I: создание
| Вид материала | Доклад |
- Практическая работа № «Создание базы данных», 21.96kb.
- Реферат по биологии на тему: «Генная инженерия», 84.71kb.
- Автоматизация банковской деятельности, 60.95kb.
- «Создание компании «Инфо-продукт» с нуля», 1003.68kb.
- Реферат Тема: "Создание web сайта, Синтаксис html, Объекты и формы, Создание графики.", 4659.63kb.
- Доклад "технопарки и техноэкополисы как основа национальной инновационной системы", 373.88kb.
- Создание пользовательского интерфейса с применением макросов в приложении Excel, 165.13kb.
- Консультация Создание библиографических пособий, 187.4kb.
- Задачи: Создание чувства группового единения, создание эмоционального настроя и мотивирование, 205.23kb.
- Лекция №1 Тема: Создание тестов с использованием Microsoft Excel, 22.51kb.
5.1 Внешние взаимоотношения играют существенную роль в системе управления качеством контроля. ВОК поддерживает регулярные контакты с заинтересованными субъектами, путем публикации послеконтрольных выводов и рекомендаций. Заинтересованные субъекты также высказывают свое мнение относительно значения и качества проводимых контролей.
5.2 Внешние взаимоотношения являются существенным независимым источником информации на тему качества контроля. Они могут также давать объективные основы оценки качества контрольной деятельности ВОК
5.3 Внешние взаимоотношения являются существенной составляющей контроля в ВОК и играют существенную роль в совершенствовании контрольной деятельности. Целью настоящей главы является определение рамок и свойств этих взаимоотношений.
5.4 Названные далее международные документы подчеркивают значение внешних взаимоотношений:
- Согласно Общей модели оценки (CAF) публичные организации обязаны управлять сложными взаимоотношениями с другими организациями в публичном и частном секторе, а также со всем обществом. Успешное управление этими взаимоотношениями может быть чрезвычайно существенным для успеха в достижении целей организации.
- Принцип 8 (взаимовыгодные отношения с поставщиками) ISO 9000:2000, Правила управления качеством, касаются взаимовыгодных отношений между организацией и ее поставщиками (то есть заинтересованными субъектами), что увеличивает возможности формирования ценностей для обеих сторон.
- Принятые в декабре 2004 года Контактным Комитетом ЕС рекомендации по вопросу Контроля Качества указывают на необходимость уделять ВОК-ами больше времени и внимания усилению внешних взаимоотношений с их заинтересованными субъектами, для повышения общей эффективности.
5.5 Заинтересованные субъекты, которые передают обратную информацию в ВОК – это::
- контролируемые организации;
- парламент и парламентские комитеты;
- СМИ и общество, а также
- Научные институты и другие профессиональные организации, институты высшего образования, а также частные, аудиторские фирмы.
5.6 ВОК должен установить и поддерживать постоянные, положительные и созидательные связи с пользователями послеконтрольных документов и другими заинтересованными субъектами. Взаимоотношения с пользователями послеконтрольных документов предоставляют ВОК возможность оценить воздействия контролируемой деятельности, а также определения, является ли работа ВОК производительной и эффективной.
5.7 Созидательная обратная информация со стороны заинтересованных субъектов может являться также обоснованием повышения качества контроля и распространения непрерывного развития профессиональной деятельности ВОК.
^ Контролируемые организации
5.8 ВОК может получать внешнюю обратную информацию, касающуюся своего контроля со стороны контролируемых организаций, путем исследования на тему качества выполненного контроля, их пригодности для контролируемой организации, а также значения рекомендаций ВОК
5.9 Исследования могут быть проведены после завершения отдельных контролей и утверждения послеконтрольных документов. Их можно проводить регулярно по отношению к серии контролей.
5.10 Более правильным решением является проведение исследований в стандартном виде, то есть, применяя вопросники. Ответы в вопросниках позволяют хорошо понять мнения заинтересованных субъектов, касающиеся деятельности аудиторов и качества контроля. Кроме того, мнения взгляды заинтересованных субъектов следует считать важным источником информации, вместе с данными, собранными из внутренних подразделений в момент оценки качества контроля.
