4 Правила оформления деловой переписки

Вид материала

Документы

Содержание Рекламное письмо Пример оформления рекламного письма Пример оформления письма-заявки Пример оформления письма-заявки Пример оформления письма-запроса Пример оформления письма-согласия Пример оформления письма-подтверждения

Подобный материал:

• Источник: добавлено: 2008-06-19, 164.44kb.
• 2. Аннотации программ дисциплин, 248.25kb.
• Правила оформления исследовательских работ (рефератов курсовых, контрольных, диссертационных), 228.26kb.
• Правила оформления деепричастного оборота. Правила оформления причастного оборота, 28.64kb.
• Правила оформления курсового проекта Правила оформления текста, рисунков и таблиц, 128.91kb.
• Отчет о научно-исследовательской работе структура и правила оформления, 360.98kb.
• Правила выполнения и оформления схем классификация схем термины и их определения, 614.87kb.
• Правила оформления работы Правила оформления курсовой работы Структура отчета > Требования, 152.37kb.
• Реферат по предмету: «Основы информатики и программирования», 265.02kb.
• В. Г. Захаревич 1, О. Н. Сахарова 2 Вработе описываются правила оформления статей, 97.17kb.

^ Рекламное письмо

Рекламное письмо - ссылка скрыта, содержащее описание рекламируемых товаров и услуг в форме, стимулирующей интерес к их приобретению, или содержащее сведения о фирме.

Заголовок - это самые важные несколько слов, по которым люди судят, читать рекламный текст или нет. Заголовок должен привлекать внимание, вводить в главную часть текста, и содержать то, что интересует читателя. Заголовок набирается более крупным шрифтом, чем основная часть объявления. Он должен обещать пользу от покупки, не должен быть двусмысленным, т.к. читатель может понять не то, что вы имели ввиду. Заголовки должны задерживать внимание, общая площадь заголовков должна составлять не больше 1/10 площади текста.

Каждое рекламное письмо должно содержать некоторый центральный тезис - рекламный аргумент, который сообщает о важнейшей особенности товара, или каких-либо существенных сведениях.

При составлении рекламного письма целесообразно руководствоваться следующими правилами:

1. Высказывания должны быть простыми. В рекламных письмах следуют упрощать мысль, пользоваться повседневными выражениями и словами, а также короткими предложениями, содержание которых сразу может понять каждый человек.

2. Нужно избегать длинного нудного пересчета.

3. Следует быстро переходить к сути дела, избегать ненужных слов, в частности прилагательных, объяснять свое предложение экономно, но никогда не жертвовать словами, которые являются необходимыми для поддержания стиля и ритма.

Назначение рекламного текста обычно состоит в том, чтобы убедить людей, что именно ваш товар лучший. Больше места следует уделите описанию тех полезных свойств товаров или услуг, которые вы хотите предложить. В описании используйте только преимущества, которые получит партнер от работы с вами и использовании вашего товара или услуг.

Не следует писать много о вашей компании, пишите только самое необходимое: сколько лет фирма работает на рынке, дайте информацию о некоторых из ваших известных партнеров. Не перегружайте письмо информацией о своей фирме. Нельзя половину письма занимать только описанием себя.




^ Пример оформления рекламного письма:

• Письма, связанные с обращениями и по выполнению тех или иных действий или оказанию услуг
  

Данную группу образуют следующие виды писем:

• письмо-просьба;
  
• письмо-заявка;
  
• письмо-запрос;
  

• гарантийное письмо.
  

Письмо-просьба

Письмо-просьба – ссылка скрыта, цель которого – получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору.

Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб. Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица.

Просьба излагается с по-мощью глагола «просить»:

«Просим Вас провести...»;

«Просим Вас предоста-вить...»;«Просим Вас сообщить...» и т.д.

Просьба может формулиро-ваться и без глагола «просить», например:

• «Надеемся на положительное решение вопроса...»; «Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обра-щение» и т.п.
  

В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты:

«Также просим Вас рассмо-треть (предоставить, про-вести...)»; «Одновременно просим Вас...».

Главная цель данного письма - убедить, доказать в необходимости исполнения просьбы, поэтому в тексте письма приводятся убедительные доказательства, прилагаются расчеты, сметы и другие подтверждающие

основания, которые оформляю-

тся реквизитом «при ^ Пример оформления письма-заявки:

реквизитом «приложение.

Письмо-просьба оформляется на ссылка скрыта. Обязательными ссылка скрыта письма-просьбы являются: ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта (при составлении письма на бланке формата А4), ссылка скрыта, ссылка скрыта.


Письмо-заявка

П
Директору

Консульского департамента

МИД России

В.А.Павловскому


ПИСЬМО-ЗАЯВКА


Уважаемый Вячеслав Альфредович,


Прошу Вас внести __________________ (название организации) в реестр туристических организаций, осуществляющих прием иностранных туристов, с присвоением учетного номера (референс-номер). Организация имеет регистрационный номер (указать регистрационный номер и дату регистрации/перерегистрации) в реестре организаций, состоящих на консульском обслуживании в МИД России.

Фирма имеет прямые контакты с партнерами в следующих странах: (страна, город, название фирмы, адрес, телефон, факс, руководитель).

Дополнительные данные о (название организации) указаны в приложении к письму-заявке.


Приложение: упомянутое, на 1 листе.


Должность руководителя __________________/Имя Фамилия/


М.П.
исьмо-заявка - разновидность письма-просьбы. Отличие от письма просьбы в том, что в этом случае обоснование просьбы отсутствует. Обычно письма-заявки не требуют письменного ответа. В ответ на письмо-заявку получателем осуществляются определенные действия по реализации заявленной просьбы.


^ Пример оформления письма-заявки:


Письмо-запрос

Письмо-запрос – ссылка скрыта, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

В целом письма-запросы составляются так же, как ссылка скрыта. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.

Письмо-запрос требует ссылка скрыта.

Письмо-запрос оформляется на ссылка скрыта.

Обязательными ссылка скрыта письма-запроса являются: ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта (при составлении письма на бланке формата А4), ссылка скрыта, ссылка скрыта.





^ Пример оформления письма-запроса:


Гарантийное письмо

Гарантийное письмо – ссылка скрыта, содержащее обязательство или подтверждение.

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др. В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем». Эта фраза является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.

В таких письмах используются стандартные выражения:

• «фирма гарантирует …»;
  
• «просим выслать в наш адрес наложенным платежом, оплату гарантируем …»;
  
• «сроки поставки гарантируем …»;
  
• «качество изделий гарантируем...».
  

Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем орга-низации и главным бухгалтером. Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации.

Гарантийное письмо оформляется на ссылка скрыта.

Обязательными ссылка скрыта гарантийного письма являются: ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта (при составлении письма на бланке формата А4), ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта.





Пример оформления гарантийного письма:

• Письма-ответы
  

Данную группу образуют следующие виды писем:

• письмо-ответ;
  
• письмо-подтверждение.
  

Письмо-ответ

Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на ссылка скрыта или ссылка скрыта. Ответ может быть положительным (письмо-согласие) или отрицательным (письмо-отказ).

Первое и основное правило - не следует затягивать с ответом, заставлять вашего корреспондента ждать. Если обстоятельства складываются так, что вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите об этом адресату, а также о тех сроках, в который вы можете дать ответ окончательно. Непременно извинитесь за задержку, указав при этом ее объективную причину.

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип параллелизма в аспектах содержания, который отражается в языке ответной корреспонденции. Это означает:

• Наличие в письме-ответе ссылки на первоначальное письмо и его тему. Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше пись-мо от______№__...»). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть ссылка скрыта«, куда и вносятся сведения об инициативном письме.
  
• Использование одинаковых языковых средств выражения (прежде всего терминологии) в обоих письмах при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается.
  
• Сопоставимость объемов информации и аспектов содержания в обоих письмах
  
• Соблюдение определенной последовательности в изложении аспектов содержания.
  

Текст письма-отказа обычно начинается с повторения просьбы. Далее излагаются результаты рассмотрения просьбы, мотивируется отказ и констатируется сам отказ. Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с…». В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.

Используются следующие формы изложения отказов:

• Ваше предложение отклоняется по следующим причинам...
  
• Направленный в Ваш адрес проект соглашения о совместных действиях отклоняется по следующим причинам...
  
• Сожалеем, но наша фирма не может принять Ваше предложение...
  

Письмо-ответ оформляется на ссылка скрыта.

Обязательными ссылка скрыта письма-ответа являются: ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта (при составлении письма на бланке формата А4), ссылка скрыта, ссылка скрыта.




^ Пример оформления письма-согласия:





Пример оформления письма-отказа:


Письмо-подтверждение

Письмо-подтверждение – ссылка скрыта, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее достиг-нутые договоренности, намерения и т.п.

Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть; если подтверждается получение документов, необходимо назвать их и т.д. Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является:

• «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на ...) ».
  

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложени-ем.

Письмо-подтверждение оформляется на ссылка скрыта. Обязательными ссылка скрыта письма-подтверждения являются: ссылка скрыта, справочные данные об организации, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта (при составлении письма на бланке формата А4), ссылка скрыта, ссылка скрыта.



^ Пример оформления письма-подтверждения: