4 Правила оформления деловой переписки

Вид материала

Документы

Содержание Сопроводительное письмо Пример оформления сопроводительного письма Таблица 4.1 Обозначение и размеры конвертов (по ГОСТ Р 51506-99) Обозначение конверта Конверт С6 (114x162 мм) - «российский конверт» Карточка почтовая (105x148 мм)

Подобный материал:

• Источник: добавлено: 2008-06-19, 164.44kb.
• 2. Аннотации программ дисциплин, 248.25kb.
• Правила оформления исследовательских работ (рефератов курсовых, контрольных, диссертационных), 228.26kb.
• Правила оформления деепричастного оборота. Правила оформления причастного оборота, 28.64kb.
• Правила оформления курсового проекта Правила оформления текста, рисунков и таблиц, 128.91kb.
• Отчет о научно-исследовательской работе структура и правила оформления, 360.98kb.
• Правила выполнения и оформления схем классификация схем термины и их определения, 614.87kb.
• Правила оформления работы Правила оформления курсовой работы Структура отчета > Требования, 152.37kb.
• Реферат по предмету: «Основы информатики и программирования», 265.02kb.
• В. Г. Захаревич 1, О. Н. Сахарова 2 Вработе описываются правила оформления статей, 97.17kb.

Сопроводительное письмо

^ Сопроводительное письмо – ссылка скрыта, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.

Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов. Текст письма состоит из двух частей: сообщения о высылаемом материале и уточняющих сведениях (приложения). Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка.

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложения к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения.

Сопроводительное письмо оформляется на ссылка скрыта. Обязательными ссылка скрыта сопроводительного письма являются: ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта (при составлении письма на бланке формата А4), ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта.

Текст сопроводительного письма начинается словами:

• «Представляем Вам…» (в вышестоящую организацию);
  
• «Направляем Вам…» (в подведомственную организацию);
  
• «Высылаем Вам…» (в стороннюю организацию).
  

Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

• «В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…»;
  
• «В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…»;
  
• «В подтверждение нашей договоренности высылает Вам…».
  

Разновидностью сопроводительного письма выступает договорное письмо. В этом письме говориться о конкретном виде документа - договоре. Структура текста этого письма такая же, как сопроводительного письма.





^ Пример оформления сопроводительного письма:

• Рекомендательное письмо
  

Рекомендательное письмо - ссылка скрыта, в котором дается характеристика конкретного человека для устройства его на работу, обучение и д.р.

Целью рекомендательного письма является предоставление объективной и всесторонней информации о конкретном человеке. Чаще всего рекомендательное письмо представляет собой личный отзыв работодателя о работнике или преподавателя о студенте, обычно с поручительством за него, который тот может предъявить конкретному или любому потенциальному работодателю. Рекомендация может исходить, в свою очередь, как от частного лица, так и от организации.


Рекомендательное письмо содержит в себе следующие разделы:

1. Заголовок.

2. Как продолжительно и в каком качестве рекомендуемого знает рекомендатель.

3. Подтверждение факта работы в компании - что, где, как и когда рекомендуемый делал (например: «работал с такого-то по такое-то там-то», или «участвовал в таком-то проекте в качестве такого-то»).

4. Краткая характеристика (Какие ключевые достижения, какие сильные стороны рекомендуемого может отметить рекомендатель).

5. Письмо должно быть на фирменном бланке компании, заверено печатью и подписью (печать необязательна, но желательна).

6. Контактные координаты: должность, фамилия, имя, отчество того, кто подписывает рекомендательное письмо, и его контактный телефон, для возможности подтвердить рекомендацию.




Пример оформления рекомендательного письма:


4.5.2.6.Средства и формы доставки письменной корреспонденции

Обмен деловыми письмами реализуется посредством оказания услуг почтовой связи как государственными, так и коммерческими организациями.

В составе государственных организаций, оказывающих услуги почтовой связи, находятся Федеральное государственное унитарное предприятие (ФГУП) «Почта России» и Государственная фельдъегерская служба Российской Федерации (ГФС России). Государственная фельдъегерская служба Российской Федерации - федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий доставку корреспонденции по принципу «из рук - в руки» в высшие и территориальные органы власти, объекты стратегического назначения Минобороны, объекты особой важности и Межправительственной ассамблеи стран-участников СНГ. Имеет подразделения в административных центрах субъектов Российской Федерации. Находится в составе МВД РФ, подчиняется непосредственно Президенту Российской Федерации.

Коммерческие организации занимаются, в основном, экспресс-доставкой письменной корреспонденции.

Оказание услуг почтовой связи регулируется Федеральным законом от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи» (с изменениями от 07.07.2003, 22.08.2004), который направлен на обеспечение конституционных прав каждого свободно получать, передавать и распространять информацию, на тайну переписки, почтовых, телеграфных и иных сообщений, устанавливает систему правовых гарантий формирования и эффективного функционирования почтовой связи на территории Российской Федерации в целях укрепления и развития взаимодействия участников экономических, социальных и политических отношений, реализации потребностей населения в услугах почтовой связи.

Положения этого закона конкретизированы Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221).

Носители письменной корреспонденции

Основными носителями письменной корреспонденции, используемыми при почтовой пересылке, являются почтовые конверты, в которые заключаются деловые письма на бумаге, и почтовые карточки.

Почтовый конверт (далее конверт) - плоская прямоугольная оболочка из бумаги или другого подобного материала, закрываемая липким или самоклеющимся клапаном, расположенным вдоль одной из ее сторон. Конверты изготавливаются в соответствии ГОСТ Р 51506-99 «Конверты почтовые. Технические требования. Методы контроля».

Материалом для конвертов служит бумага (офсетная, этикеточная, обложечная и др.) массой 1 кв.м 70—140 г. Она может быть белой или цветной светлых тонов. Для изготовления конвертов допускается применение других бумагоподобных материалов.

В закрытом виде конверт должен исключать доступ к вложению без повреждения конверта. Места склейки должны находиться только на оборотной стороне конвертов. Конструкция конверта должна исключать соприкосновение клеевого слоя на закрываю-щем клапане с вложением при закрытом конверте.

Конверты классифицируются по следующим признакам:

• размерам;
  
• наличию окна;
  
• месту расположения закрывающего клапана;
  
• наличию указаний, разъясняющих место и порядок написания адресной информации;
  
• территории хождения;
  
• виду оформления лицевой стороны.
  

В Правилах оказания услуг почтовой связи установлены предельный вес (0,5 кг) на следующие пять размеров писем в упаковке: 110x220 мм; 114x162 мм; 1б2х229x324 мм; 250x353 мм.

Письма в почтовых конвертах размером 114x162 мм и 110x220 мм, толщиной не более 5 мм и весом до 20 г отнесены в упомянутых Правилах к стандартной письменной корреспонденции.

Установленные в ГОСТ Р 51506-99 конверты соответствуют размерам, приведенным в Правилах оказания услуг почтовой связи, и имеют также обозначения по международному стандарту ISO 269-85 «Конверты для переписки. Обозначение и размеры» (см.табл.4.1).

^ Таблица 4.1

Обозначение и размеры конвертов (по ГОСТ Р 51506-99)

^ Обозначение конверта	Размеры конверта, мм
Высота Н	Длина L
С6	114	162
DL	110	220
С5	162	229
С4	229	324
В4	250	353

Конверт размером 114х162 (формат C6) часто называют «российским» (рис..4.1). Указанный размер конвертов был основным на территории бывшего СССР до 1997 года, когда официально был введен «европейский» конверт 110х220 (формат DL). (рис.4.2.)




^ Конверт С6 (114x162 мм) - «российский конверт»




Конверт DL (110x220 мм) - «европейский конверт»


Для пересылки корреспонденции в открытом виде используются почтовые карточки, изготовление которых регламентируется государственным стандартом ГОСТ Р 51507-99 «Карточки почтовые. Технические требования. Методы контроля» (рис.4.3).





^ Карточка почтовая (105x148 мм)


В настоящее время широкое распространение получили конверты с окнами на месте зоны адреса корреспондента (рис.4.4). Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окном, окном, то адресат указывается один раз - в письме. Окно - вырез прямоугольной формы с закругленными углами на лицевой стороне конверта для визуального прочтения через него адреса получателя. Окно в конверте должно быть закрыто защитной пленкой, прозрачность которой обеспечивает визуальное прочтение через нее адресной информации.

С окнами выпускаются конверты трех размеров (С6, DL, С5). В обозначениях таких конвертов добавляется буква «О»: С6/О; DL/O; С5/0. Окна имеют длину 85+10 мм ( у конвертов С6/О) и 90 +10 мм (у конвертов DL/O и С5/0); высоту -35+10 мм (у всех форматов конвертов).

В зависимости от места расположения закрывающего клапана конверты подразделяются на два типа:

• Б - конверты с боковым расположением клапана по короткому левому краю конверта;
  
• В
  - конверты с верхним расположением клапана.
  

Конверт с окном


В зависимости от указаний, разъясняющих место расположения и порядок написания адресной информации, конверты подразделяют на два исполнения:

• I - конверты, на которых присутствуют направляющие линии для написания адресной информации;
  
• II - конверты, на которых присутствуют угловые элементы, ограничивающие адрес­ные зоны.
  

В зависимости от территории хождения конверты подразделяют на:

• Вн - конверты для внутренних почтовых отправлений;
  
• Мн - конверты для международных почтовых отправлений.
  

Конверты для внутренних почтовых отправлений используются для пересылки писем внутри территории Российской Федерации. На их лицевой стороне размещаются следующие элементы оформления:

• шестизначный кодовый штамп (элементы шестизначного кодового штампа должны быть черного цвета, образец цифр почтового индекса для заполнения кодового штампа изображается на внешней стороне закрывающего клапана);
  
• слова подсказа «Кому», «Куда» в адресной зоне адресата;
  

• слова «От кого», «Откуда» в адресной зоне отправителя;
  
• рамки для написания почтовых индексов с соответствующими словами подсказа ( «Индекс места назначения», «Индекс места отправления»).
  

В зависимости от оформления лицевой стороны конверты подразделяют на следующие виды:

• НП - немаркированные простые;
  
• НИ - немаркированные иллюстрированные;
  
• МП - маркированные простые;
  
• МИ - маркированные иллюстрированные.
  

На лицевой стороне конвертов для авиаотправлений синим цветом печатаются слова «PAR AVION (АВИА)». Эти конверты имеют окантовку по периметру в виде полос красного и синего цветов.

На оборотной стороне конверта наносятся выходные сведения: наименования издателя и изготовителя, год выпуска, фамилия художника и др.

Маркированный конверт (маркированная карточка) - стандартный почтовый конверт (почтовая карточка), издаваемый Минсвязи России, с типографским изображением на нем почтовой марки и эмблемы организаций федеральной почтовой связи.

Государственные знаки почтовой оплаты размещаются в правом верхнем углу почтового конверта, почтовой карточки. Запрещается наклеивать почтовые марки одну на другую. Марки гасятся оттиском календарного штампа так, чтобы их нельзя было использовать вторично.

Изображение почтовой марки или другого знака почтовой оплаты, наносимое на конверты типографским способом, должно располагаться таким образом, чтобы верхний правый угол изображения находился в угловой метке. Угловую метку в этом случае не наносят. В границах поля с размерами 25 мм по вертикали и 40 мм по горизонтали, предназначенного под изображение почтовой марки или другого знака почтовой оплаты, никаких других изображений или надписей не допускается.

На государственных знаках почтовой оплаты указываются название государства на русском языке «Россия» и в латинской транслитерации «Rossija», сумма платы арабскими цифрами или латинскими буквами, год выпуска или регистрационный номер. Кроме того, на них может помещаться слово «Почта», нанесенное русскими или латинскими буквами. Сумма оплаты может быть заменена отметкой, указывающей, что оплата произведена полностью.


Бумага для письменной корреспонденции

Форматы (размеры) бумаги - писчей, почтовой, для множительных аппаратов, а также изделий из бумаги (бланков, конвертов и других) определяет ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы».

Стандартом установлены три ряда потребительских форматов: А, В, С. Основным рядом потребительских форматов является ряд А. Форматы вспомогательного ряда В применяются в исключительных случаях, когда необходимы форматы, занимающие пpомежуточные размеры между двумя смежными форматами ряда А. Форматы ряда С применяются для таких изделий, как папки, конверты и другие им подобные.

Потребительские форматы обозначаются буквами, за которыми следует цифра, указывающая число делений, которые были произведены, начиная с исходного формата (А0, ВО, СО). Потребительские форматы рядов А, В, С соответствуют величинам, представленным в табл.4.2.

Таблица 4.2

Размеры потребительских форматов бумаги (ширина х высота), мм

Ряд А	Ряд В	Ряд С
Обозначение	Размер	Обозначение	Размер	Обозначение	Размер
АО	841x1189	ВО	1000x1414	СО	917x1297
А1	594x841	В1	707x1000	С1	648x917
А2	420x594	В2	500x707.	С2	458x648
A3	297x420	ВЗ	353x500	СЗ	324x458
А4	210x297	В4	250x353	С4	229x324
А5	148x210	В5	176x250	С5	162x229
А6	105x148	В6	125x176	С6	114x162
А7	74x105	В7	88x125	С7	81x114
А8	52x74	В8	62x88	С8	57x81
А9	37x52	В9	44x62
А10	26x37	В10	31x44
АН	18x26	В11	22x31
А12	13x18	В12	15x22
А13	9х13