Изучение и исследование кадровой деятельности на предприятии
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
Вµ оценочного характера (например, характеристику, представление, др.), работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения. Все сделанные работником заявления по поводу его персональных данных, включаются в личное дело.
Личное дело выдается для ознакомления только до конца рабочего дня и под расписку лица-получателя в контрольной карточке.
Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. В каждое дело вкладывается фотографическая карточка работника, на обороте которой указываются фамилия, имя, отчество. Фотографии обновляются с определенной регулярностью (как правило, 1 раз в 5 лет). Личные дела подлежат полному оформлению, что означает:
1. Подшивку или переплет дела. Документы, составляющие дело, подшиваются в скоросшиватель на четыре (три) прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела, в необходимых случаях - бланки форм для внутренней описи документов дела;
2. Нумерацию листов в деле. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, простым графическим карандашом или нумератором. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно;
3. Составление заверительной надписи дела. Заверительная надпись необходима для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации (порядок составления рассматривается в главе VI настоящего справочника);
4.Составление внутренней описи документов дела
. Внесение в реквизиты обложки дела названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.
Датами личного дела являются даты подписания приказа (распоряжения) о приеме (начало) и приказа (распоряжения) об увольнении (окончание) лица, на которое оно заведено.
Личное дело ведется на протяжении трудовой деятельности работника в организации.
В отделе кадров личные дела хранят только на работающих. Для хранения используются сейфы или шкафы. Личные дела группируются по структурным подразделениям, а внутри каждой группы - по номерам. Сейфы и шкафы должны запираться на замок и опечатываться.
После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение. Личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранят постоянно, а личные дела работников - 75 л. ЭПК.
Образец оформления обложки личного дела приведен в приложении № 4.
2.5 Алфавитная карточка
Для быстрого нахождения необходимого личного дела ведется алфавитная картотека, состоящая из алфавитных карточек.
В отдельных случаях, при малой численности работников, в организации допускается ведение алфавитной книги учета личных дел.
Алфавитные книги и алфавитные карточки являются документами постоянного хранения.
Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных для ознакомления документов из личного дела и предотвращения их утраты используется специальная контрольная карточка, которая заполняется на каждое дело. Является аналогом карточки-заместителя. Отличие состоит в том, что контрольная карточка оформляется только для личных дел.
В ней указывается номер личного дела, фамилия, имя, отчество работника на которого она заведена, даты выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, и дата возвращения дела.
Контрольная карточка хранится в личном деле.
Для учета движения кадров, для учета документов, создаваемых в кадровой службе ведутся различные журналы регистрации. Формы этих журналов могут быть разработаны министерствами и ведомствами, работниками кадровых служб. Обложки журналов должны быть из плотной бумаги или картона, на обложку наносится наименование организации, наименование кадрового подразделения, вид журнала.
Данные о работнике, ответственном за ведение журнала приводятся на лицевой или оборотной стороне обложки журнала, или на каждой странице журнала. Они могут оформляться и на последней странице. Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений.
Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя по персоналу либо самим руководителем организации.
Записи в журнале должны выполняться чернилами (пастой) синего, черного или фиолетового цвета. Не разрешается делать исправления, подчистки, удалят записи с помощью корректирующих средств. Все изменения записей вносятся также, как и в трудовую книжку. Журналы не разрешается передавать сотрудникам других подразделений организации. В процессе ведения журналы хранятся у лица, ответственного за его ведение. По окончанию журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.
Образец алфавитной карточки при?/p>