректировку. Логический контроль является продолжением и дальнейшим развитием зрительного - проверяется увязка между по­казателями на всех операциях автоматизированной обработки ин­формации. Контроль прямым сопоставлением предусматривает считку записей, а методом дублирования - вторичное выполнение операции теми же (или аналогичными) приемами, что и при первом выполнении. Контроль исполнением работы разными способами яв­ляется развитием предыдущего метода, но повторное выполнение той же операции осуществляется с помощью других технических средств (например, платежные поручения проверяются пользовате­лем при вводе с этих документов информации в компьютер). Балан­совый метод нужен в тех случаях, когда между несколькими подсчи­тываемыми графами документа или отчетной сводки есть арифмети­ческая зависимость.

Применение тех или иных методов зависит от характера опе­раций. При этом возможно использование сплошного и выбороч­ного контроля. Как правило, при внедрении автоматизированного учета на всех операциях применяется сплошной контроль.

2.8 Составление технических инструкций

Для удобства работы и быстрейшего обучения пользователя на каждую операцию технологического процесса необходимо раз­работать техническую инструкцию, в которой указывают порядок обработки учетных данных. В соответствии с перечнем операций технологического процесса могут составляться ин­струкции по подготовке первичных документов, приемке, кон­тролю и регистрации принятых документов в бухгалтерии, по работе во всех режимах АРМ бухгалтера на соответствующем участке учета. В технических инструкциях даются подробные указания операторам о характере и технологии выполнения ра­бот, а также элементарные знания по эксплуатации компьюте­ра и т.д. Инструкции составляются на специальных бланках или хранятся на винчестере ПЭВМ, а при необходимости выво­дятся на экран или распечатываются.

Инструкция по подготовке первичных документов для сдачи в бухгалтерию составляется для каждого заказчика (цеха, отдела) с учетом обрабатываемых документов. В ней содержатся требова­ния к заполнению и оформлению первичных документов, условия о сроках сдачи их в течение месяца и дате последней сдачи, о порядке оформления сдачи, количестве документов в пачке, по­рядке нумерации и т.д. В табл. 2.7 приведена примерная инструк­ция по подготовке первичных документов для расчетов с персона­лом по оплате труда и для передачи их в бухгалтерию.

Инструкция по приемке, контролю и регистрации принятых до­кументов разрабатывается, как правило, для однотипных доку­ментов (наряды, рапорты о выработке, приходные и расходные требования по учету материалов). Она должна содержать сведе­ния о порядке приемки, методе контроля первичных документов, порядке регистрации и выдачи в работу.

Таблица 2.7

5	Инструкция	по подготовке
Цех-сдатчик	первичных документов для сдачи в бухгалтерию		№ 01/1
Работа	01	Расчеты с персо­налом по оплате труда	1	1
	Шифр	Наименование	Лист №	Всего листов
Операция	1	Подготовка рабо­чих накопитель­ных нарядов	-
	Шифр	Наименование	Оборудование

Примечания:

1. Рабочие накопительные наряды сдаются два раза в месяц (16-го числа - за первую половину месяца и 1-го числа до 10 часов утра - за вторую половину).
   
2. При заполнении первичных документов работники цеха должны записать все показатели и шифры, не допуская по­марок и подчисток, проставлять их в отведенных для этого графах и только арабскими цифрами.
   
3. Наряды сдаются скомплектованными в пачки из расчета не более 100 документострок в пачке.
   
4. На каждую пачку выписывается сопроводительный листок.
   
5. Документы должны быть обернуты бандеролью, к первому документу должен быть приклеен сопроводительный листок.
   
6. На сопроводительном листке следует проставлять: номер пачки, цеха, участка, наименование документов и их количе­ство.
   
7. Документы сдаются по журналу сдачи, в котором после при­емки бухгалтер должен расписаться.
   
8. Поперек сопроводительного листка последней пачки за от­четный месяц следует написать цветным карандашом или фломастером, что она последняя.
   
9. Все дефектные документы, возвращенные подразделению при приемке, сдают в следующих пачках обычным порядком.
   

Инструкция по суммированию и контролю должна содержать сведения о суммируемых показателях первичных документов, по­рядке работе, порядке записи итогов и методе контроля сумми­рования.

В инструкции по регистрации контрольных чисел указывается

порядок получения и регистрации контрольных чисел, а также, для каких целей используются контрольные числа (табл. 2.8).

Таблица 2.8

Инструкция по регистрации контрольных чисел № 01/5
Работа	01	Расчеты с персоналом по оплате труда	1	1
	Шифр	Наименование	Лист №	Всего листов
Операция	5	Регистрация контрольных чисел по рабочим нарядам	ПЭВМ
	Шифр	Наименование	Оборудование

Инструкция по контролю и выпуску группировочных и отчетных сводок должна содержать сведения о методике контроля полу­ченных итогов, порядке оформления и передачи регистров и от­четных сводок заказчикам.

Инструкция по работе в различных режимах АРМ содержит сведения о порядке ввода данных, составлении сводок, работе с классификаторами, закрытии месяца и т.п.

Примечания:

1. Полученные по каждой пачке документов контрольные итоги (заработной платы и нормированного времени) записывают­ся в соответствующие графы журнала приемки и контроль­ных чисел.
   
2. По окончании записи в журнале по всем пачкам за отчетный период следует просчитать общие итоги по графам "сумма" и "нормированное время".
   
3. Полученные общие итоги используются следующим обра­зом: итог графы "сумма" сверяется с итогом графы "сдельно" ведомости распределения заработной платы по видам оплат, а итог "нормированного времени" сверяется при получении накопительных данных по рабочим-сдель­щикам за месяц.
   

При выполнении тех или иных операций на персональном ком­пьютере пользователь в большинстве случаев руководствуется правилами, подсказанными ему в процессе диалога, который обычно строится на основе меню. При этом технологическая карта может составляться разработчиком в обычном порядке, однако присутствие заготовленной при проектировании помощи пользо­вателю практически в каждом экране делает целесообразным это только для операций с плохой инструкционной поддержкой на эк­ране или для технологически сложных операций.

При изменении положений инструкций (порядка сдачи доку­ментов, методики их обработки, программ настройки) в них вно­сятся соответствующие исправления, а в отдельных случаях со­ставляются новые инструкции.

2.9 Внедрение проекта

После составления проекта и его утверждения приступают к за­вершающему этапу - его внедрению. Этот процесс включает про­ведение подготовительных мероприятий и внедрение основных положений и рабочей части проекта.

К подготовительным мероприятиям относятся размножение клас­сификаторов учетных номенклатур в виде справочников, печатание бланков измененных форм первичных документов, пробное состав­ление накопительных регистров и отчетных сводок на компьютере, инструктаж работников тех служб и отделов, которые будут сдавать первичные документы и получать отчетные сводки.

Внедрение проекта на любом предприятии может быть осу­ществлено по различным схемам.

По первой схеме на протяжении определенного периода одни и те же учетные работы выполняются одновременно вручную и автомати­зированным способом. Когда бухгалтеры освоятся с ведением учета на персональном компьютере, ручное ведение учета отменяется. Этот вариант распространен достаточно широко, хотя и ведет к перегруз­ке учетных работников, так как одну и ту же работу приходится вы­полнять дважды (значительная трудоемкость).

Вторая схема предполагает внедрение проекта автоматизации последовательно по отдельным объектам (цехам, отделам, скла­дам) без выполнения этих работ вручную. Здесь учитывается опыт, накопленный на предыдущих участках, и совершенствуются положения проекта. Такая схема затягивает этап внедрения и применяется обычно при приобретении персональных ЭВМ.

При третьей схеме предусматривается автоматизация одно­временно по всем объектам без выполнения этих работ вручную (полное внедрение). Здесь требуется тщательно продуманные подготовительные мероприятия и высокий уровень подготовки бухгалтеров, работающих на компьютере. Обычно такое внедре­ние проекта применяется в тех бухгалтериях, где имеются компь­ютеры и ведутся работы по их эксплуатации. Из рассмотренных схем она наиболее эффективна, поскольку сокращаются сроки внедрения при минимальных затратах.

Внедрение проекта обычно начинают с первого числа месяца, причем предварительно разрабатывают и доводят до сведения поль­зователей соответствующие классификаторы. Если шифры являются постоянными для данного вида документов, то целесообразно отпе­чатать в них типографским способом вид оплат, коды складов и т.п. Если внесены изменения в формы первичных документов, то они также должны быть заново отпечатаны и переданы пользователям. Одновременно проводится инструктаж о порядке заполнения доку­ментов и сроках сдачи их в бухгалтерию. Пользователей также зна­комят с содержанием разрабатываемых на компьютере группировочных ведомостей и отчетных сводок. Если сводки предназначены для подразделений предприятия, то проводится инструктаж исполните лей о порядке использования этих регистров. Отчетные сводки должны быть тщательно выверены, так как ошибки, допущенные в этот период, наносят большой вред, вызывая недоверие работников к автоматизации в целом.