5.11 Хорошей практикой является составление отчета на основе проведенных вопросников. Эти отчеты являются итогом внешней оценки качества работы ВОК.
5.12 ВОК должен получить информацию на тему воздействия результатов контроля на деятельность контролируемых организаций. Можно их получить, проверяя меры, которые были предприняты в соответствии с рекомендациями.
5.13 Смотры соблюдения рекомендаций склоняют к взаимному обмену обратной информацией между ВОК-ами и контролируемыми организациями, на тему развития управления в публичном секторе. Они способствуют также более правильному использованию публичных фондов. Эти смотры особенно пригодны для оценки производительности работы ВОК.
5.14 Информация на тему воздействия рекомендаций ВОК на производительность контролируемой деятельности организации могут также являться основой оценки достижений ВОК.
5.15 Эти оценки можно измерить, применяя количественные либо качественные показатели.
5.16 Рекомендации ВОК могут воздействовать на деятельность контролируемых институтов, например, на более экономные и эффективные в расходном плане, использование публичных фондов, усовершенствование качества работы контролируемых организаций, совершенствование деятельности системы публичных финансов и т.д.
^ Парламент и парламентские комитеты
5.17 Президент ВОК может постоянно поддерживать связь с депутатами в Парламенте, а также организовать встречи для обсуждения взглядов на тему разных аспектов деятельности ВОК. В такой ситуации следует старательно рассмотреть вопрос независимости ВОК.
5.18 Связь, между ВОК и Парламентом может приобретать следующие формы:
- участие ВОК в сессиях Парламента и парламентских комитетов;
- ответ на вопросы либо предложения Парламента, относительно проведения контроля;
- совместные встречи с соответствующими парламентскими комитетами для обсуждения послеконтрольных документов;
- участие в специальных парламентских слушаниях, в ходе которых могут приниматься Законы и рекомендации для ограничения раскрытых неправильностей, а также
- предоставление ответов на депутатские запросы в Парламенте, относительно результатов проведенных проверок.
^ СМИ и общество
5.19 Взаимоотношения со СМИ и общественностью формируются несколькими способами, например, путем публикации послеконтрольных документов, ежегодных отчетов о деятельности, организации пресс-конференций и размещения информации на интернет-сайте ВОК.
5.20 Следует также осуществлять мониторинг СМИ, для того, чтобы получить внешнюю информацию на тему качества контроля и общей деятельности ВОК. Заинтересованные субъекты пользуются этими каналами коммуникации, для выражения своих позиций и мнений.
^ Научные институты и прочие профессиональные организации, институты высшего образования и частные аудиторские фирмы
5.21 Внешние эксперты из научных институтов, других профессиональных организаций, институтов высшего образования, а также частных аудиторских фирм, могут предоставлять обратную информацию относительно того, как ВОК-и могут достигать совершенства.
5.22 Основой отношений между ВОК-ами и научными институтами, а также институтами высшего образования должны быть соглашения.
5.23 Внешние оценки качества контрольной деятельности, проводимой внешними экспертами (то есть, партнерские смотры) могут проводиться периодически либо регулярно. Такие оценки должны быть согласованы с ВОК.
5.24 В ходе контроля ВОК-и могут сотрудничать с частными аудиторскими фирмами. В таких случаях следует подчеркнуть главные достоинства и слабости.
^ Международные организации и другие ВОК-и
5.25 Для того, чтобы регулярно идти в ногу с новой методикой и техникой контроля, ВОК может осуществлять дву- и многостороннее сотрудничество с профессиональными международными организациями, а также ВОК-ами из других стран.
5.26 Сравнительные анализы деятельности разных ВОК-ов являются хорошей основой повышения качества собственной работы ВОК.
5.27 Партнерский смотр, выполняемый другим ВОК-ом, может также являться формой оценки качества контрольной деятельности ВОК. Партнерский институт должен предложить меры, направленные на повышение производительности контрольной деятельности ВОК.
5.28 Также активное участие в деятельности комитетов и рабочих групп INTOSAI и EUROSAI может помочь ВОК в профессиональном развитии.
