Microsoft Office Word и Excel методическая разработка

Вид материала

Методическая разработка

Содержание Копирование, перемещение, вставка, удаление, очистка Копирование через буфер содержимого блока ячеек в другой блок Отмена и восстановление последнего действия (Undo) Масштаб, окна, закрепление областей таблицы Работа с несколькими таблицами Работа с базами данных Ведение БД с помощью «Формы « Сортировка записей Отбор записей Получение итогов Функции баз данных. Использование критериев для работы с функциями БД

Подобный материал:

• Методика оформление учебно-методической документации учителем географии в текстовом, 644.79kb.
• Методическая разработка по дисциплине «Информатика» Тема: Табличный процессор Microsoft, 1299.63kb.
• Microsoft Office Word и Microsoft Office PowerPoint, создание шаблона для заполнения, 31.57kb.
• Нижегородский Государственный Университет им. Н. И. Лобачевского Н. А. Устинов Microsoft, 1290.46kb.
• Пособие для начинающих Воробьев В. В. Microsoft Excel, 439.68kb.
• Курс лекций по дисциплине " основы компьютерных технологий" Часть II. Microsoft Excel, 457.54kb.
• Смірнова О. Ю, Microsoft Word, 527.4kb.
• Пособие для начинающих Воробьев В. В. Microsoft Excel 2000, 451.03kb.
• Курс лекций по дисциплине " основы компьютерных технологий" Часть I. Microsoft Word, 432.92kb.
• Лабораторная работа №4 Тема: Панели Microsoft Excel, 44.05kb.

Копирование, перемещение, вставка, удаление, очистка

Копирование и перемещение

При копировании содержимого ячеек текст и числа, находящиеся в этой ячейке перемещается в другую. Входящие в формулы относительные адреса ячеек модифицируются – координаты изменяются на столько, на сколько клеток произошло перемещение ячейки с формулой (например, при копировании ячейки с формулой «=B2+C3» в ячейку, расположенную на 3 ряда ниже и 2 столбца правее, формула принимает вид «=D5+E6»). Абсолютные адреса (символ $ перед координатой, например «=N$1+$G$3») не изменяются при распространении формулы.


Копирование через буфер содержимого блока ячеек в другой блок:

1. Выделение блока ячеек, откуда копируется информация (см. «Выделение блоков»)
   
2. Копирование выделенного блока в буфер (вокруг выделенного блока появляется мерцающий пунктир):
   

• Ctrl + Ins;
  
• Ctrl + C;
  
• меню «Правка»  «Копирование»;
  
• щелчок по правой кнопке мыши на копируемой ячейке  «Копирование»;
  

3. Выделение блока клеток, куда копируется информация (см. «Выделение блоков»).
   
4. Вставка из буфера в этот блок:
   

• Shift + Ins;
  
• Ctrl +V;
  
• меню «Правка»  «Вставить»;
  
• щелчок по правой кнопке мыши  «Вставить».
  

Пункты 3) и 4) можно повторять многократно – копировать одно и то же в разные блоки.


Копирование и перемещение выделенного блока (один раз):

1. КМ установить на границу блока (принимает вид толстой белой стрелки);
   
2. перетаскивать в нужное место ( в зависимости от нажатых при этом клавиш результат различный):
   

• ни одна клавиша не нажата – блок перемещается, содержимое ячеек замещается новым блоком;
  
• нажата клавиша – блок копируется, содержимое клеток замещается новым блоком;
  
• нажата клавиша — блок перемещается, «раздвигает» ячейки и вставляется между ними;
  
• нажаты – блок копируется, «раздвигает» ячейки и вставляется между ними.
  

Вставка

Вставка пустых столбцов или строк на место выделенных столбцов или строк.

• меню «Вставка»  «Столбец» или «Строка»;
  
• меню столбца или строки  «Вставка».
  

Вставка пустого блока на место выделенного

• меню «Правка»  «Вставка»  «Ячейки»;
  
• меню ячейки  «Вставка».
  

Удаление

Удаление выделенных строк или столбцов:

• меню «Правка»  «Удалить»;
  
• меню столбца или строки «Удалить».
  

Удаление выделенного блока:

• меню «Правка»  «Удалить»;
  
• меню ячейки  «Удалить».
  

Очистка

Очистка только содержимого выделенного блока (формат сохраняется):

• <Delete>;
  
• меню ячейки  «Очистить»;
  
• меню «Правка»  «Очистить» «Содержание».
  

Очистка только формата блока (содержимое сохраняется):

• меню «Правка»  «Очистить» «Форматы».
  

Очистка содержимого и формата блока:

• меню «Правка»  «Очистить» «Всё».
  