В период внедрения необходимо следить за тем, чтобы строго со­блюдались сроки сдачи первичных документов на обработку в бух­галтерию, осуществлялся контроль принятых документов в части их оформления и выполнялись предусмотренные проектом инструкции. После окончания отчетного периода необходимо подвести итоги вне­дрения, проанализировать выявленные ошибки и недостатки и при­нять меры к их устранению (уточнение сроков сдачи первичных до­кументов и составления отчетных сводок, изменение отдельных по­ложений инструкционных карт, шифров, программ настройки и т.п.). После этого следует внести исправления в проект. О сдаче-приемке проекта составляют акт. С этого момента проект является руководя­щим документом, по которому организуется работа на данном участ­ке учета. Срок внедрения проекта в среднем составляет полтора-два месяца, считая с момента внедрения классификаторов и до оконча­ния отчетного периода.

2.10 Эффективность автоматизации бухгалтерского учета

Эффективность автоматизации бухгалтерского учета характеризует­ся рядом показателей, основными из которых являются: повышение производительности труда учетных работников, сокращение трудо­емкости и стоимостных затрат на ведение учета; улучшение качества обработки учетной информации, сокращение сроков составления от­четности. Первый показатель является количественным (экономичес­ким), его можно измерить, а второй - качественным, не поддающим­ся измерению, но также чрезвычайно важным.

Опыт использования персональных компьютеров показывает, что производительность труда учетных работников повышается в два и более раза по сравнению с ручной техникой ведения учета. Автома­тизация учетных работ способствует внедрению передовых форм и методов учета, позволяет сократить количество работников, занятых на учетных операциях, или высвободить их для выполнения других работ. Улучшение качества учета достигается благодаря ускорению документооборота, применению действенного контроля на всех опе­рациях обработки, применению более совершенных технических средств, улучшению форм документов и возможности составлять на машинах за один прием две-три различные отчетные формы.

Экономический эффект от внедрения автоматизации опреде­ляется путем сопоставления затрат труда и себестоимости учет­ной работы при автоматизации и при выполнении ее ручным спо­собом. Общая себестоимость слагается из следующих элементов: суммы заработной платы, амортизационных отчислений, стои­мости вспомогательных материалов и суммы косвенных расходов.

Данные о трудовых затратах дополняют данными о денежных расходах, после чего рассчитывают экономическую эффектив­ность автоматизации учета (табл. 2.9).


Таблица 2.9

№ п. п.	Участки, по которым прово­дится автома­тизация	При ручной обработке		При автоматизированной обра­ботке		Результаты расчета эффективности
		Трудоем­кость (в ча­сах)	Стоимость (в руб.)	Трудоемкость (в ча­сах)	Стоимость (в руб.)	По трудо­вым затра­там		По стоимости
						в часах (±)	в про- цен­тах к гр. 3	по стои­мости (±)	в про- центах к гр. 4
		1	2	3	4	5	6	7	8

Расчет производится следующим образом:





Сумму косвенных расходов целесообразно определить по сле­дующей формуле:




где С_к – сумма косвенных расходов;

С_з – сумма зарплаты;

К – процент косвенных расходов, который определяется по фактическим расходам (на практике косвенные расходы составляют от 40 до 150 % суммы зарплаты).

Для определения трудоемкости и стоимости учетных работ при их ручном исполнении необходимо по данным обследования установить количество работников, занятых на выполнении учетных операций по данному участку, должностные оклады, средние размеры премий. Расчет для определения суммы фактической зарплаты, выплачивае­мой за выполнение данных учетных операций, составляют по форме, представленной в табл. 2.10.

Должностные оклады (гр. 1) определяют на основании штатного расписания (штатной расстановки), средний размер премий (гр. 2) устанавливается исходя из отчетных данных за два-три месяца. Среднемесячная ставка по должности (гр. 3) определяется как сумма должностного оклада и премии. Сумма премии равна произведению оклада (гр. 1) на процент премии (гр. 2), деленному на 100. Средне­часовая должностная ставка получается в результате деления данных гр. 3 на календарный месячный фонд рабочего времени (173,4 часа). Сумма заработной платы за выполнение работ вручную (до автомати­зации) определяется умножением данных гр. 4 и 5. В гр. 6 получаем итоги стоимости работ при ручном выполнении.


Таблица 2.10

Наименование должности	Должностной оклад	Средний процент премии	Средне-месячная ставка по долж­ности	Средне-часовая ставка по должности	Трудоемкость автоматизируемых работ	Сумма заработной платы за использование ра­боты до автоматизации
А	1	2	3	4	5	6

Косвенные расходы определяют путем умножения суммы зара­ботной платы на процент косвенных расходов, проект косвенных расходов при ручном выполнении работ - по учетным данным, стоимость материалов - исходя из их месячного расхода.

Заключительный подсчет эффективности при наличии сведе­ний о трудоемкости и стоимости работ, выполняемых ручным спо­собом и при автоматизации, сводится к определению результатов в абсолютных величинах (экономия или перерасход) и в относи­тельных (процент снижения трудовых и денежных затрат).