Организация документооборота в ООО "Нижневартовскэнергонефть"
Отчет по практике - Бухгалтерский учет и аудит
Другие отчеты по практике по предмету Бухгалтерский учет и аудит
документа, оформленного без бланка.
.Документы печатаются шрифтом Time New Roman, шрифтом №№12, 13, 14, через 1-2 межстрочный интервал;
.Для выделения заголовка может использоваться полужирный шрифт;
.Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами;
.для оформления Организационных документов применяются следующие бланки:
-Общий угловой бланк;
-Угловой бланк Начальника;
.Заголовок к тексту документа является обязательным реквизитом. Точка в конце заголовка не ставится;
.Дата документа; Датой документа является дата его подписания или утверждения. Даты оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.
День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой;
Год - четырьмя арабскими цифрами: например 16.03.2005 года. Допускается 27 января 2005 года.
.Регистрационный номер документа;
Составные части регистрационного номера пишутся через разделитель, без пробелов, например: 03-10/543 или 12-1-01/243, где 03-10 - индекс дела по номенклатуре дел, 543 - порядковый номер
.Адресование документа;
При адресовании документа следует иметь в виду, что звание или чин адресата указывается в том случае, если указывается чин должностного лица, подписавшего документ.
При адресовании письма в организацию, указывают его наименование, затем почтовый адрес.
Следует иметь в виду, что написание адреса осуществляется в следующем порядке: улица, дом, квартира, город, район, область или регион, индекс.
.Текст документа;
Первая сторона начинается на расстоянии 1,25 см левой страницы текстового поля. Текст документа оформляется шрифтом TAME NEW ROMAN 14 номером.
.Подпись документа;
Если документ оформляется на угловом бланке Начальника или заместителя Начальника, то подпись включает личную подпись, инициалы имени, отчества и фамилию. Наименование должности и подписывается.
.Отметка об исполнении
Отметка Об исполнителе включает в себя фамилию (фамилия, имя, отчество) исполнителя документа, номер его телефона и печатается шрифтом №10. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Если документ оформляется на общем бланке, то подпись не включает в себя классный чин, а только должность сотрудника.
Таким образом, проанализировав правила составления и оформления документа, в ходе практического исследования было установлено, что оформление документов в ООО Нижневартовскэнергонефть происходит не всегда в соответствии с ГОСТ Р. 6.30-2003.
Вся корреспонденция поступает в АХО (административно-хозяйственную часть). Входящие документы проходят на начальном этапе первичную обработку и предварительное рассмотрение (См. рис. 2)
Рис. 2. Схема движения документов
Предварительное рассмотрение и распределение документов определяет прямоточность их движения и, соответственно, скорость доставки документа конкретному исполнителю.
Рассмотрела состав должностных лиц, имеющих право издания организационных документов. Издание документов - это заверение проекта документа подписью должностного лица, имеющего право на издание документов, в ходе которой документ получает юридическую силу на предприятии, учреждении, организации.
В ходе беседы с начальником отдела кадров, Тереховой Валентиной Николаевной было выявлено, что право издания документов в ООО Нижневартовскэнергонефть имеют следующие должностные лица:
-Генеральный директор;
-Заместитель генерального директора по управлению персоналом
-Главный инженер.
Данные положения Об издании документов в ООО Нижневартовскэнергонефть прописаны в Должностных инструкциях.
Согласно моему наблюдению в период похождения учебно-производственной практики в ООО Нижневартовскэнергонефть, можно сделать вывод, что способом издания служебных документов является электронное издание, т.е. через компьютерную технику или через копировально-множительные аппараты: принтеры, ксероксы.
Таким образом, изучение истории организации и структурного подразделения показало, что в организации Нижневартовскэнергонефть на основании Устава организации имеются свои цели и функции, история организации не прописана документально, имеется юридический адрес и статус. В ходе изучения выявила, что организация НЭН имеет линейно-функциональную структуру. Видами организационных документов являются организационно-распорядительные и информационно-справочные.
ТЕМА 2. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ПОДРАЗДЕЛЕНИИ
устав документ реквизит делопроизводство
В ООО Нижневартовскэнергонефть создаются организационно-распорядительные и информационно-справочные документы. Организационно-правовые документы, относящиеся к локальному уровню документации были описаны выше: Устав, штатное расписание, коллективный договор, должностные инструкции.
Состав реквизитов организационной распорядительной документации, требования к их оформлению и порядок расположения реквизитов на стандартном листе бумаги установлены Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 м