4 Правила оформления деловой переписки

Вид материала

Документы

Содержание 4.5.2. Современное деловое письмо 4.5.2.2. Требования к оформлению бланка делового письма Примеры оформления бланка письма Бланк письма организации с угловым (флаговым) расположением реквизитов Бланк письма организации с реквизитами на двух языках Бланк письма структурного подразделения Бланк письма структурного подразделения Бланк письма должностного лица Кемеровское ОАО «Гранит» Ректору Новосибирской Кировского района Приложение: информационный материал о международной выставке «СИБ-2000» в 3 экз. Директор школы Подпись Н.К. Сидоров Директор института Подпись А.Н. Марченко Директор ОАО «Карелия» Директор ЗАО «Корсар Отметка об исполнителе 4.5.2.3. Требования к тексту делового письма Композиция текста делового письма Просим Вас выслать каталог производимого вашим предприятием оборудования, а также предоставить информацию об условиях его постав 1-я часть - сообщение о высылке документа ... Полное содержание

Подобный материал:

• Источник: добавлено: 2008-06-19, 164.44kb.
• 2. Аннотации программ дисциплин, 248.25kb.
• Правила оформления исследовательских работ (рефератов курсовых, контрольных, диссертационных), 228.26kb.
• Правила оформления деепричастного оборота. Правила оформления причастного оборота, 28.64kb.
• Правила оформления курсового проекта Правила оформления текста, рисунков и таблиц, 128.91kb.
• Отчет о научно-исследовательской работе структура и правила оформления, 360.98kb.
• Правила выполнения и оформления схем классификация схем термины и их определения, 614.87kb.
• Правила оформления работы Правила оформления курсовой работы Структура отчета > Требования, 152.37kb.
• Реферат по предмету: «Основы информатики и программирования», 265.02kb.
• В. Г. Захаревич 1, О. Н. Сахарова 2 Вработе описываются правила оформления статей, 97.17kb.

4.5. Правила оформления деловой переписки

4.5.1.Виды деловой переписки

Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов, использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

Основной признак, по которому переписку выделяются в особую группу докумен-тов, - пересылка их по почте, с использованием телеграфа, радио, аппаратов факсимиль-ной связи, компьютерных сетей (электронная почта).

К переписке прибегают для реализации информационных связей между органи-зациями – как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие – от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, подтверждение, напоминание, требование, извещение, просьба, гарантия, приглашение и др.

Обмен информацией в процессе делового сотрудничества осуществляется в различных формах в зависимости от используемых средств связи. Использование этих средств регулируется Федеральным законом от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи», в котором устанавливаются правовые основы деятельности в области связи на территории Российской Федерации и на находящихся под юрисдикцией Российской Федерации территориях, определяются полномочия органов государственной власти в области связи, а также права и обязанности лиц, участвующих в указанной деятельности или пользующихся услугами связи.

В качестве объектов средств связи, содержащих деловую информацию, обычно используются:

• письменная корреспонденция (письма);
  
• телеграммы;
  
• телефонограммы;
  
• факсограммы;
  
• сообщения электронной почты.
  

^ 4.5.2. Современное деловое письмо

4.5.2.1. Деловое письмо в условиях унификации

Деловое письмо - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выяс-няются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модем-ной связи и т.п., - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Одна-ко диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное коли-чество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работ-ников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затруд-няет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы. Авторы изданного в 70-е годы в США под руководством канцелярии Белого дома сборника «Простые письма» считают, что расточительство в словах ведет к расточительству в долларах. Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы - вовсе не материал для «чтения», а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам.

Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Code, что в буквальном переводе означает «код-молния». Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютери-зация охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции американского делового письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в слу-жебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправданно.

Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы - интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу - коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является, как уже отмечалось, компьютеризация.