12. Отмена и восстановление последнего действия (Undo)

Последнюю выполненную операцию можно отменить или повторить. Если требуется восстановить таблицу, то это необходимо делать сразу же, до выполнения следующей команды:

• меню «Правка»  «Отменить <последнее действие>».
  

13. Форматирование

Форматирование – задание способа представления хранящейся в ячейке информации.

Задание ширины столбцов и высоты строк:

• курсор мыши (КМ) установить на правую границу столбца (в верхней строке с обозначением столбцов) или на нижнюю границу строки (в левом столбце с обозначением строк) – курсор принимает вид горизонтальных (или вертикальных) линий со стрелками;
  
• перетаскиваем КМ, нажав на левую клавишу, до достижения нужного размера столбца или строки.
  

Задание автоматической ширины столбца (по максимальной ширине записи в ячейке):

• двукратный щелчок по правой границе столбца..
  

Спрятать/показать столбец:

• курсор мыши установить на заголовке столбца; далее выбрать один из способов:
  

• меню “Формат”“Столбец”“Скрыть”/“Отобразить”
  
• контекстное меню столбца (вызывается щелчком по правой клавише мыши) “Скрыть”/“Отобразить”
  

Примечание: при задании команды “показать столбец” необходимо предварительно выделить оба столбца, между которыми находится скрытый столбец.

Автоматическое форматирование (по имеющимся образцам):

• меню “Формат”“Автоформат”, выбрать из списка образцов.
  

Задание формата для блока ячеек:

• Ctrl+1;
  
• Меню “Формат”  “Формат ячеек”  Закладки: “Число / Выравнивание / Шрифт / Рамка / Вид ”;
  
• Контекстное меню ячейки  “Формат ячеек”  “Число / Выравнивание / Шрифт / Рамка / Вид ”;
  

Коды форматов для вывода чисел: 0 или # — место для цифр; М – месяцы, D – дни, H – часы, S – секунды.

14. Масштаб, окна, закрепление областей таблицы

Изменение масштаба:

• Меню “Вид”  “Масштаб”.
  

Для просмотра таблицы в двух различных местах окно должно быть “расщеплено”:

1. установить курсор мыши на область разделения экрана над правой верхней стрелкой линейки прокрутки  – курсор принимает вид горизонтальных линий со стрелками;
   
2. перетаскивать линию раздела экрана в нужное положение.
   

Переход из окна в окно: функциональная клавиша F6.


Отмена разделения окна:

• двукратный щелчок по полосе разделения.
  

Закрепление строк таблицы выше активной ячейки и столбцов левее активной ячейки (при перемещении активной ячейки они не будут перемещаться):

• меню “Окно”  “Закрепить области”./“Снять закрепление областей”.
  

15. Защита

Для того, чтобы случайно или злонамеренно нельзя было изменить содержимое заполненных ячеек, их необходимо защитить.


Защита всей таблицы.

• меню: «Сервис»  «Защита»  «Защитить лист».
  

Частичная защита:

1. выделить блок незащишаемых клеток,
   
2. выбрать один из вариантов действий:
   

• Ctrl+1  «Защита»;
  
• меню: «Формат»  «Формат ячеек»  «3ащита»;
  
• меню «Ячейки»  «Формат ячеек»  «3ащита»
  

3. убрать маркер  с флажка «Защищаемая ячейка»
   
4. меню: «Сервис»  «Защита»  «Защитить лист».
   

Отмена защиты:.

• меню: «Сервис»  «Защита»  «Снять защиту».
  

16. Работа с несколькими таблицами

Каждый файл Excel может состоять из нескольких таблиц, называемых листами – при создании файла их 16. Весь файл называется рабочей книгой. В нижней части окна документа показаны обозначения листов, имеющихся в книге.

Переход от листа к листу.

• с
  .
  помощью кнопок слева от полосы горизонтальной прокрутки перемещаться по списку листов
  

Если активизировать несколько листов, то при вводе информации в ячейку на одном листе она заносится в ячейки с тем же адресом на всех активных листах

Активизирование листа,

• однократный щелчок по указателю листа.
  

Активизирование нескольких соседних листов.

1. однократный щелчок по первому указателю листа,
   
2. Shift + однократный щелчок по последнему отмечаемому листу.
   

Активизирование нескольких не соседних листов:

1. однократный щелчок по первому указателю листа;
   
2. Сtrl + однократный щелчок по последнему.
   

Отмена активизации:

• активизировать другой лист.
  

Вставка листов:

1. однократный щелчок по указателю, перед которым должен вставляться новый
   
2. выбрать один из способов:
   

• меню Листа: «Вставка»,
  
• меню: «Правка»  «Вставить»  «Лист».
  

