4 Правила оформления деловой переписки

Вид материала

Документы

Содержание Кадровым службам дочерних предприятий и дочерних акционер­ных обществ Кадровым службам дочерних предприятий и акционерных обществ Примеры редакторской правки Четыре подобных автомата обслуживают несколько тысяч человек. Четыре подобных автомата обслуживаются несколькими тысячами человек. Вторые профессии - смежные профессии, не меняя своего основного вида профессиональной деятельности, необходимы особенно в бригад Для этой цели наша фирма использует имеющиеся подсобные по­мещения. С этой целью фирма использует подсобные помещения. Общему отделу обеспечивать Управление копией всех нормативных документов. В программе обучения учитываются пожелания слушателей, кото­рые присылаются совместно с подтверждением о согласии принять уча­ст В программе обучения учитываются пожелания слушателей, при­сылаемые вместе с подтверждением согласия принять участие в ра­боте к Следует обеспечить повышение ответственности планово-финансо­вых, бухгалтерских и юридических служб, их совместный контроль за и Считаем, что в сложившейся ситуации Вам было бы целесообразно принять наши условия. Главный бухгалтер Осипенко Д. И. провела работу по переходу на новую систему бухгалтерского учета и отчетности. Первую группу Вторую группу Третью группу

Подобный материал:

• Источник: добавлено: 2008-06-19, 164.44kb.
• 2. Аннотации программ дисциплин, 248.25kb.
• Правила оформления исследовательских работ (рефератов курсовых, контрольных, диссертационных), 228.26kb.
• Правила оформления деепричастного оборота. Правила оформления причастного оборота, 28.64kb.
• Правила оформления курсового проекта Правила оформления текста, рисунков и таблиц, 128.91kb.
• Отчет о научно-исследовательской работе структура и правила оформления, 360.98kb.
• Правила выполнения и оформления схем классификация схем термины и их определения, 614.87kb.
• Правила оформления работы Правила оформления курсовой работы Структура отчета > Требования, 152.37kb.
• Реферат по предмету: «Основы информатики и программирования», 265.02kb.
• В. Г. Захаревич 1, О. Н. Сахарова 2 Вработе описываются правила оформления статей, 97.17kb.

Правка-вычитка максимально близка к корректорской работе. Она представляет собой исправление орфографических и пунк­туационных ошибок и опечаток. Такие исправления обычно не требуют согласования с лицом, подписывающим документ.

Современная компьютерная техника освободила работников документной сферы от большой части корректорской нагрузки: текстовые редакторы позволяют проверять правописание и вно­сить исправления непосредственно во время набора текста. Но это не должно быть основанием для совершенной беззаботно­сти. В данном вопросе, как и во многих других, человек не име­ет права полностью полагаться на технику.

Приходится иметь в виду, что компьютерные текстовые ре­дакторы «не знают» многих собственных имен. Фамилии, ини­циалы, географические названия, наименования предприятий и учреждений необходимо выверять с особой тщательностью.

Кроме того, компьютер способен обнаружить далеко не все опечатки. Он «не заме-тит», например, превращения предлога «на» в предлог «за», частицы «не» в «ни»: для него все это оди­наково правильные слова. Автоматическая проверка не даст ре­зультатов, если вы по ошибке набрали «1897» вместо «1997». Только человек, понимающий смысл высказывания, в состоя­нии обнаружить подобные ошибки.

Пренебрежение правкой-вычиткой нередко приводит к курь­езам. Нетрудно предста-вить себе реакцию руководителя, кото­рый получает документ, названный не «Прото-кол № 5», а «Прокол № 5». Если текст, содержащий такого рода опечатку, выйдет за пределы учреждения, от этого, безусловно, пострадает авто­ритет фирмы.

Правка-сокращение производится в двух основных случаях:

• когда необходимо любыми способами сделать документ короче (тогда можно пойти на некоторое уменьшение объема содержания);

• когда в тексте содержится избыточная информация - по­вторы и «общие места».

Редактор обязан устранить из документа общеизвестные факты, прописные истины, лишние вводные слова и конструк­ции. Как отмечено выше, словесные повторы также относятся к числу стилистических недостатков, но избежать их иногда не представ-ляется возможным. Важно, чтобы редактор хорошо ориентировался в материале и был в состоянии определить, на­сколько оправдано повторение одних и тех же слов и допустима ли их замена синонимами.

Правка-обработка представляет собой улучшение стиля документа. Устраняются ошибки и недочеты, связанные с нарушением сочетаемости слов, неразличением паро-нимов, исполь­зованием громоздких синтаксических конструкций и т.д.

Рассмотрим фрагмент приказа, требующего сокращения и обработки.

^ Кадровым службам дочерних предприятий и дочерних акционер­ных обществ

1.1 С целью дальнейшего развития человеческих ресурсов пред­приятий в соответствии со стоящими перед нами производствен­ными задачами с 01.01.1999 г. начать и в течение текущего года осуществлять внедрение системы непрерывного индивидуального обучения руководителей, специалистов и рабочих отраслевых пред­приятий и организаций.

1.2 Расширить работу по привлечению к творческой деятельно­сти молодежи и принять активное участие в проведении Отраслевой научно-практической конференции молодых ученых и специалистов.

1.3 Привести в соответствие структуру и численность кадро­вых служб предприятий стоящим перед ними задачам по управле­нию и развитию персонала, приняв необходимые меры к последова­тельному улучшению их качественного состава.

1.4В течение 1999—2000 гг. привести материальную базу учебных заведений отрасли в соответствие современным требо­ваниям обучения персонала, основываясь на действующих отрас­левых нормативах.

Прежде всего редактор обнаружит в данном тексте словесный повтор: «дочерних предприятий» и «дочерних акционерных обществ». Нормы русской грамматики позволя-ют не повторять определение при каждом из однородных членов предложения. Достато-чно согласования (совпадения рода, числа и падежа), чтобы определение воспринималось как относящееся ко всем членам предложения, входящим в группу однородных. Написав:

«Кадровым службам дочерних предприятий и акционерных об­ществ», мы ясно укажем на то, что имеются в виду дочерние акционерные общества.

Помимо этого, рассматриваемый документ отличает словес­ная избыточность. Не следует уточнять: «стоящие перед нами производственные задачи» (п. 1.1): подразумева-ется, что в прика­зе говорится о проблемах той сферы, в рамках которой он соз­дан. «Принять необходимые меры» (п. 1.3) - также избыточное словосочетание. Совершенно очевидно, что перечисляются именно те меры, которые необходимы для достижения цели. Лишено смысла и использование причастия «действующие» в п. 1.4. Ни у кого не вызовет сомнений тот факт, что исполните­ли приказа должны руководствоваться действующими, а не от­мененными или еще не принятыми нормативами.

Обработка данного текста включает в себя изменение поряд­ка слов в пп. 1.1 и 1.3, а также исправление ошибок, связанных с выбором падежной формы существительного. Необходимо поменять местами сказуемое «начать» и обстоятельство време­ни «с 01.01.1999 г.». В противном случае названные в предложе­нии сроки связываются в сознании читателя не с началом дей­ствия, а с упоминанием о производственных задачах. В п. 1.3 используется конструкция «привести что-либо в соответствие с чем-либо», требующая определенного порядка слов.

Наконец, в тексте дважды встречается ошибка, вызванная незнанием норм управ-ления (выбора падежа существительного, входящего в словосочетание). В русском языке возможны кон­струкции «соответствие чего-либо чему-либо» (соответствие закона Кон-ституции), «привести что-либо в соответствие с чем-либо» (привести закон в соответ-ствие с Конституцией) и «в со­ответствии с чем-либо» (поступать в соответствии с законом). Следовательно, в анализируемом тексте должны использоваться формы твори-тельного падежа с предлогом «с»: «привести струк­туру и численность кадровых служб в соответствие со стоящими перед нами задачами», «привести материальную базу в соответ­ствие с современными требованиями».

Язык всегда предоставляет говорящему и пишущему множе­ство синонимических возможностей. Одно и то же можно выра­зить различными способами, выбирая слова и грамматические конструкции. Вот почему содержание рассмотренного приказа может быть передано и другими средствами.

^ Кадровым службам дочерних предприятий и акционерных обществ

1.1 С целью дальнейшего развития человеческих ресурсов пред­приятий в соответствии со стоящими перед отраслью производ­ственными задачами начать с 01.01.1999 г. внедрение системы непрерывного индивидуального обучения руководителей, специали­стов и рабочих.

1.2 Расширить работу по привлечению к творческой деятельно­сти молодежи и принять активное участие в проведении Отраслевой научно-практической конференции молодых ученых и специалистов.

1.3 Привести структуру и численность кадровых служб пред­приятий в соответствие со стоящими перед отраслью задачами по управлению и развитию персонала; принять меры к улучшению их качественного состава.

1.4 В течение 1999-2000 гг. привести материальную базу учеб­ных заведений в соответствие с современными требованиями обу­чения персонала, основываясь на отраслевых нормативах.

Таким образом, документ, выправленный квалифицирован­ным редактором:

• не содержит фактических ошибок и опечаток;

• идеально грамотен с точки зрения орфографии и пунк­туации;

• имеет оптимальный объем;

• строится по законам логики;

• соответствует стилистическим нормам русского литературного языка.

^ Примеры редакторской правки

Студент из другого высшего учебного заведения (имеющего государ­ственную лицензию), поступившего на общих основаниях (по конкурсу), имеет право на перевод на бесплатную форму обучения. Для этого сту­денту необходимо представить в деканат личное заявление и документ, подтверждающий его обучение в другом вузе (зачётная книжка или ака­демическая справка).

Отредактированный вариант:

Студент из другого высшего учебного заведения (имеющего государст­венную лицензию), поступивший на общих основаниях (по конкурсу), имеет право на перевод на бесплатную форму обучения. Для этого студенту не­обходимо представить в деканат личное заявление и документ, подтвер­ждающий его обучение в другом вузе (зачётную книжку или академиче­скую справку).

Редакторская правка заключается в уточнении падежных форм существительных. В тексте нарушена грамматическая связь между определяемым словом «студент» и согласо-ванным определением-причастием «поступивший». Оба они должны стоять в форме име-нительного падежа.

Редактор изменил падеж слов, заключенных в скобки и раскры­вающих значение дополнения «документ». Поскольку существительное «документ» имеет форму винитель-ного падежа («представить доку­мент»), то и заключенные в скобки приложения должны использовать­ся в том же падеже.

2. Студент имеет право на обучение по индивидуальному плану. Для этого ему необходимо подать личное заявление в деканат. На заседании Совета факультета рассматривается вопрос о предоставлении студенту индивидуального плана обучения. После положительного решения на осно­вании заявления с визой декана и выпиской из решения Совета факуль­тета составляется приказ, который представляется в учебный отдел в 5-ти дневный срок с момента решения Совета факультета.

Отредактированный вариант:

Студент имеет право обучаться по индивидуальному плану. Для этого необхо-димо подать личное заявление в деканат. Вопрос о предос­тавлении права на обучение по индивидуальному плану рассматривается на заседании Совета факультета. В случае положительного решения составляется приказ, основанием для которого служит заявление сту­дента с визой декана и выписка из решения Совета факультета. Приказ представляется в учебный отдел в пятидневный срок с момента решения Совета факультета.

В данном случае редакторская правка направлена прежде всего на уточнение смысла. Совет факультета рассматривает вопрос не о пре­доставлении индивидуального плана обучения, а о том, чтобы разре­шить студенту заниматься по такому плану. Кроме того, желательно разбить первое предложение на две части: каждая содержит самостоя­тельное высказывание. Изменение предлога («в случае» вместо «по­сле») существенно уточняет смысл. Дело в том, что Совет факультета может принять как положительное, так и отрицательное решение. Наконец, неверным было написание слова «пятидневный». Сложные прилагательные, в состав которых входят корни числительных, могут записы-ваться с использованием цифр: 20-метровый, 100-процентный, 5-дневный. Дефис ставится между корнями. Падежные окончания, находящиеся в середине слова, буквами не обозна-чаются. Поскольку прилагательное «пятидневный» содержит однозначное число, оно не относится к числу длинных, трудных для восприятия слов и не требу­ет словесно-цифровой записи.

3. ^ Четыре подобных автомата обслуживают несколько тысяч человек.

Правка зависит от смысла высказывания. Прежде всего следует вы­яснить, о чем идет речь: об обслуживании людей автоматами или авто­матов людьми, - и после этого использовать пассивную конструкцию.

Отредактированный вариант:

^ Четыре подобных автомата обслуживаются несколькими тысячами человек. Или: Четырьмя подобными автоматами обслуживаются несколь­ко тысяч человек.

4. Во исполнение приказа намечены меры по его выполнению.

Отредактированный вариант:

Намечены меры по выполнению приказа.

Редактор избежал использования однокоренных слов. Смысл выска­зывания не изменился.

5. ^ Вторые профессии - смежные профессии, не меняя своего основного вида профессиональной деятельности, необходимы особенно в бригадах.

Отредактированный вариант:

Вторые, или смежные профессии, которые осваиваются без изменения основного вида деятельности, особенно необходимы в бригадах.

Деепричастный оборот может использоваться не во всех предложе­ниях. Называе-мое им добавочное действие должно соотноситься с ос­новным действием, производимым лицом-подлежащим. В данном слу­чае это условие не выполняется. Поэтому редактор отказывается от деепричастия и употребляет предложную конструкцию с отглагольным существительным. Уточнен также порядок слов.

6. ^ Для этой цели наша фирма использует имеющиеся подсобные по­мещения.

Отредактированный вариант:

Для этого наша фирма использует подсобные помещения. Или:

^ С этой целью фирма использует подсобные помещения.

«Для цели» - сочетание слов, противоречащее литературной норме. Предлог «для» сам по себе имеет целевое значение. Слово «имеющие­ся» делает текст избыточным. Кро-ме того, очевидно, что фирма не мо­жет использовать помещения, которых нет.

7. ^ Общему отделу обеспечивать Управление копией всех нормативных документов.

Отредактированный вариант:

Общему отделу обеспечивать Управление копиями всех нормативных документов.

Поскольку речь идет не об одном документе, а о множестве, слово «копия» должно использоваться в форме множественного числа.

8. ^ В программе обучения учитываются пожелания слушателей, кото­рые присылаются совместно с подтверждением о согласии принять уча­стие в работе курса.

Отредактированный вариант:

^ В программе обучения учитываются пожелания слушателей, при­сылаемые вместе с подтверждением согласия принять участие в ра­боте курса.

Если не заменить придаточное определительное причастным оборо­том, возникает комичная двусмысленность: «...слушателей, которые присылаются...». Предлог «совместно с» желательно использовать, ко­гда речь идет о деятельности, осуществляемой общими усилиями с кем-либо. Если же объединяются не лица, а неодушевленные предме-ты, надо употреблять предлог «вместе с». Грамматическая норма не допускает формули-ровки «подтверждение о чем-либо» - следует говорить: «подтверждение чего-либо».

9. Следует обеспечить повышение личной ответственности планово-финансовых, бухгалтерских и юридических служб, их совместный контроль за использованием бюджетных средств.

Отредактированный вариант:

^ Следует обеспечить повышение ответственности планово-финансо­вых, бухгалтерских и юридических служб, их совместный контроль за ис­пользованием бюджетных средств.

«Личной» может быть названа лишь ответственность лица - кон­кретного человека. Службы несут коллективную ответственность.

10. Для молодых специалистов и специалистов, впервые пришедших на работу в данную отрасль, предусматривается специальная 2-х годичная программа, позволяющая адаптировать специалиста к отрасли, определить его профессиональные качества и привить фирменные традиции.

Отредактированный вариант:

Для выпускников вузов и других специалистов, впервые пришедших на работу в данную отрасль, предусматривается специальная двухгодичная программа, позволяющая адаптировать работника к отрасли, определить его профессиональные качества и привить ему уважение к традициям фирмы.

Редактор избежал повторения слова «специалисты», поскольку словосочетание «молодой специалист» синонимично словосочетанию «выпускник высшего учебного заведения». Во втором случае сущест­вительное «специалист» заменено словом «работник», которое в данном контексте выступает в качестве его синонима. «Двухгодич­ный» - прилагательное, которое нежелательно записывать с исполь­зованием цифр. «Привить традиции» - ненормативное словосочета­ние. Традиции вообще не могут стать свойством одного человека - они существуют в коллективе, в отрасли в целом. Конкрет-ная личность может научиться уважать традиции фирмы. Называть их «фирменными» нежелательно, чтобы не вызывать у читателя ассоциаций с фирменной одеждой и фирмен-ной аппаратурой.

4.5.2.4.Этикет делового письма

Правила этикета делового письма основаны на следующих нормах делового общения:

• проявление вежливости и уважения к деловому партнеру;
  
• соблюдение формальной субординации между работниками, занимающими разное служебное положение;
  
• умение высказывать свое мнение, не обижая партнера й не задевая его самолюбия;
  
• терпимость к иному мнению;
  
• разумная самокритичность;
  
• честность в деловых отношениях;
  
• умение корректно вести спор, полемику.
  

Одно из важнейших правил деловой переписки - не следует медлить с ответом, не заставлять корреспондента ждать. Если ответ не может быть дан в установленный срок, необходимо сообщить причину задержки ответа адресату, принести извинения и указать срок окончательного ответа.

Не следует писать ненужных писем. Каждое письмо, какого бы вопроса оно ни касалось, должно быть предельно информативным, но в то же время лаконичным.

При подготовке ответа необходимо быть внимательным к оформлению реквизита «Адресат»: письмо должно быть адресовано тому, кто подписал поступившее письмо.

Если ответ был ожидаем и важен, в следующем письме к партнеру необходимо выразить благодарность за ответ.

Если в письме имеется обращение с просьбой, которую выполнить нет возмож-ности, необходимо объяснить отказ и предложить что-либо взамен, может быть, пореко-мендовать обратиться в другое учреждение или сюда же, но позже.

Проявлением этикета является употребление вступительных (обращение) и заключительныхформул вежливости.

Но при этом следует исключить ложную вежливость. Такие выражения, как «Будьте так любезны» или «Не откажите в любезности сообщить» и подобные им неуместны в деловых письмах.

Необходимо исключить из текста служебного письма местоимения «я» и «он», используя «мы» и «Вы».

Е
«Договором от ___ №___ Ваше предприятие взяло на себя обязательства по доставке оборудования, поступающим в наш адрес. Однако в марте текущего года вами была задержана очередная партия груза, в результате чего возникла угроза остановки монтажа сборочной линии»
сли требуется напомнить партнеру о необходимости выполнить взятые на себя обязательства, то нужно формулировать напоминание или претензию спокойно и четко, например:

Если необходимо потребовать выполнения обязательств, следует использовать этикетные формулировки, которые позволяют смягчить категоричность высказываний.

С
Считаем, что в сложившейся ситуации Вы должны безоговорочно принять наши условия.

^ Считаем, что в сложившейся ситуации Вам было бы целесообразно принять наши условия.
равните:

Следует учитывать, что в деловом общении существуют так называемые отрицательные этикетные знаки: не полученный вовремя ответ, задержка с ответом, отказ от ответа и др. Такое отношение воспринимается как нежелание поддерживать деловое сотрудничество, некорректное поведение, неуважение к корреспонденту.

Для русского речевого этикета в равной степени значимы личные заслуги и социальный статус, а признак пола практически не имеет значения. И хотя при личном обращении к женщине используется слово «госпожа», при обозначении должностей, званий профессий и т.п., относящихся к женщине, используется форма мужского рода, как и при обозначении лиц мужского пола.

Например:

и
Ильину Татьяну Петровну назначить на должность заведующего отделом кадров с 23апреля 2006 г. с окладом согласно штатному расписанию.
ли



^ Главный бухгалтер Осипенко Д. И. провела работу по переходу на новую систему бухгалтерского учета и отчетности.



Этикет делового общения дает возможность поддерживать отношения на достойном уровне в любой управленческой ситуации, как бы неблагоприятно она ни складывалась. Соблюдение норм делового этикета способствует эффективности и комфортности делового общения.

4.5.2.5. Виды деловых писем

Родовым понятием по отношению к различным видам деловых писем является понятие служебного письма.

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями и выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой.

Содержательное богатство и разнообразие форм деятельности при ведении бизнеса неизбежно порождает соответствующее многообразие деловых писем. С определенной долей условности все множество деловой корреспонденции можно разбить на 5 групп.

^ Первую группу образуют деловые письма, связанные с распространением инфор-мации. Деловая деятельность предполагает распространение информации в связи с paзны-ми причинами: необходимостью передачи официальной информации, необходимостью информирования партнеров по бизнесу и заинтересованных сторон в проведении тех или иных мероприятий или о существенных событиях в сфере их интересов; необходимость информирования партнеров и потенциальных покупателей и потребителей о предоставляе-мых товарах и услугах. Как правило, деловые письма данной группы носят инициа-тивный характер.

^ Вторую группу образуют деловые письма, связанные с обращениями к тем или иным организациям, предприятиям, фирмам (в том числе и партнерам по бизнесу) в связи с приобретением товаров, оказанием услуг или выполнением тех или иных действий. Эти письма могут носить как инициативный характер, так и являться следствием получения деловых писем, отнесенных к предыдущей группе.

^ Третью группу образуют деловые письма, являющиеся ответами на полученные предложения и просьбы.

Четвертая группа деловых писем связана с необходимостью разрешения возни-кающих в процессе делового взаимодействия споров и противоречий и отражают различ-ную степень и глубину претензий.

В пятую группу входят письма, связанные с выражением личного участия по различным поводам. Не отражая собственно деловую деятельность, эти письма способст-вуют поддержанию необходимых контактов, создавая необходимую этическую и психоло-гическую среду ведения бизнеса.

Следует отметить еще два вида деловых писем, не вошедших в перечисленные группы и не образующих отдельную группу. Это сопроводительные и рекомендатель-ные письма.