^ 4.5.2.2. Требования к оформлению бланка делового письма

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стан-дарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Культура оформления официальной переписки начинается с бланка для письма организации. Бланк письма - это визитная карточка организации, которая при правиль-ном оформлении позволяет получить достаточно полную информацию об адресанте, его правовой основе, месте в системе органов власти и управления. Бланк придает информа-ции, запечатленной в документе, официальный характер, облегчает исполнение и дальней-шее использование документа. Применение бланков обязательно при направлении доку-мента в сторонние организации.

Современный бланк должен соответствовать правилам, установленными ГОСТами, и принципам технической эстетики. При проектировании бланков используются:

• ГОСТ 9327-60 на формат бумаги;
  
• ГОСТ 6861-73 на ее качество;
  
• ГОСТ 8274-78 на шаг письма, т. е. размер букв и пробелов между ними.
  

Бумага, применяемая для изготовления бланков письма, должна быть белого, кре-мового или желтого цвета. Применение других цветов нецелесообразно, так как темные цвета затрудняют прочтение документа. Однако следует помнить, что документы посто-янного хранения следует изготавливать на бумаге высших сортов, желательно белого цвета.

Классификация бланков писем возможна по следующим признакам:

• расположению реквизитов;
  
• по автору документа;
  

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков писем:

• угловой;
  
• продольный.
  

В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на:

• бланк письма организации;
  
• бланк письма структурного подразделения;
  
• бланк письма должностного лица.
  

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк письма. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат».

Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наиме-нование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уров-не. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажение наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных. Например, название организации «Международная книга» в таком бланке будет выглядеть как «Mezhdunarodnaia kniga», а не «International book».


^ Примеры оформления бланка письма:




Бланк письма организации с угловым (центрированным расположением реквизитов




^ Бланк письма организации с угловым (флаговым) расположением реквизитов




Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов




^ Бланк письма организации с реквизитами на двух языках




Бланк письма структурного подразделении

с угловым (центрированным) расположением реквизитов




^ Бланк письма структурного подразделения

с угловым (флаговым) расположением реквизитов




^ Бланк письма структурного подразделения

с продольным расположением реквизитов



Бланк письма должностного лица

с угловым (центрированным) расположением реквизитов




^ Бланк письма должностного лица

с угловым (флаговым) расположением реквизитов




Бланк письма должностного лица с продольным расположением реквизитов


Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

• 01 - Государственный герб Российской Федерации;
  
• 02 - герб субъекта Российской Федерации;
  
• 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
  
• 04 - код организации;
  
• 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
  
• 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
  
• 08 - наименование организации»;
  
• 09 - справочные данные об организации,
  
• 
  

а также ограничительные отметки для реквизитов:

• 11 - дата документа;
  
• 12 - регистрационный номер документа;
  
• 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа.
  

И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.

• 15 – адресат;
  
• 18 - заголовок к тексту;
  
• 19 - отметка о контроле;
  
• 20 - текст документа.
  

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.

К справочным данным об организации относятся, во-первых, почтовый и телеграфный адреса. Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

• название улицы, номер дома, номер квартиры;
  
• название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
  
• название района;
  
• название республики, края, области, автономного округа (области);
  
• название страны (для международных почтовых отправлений);
  
• почтовый индекс.
  

Например:

• ул. Орджоникидзе, д.11, Москва, 115419
  

или

• ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264.
  

Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Число, месяц и год записываются тремя двузначными цифрами. Например, дату 25 октября 2000 года следует записать так: 25.10.2000. Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 12 января 2000 года записывают следующим образом: 12.01.2000. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после четырех цифр, обозначающих год, точка не ставится (например, 20.02.2000).

Регистрационный номер исходящего документа - номер письма и его условное обозначение - обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма, например N 2/16-2955 или 18/275.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже регистрационного номера и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией. При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш», употреблять не рекомендуется.


Наиболее рациональна такая форма этого реквизита:

• На N ________ от _______
  

Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующим: «На N 4520/144 от 17.05.2000».

Адресат - наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) - указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:


^ Кемеровское ОАО «Гранит»

Главному специалисту

А.Н. Смирнову


Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата.