Удаление активизированных листов:

• меню: «Правка»  «Удалить лист».
  
• меню Листа;  «Удалить».
  

Переименование листов:

• двукратный щелчок по указателю;
  
• меню Листа  «Переименовать»
  
• Изменение порядка следования листов: перетаскивать указатель листа в нужное место.
  

17. Работа с базами данных

В Ехсel имеются средства, позволяющие осуществлять операции, присущие работе с базами данных (БД): ведение БД (ввод, коррекция и удаление записей); фильтрация (отбор) записей по задаваемому критерию поиска, сортировка записей по одному и нескольким полям; получение итогов по группе записей и всей БД

· База данных в Microsoft Excel - это список связанных данных, в котором строки данных являются записями, а столбцы - полями. Верхняя строка списка содержит названия каждого из столбцов (Поле). Ссылка может быть задана как диапазон ячеек. либо как имя, соответствующее диапазону списка.

Ведение БД с помощью «Формы «

Вводить, удалять и корректировать записи данных можно традиционными для Excel способами (см. выше). Кроме того, эти операции осуществляются следующим образом:

1. сделать активной любую клетку внутри блока БД.
   
2. меню «Данные»  «Форма» - появляется диалоговое окно «Форма» (Рис.2), соответствующее одной (текущей) записи (строке); в левой части окна рядом с наименованиями полей расположены окна, в которых показаны значения полей этой записи; в правой части окна - номер записи и количество записей в БД, а также кнопки действия и линейна прокрутки.
   

Переходы от записи к записи.

• с помощью линейки прокрутки;
  
• клавишами Вверх, Вниз;
  
• PgDn, PgUp (на 10 вниз или вверх),
  
• Ctrl + Стрелка (на первую или последнюю)
  
• кнопками действия - «Предыдущая», «Следующая».
  

Переход от поля к полю:

• Tab (вниз) или Shift  Tab (верх).
  

Замена значения поля:

• ввод символов в поле - старое значение исчезает.
  

Коррекция значения поля:

• щелчок по полю; далее исправления.
  

Очистка поля, в котором находится курсор:

• Delete .
  

Копирование из предыдущей записи:

• Ctrl + « •» :
  

Создание или удаление записи:

• кнопками действия «Создать» или «Удалить».
  

Сортировка записей

Сортировка по одному полю:

1. сделать активной любую клетку внутри столбца, по которому прово­дится сортировка;
   
2. кнопки на панели стандартных инструментов «АЯ» (по возраста­нию) или «ЯА» (по убыванию).
   

Сортировка по одному - трем полям:

1. сделать активной любую клетку внутри блока БД;
   
2. меню: «Данные»  «Сортировка»;
   
3. в появившемся диалоговом окне выбрать первое, второе, третье поля сортировки по возрастанию или убыванию.
   

Отбор записей

С использованием «Формы” (переход от записи к записи происходит только по тем записям, которые удовлетворяют критерию поиска):

1. меню: «Данные»  «Форма»  «кнопка «Критерии»;
   
2. ввести в окна полей значения критериев поиска, можно использовать шаблон (* и ?), знаки >, <, >=, <=, =, <>(не равно).
   

Завершение работы с «Формой»: кнопка «Отменить».


С использованием фильтрации (в БД видны только записи, удовлетво­ряющие критерию поиска):

1. сделать активной любую клетку внутри блока БД,
   
2. меню «Данные»  «Фильтр»  «Автофильтр» — справа от имен по­лей появляются стрелки выпадающих списков.
   
3. щелкнуть по стрелке, выбрать значение поля для фильтрации:
   

• (все) - фильтр отменяется;
  
• (настройка) - задание сложных фильтров;
  
• любое значение поля из появившегося списка.
  

После выбора стрелка окрашивается в синий цвет, на экране оста­ются только записи, удовлетворяющие критерию;

4. при необходимости повторить пункт 3) для другого поля.
   

Фильтрованные записи можно копировать в другое место листа.


Отмена всех фильтров:

• меню: «Данные»  «Фильтр»  «Авто фильтр»
  

Получение итогов

Если в БД есть числовые поля, то можно получить промежуточные итоги по группе записей, а также общий итог:

1. отсортировать БД по полю, по которому группируются записи для итогов (см. п. «Сортировка записей»);
   
2. меню: «Данные»  «Итоги»;
   
3. в появившемся диалоговом окне задать:
   

• поле, при каждом изменении значения в котором, подводится итог (по этому полю проводилась сортировка),
  
• числовые поля, для которых подводится итог,
  
• функции, по которым производится подсчет итогов;
  

4. ОК.
   

