4 Правила оформления деловой переписки
| Вид материала | Документы |
- Источник: добавлено: 2008-06-19, 164.44kb.
- 2. Аннотации программ дисциплин, 248.25kb.
- Правила оформления исследовательских работ (рефератов курсовых, контрольных, диссертационных), 228.26kb.
- Правила оформления деепричастного оборота. Правила оформления причастного оборота, 28.64kb.
- Правила оформления курсового проекта Правила оформления текста, рисунков и таблиц, 128.91kb.
- Отчет о научно-исследовательской работе структура и правила оформления, 360.98kb.
- Правила выполнения и оформления схем классификация схем термины и их определения, 614.87kb.
- Правила оформления работы Правила оформления курсовой работы Структура отчета > Требования, 152.37kb.
- Реферат по предмету: «Основы информатики и программирования», 265.02kb.
- В. Г. Захаревич 1, О. Н. Сахарова 2 Вработе описываются правила оформления статей, 97.17kb.
^ Письма, связанные с распространением информации
Данную группу образуют следующие виды писем:
- информационное письмо;
- письмо-извещение;
- письмо-приглашение;
- письмо-уведомление;
- письмо-сообщение;
- письмо-предложение;
- рекламное письмо.
Информационное письмо
Информационное письмо (устар. циркулярное письмо) – ссылка скрыта, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.
Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организа-циям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться от-дельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.
Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Как правило, информацион-ные письма подписываются руководителем организации.
Информационное письмо оформляется на ссылка скрыта. Обязательными ссылка скрыта информационного письма являются: ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта (при составлении письма на бланке формата А4), ссылка скрыта, ссылка скрыта.
^ Пример оформления информационного письма:
Письмо-извещение
Письмо-извещение – ссылка скрыта, информирующее о публичных мероприя-тиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).
Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в про-водимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.
Письмо-извещение может иметь приложения, содержащие карту участника, анкету участника, программу мероприятия и другие информационные материалы.
Подписывают письма-извещения руководитель организации или заместитель руко-водителя, отвечающий за организацию и проведение мероприятия. Письма-извещения мо-гут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.
Письмо-извещение оформляется на ссылка скрыта.
Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому ссылка скрыта« оформляется обобщенно или не оформляется вообще.
Обязательными ссылка скрыта письма-извещения являются: ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта (при составлении письма на бланке формата А4), ссылка скрыта, ссылка скрыта.
^ Пример оформления письма-извещения:
Письмо-приглашение
Письмо-приглашение – ссылка скрыта, разновидность ссылка скрыта. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет. При оформлении писем-приглашений могут использоваться различные элементы украшения текста – орнамент, рисунки и т.п.
Письма-приглашения с предложением принять участие в семинарах, совещаниях и других мероприятиях обычно адресуются руководителю организации, конкретному дол-жностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу. В письмах указываются условия участия, место и время проведения мероприятий, а при необходимости и форма одежды. В письме обычно оформляется реквизит «приложение», в котором сообщается программа мероприятия.
Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу, поэтому в них используется формула личного обращения к адресату: «Уважаемый…!».
^ Пример оформления письма-приглашения:
Письмо-уведомление
Письмо-уведомление - ссылка скрыта, содержащее официальную информа-цию каком-либо мероприятии или действиях, имеющих отношение к адресату. Письмо-уведомление близко по назначению и содержанию письму-сообщению, письму-извеще-нию или приглашению.
^ Пример оформления письма-уведомления
Письмо-сообщение
Письмо-сообщение – ссылка скрыта, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.
Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на ссылка скрыта или ссылка скрыта. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящее из одного-двух предложений.
Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:
- «Сообщаем Вам, что…»;
- «Доводим до Вашего сведения, что…»;
- «Считаем необходимым поставить Вас в известность о…».
Письмо-сообщение оформляется на ссылка скрыта. Обязательными ссылка скрыта письма-сообщения являются: ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта (при составлении письма на бланке формата А4), ссылка скрыта, ссылка скрыта.
^ Пример оформления письма-сообщения
Письмо-предложение
Письмо-предложение – ссылка скрыта, направляемое потенциальному партне-ру с предложением о сотрудничестве в различной форме. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение (оферта).
Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе, что отчасти сближает письмо-предложение с рекламным письмом.
Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информа-цию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информа-цию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.
В письме уместна формула вежливости. К тексту письма могут быть приложены доказательные убедительные материалы в виде соглашений, проспектов и т. д. Форма изложения текста примерно следующая:
- Мы рады предложить (рекомендовать) Вам...;
- Предлагаем Вам...;
- Мы уверены, что Вас заинтересует высокое качество продукции..;
- Сообщаем, что...;
- Ставим Вас в известность, что...;
- Надеемся на дальнейшее сотрудничество... .
Письмо-предложение оформляется на ссылка скрыта. Обязательными ссылка скрыта письма-предложения являются: ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта (при составлении письма на бланке формата А4), ссылка скрыта, ссылка скрыта.
^ Пример оформления текста письма-предложения:
Письмо-предложение (оферта)
Письма-предложения (оферты) имеют целью сделать адресату официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции с указанием конкретных условий сделки.
Предложение может быть направлено по инициативе продавца, экспортера в ответ на запрос покупателя или на основе твердой договоренности о заключении сделки. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара. Предложения такого типа аналогичны договору о купле-продаже, имеют юридическую силу и подлежат обязательному рассмотрению, результаты которого отсылаются в виде официального ответа.
Предложение может быть твердым и свободным. Если предложение на определен-ный товар делается только одному покупателю и указывается срок, в течение кото-рого продавец считает себя связанным условиями предложения, то оно считается твер-дым. Срок действенности предложения - необходимый реквизит твердого предложения, так как он определяет срок его обязательности по отношению к продавцу. Если предло-жение делается без всяких обязательств со стороны продавца, то оно считается свобод-ным.
Отличительная особенность оферты - исключительная конкретность и точность в изложении условий предполагаемой коммерческой сделки (сроков, номенклатуры продук-ции, ее количества, порядка расчетов и т. п.). Эта особенность и определяет саму структу-ру и стиль письма-оферты.
В заголовке к тексту письма употребляются стандартные выражения:
- ^ О предложении на поставку...
- О поставке... и т. п.
Важным является и выбор наиболее удачной формы предложения. Наименее эффективным на практике оказывается вариант письменного обращения, начинающийся со слов «Предлагаю (предлагаем)...». Более правильным считается сделать небольшой комплимент адресату - сослаться на его безупречную репутацию, поблагодарить за прояв-ленный интерес к вашему предложению. Поэтому начинать такое письмо следует с использованием формулировок:
- Учитывая безупречную репутацию фирмы...
- Принимая во внимание многолетнее и взаимовыгодное сотрудничество ...
- Подтверждаем с благодарностью получение Вашего запроса и сообщаем...
- В ответ на Ваш запрос и в подтверждение нашей договоренности (теле-фонного разговора) мы можем (могли бы) отправить Вам...
- Благодарим Вас за внимание и интерес, проявленный Вашим предприятием...
В тексте письма-оферты, как правило, используют следующие формулировки:
- описание предложения
- Предлагаю (предлагаем)...
- ...Вашему вниманию...
- ...на Ваше рассмотрение...
- ...Вашему вниманию...
- Имеем честь предложить...
- ...Вашему предприятию...
- ...вниманию Вашего руководства...
- ...Вашему предприятию...
- Предлагаю (предлагаем)...
- описание количества, качества продукции (товара, услуги)
- Предлагается...
- ...следующие услуги...
- ....следующие товары...
- ...следующие услуги...
- Количество продукции составит...
- Качество услуг подтверждается прилагаемым к письму сертификатом...
- Предлагается...
- cтоимость и сроки поставки
- Срок поставки: по договоренности
- Вы получите заказанную продукцию в течение ... дней с момента...
- Товар будет поставляться в соответствии с графиком...
- Условия платежа - наличный расчет
- Условия платежа изложены подробно в прилагаемом ...
- Цена товара составляет ... руб. за единицу...
- Цена услуги определена с учетом...
- Цена продукции равняется ... руб. за единицу и сформирована с учетом...
- Оплата производится через ... отделение ... банка...
- Условия и порядок оплаты определены в...
- Срок поставки: по договоренности
Поскольку оферта предполагает получение ответа, то в заключительной её части часто используются следующие стандартные выражения:
- Настоящее предложение действительно до..
- Указанное предложение сохраняет свою силу до...
- Это предложение действует в течение ... с момента...
- Просим прислать ответ не позднее ... с. г.
- П
Россия, ________________________,
г. _________, ул. _______ дом ___ Генеральному директору
тел.____________ факс ___________ _______________________
р/с __________ в ________________ (наименование организации)
МФО________, ИНН ________________ _______________________
к/с для г. ______________________ (ф.,и.,о.)
для иногородних _________________
_____________ ? _________________
на ? __________ от ______________
Предлагаем Вам заключить договор о _________________________________
(предмет договора)
на следующих условиях:
1) _______________________________________________________________;
2) _______________________________________________________________;
3) _______________________________________________________________.
Ждем Вашего ответа до «___» _______________ 200 __ г.
Совершение действий по выполнению условий договора не считается акцептом.
Подпись ____________________
М.П.
росим ответить нам в течение ... дней от даты отправления настоящего письма
^ Образец бланка письма-оферты