Например:


^ Ректору

Новосибирской

государственной академии

экономики и управления

проф. Ю.В. Гусеву


Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или в справочнике.

Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую сте-пень), его следует указывать перед фамилией:

• акад. А.Г. Иванову
  

или

• проф. Н.Г. Кирсанову
  

Текстовое сокращение «гр.» (от слова «гражданин») применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотно-шений. В переписке с организациями и фирмами других стран слова «господин», «госпо-дину» передаются сокращениями «г.», «г-ну».

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа.

Например:

• Об организации выездной торговли
  
• О поставке угля по контракту N 33-02/567
  
• О покупке кирпичного завода
  
• 
  

Желательно, чтобы заголовок не превышал двух строк; если же строки две, употребляется абзац.

Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости читать письмо полностью.

Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции:


Начальнику

отделения милиции

^ Кировского района

г. Новосибирска

Г.В. Сидорову


По делу гр. Круглова А.А.


Текст - основной реквизит делового письма. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.

Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например:

• Приложения: 1. Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз.
  

Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде:

• Приложение: на ______ л. в _______ экз.
  

В сброшюрованном приложении количество листов не указывается. Например:

• ^ Приложение: информационный материал о международной выставке «СИБ-2000» в 3 экз.
  

Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.

Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Например:

• ^ Директор школы Подпись Н.К. Сидоров
  

Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действитель-ность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия.

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи распола-гают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

• ^ Директор института Подпись А.Н. Марченко
  
• Главный бухгалтер Подпись Ю.П. Волков
  

При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:

• ^ Директор ОАО «Карелия» Директор ЗАО «Корсар
  

Подпись И.В. Петров Подпись Г.А. Фомин


Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать под-линные подписи должностных лиц.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсут-ствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «и.о.», «зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не име-ет юридической силы.

^ Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма.

Бланк письма может при необходимости реквизит 30 - идентификатор электрон-ной копии документа.


^ 4.5.2.3. Требования к тексту делового письма

Деловая переписка - это процесс коммуникации, поэтому при ее ведении должно учитываться следующее:

При составлении письма автор должен детально продумать, с какой целью он сос-тавляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения. От целевой установки письма будет зависеть и характер аргументации и композиция текста.

Он должен четко прояснить для себя:

- что адресату известно о предмете письма и на что он может опереться как на исходную точку;

- какова новая информация, еще не известная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо

• ^ Композиция текста делового письма
  

Композиция письма - это последовательность логически связанных в соответствии с темой смысловых частей.

Деловое письмо может состоять только из одной смысловой части, когда оно составлено в ситуации, не требующей обоснования или разъяснения, когда и автору и адресату без каких-либо пояснений понятно, с какой целью направлено письмо, например:


В
^ Просим Вас выслать каталог производимого вашим предприятием оборудования, а также предоставить информацию об условиях его поставки.

Направляем Вам проект Типового положения о Государственном центре по тестированию оборудования для перерабат-ывающих отраслей, аграрно-промышленного комплекса и просим дать заключение до 20 ноября 2003 г.
большинстве случаев деловые письма включают в себя две и более смысловых части. Так, гарантийное письмо состоит из двух частей - формулировки просьбы и выражения гарантии. Сопроводительное письмо может состоять как из одной части (сообщение о направлении каких-либо материалов), так и из двух частей (сообщение о высылке материалов и просьбы рассмотреть их и дать ответ до определенного срока), например:


^ 1-я часть - сообщение о высылке документа


2-я часть - изложение просьбы


Н
Сообщаем, что в настоящее время ваш заказ не может быть выполнен вследствие непредвиденной задержки поставок нашими зарубежными партнерами.

Поставка заказанного Вами оборудования может быть осуществлена не ранее середины марта 2006 г.
е менее чем из двух композиционных частей состоят письма-отказы: собственно отказа и, независимо от ситуации, послужившей темой письма, его обоснования. Наряду с этим, желательно сообщить корреспонденту о том, кем или каким образом может разрешена возникшая в связи с отказом ситуация, например:

^ 1-я часть - собственно отказ с объяснением причины


2-я часть - Предложение о возможности

поставки позже

Письма, состоящие более чем из двух смысловых частей, составляются в тех случаях, когда необходимо детально описать сложившуюся ситуацию, дать ее анализ, различные подходы к решению возникших проблем, обосновать свои выводы, просьбы, предложения, мнения.

