Изучение и исследование кадровой деятельности на предприятии
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
но целесообразным.
Все документы личного дела подшиваются в обложку (папку). На ней указываются фамилия, имя, отчество, дата принятия на работу (дата заведения личного дела), номер личного дела.
В каждом разделе личного дела ведется внутренняя опись, в которую записывают наименование всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа и кем изъят, по какой причине. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием даты составления. При временном изъятии вместо документа вкладывается лист-заменитель.
Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются. Документы в личном деле рекомендуется располагать в последовательности, указанной в каждой части личных дел. Все документы, поступающие в личное дело, должны располагаться в хронологическом порядке.
В личные дела, как правило, не входят документы второстепенного значения (например, справки с места жительства, о жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д.).
Первоначально в личное дело группируются документы, отражающие процесс приема на работу:
заявление о приеме на работу;
анкета;
автобиография;
характеристика или рекомендация;
копии документов об образовании;
выписка из приказа о приеме на работу;
карточка (лист) поощрений и взысканий;
внутренняя опись.
В дальнейшем в личное дело подшиваются документы, оформляемые в процессе деятельности работника:
аттестационные листы;
представления к перемещению работника;
другие характеризующие и дополнительные материалы, указанные выше.
В личном деле сосредоточены документы, содержащие персональные данные работника, под которыми в соответствии со ст.85 Трудового кодекс РФ понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Поэтому работа с материалами дела должна осуществляться в соответствии с требованиями, установленными главой 14 Трудового кодекса РФ.
Прежде всего, работодатель должен создать механизмы защиты персональных данных, т.е. материалов личного дела. Сотрудник кадровой службы, руководители структурных подразделений, а также иные ответственные работники организации должны быть под расписку ознакомлены с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников (т.е. получение, хранение, комбинирование, передачу или любое другое использование персональных данных) и их обязанности. Работники организации также знакомятся с этими документами, но уже с позиции информирования об их же правах.
Доступ к материалам личного дела разрешается только специально уполномоченным лицам. В первую очередь - это сотрудники кадровой службы. Они имеют доступ ко всем материалам личного дела, так как сами же и компонуют его. Доступ к персональным данным работников, содержащимся в личных делах, могут иметь руководители структурных подразделений и иные ответственные должностные лица, представители работников (однако только к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций). Сотрудники кадровой службы должны ограничивать требуемую информацию (например, если бухгалтерия требует представления данных об иждивенцах для определения льгот по налогам, то предоставляются только те документы, которые содержат указанные сведения).
Передача персональных данных о работнике в пределах организации (например, выдача выписок, копий справок и т.д.) должна регулироваться локальным нормативным актом организации, с которым каждый поступающий в организацию работник знакомится под расписку. В таком акте определяются:
перечень ответственных работников, имеющих доступ к личным делам;
условия и механизм допуска к личным делам;
порядок хранения личных дел, а также обработки персональных данных, содержащихся в материалах личного дела;
права работников на ознакомление с материалами личного дела;
ответственность должностных лиц, имеющих доступ к материалам личного дела, за нарушение установленных требований обработки персональных данных;
другие вопросы.
Свободный доступ ко всем материалам своего личного дела имеет работник. Однако он не вправе производить какие-либо исправления, вносить записи, извлекать из дела какие-либо документы и помешать новые. Поэтому знакомиться с материалами своего личного дела работник может только в присутствии сотрудника кадровой службы. Если работнику необходимы какие-либо документы (выписки, копии) или записи, он может обратиться к инспектору по кадрам, который и оформит необходимые документы. Ограничение на свободный доступ работника к своим персональным данным может быть установлено только федеральным законом.
Если работник при ознакомлении с материалами своего личного дела обнаружил неверные данные, он имеет право требовать их исключения или исправления. Если какие-то данные кажутся работнику неполными, он также обращается к сотруднику кадровой службы с требованием о дополнении персональных данных. Такое же требование работник может выдвинуть в том случае, если в ходе ознакомления с материалами личного дела он обнаружит документы, обработанные с нарушением Трудового кодекса РФ. При отказе кадровиков удовлетворить требования работника он в письменной форме составляет заявление работодателю, в котором поясняет свое несогласие с записями, содержащимися в материалах личного дела, а также обосновывает свое несогласие. Документы, содержащие персональные данны?/p>