Разработка автоматизированной системы для обеспечения оптимальной скорости и простоты процесса передачи информации в товарищество собственников жилья "Революции 8"
Дипломная работа - Компьютеры, программирование
Другие дипломы по предмету Компьютеры, программирование
информации представлено на рисунке 33.
Рисунок 33 - создание элемента справочника Физические лица
Результатом заполнения элементами справочника Физические лица будет база собственников - жильцов различных ТСЖ. Справочник Физические лица - хранилище личной информации о каждом из собственников. Эта информация будет использована при формировании квартплаты.
После создания базы собственников (справочник Физические лица) бухгалтеру необходимо создать базу квартир, находящихся в ТСЖ. Для этого используется справочник Квартиры. Структура справочника позволяет создавать иерархию квартир таким образом, что в одной базе данных может храниться информация о нескольких ТСЖ. Эта функция являет собой централизованное хранилище данных о нескольких организациях, что удобно в случае, когда один бухгалтер ведет свою деятельность в многих ТСЖ.
Результат заполнения справочника представлен на рисунке 34.
Рисунок 34 - создание элемента справочника Квартиры
Для расчета квартплаты бухгалтеру необходимо заполнить справочник Услуги, который содержит данные о коммунальных и прочих услугах, по которым идет расчет квартплаты(Рисунок 35).
Рисунок 35 - заполнение справочника Услуги
Для услуг, расчитываемых по показаниям счетчиков, необходимо установить флажок в поле Счетчик, указать единицу измерения и макимальные показания. После заполнения всех полей справочика бухгалтер формирует базу услуг, включеных в квартплату, для дальнейшего их использования при расчетах квартплаты.
Результатом заполнения всех справочников будет база данных, содержащая исходную информацию для дальнейшего ее использования при расчете квартплаты и формирования документов - квитанций квартплыт.
Для начала расчета квартплаты бухгалтер заполняет документ Установка тарифов. Документ содержит информацию о текущих тарифах на коммунальные услуги, используемые при расчете квартплаты в текущем периоде. Результат заполнения документа Установка тарифов представлен на рисунке 35.
Рисунок 35 - документ Установка тарифов
В конце месяца, за который нобходимо расчитать квартплату, бухгалтер вывешивает бланки показаний счетчиков в подъездах ТСЖ Революции 8 (Приложение). По истечение 10 дней бухгалтер собирает бланки и вносит полученную информацию в документ Показания счетчиков. Результат работ представлен на рисунке 36.
Рисунко 36 - установка показаний счетчиков в документе Показания счетчиков
После занесения всех показаний в базу данных бухгалтер приступает к расчету квартплаты. Для этого необходимо добавить документ Расчет квартплаты, заполнить все необходимые поля (Рисунок 37), произвести выгрузку квитанций квартплаты в файлы MS Excel. Порядок заполнения документа Расчет квартплаты:
.Выбрать организацию в поле Организация из списка уже существующих в базе данных организаций.
.Нажать на кнопку Заполнить. Расчет квартплаты будет произведен автоматически, полученные данные будут отображены в табличной части документа.
.Провести документ нажатием на кнопку Записать.
.Выгрузить квитанции квартплаты нажатием кнопки Выгрузить.
Рисунок 37 - заполнение документа Расчет квартплаты
Результатом проделанной работы будут сформированные квитанции квартплаты, содержащие детальную информацию о задолженности каждой квартиры на текущий период.
Выгрузка квитанций квартплаты может осуществляться как в пофайлово - каждой квартире будет сформирован отдельный файл MS Excel, содержащий квитанцию квартплаты именно для этой квартиры - или одним файлов, содержащим все сформированные квитанции(Рисунок 39).
Рисунок 39 - выбор типа выгрузки квитанций квартплаты
Первый способ удобен, если жильцы хотят получать квитанции квартплаты как уведомление на e-mail. Для выгрузки пофайлово необходимо нажать на кнопку Для каждой квартиры отдельно. Результат работы представлен на рисунке 40.
Рисунок 40 - результат выгрузки квитанций квартплаты вьотдельные файлы
Второй способ актуален, когда необходимо распечатать квитанции квартплаты и разнести их по почтовым ящикам. Для выгрузки одним файлом необходимо нажать на кнопку В один файл. Результат работы представлен на рисунке 41.
Рисунок 41 - результат выгрузки квитанций квартплаты в один файл
По завершении выгрузки квитанции квартплаты передаются жильцам ТСЖ. На основании полученной информации собственники жилья вносят средства на расчетный счет ТСЖ Революции 8 в банке - название банка и расчетный счет ТСЖ указываются в квитанциях квартплаты.
После получения денежных средств бухгалтеру необходимо заполнить документ Оплата для дальнейшего расчета текущей задолженности ТСЖ Революции 8 вцелом и каждой квартиры в отдельности. Результат заполнения документа представлен на рисунке 42.
Рисунок 42 - заполнение документа Оплата
После внесения всех сведений бухгалтер формирует отчет о финансовом состоянии ТСЖ Революции 8. Для этого необходимо выбрать пункт меню Отчеты, в нем выбрать Задолженность. Формирование отчета происходит автоматически после нажатия кнопки Сформировать, учитываются указанны