Изложение текста письма может осуществляться одним из следующих способов:

• хронологическим способом;
  
• фактологическим способом.
  

При хронологическом способе содержание излагается в соответствии с последова-тельностью происходящих событий, то есть сначала описывается предыстория ситуации или события, затем то, что является непосредственным поводом (причиной) направления письма, после этого приводятся аргументы и в заключение следуют выводы.

Примером изложения содержания в хронологическом порядке может быть следующее письмо:



^ В сентябре месяце текущего года вследствие сбоев в работе следящей системы происходили нарушения ритмичности работы сборочного конвейера.

В связи с этим потери от сверхнормативных простоев оборудования составили 18000 руб.

^ В целях устранения указанных дефектов просим провести ремонт датчиков следящей системы, их калибровку и обеспечить систематическую проверку их работоспособности.



При фактологическом (систематическом) способе изложения все основные факты или положения кратко излагаются в начале письма (как правило, в одном абзаце), а далее - все подробности, конкретная, дополняющая и уточняющая информация. Примером использования систематического способа изложения содержания может быть следующее письмо:


В
Предлагаем Вам туристические путевки в Санкт-Петербург. Девятидневная поездка включает в качестве культурной программы семь интересных экскурсий:

1. Дворцы Санкт-Петербурга;

2. Музеи Санкт-Петербурга (Эрмитаж, Русский музей)

3. Храмы города на Неве;

…


В стоимость путевки входит: проезд в поезде в оба конца, проживание в гостинице со всеми удобствами, двухразовое питание (завтрак и обед), экскурсионное обслуживание, услуги гида.

^ Стоимость путевки - 5 тыс. 500 руб. Для группы свыше 8 чел. предоставляется скидка 2%.

За дополнительной информацией Вы можете обратиться по тел. 902-17-14.
деловых письмах, связанных с основной (производственной) деятельностью организации, когда описываются управленческие ситуации или обосновывается необходи-мость осуществлять какие-либо действия, следует использовать хронологический способ.

В целом текст письма может состоять из следующих частей:

1. 
   Обращение.
   
2. Вступление.
   
3. Основное содержание текста (изложение, описание ситуации).
   
4. Заключение.
   
5. Предупреждение.
   
6. Заключительные этикетные формулы.
   

• Обращение.
  

Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную то-нальность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений.

Назначение обращения - установить уровень контакта с адресатом, привлечь его внимание, обеспечить заинтересованность в теме письма. Составитель обращения должен принять во внимание следующие факторы:

• служебное положение адресата в соотношении с собственным;
  
• степень знакомства, характер отношений;
  
• официальность/неофициальность ситуации общения;
  
• этикетные нормы, действующие в данном коллективе.
  

Строго официальный характер носит обращение по должности:

• Уважаемый господин Президент!
  
• Уважаемый господин председатель!
  
• Уважаемый господин мэр!
  
• Уважаемый господин министр!
  
• Уважаемый господин депутат!
  

Такие обращения используются в письмах, адресованных руководителям органов власти и управления, лицам, занимающим высокое должностное положение и др.

Официальный характер носит и форма обращения по фамилии. Обращение по фамилии (без имени, отчества или инициалов) широко используется в деловой переписке, оно является вполне официальным и уместно в большинстве ситуаций, возникающих в деловом общении:

• Уважаемый господин Попов!
  
• Уважаемая госпожа Дежнева!
  
• 
  

Менее официальный характер носит обращение по имени и отчеству или только по имени:

• Уважаемый Владимир Петрович!
  
• Уважаемая Елена Павловна
  
• Уважаемый Сергей!
  
• 
  

Обращение по имени и отчеству уместно в письмах-приглашениях, письмах-позд-равлениях, а также в тех случаях, когда автор письма и адресат знакомы, имеют тесные деловые контакты, а также в случаях, когда организации, ведущие переписку, входят в одну систему или подчиняются одна другой.

Обращение по имени широко используется в сообщениях электронной почты при общении между работниками, имеющими постоянные деловые связи.

При обращении к особо важным персонам (VIP-персонам) следует использовать обращения:

• Глубокоуважаемый господин председатель
  
• Глубокоуважаемый господин Михайлов!
  
• Глубокоуважаемый Андрей Васильевич!
  

При обращении к группе работников или всему коллективу организации используются обращения:

• Уважаемые господа!
  
• Господа!
  

При обращении к лицам одного профессионального круга используется обращение:

• Уважаемые коллеги!
  

При печатании обращение выравнивается по центру:


Уважаемый Владимир Петрович!


В России обращение не является обязательным элементом письма. Обращение целесообразно использовать в случае, если письмо адресуется конкретному должностному лицу, компетентному в разрешении изложенного в письме вопроса.

Обращение может отсутствовать в служебных письмах, касающихся тривиальных ситуаций и не нуждающихся в рассмотрении лично руководителем, в письмах типового содержания, рассылаемых широкому кругу организаций, в сопроводительных письмах, если в них непосредственно не содержится просьбы, требующей серьезного рассмотрения непосредственно руководителем.

Не следует в деловой переписке использовать обращение «^ Дорогой ...!» или «Дорогие …!», эти обращения приемлемы лишь в личной, приватной переписке.

• Вступление.
  

Во вступлении формулируется цель письма или объясняется причина его написания с тем, чтобы установить связь между тем, что уже известно адресату, и тем, что автор намерен ему сообщить.

В соответствии с этим во вступлении может содержаться:

• ссылка на документ, связанный с темой письма (нормативный, организационный, распорядительный, договорный и др.), где документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок. Например:
  

• о
  ^ В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 июня 2004 г. № 620 «Об утверждении Типового положения...»
  писание факта, события, сложившейся ситуации. Например:
  

и
В связи с неоднократными ошибками в финансовой отчетности комиссией осуществлена проверка финансово-хозяйственной деятельности филиала предприятия в г. Ярославле.
ли

и
Вашим предприятием в мае текущего года были проведены регламентные работы на 8-м участке кабельной сети.

Банком «Финансрегард» при участии крупнейших зарубежных банков разработан план мероприятий по распространению в крупных городах банковских карточек как средства осуществления безналичных расчетов.
ли

В
^ Благодарим Вас за предоставленные нам информационные и справочные материалы по вопросам дорожного строительства в Псковской области.
соответствии с деловым этикетом вступление может начинаться фразами, выра-жающими в зависимости от ситуации благодарность, поздравление, сожаление, соболезно-вание и др.

и
^ Сожалеем, что предоставленная Вами проектная документация по застройке промышленной зоны после вывода оттуда предприятий не во всем отвечает конкурсным требованиям.
ли

и
^ Поздравляем профессоров и преподавателей университета с 25-летием выпуска первых специалистов по управлению.
ли

• Основное содержание текста.
  

В этой части письма содержится описание ситуации, послужившей поводом для составления письма, высказываются мнения, приводятся доказательства, необходимые для формулировки заключительной части - просьбы, предложения, требования, напоминания и др.

Важная задача при составлении письма - его информационное насыщение, т. е. включение в него необходимого количества информации. Письмо бывает одноаспектным и многоаспектным.

Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа.

Текст многоаспектных писем может состоять из разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для деловой пере-писки характерна тенденция составления преимущественно многоаспектных писем.

• Заключение.
  

Заключение является итоговой частью письма и представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний и т.п.