Функции баз данных. Использование критериев для работы с функциями БД

В Microsoft Excel имеется 12 функций рабочего листа, используемых для анализа данных из списков или баз данных. Каждая из этих функций, которые из соображений совместимости имеют обобщенное название БДФункция, ис­пользует три аргумента: база_данных, поле и критерий. Эти три аргумента ссылаются на интервалы ячеек на рабочем листе, которые используются дан­ной функцией.


Синтаксис

БДФункция(база_данных;поле;критерий)


База_данных - это интервал ячеек, формирующих список или базу дан­ных.

Во всех функциях баз данных в том случае, если база данных ссылается на ячейку в сводной таблице, вычисления производятся только для данных в сводной таблице.

Для вычисления и добавления промежуточных итогов в список следует пользоваться командой <Итоги> меню <Данные>.

Поле определяет столбец, используемый функцией. Поля данных в спи­ске должны содержать идентифицирующее имя в первой строке. Аргумент «поле» может быть задан как текст с названием столбца в двойных кавычках, например « Возраст « или « Прибыль « в приведенном ниже примере базы данных, или как адрес ячейки, содержащей название поля.


Критерий - это ссылка на интервал ячеек, задающих условия для функ­ции. Функция возвращает данные из списка, которые удовлетворяют усло­виям, определенным диапазоном критериев. Диапазон критериев включает копию названия столбца, для которого выполняется подведение итогов, в спи­ске. Ссылка на критерий может быть введена как интервал ячеек, например A1:E2 в приведенном ниже примере базы данных, или как имя интервала, на­пример «Критерии».

Советы

· Любой интервал, который содержит, по крайней мере, одно название столбца и, по крайней мере, одну ячейку под названием столбца с условием, может быть использован как аргумент критерий БДФункции.

Несмотря на то, что диапазон критериев может располагаться в любом месте таблицы, не стоит помещать его внизу списка. Это связано с тем, что данные, добавляемые в список командой <Форма> меню <Данные>, вставля­ются с первой строки после списка. Если эта строка не пустая, Microsoft Excel не сможет добавить данные в список.

Диапазон критериев не должен перекрываться со списком.

Чтобы выполнить операцию над целым столбцом базы данных, нужно ввести пустую ячейку под названием столбца в интервале критерия.

Примеры

Следующий рисунок является примером базы данных для небольшого фруктового сада. Каждая запись содержит информацию об одном дереве. Диапазон A6:E12 имеет название База_Данных, а диапазон A1:E4 - Критерий.

БСЧЁТ(A6:Е12; «Возраст»;A1:С2) равняется 2. Эта функция просматри­вает записи о яблонях, которые имеют высоту от 5 до 10 и подсчитывает ко­личество числовых полей “Возраст” в этих записях.

БСЧЁТ(A6:Е12; « Прибыль »;A3: С4) равняется 1. Эта функция просматри­вает записи о грушах, которые имеют высоту до 10 и возраст менее 10 и под­считывает количество непустых полей “Прибыль” в этих записях.

ДМАКС(A6:Е12; « Прибыль»;A1: А4) равняется 105,00 руб. — макси­мальный доход от яблонь и груш.

ДМИН(A6:Е12;«Прибыль»;A1:B2) равняется 75,00 руб. — минималь­ный доход от яблонь выше 5.

БДСУММ(A6:Е12;E6;A1:A2) равняется 225,00 руб. — суммар­ный доход от яблонь.

БДСУММ(A6:Е12; «Прибыль»;A1: С2) равняется 180,00 руб. — сум­марный доход от яблонь высотой от 5 до 10 .

ДСРЗНАЧ(A6:Е12; «УРОЖАЙ (кг)»;A1:B2) равняется 12 — средний уро­жай яблонь высотой более 5.

ДСРЗНАЧ(A6:E12;C6;A6:A11) равняется 13 — средний возраст всех де­ревьев.

БИЗВЛЕЧЬ(A6:Е12;D6;A1:B2) возвращает значение ошибки #ЧИСЛО!, потому что критерию удовлетворяет более чем одна запись.

БИЗВЛЕЧЬ(A6:Е12; «УРОЖАЙ (кг)»;A3:С4) равняется 8, возвращает значение поля « УРОЖАЙ (кг)» для груш высотой меньше 10 и возраст, которых меньше 10.


Замечания

Если ни одна из записей не удовлетворяет критерию, то функция воз­вращает значение ошибки #ЗНАЧ!.

Если более чем одна запись удовлетворяет критерию, то функция воз­вращает значение ошибки #ЧИСЛО!