5.29 Кроме того, контроли, проводимые совместно с другими ВОК-ами могут способствовать развитию подхода к контролю, методов и техники. Такого типа сотрудничество может в конечном итоге привести к повышению качества контроля и гармонизации методики контроля.
ВОПРОСЫ
1. Кем являются непосредственные пользователи послеконтрольных документов в Вашем ВОК-е? Просим назвать внешние источники, из которых Вы получаете информацию на тему качества контроля и общей контрольной деятельности в Вашем ВОК (с особым учетом форм взаимоотношения с Парламентом). Как Вы пользуетесь этой информацией для оценки качества Вашей контрольной деятельности.
2. Проводит ли Ваш ВОК мониторинг внешних мнений на тему качества контроля? Если «да», то какие методы применяются для сбора данных? Как используются результаты анализа данных?
3. Пользуется ли Ваш ВОК какими-либо формами обратной информации со стороны контролируемых организаций и касающихся результатов контроля? Если «да» то просим их перечислить и назвать конкретные примеры воздействия такой обратной информации на качество контроля Вашего ВОК-а.
^ ГЛАВА VI: УСТОЙЧИВОЕ РАЗВИТИЕ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ
6.1 Устойчивое развитие и совершенствование – это подход руководства, означающий постоянный поиск способов совершенствования и повышения эффективности процессов, продуктов, а также услуг организации. Охватывает также регулярный обзор свершений для обеспечения постоянного успеха организации.
6.2 Целью устойчивого развития и совершенствования является система управления качеством для последовательного обеспечения высокого качества результатов контроля и удовлетворенности заинтересованных субъектов. Для того чтобы это достигнуть, руководство ВОК должно обеспечить внедрение международных направлений развития и лучшей практики, а также должно предпринять соответствующие меры для правильного их выполнения.
6.3 Цель настоящей главы – представить разные процедуры и методы, которые можно применять в случае последующих мер и оценки контрольной работы, качества результатов контроля, а также деятельности системы управления качеством
6.4 Идея устойчивого развития и совершенствования содержится в литературе, признанной на международной арене:
- ISO 9000:2000, Правила управления качеством. Правило 6, которое гласит, что постоянное развитие и совершенствование общих результатов работы организации должно быть постоянной целью, а также
- Модель Совершенства EFQM, согласно которой отличные организации постоянно обучаются, а сотрудники таких организаций постоянно оспаривают status quo и ищут возможности постоянных инноваций и совершенствования, способствующих росту ценности.
^ Непрерывный обзор и мониторинг
6.5 ВОК-и должны создать и реализовать действенную, эффективную систему мониторинга для обеспечения постоянного развития и совершенствования контрольной работы, качества результатов контроля, а также системы управления качеством. Для соответствующей работы системы мониторинга следует провести анализ факторов, собрать данные и информацию, а также определить процедуры и методы эвальвации.
6.6 ВОК-и должны выполнять также последующую деятельность и оценить:
- работают ли непрерывно, эффективно и в соответствии со стандартами, инструкциями и внутренними регулировками контроли, включенные в процесс контроля;
- последовательно ли соблюдаются требования по качеству, а также
- удовлетворены ли заинтересованные субъекты и лица, пользующиеся результатами контроля.
6.7 следует применять достаточно конкретные указания и показатели, в случае формирования и работы системы мониторинга (например, запланированные и реальные расходы, запланированное и реальное время работы, предусмотренное для каждого этапа работы). Кроме того, следует предоставить комплектную документацию и подробный учет исследовавшихся и оцененных факторов.
6.8 Система мониторинга должна быть также простым в управлении и доступным для руководства. Должен базироваться на инструменты информатики и применения, связанные с ключевыми функциями контроля. Документированные и зарегистрированные данные и информация, должны создавать хорошую основу для проведения оценки для принятия соответствующе обоснованных решений. Следует их также применять в ходе регулярно проводимой самооценки на уровне организации.
^ Послеконтрольный обзор качества
6.9 Качество контрольной работы, а также ее результаты должны оцениваться на пути послеконтрольных обзоров качества. Обзоры должны быть сосредоточены на соответствии с внутренними процедурами, профессиональными стандартами и рекомендуемой методикой. Целью является повышение производительности контроля и работы системы контроля, а также поддержка развития методики.
6.10 Те опытные аудиторы, работающие в разных организационных подразделениях, которые не принимали участия в данном контроле, могут провести послеконтрольный смотр качества, в рамках так называемых перекрестных смотров..
6.11 Целесообразным решением может быть поручение выполнения функции послеконтрольного смотра организационному подразделению, не зависящему от выполнения контроля. Это подразделение может быть подчинено непосредственно президенту ВОК, либо Отделу, ответственному за методику ВОК.
6.12 Послеконтрольный смотр качества может быть также использован для того, чтобы обратиться за мнением в другой ВОК, либо группе опытных аудиторов из разных ВОК-ов (форма партнерского смотра).
6.13 Послеконтрольный смотр качества должен проходить регулярно на образце контрольных задач, завершенных в данный период, при условии, что деятельность каждого организационного подразделения подлежит периодическому смотру.
6.14 Следует регулярно составлять отчеты для руководства, представляющие опыт послеконтрольного смотра качества. Это позволит ВОК инициирование разумных изменений и дальнейшее развитие качественных требований, а также процедур и методов контроля качества. Они должны базироваться на рекомендации, содержащиеся в отчете. После утверждения отчет следует предоставить всем сотрудникам ВОК.
^ Самооценка организации
6.15 Целью подготовки самооценки, относящейся к основным функциям контроля, является разработка всесторонней и объективной картины работы системы управления качеством, а также ее сильных и слабых сторон. Ее следует оценить в виде самооценки, с точки зрения того:
- правильно ли работает система управления качеством
- соответствует ли система управления качеством основным правилам управления качеством
- последовательно ли система управления качеством обеспечивает полную реализацию стратегических целей и качественных требований организации, а также
- работает ли система управления качеством действенно и эффективно.
6.16 Самооценка на организационном уровне должна соответствовать международным стандартам и быть проведена с использованием ранее определенных, однородных критериев. Оценка должна проводить смотр соответствия правил, процедур и методов, связанных с хорошей международной практикой. Дополнительно, она охватывать хорошо обоснованные рекомендации, относящиеся к разработке стратегии ВОК на предстоящие годы. Кроме того, следует также оценить область и направления изменений и развития системы управления качеством, а также общие качественные требования.
6.17 Для постоянного развития качества контрольной работы и результатов, оценка должна охватывать следующие области:
- управленческую деятельность и меры, предпринимаемые ВОК;
- внедрение стратегии и результатов планирования;
- управление человеческими ресурсами;
- контакты с потребителями результатов контроля, а также заинтересованными субъектами ВОК;
- управление, организацию и развитие процессов организации;
- удовлетворенность потребителей результатов контроля;
- удовлетворенность и мотивировка персонала организации;
- ключевые результаты, касающиеся воздействия на общественную среду, а также
- результаты, касающиеся ключевых целей деятельности.
6.18 Самооценка должна также охватывать итоги, содержащие мнение и оценку должностных лиц и аудиторов, относительно эффективности и производительности каждого организационного подразделения.
^ Другие способы устойчивого развития и совершенствования в организации
6.19 Все сотрудники ВОК должны постоянно прилагать усилия в пользу удовлетворения требованиям качества. Они обязаны также уведомлять своих руководителей, обладающих соответствующей компетенцией, о случаях раскрытых неправильностей либо слабостей на любом этапе процесса.
6.20 В ходе проведения смотра системы управления качеством следует учитывать уведомление о раскрытых неправильностях и слабостях, а также документы в письменном виде по вопросу предпринятых соответствующих мер. Анализ неправильностей и слабостей способствует раскрытию причин возможных проблем и является указанием, относительно мер, необходимых для развития и совершенствования, корректирующих и превентивных мер.
6.21 Для предотвращения неправильностей и слабостей следует предпринять меры, устраняющие причины возможных неправильностей, а также ограничивающие риск, создающий угрозу качеству. Уведомления, с точки зрения превентивных мер, а также соответствующие меры, должны быть соответствующим образом документированы.
^ Внешние мнения
6.22 Внешние мнения играют существенную роль в постоянном совершенствовании работы ВОК. Они показывают, в какой степени результаты контроля оказали желаемое влияние. Это влияние является окончательной целью контрольной деятельности.
6.23 Типичные области внешнего мнения:
- мнения, выражаемые в ходе парламентских прений, принимаемые решения и вносящиеся замечания, имеющие связь с решениями и рекомендациями, содержащимися в послеконтрольных документах;
- сотрудничество с институтами высшего образования и институтами по вопросам методики;
- документы, отчеты, а также мнения, опубликованные в отечественной и зарубежной печати
- разработки и специальные публикации;
- выражаемые мнения, а также проведенные оценки по многосторонним и международным вопросам в ходе международных мероприятий и встреч;
- мнения международных организаций (например, SIGMA);
- уведомления и жалобы;
- удовлетворенность потребителей, например, число лиц, посещающих интернет-сайт ВОК, а также разыскивающих информацию на этом сайте;
- мониторинг СМИ, а также
- другие вопросы.
6.24 Мониторинг и сбор информации, а также обратной информации на тему мнений и удовлетворенности должны проходить непрерывно. Для этого следует определить методы сбора данных, источники информации, а также частоту анализа данных. Следует вести учет, в хронологическом порядке и на основании документов, соответствующих измерению удовлетворенности. Результаты, анализы и оценки данных, учтенных в реестрах, должны быть учтены для стратегического и ежегодного планирования контрольных задач, а также определения стратегических целей и качественных требований.
ВОПРОСЫ
- Как часто внутренние либо внешние подразделения проводят послеконтрольные смотры качества? Влияют ли эффективно эти смотры на развитие и совершенствование системы управления качеством?
- Какого типа процедуры применяются для включения пригодных и проактивных предложений сотрудников в развитие и совершенствование системы управления качеством.
^ ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ЗАМЕЧАНИЯ
Просим членские институты EUROSAI дать ответы на все вопросы, содержащиеся в каждой главе настоящего вводного доклада во время заполнения национального отчета. Если докладчики пожелают передать какие-либо дополнительные существенные вопросы либо материалы, то просим передавать их в виде приложения к национальному отчету.
Для облегчения нам работы по созданию синтетической разработки всех ответов, просим размещать их в соответствии с тем образцом, который содержится в настоящем вводном отчете. Просим помнить, что национальный отчет должен ограничиваться 8-10 страницами (как максимум 2000-3000 слов).
Если у Вас возникнут вопросы, либо захотите получить пояснения, касающиеся вводного доклада, просим обращаться господину Яношу Расу (представитель венгерского ВОК-а, председателю настоящей темы Конгресса) за адресом reveszj@asz.hu.
Заранее благодарю за сотрудничество.
ИСТОЧНИКИ
- Lima Declaration of Guidelines on Auditing Precepts (1977) [Декларация из Лимы по вопросу принципов контроля публичных финансов]
ссылка скрыта
- ISO 9000:2000 Quality management principles [Принципы управления качеством]
- ISO 9004:2000 Quality management systems [Системы управления качеством]
- BS ISO 10005:2005. BS ISO 10005:2005. Quality Management Systems. Guidelines for Quality Plans. [Системы управления качеством Рекомендации для планов качества]
- European Institute for Public Administration: The Common Assessment Framework – Improving an organisation through self-assessment (2002) [Европейский институт публичной администрации: Общая модель оценки – совершенствование организации путем самооценки]
ссылка скрыта
- The European Foundation of Quality Management (EFQM) Excellence Model and EFQM website [Европейский Фонд управления качеством (EFQM) Модель доскональности и интернет-сайт EFQM]
ссылка скрыта
- Discussion Paper: Promoting Audit Quality, Financial Reporting Council, London, UK November 2006 [Вводный доклад для дискуссии: продвижение качества контроля, Совет финансовой отчетности, Лондон, Великобритания]
ссылка скрыта
- The Institute of Chartered Accountants in England and Wales – Audit Quality (November 2002) [Институт дипломированных бухгалтеров Англии и Уэльса – Лфчество контроля (ноябрь 2002 r.)
.co.uk/index.cfm?route=116564
^ ПЕРЕЧЕНЬ ВОПРОСОВ
ГЛАВА I: Лидерство
1. Оценивается ли деятельность лидеров (как внутренняя, так и внешняя оценка)? На какие, самые большие, трудности натолкнулась организация, какие сделала выводы, а также какую основную пользу получила? Какие конкретные меры были предприняты для совершенствования лидерства? Было ли отмечено существенное улучшение качества контроля в этой области?
2. Была ли удовлетворяющей деятельность руководства ВОК, нацеленная на мотивирование сотрудников и поощрение взаимного доверия и уважения? Было ли отмечено существенное улучшение качества контроля в этой области? На какие, самые большие, трудности натолкнулась организация, какие сделала выводы, а также какую основную пользу получила?
^ ГЛАВА II: СТРАТЕГИЯ И ПЛАНИРОВАНИЕ
1. Каким образом проводят оценку риска для обеспечения соответствующего способа принятия стратегических решений. Документируются ли эти процессы?
2. Какие методы, техники, инструменты и процедуры доступны в Вашем ВОК для обеспечения внедрения стратегии?
- Какого типа документ(ы) разрабатывает Ваш ВОК в ходе процесса операционного планирования? Просим приложить короткое описание этого/этих документа/документов.
^ ГЛАВА III: УПРАВЛЕНИЕ ЧЕЛОВЕЧЕСКИМИ РЕСУРСАМИ
1. Разработал ли Ваш ВОК, в виде документа, политику и процедуры HRM, в частности, Этический кодекс? Если «да», то просим перечислить главные области, обсужденные в этих документах.
2. Разработал ли и ведет ли Ваш ВОК годичный план обучения? Если «да», то просим представить методы обучения, применяющиеся Вашим ВОК-ом для развития сотрудников. Как Вы оцениваете проведенные курсы обучения?
3. Внедрена ли у Вас система оценки результатов труда? Просим описать, как применяется эта система для совершенствования результатов труда.
^ ГЛАВА IV: ВКЛЮЧЕНИЕ КАЧЕСТВА В ПРОЦЕСС КОНТРОЛЯ
1. Каким образом Вы обеспечиваете, что ваши собственные стандарты соответствуют стандартам INTOSAI либо другим международным стандартам?
2. Какого типа инструменты контроля качества были внедрены на разных этапах процесса контроля?
3. Есть ли в Вашем ВОК-е, в письменном виде, процедуры для соответствующей поддержки аудиторов? Просим кратко представить тип предоставляемой поддержки.
^ ГЛАВА V: ВНЕШНИЕ ВЗАИМООТНОШЕНИЯ
1. Кем являются непосредственные пользователи послеконтрольных документов в Вашем ВОК? Просим назвать внешние источники, из которых Вы получаете информацию на тему качества контроля и общей контрольной деятельности в Вашем ВОК (с особым учетом форм взаимоотношения с Парламентом). Как Вы пользуетесь этой информацией для оценки качества Вашей контрольной деятельности.
2. Проводит ли Ваш ВОК мониторинг внешних мнений на тему качества уонтроля? Если «да», то какие методы применяются для сбора данных? Как используются результаты анализа данных?
3. Пользуется ли Ваш ВОК какими-либо формами обратной информации со стороны контролируемых организаций и касающихся результатов контроля? Если «да» то просим их перечислить и назвать конкретные примеры воздействия такой обратной информации на качество контроля Вашего ВОК-а.
ГЛАВА VI: УСТОЙЧИВОЕ РАЗВИТИЕ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ
1. Как часто внутренние либо внешние подразделения проводят послеконтрольные смотры качества? Влияют ли эффективно эти смотры на развитие и совершенствование системы управления качеством?
2. Какого типа процедуры применяются для включения пригодных и проактивных предложений сотрудников в развитие и совершенствование системы управления качеством.