Содержательная суть заключения обычно выражается глаголом, по которому определяется разновидность письма:

• «напоминаем» - в письмах-напоминаниях (напоминаем о приближении срока исполнения договора …, напоминаем о необходимости срочного завершения работ ... и т.д.);
  
• «поздравляем» - в письмах-поздравлениях (поздравляем с назначением на должность …, поздравляем с 50-летием …, поздравляем с избранием … и т.д.);
  
• «предлагаем» - в письмах-предложениях (предлагаем принять участие …, предлагаем выполнить взятые на себя обязательства … и т.д.);
  
• «представляем», «направляем» или «высылаем» - в сопроводительных письмах (представляем на рассмотрение и утверждение …, высылаем для сведения …, направляем на отзыв … и т.д.);
  
• «приглашаем» - в письмах-приглашениях (приглашаем на торжественное заседание, посвященное …, приглашаем принять участие в... и т.д.);
  

• «просим» - в письмах-просьбах и запросах (просим провести переговоры …, просим предоставить информацию …, просим организовать встречу … и т.д.);
  
• «сообщаем» - в информационных письмах (сообщаем, что …, сообщаем выводы комиссии по проверке … т.д.).
  

Заключение, содержащее отрицательный вывод, формулируется как отказ от сделанного предложения или просьбы: «не располагаем ...», «не нуждаемся ...», «не считаем целесообразным ...», «не можем обеспечить ...», «не имеем возможности...» и т.д.

• Предупреждение.
  

Предупреждение содержит угрозу применения каких-либо санкций в отношении адресата, если им не будут выполнены перечисленные в письме условия.

Предупреждение - обязательный элемент таких писем, в которых речь идет о невыполнении организацией-адресатом взятых на себя обязательств или возложенных на нее функций. Эта часть письма, как правило, начинается языковыми формулами:

«в противном случае ...», «в случае невыполнения ...», «в случае отказа...» и т.п.

Н
В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции.
апример:


В случае невыполнения Вами договорных обязательств дело будет передано в Арби-тражный суд.

• Заключительные этикетные формулы.
  

Обычно деловое письмо завершается устойчивыми в языковом отношении фразами (формулами вежливости), выражающими надежду на дальнейшее сотрудничество, разви-тие отношений или сожаление в случае ограниченных возможностей адресанта или адресата, например:

• Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
  
• Выражаю свою признательность за оказанное содействие …
  
• Пользуясь случаем, выражаю благодарность за приглашение...
  
• Выражаю надежду на плодотворное сотрудничество и активное участие в решении задач
  
• Сожалеем, что не можем воспользоваться вашим предложением.
  

Формула вежливости располагается перед реквизитом «подпись», печатается с абзаца и отделяется от должности запятой. Наименование должности пишется с пропис-ной или строчной буквы в зависимости от того, как должность прописана в учредитель-ных или нормативно-правовых документах организации. В том случае если письмо будет оформлено на бланке должностного лица, то в реквизите «подпись» наименование долж-ности не указывается.

К заключительным этикетным фразам относится и фраза «С уважением», которая печатается под текстом и отделяется от названия должности запятой, например:


^ С уважением,

Генеральный директор Личная подпись О.Н. Крылов


Заключительная фраза «С уважением,» используется только в том случае, если деловое письмо начинается с обращения «Уважаемый ...!». Указанные обращение и заключительная фраза составляют так называемую этикетную рамку. Впрочем, не следует подчеркивать обязательность этикетной рамки. В некоторых случаях наличие в письме двойного выражения уважительного отношения (в начале и в конце письма) может вызвать обратную реакцию.

Формулируя заключительные фразы, следует помнить, что этикет подчинен опреде-ленной системе ценностей и социальных приоритетов. В сложившейся у нас системе официальных отношений негативно воспринимаются демонстрация преувеличенного внимания, подобострастия. уничижения, фамильярности и другие подобные отношения, поэтому нежелательно включать в заключительные этикетные фразы разговорные слова и выражения, слова и выражения, имеющие экспрессивную окраску:

• К сожалению, мы поздно получили Ваше приглашении
  
• К счастью, наши опасения не подтвердились
  
• Многоуважаемый господин...
  
• Очень рады оказать Вам услугу
  
• С наилучшими пожеланиями
  

• Язык и стиль делового письма
  

В официальной переписке применяется официально-деловой стиль. Деловой стиль - это совокупность речевых средств, функция которых - обслуживание сферы официаль-но-деловых отношений.

Особенности делового стиля определяются условиями, в которых реализуется письменное деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:

• в деловом общении участвуют организации в лице действующих от их имени руководителей и других должностных лиц;
  
• характер и содержание информационных отношений между организациями имеют значительную степень регламентации;
  
• предметом деловой переписки всегда является деятельность организации в той или иной области: управленческой, производственной, экономической, научной, тех-нологической и др.;
  
• в основном ситуации, возникающие в деятельности организации и нужда-ющиеся в письменном оформлении, относятся к повторяющимся, однотипным ситуациям.
  

Рассмотренные условия делового общения формируют определенные требования к содержащейся в деловых письмах информации. Она должна быть:

• официальной по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отно-шений, их неличностный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения;
  
• адресной, так как управленческий документ всегда предназначен конкрет-ному получателю, должностному лицу, организации, группе организаций;
  
• актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту информа-цию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управ-ленческого решения либо иного использования в управленческой деятельности;
  
• объективной и достоверной, так как для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений;
  
• убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения - побудить адресата совершать (или не совершать) определенные действия;
  
• полной и достаточной для приятия управленческого решения, так как недостаточность информации может вызвать необходимость дополнительно запрашивать сведения, порождать переписку, приводить к неоправданным потерям времени и средств.
  

Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка - научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы.

• ^ Основными требованиями, предъявляемыми к деловому стилю, являются:
  

1) стандартизация изложения. Стандартизация деловой речи охватывает все уровни языка - и лексику, и морфологию, и синтаксис. К настоящему времени деловая речь накопила огромное число терминов, оборотов, формул. Использование готовых кон-струкций позволяет не тратить время на поиск определений, характеризующих стандарт-ные ситуации. Стандартизация деловой речи значительно повышает информативность до-кументов, заметно облегчает их восприятие, что способствует оптимизации документо-оборота в целом.

^ 2) нейтральность изложения. Нейтральный тон изложения - это норма официаль-ного делового общения, которая проявляется в максимально строгом и сдержанном харак-тере изложения. Нейтральность тона изложения исключает возможность употребления в текстах экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств (разговорной лекси-ки и междометий) образных средств и слов, употребляемых в переносном смысле. Инфор-мация, содержащаяся в тексте письма, официальная по своему характеру. По этой причи-не личностный, субъективный момент в документах должен быть сведен к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие ярко выраженной эмоциональной ок-раской (слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличе-ния или уменьшения, междометия).

Но следует учитывать, что цель большинства деловых писем - заинтересовать адресата, убедить его, склонить к действиям в нужном для автора направлении. Поэтому деловое письмо не должно быть лишено эмоционального контекста, эта эмоциональность, даже экспрессивность должны быть скрытыми, завуалированными. Эмоциональность делового письма должна быть не языковой, а содержательной, она должна скрываться за внешне спокойным, нейтральным тоном изложения.

3) точность и ясность изложения текста. Текст делового письма должен быть точным и ясным. Точность изложения обеспечивает однозначность его восприятия адресатом, исключает всякого рода двусмысленности, недомолвки, что является важнейшим условием делового общения.

Точность изложения достигается употреблением понятной партнерам по общению терминологии, использованием устойчивых языковых оборотов, исключением не всем понятных образных слов и выражений.

Ясность текста достигается, прежде всего, четкостью его композиции, отсутствием логических ошибок, продуманностью и строгостью формулировок.

^ 4) лаконичность, краткость изложения текста. Лаконичность изложения текста делового письма достигается экономным использованием языковых средств, исключени-ем слов и выражений, не несущие необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности.

Требование лаконичности, или краткости, текста непосредственно связано с умень-шением объема текста и, следовательно, к сокращению времени на ознакомление с ним и последующую обработку. В лучшем случае деловое письмо должно занимать одну стра-ницу. В сложных ситуациях, требующих детального рассмотрения, объем письма может составлять одну-две страницы формата А4 и лишь в исключительных случаях - иметь больший объем.

• ^ Основными особенностями языкового стиля делового письма являю-тся:
  

1) использование языковых формул. Одна из особенностей письменной деловой речи - широкое употребление языковых формул (канцеляризмов) - устойчивых (шаб-лонных) оборотов, используемых в неизменном виде. Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Для мотива-ции того или иного действия применяются следующие выражения:


- Сообщаем, что в период с... по...;

- Сообщаем, что по состоянию на...;

- Направляем Вам согласованный...;

- Просим Вас рассмотреть вопрос о...,

- Проверкой установлено, что....;

- В связи с отсутствием финансовой помощи...;

- В связи со сложной экономической ситуацией...;

- В соответствии с Вашим письмом...;

- В порядке проведения совместной работы...;

- В соответствии с протоколом...;

- В подтверждение нашей договоренности...;

- В целях укрепления ответственности... и т. д.

Кроме выражения типового содержания, языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает доста-точной юридической силой:


- Гарантируем возврат кредита в сумме...,

- Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты...,

- Контроль за выполнением возлагается...


2) использование терминов. Термин (от лат. terminus - предел, граница) - слово или словосочетание, точно и однозначно именующее понятие и его соотношение с другими понятиями в пределах специальной сферы. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию, или терминосистему.

Термины, используемые в деловой переписке, - это, прежде всего, отраслевая тер-минология, отражающая содержание той предметной области, в рамках которой осущест-вляется деловое общение, и, кроме того, термины, характерные для управленческой дея-тельности.

Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однознач-ность восприятия текста, что очень важно в деловом общении.

При употреблении многозначных терминов (терминов-синонимов) следует учиты-вать, что в одном документе термин может употребляться только в одном из своих значе-ний. Например, термины «договор», «контракт», «соглашение» являются терминами-синонимами, но они различаются практикой своего применения:

• в трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре;
  
• во внешнеторговой деятельности более употребителен термин «контракт»,
  
• договоренности в ряде других областей фиксируются в соглашениях.
  

Правильность и стабильность употребления терминов на практике достигаются ис-пользованием терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и терминов и способствуют упорядочению терминологии.

Термины, употребляемые в сфере документационного обеспечения управления, зафиксированы в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Трудности в употреблении терминов связаны еще и с тем, что терминосистема находится в постоянном изменении: меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает, и обозначающие их термины выходят из употребления.

При употреблении терминов в деловой переписке необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен не только автору, но и адресату. Если у автора письма возникает сомнение по этому поводу, то необходимо поступить одним из следующих образов:

- дать официальное определение термина;

- разъяснить значение термина словами нейтральной лексики;

- заменить термин общепонятным словом или выражением.

^ 3) применение лексических и графических сокращений.

Длинные слова и словосочетания часто неудобны для восприятия, поэтому для компрессии (сжатия) текста вместо полных слов используются сокращения. В литератур-ной речи используется два основных вида сокращенных слов:

- лексические сокращения (аббревиатуры), которые представляют собой сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или частей слов, например: СНГ, Мосгостехнадзор, завхоз, зам., спецназ и д.р.

- графические сокращения, являющиеся применяемыми на письме сокращенными обозначениями слов, например: гр-н, тчк, ж.-д., кв. м. и др.

Лексические сокращения (аббревиатуры) используются в речи как самостоятель-ные слова. Графические сокращения словами не являются и применяются только на пись-ме, а при чтении расшифровываются и читаются полностью.

Различается несколько типов лексических сокращений (аббревиатур):

• буквенные (при чтении произносятся буквы): МЧС, АКБ, СП, МП, КБ, ООО;
  
• звуковые (при чтении произносятся звуки): ГОСТ, ТЭО, ГУМ, ТЭЦ, ЛЭП, АЭС, вуз
  
• буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам,