Geum.ru

Учебно-методический комплекс специальности: «Менеджмент организации» Рекомендовано кафедрой: Протокол №

Вид материалаУчебно-методический комплекс

Содержание


Тема 9 Нормативно-правовое обеспечение деятельности службы ДОУ
Тема 10 Требования к организации документооборота
Тема 11 Прием и первичная обработка документов
Тема 12 Технология регистрации и контроля исполнения документов
Тема 13 Порядок исполнения входящих, исходящих и внутренних документов
Тема 14 Ведение справочно-информационной работы по документам
Тема 15 Организация оперативного хранения документации
Тема 16 Подготовка дел к архивному хранению и уничтожению
Темы практических, семинарских занятий, контрольных работ
Цель семинарского занятия –
Вопросы для обсуждения
М.: вниидад, 1991.
Практическая работа 1
Содержание и методика выполнения заданий
Исходные параметры для оформления бланков
Инн/кпп 77080331/771001001
Практическая работа 2
Содержание и методика выполнения заданий
Раздел 1 Документирование управленческой деятельности
Практическая работа 3
...
Учебно-методический комплекс по специальности 080507 «Менеджмент организации», 2004.25kb.
  • Комплекс по дисциплине «менеджмент» для студентов Колледжа рационального обучения, 1047.8kb.
  • Комплекс по дисциплине «стратегический менеджмент» для студентов очной формы обучения, 1449.32kb.
  • Комплекс по дисциплине «стратегический менеджмент» для студентов Колледжа рационального, 1320.93kb.
  • Учебно-методический комплекс по дисциплине «стратегический менеджмент» для студентов, 989.94kb.
  • Учебно методический комплекс по дисциплине «Менеджмент» Специальность 080507 Менеджмент, 744.89kb.
  • Комплекс по дисциплине, 598.75kb.
  • Учебно-методический комплекс Для специальности 080507 Менеджмент организации Москва, 1217.27kb.
  • Учебно-методический комплекс для студентов специальности 080507 «Менеджмент организации», 584.52kb.
    • 1   2   3   4
    Тема 8 Организация службы документационного обеспечения управления

    Возрастание объемов информации и необходимость упорядочения документопотоков. Роль службы ДОУ в создании единой информационной инфраструктуры организации.

    Типовые структуры служб ДОУ в организациях с различными организационно-правовыми формами деятельности. Нормативная регламентация служб ДОУ. Характеристика типовых функций служб ДОУ.

    Должностной и численный состав служб ДОУ. Квалификационные требования, предъявляемые к персоналу. Распределение обязанностей.


    Тема 9 Нормативно-правовое обеспечение деятельности службы ДОУ

    Состав внутренних локальных нормативных актов, регламентирующих работу службы ДОУ. Содержание и особенности составления и оформления инструкции по ДОУ, положения о службе ДОУ, должностных инструкций сотрудников, номенклатуры дел и пр. Функции данных документов и их роль в организации и технологии работы с документами предприятия.


    Тема 10 Требования к организации документооборота

    Понятие «документооборот». Общие принципы организации документооборота в учреждениях. Современные тенденции к увеличению объемов информации. Правила и порядок учета документооборота в учреждении. Направления совершенствования документооборота и пути сокращения его объемов. Задачи службы ДОУ по управлению документооборотом.

    Структура и общая характеристика документопотоков. Зависимость маршрутов прохождения документов от принятой структуры и использования технических средств обработки информации.

    Правила работы с входящими документами. Прием, обработка, распределение по исполнителям и доставка документов. Исполнение и подготовка ответов.

    Правила работы с исходящими и внутренними документами. Особенности прохождения отдельных видов документов.


    Тема 11 Прием и первичная обработка документов

    Правила приема и проверки корреспонденции в учреждении. Особенности вскрытия конвертов, первичного распределения документов и отметки о поступлении.


    Тема 12 Технология регистрации и контроля исполнения документов

    Значение регистрации документов и принятые способы ее осуществления. Регистрация как технологическая операция создания базы данных в учреждениях о документах предприятия.

    Обоснование необходимости регистрации отдельных категорий документов. Достоинства и недостатки журнальных и карточных способов регистрации. Характеристика состава реквизитов регистрационных форм. Технология работы с журналами и регистрационными карточками.

    Автоматизированная система регистрации документов. Состав реквизитов регистрационной карточки в компьютерной программе.

    Взаимосвязь регистрации документов с организацией справочной работы и контролем исполнения документов.

    Регистрационный индекс как один из поисковых признаков документа.

    Значение контроля за исполнением документов в деятельности аппарата управления. Виды контроля. Процесс организации контроля за исполнением документов. Формирование перечня документов, подлежащих контролю. Порядок постановки на контроль и снятия с контроля за исполнением документов. Автоматизированная система контроля за исполнением документов. Аналитические задачи подведения итогов контроля.


    Тема 13 Порядок исполнения входящих, исходящих и внутренних документов

    Понятие «исполнение документов». Особенности процедуры создания и издания внутренних и исходящих документов. Обоснованность и производственная необходимость создания официального документа как главные процесса критерии исполнения.


    Тема 14 Ведение справочно-информационной работы по документам

    Понятие и виды картотек по документации учреждения. Правила ведения картотек. Особенности работы с традиционной и электронной картотекой.


    Тема 15 Организация оперативного хранения документации

    Понятие номенклатуры дел. Номенклатура как классификационный справочник – основа структуры организации или направлений деятельности. Значение номенклатуры дел для оперативного хранения документов и их предархивной обработки.

    Виды номенклатур дел. Этапы разработки номенклатуры дел. Определение круга вопросов, включаемых в номенклатуру дел.

    Систематизация документов в дела. Роль перечня типовых документов с указанием сроков хранения в составлении номенклатуры дел. Заголовки в номенклатуре дел. Оформление, согласование, подписание и утверждение номенклатуры дел.

    Сроки хранения отдельных категорий дел: порядок определения, роль ведомственного архива, экспертных комиссий для их установления.

    Группировка документов в дела. Особенности группировки в дела отдельных категорий документов. Контроль за формированием дел.

    Требования, предъявляемые к оформлению обложек дел.

    Назначение и правила составления внутренней описи и итоговой записи о количестве заведенных дел.

    Порядок выдачи документов и дел во временное пользование. Обеспечение сохранности документов.


    Тема 16 Подготовка дел к архивному хранению и уничтожению

    Экспертиза ценности как элемент управления документацией. Нормативно-методические и теоретические основы экспертизы. Организация экспертизы ценности документов в учреждении. Экспертная комиссия (ЭК), ее статус, состав, функции, порядок документирования деятельности. Порядок и этапы проведения экспертизы ценности. Условия уничтожения документов.

    Оформления результатов экспертизы ценности документов.

    Сроки хранения документов, их нормативная регламентация. Виды перечней документов со сроками хранения, их использование.

    Порядок уничтожения открытых и конфиденциальных документов. Методы уничтожения.

      1. Темы практических, семинарских занятий, контрольных работ

    Раздел 1 Документирование управленческой деятельности

    Тема 3 Нормативно-правовая база документирования управленческой деятельности в РФ

    Семинар 1

    Законодательная и нормативно-методическая база по ДОУ. Научная и учебная литература по курсу


    Цель семинарского занятия – изучить структуру российского и международного законодательства в области ДОУ, определить основные нормативные и методические акты в этой сфере и провести анализ их содержания.

    Вопросы для обсуждения:
    1. Структура законодательства Российской Федерации по вопросам делопроизводства.
    2. Комплекс нормативно-методических документов по делопроизводству в Российской Федерации.
    3. Международные стандарты и методические документы в сфере делопроизводства и архивного дела.
    4. Авторы и направления их исследований в сфере документационного обеспечения управления.

    Рекомендуемая литература
    1. Конституция Российской Федерации : принята 12.12.1993 (в ред. ФКЗ от 30.12.2006 № 6-ФКЗ) // Рос. газ. – 1993. - № 237. – 25 дек. – С. 9 – 27.
    2. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть 1) : кодекс от 26.01.1996 № 14 (в ред. ФЗ от 26.06.2007 № 118-ФЗ) // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 1996. – № 5. – Ст. 410.
    3. Уголовный кодекс Российской Федерации : кодекс от 13.06.1996 № 63 (в ред. ФЗ от 10.05.2007 № 70-ФЗ) // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 1996. – № 25. – Ст. 2954.
    4. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть 1) : кодекс от 31.07.1998 № 146-ФЗ (в ред. ФЗ от 17.05.2007 № 84-ФЗ) // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 1998. – № 31. – Ст. 3824.
    5. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях : кодекс от 30.12.2001 № 195-ФЗ (в ред. ФЗ от 22.06.2007 № 116-ФЗ) // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 2002. – № 1 (ч. 1). – Ст. 1.
    6. Трудовой кодекс Российской Федерации : кодекс от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. ФЗ от 30.12.2006 № 271-ФЗ) // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 2002. – № 1 (ч. 1).
    7. О почтовой связи : федер. закон Рос. Федерации от 09.08.1995 № 129-ФЗ (в ред. ФЗ от 26.06.2007 № 118-ФЗ) // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 1995. – № 33. – Ст. 3334.
    8. О банках и банковской деятельности : федер. закон Рос. Федерации от 03.02.1996 № 17-ФЗ (в ред. ФЗ от 17.05.2007 № 83-ФЗ) // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 1996. – № 6. – Ст. 492.
    9. Об актах гражданского состояния : федер. закон Рос. Федерации от 15.11.1997 № 143-ФЗ (в ред. ФЗ от 18.07.2006 № 121-ФЗ) // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 1997. – № 47. – Ст. 5340.
    10. О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве : постановление СМ – Правительства Рос. Федерации от 03.03.93 г. № 191 // Делопроизводство. – 1997. – № 2 (1). – С. 107 – 108.
    11. О почтовой связи : федер. закон от 17.07.99 г. № 176-ФЗ : [извлечение] // Делопроизводство.  – 1999. – № 2. – С. 97 – 101. 5.
    12. О Государственном гербе Российской Федерации : федер. конституц. закон от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ // Делопроизводство. – 2001. – № 2. – С. 110 – 111.
    13. Об электронной цифровой подписи : федер. закон от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ // Делопроизводство. – 2002. – № 4. – С. 91 – 98.
    14. Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации : федер. закон Рос. Федерации от 31.05.2002 № 63-ФЗ (в ред. ФЗ от 20.12.2004 № 163-ФЗ) // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 2002. – № 23. – Ст. 2102.
    15. О связи : федер. закон Рос. Федерации от 07.07.2003 № 126-ФЗ (в ред. ФЗ от 29.12.2006 № 245-ФЗ) // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 2003. – № 28. – Ст. 2895.
    16. Об архивном деле в Российской Федерации : федер. закон Рос. Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ (в ред. ФЗ от 04.12.2006 № 202-ФЗ) // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 2004. – № 5. – Ст. 456.
    17. Об информации, информационных технологиях и защите информации : федер. закон Рос. Федерации от 27.07.2006 № 149-ФЗ // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 2006. – № 35. – Ст. 347.
    18. О персональных данных : федер. закон Рос. Федерации от 27.07.2006 № 152-ФЗ // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 2006. – № 35. – Ст. 456.
    19. Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера : указ Президента Рос. Федерации от 06.03.1997 № 188 (в ред. Указа Президента РФ от 23.09.2005 № 1111) // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 1997. – № 10. – Ст. 1127.
    20. О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы : указ Президента Рос. Федерации от 01.06.1998 № 640 (в ред. Указа Президента РФ от 31.05.99 № 680) // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 1998. – № 23. – Ст. 2501.
    21. О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации : указ Президента Рос. Федерации от 16.02.2005 № 159 // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 2005. - № 8. – Ст. 629.
    22. Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации : постановление Правительства Рос. Федерации от 27.12.95 г. № 1268 // Делопроизводство. – 1997. – № 2 (1). – С. 106 – 107.
    23. О первичных учетных документах : постановление Правительства Рос. Федерации от 08.07.97 г. № 835 // Делопроизводство. – 1998. – № 2. – С. 77.
    24. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты : постановление Гос. ком. Рос. Федерации по статистике от 29.12.2000 г. № 136 // Делопроизводство. – 2001. – № 1. – С. 120.
    25. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты : постановление Гос. ком. Рос. Федерации по статистике от 06.04.2001 г. № 26 // Делопроизводство. – 2001. – № 2. – С. 111 – 112.
    26. ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».
    27. Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации : утв. Приказом Росархива от 17.03.98 г. № 19 // Делопроизводство. – 1998. – № 2. – С. 75 – 77.
    28. Примерный перечень типовых видов управленческих документов негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур), которые могут подлежать отбору на постоянное хранение в государственные архивы : [приложение к методическим рекомендациям ВНИИДАД] // Делопроизводство.  – 1998. – № 1. – С. 108 – 113.
    29. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. - М.: Издательство стандартов, 1985.
    30. Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991.
    31. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов. - М.: ВНИИДАД, 1991.
    32. Общероссийский классификатор управленческой документации. - М.: Издательство стандартов, 1994.
    33. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. - М.: Министерство труда, 1995.
    34. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: ИПК Издательство стандартов, 1998.



    Раздел 1 Документирование управленческой деятельности

    Тема 5 Оформление управленческих документов

    Практическая работа 1

    «Оформление управленческих документов»


    Цель занятия – научиться проектировать и оформлять различные виды бланков управленческих документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».

    Содержание и методика выполнения заданий

    На основе полученных в ходе лекций знаний и с опорой на наглядные материалы, ГОСТ студенты выполняют следующие задания:

    Задание 1. На листах формата А4 спроектируйте 2 бланка с угловым и продольным расположением реквизитов с обозначением границ зон. Для работы используйте ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» (приложения А).

    Задание 2. Создайте следующие виды бланков:

    - общий бланк организации;

    - бланк конкретного вида документа (в частности, бланк приказа);

    - бланк письма;

    - бланк должностного лица;

    - бланк структурного подразделения.

    Каждый из названных видов бланков необходимо оформить в 2 вариантах – с угловым и продольным расположением реквизитов. В результате должно быть оформлено 10 бланков.

    Для выполнения задания используйте листы формата А4 и соблюдайте границы расположения реквизитов. В справочных целях примените для выполнения задания ГОСТ Р 6.30-2003 и приложения к практической работе.


    Исходные параметры для оформления бланков:

    Организация – общество с ограниченной ответственностью «Удача»;

    Вышестоящая организация – открытое акционерное общество «Восход»;

    Структурное подразделение – служба ДОУ;

    Должностное лицо – генеральный директор;

    Справочные данные об организации – г. Самара, ул. Новая, 14, оф. 16, 514899, тел. 20-90-45, факс 45-37-47;

    ОКПО 02842708

    ОГРН 1027700380795

    ИНН/КПП 77080331/771001001

    Раздел 1 Документирование управленческой деятельности

    Тема 7 Требования к оформлению основных видов организационно-распорядительных документов


    Практическая работа 2

    «Организационно-правовая система документации»


    Цель занятия – ознакомиться с содержанием и порядком оформления положений как основного вида организационно-правовых документов в сфере управления.

    Содержание и методика выполнения заданий

    Студентам выдается комплект наглядных материалов и объясняются параметры анализа.

    Задание. Проведите анализ положений о бухгалтерской службе и положения о службе ДОУ, заполнив графы таблицы:

    №

    п/п
    Схема анализа
    Положение

    о бухгалтерской службе
    Положение о службе ДОУ

    1
    Реквизиты






    2
    Структура текста






    3
    Особенности оформления

    и составления








    Раздел 1 Документирование управленческой деятельности

    Тема 7 Требования к оформлению основных видов организационно-распорядительных документов


    Практическая работа 3

    «Организационно-распорядительная документация»


    Цель занятия – научиться составлять и оформлять основные виды распорядительных документов.

    Содержание и методика выполнения заданий

    Студентам выдается комплект наглядных материалов для ознакомления. На основании знаний, полученных в ходе лекций, они оформляют в виде распорядительных документов несколько управленческих ситуаций.

    Задание 1. Составьте приказ по предприятию "Сайл" об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.

    Задание 2. Составьте приказ по открытому акционерному обществу "Новосибирский завод химконцентратов" об утверждении инструкции по делопроизводству на заводе. В констатирующей части укажите, что в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах, ведомствах Российской Федерации, утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 24.06.1992 N 1118, и с ГОСТ Р 6.30-2003 канцелярией завода разработаны порядок прохождения документов и стандарты на организационно-распорядительную документацию. В распорядительной части утвердите инструкцию и поручите заведующей канцелярией обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии и установить контроль за соблюдением требований инструкции.

    Задание 3. Составьте приказ по Электровакуумному заводу об установлении единого режима работы центральных складов. В констатирующей части отметьте, что отпуск цехам материалов со складов предприятия в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складского аппарата. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должностных лиц (в дирекции и цехах), которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы. Остальные пункты в распорядительной части и другие реквизиты укажите самостоятельно.

    Раздел 1 Документирование управленческой деятельности

    Тема 7 Требования к оформлению основных видов организационно-распорядительных документов

    Практическая работа 4

    «Информационно-справочная система документации»

    Цель занятия – научиться составлять и оформлять основные виды информационно-справочных документов.

    Содержание и методика выполнения заданий

    Студентам выдается комплект наглядных материалов для ознакомления. На основании знаний, полученных в ходе лекций, они оформляют в виде распорядительных документов несколько управленческих ситуаций.

    Задание 1. Составьте полный протокол общего собрания рабочих производственного кооператива "Запуск", на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение 6 мес. развернуть работу и выделить для этих целей 315 тыс. руб.

    Задание 2. Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела завода медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфинплана на 2000 г. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать техпромфинплан на три дня раньше установленного срока. Остальные данные укажите самостоятельно.

    Задание 3. Составьте докладную записку бухгалтера Тимошиной И.П. главному бухгалтеру фирмы "Рубин" Бабичеву Н.П. от 15.09.2000 о произведенной Тимошиной И.П. проверке выполнения приказа директора фирмы N 92 т 12.01.2000 "О состоянии бухгалтерского учета на строительстве базы отдыха в районе Обского моря". В приказе были указаны конкретные сроки ликвидации недостатков, обнаруженных в январе 2000 года. В докладной записке должно быть отмечено выполнение всех пунктов приказа, за исключением пунктов об организации равномерной ежедневной сдачи рабочими нарядов бухгалтеру. Выявлено, что 25 февраля 2000 г. было сдано только 35,2% всех нарядов. Остальные наряды сданы 1 марта. По графику срок сдачи последних нарядов за прошлый месяц установлен первого числа следующего месяца. Остальные данные укажите самостоятельно.

    Задание 4. Составьте докладную записку главного бухгалтера директору об итогах работы по централизации расчетов с рабочими и служащими в ВЦ завода. Централизация расчетов дала возможность перевести на другую работу пять бухгалтеров цехов, уменьшить ошибки в расчетах с рабочими и служащими, усилить контроль за расходованием фондов заработной платы. В заключение необходимо поставить вопрос о премировании работников бухгалтерии и ВЦ, обеспечивающих переход на централизованный расчет заработной платы по заводу. Остальные данные укажите самостоятельно.

    Задание 5. Составьте докладную записку начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

    Задание 6. Составьте докладную записку о причинах несвоевременного представления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.


    1.6 Список литературы

    Основная
    1. Демин, Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов : учеб. пособие / Ю.М. Демин. – СПб.: Питер, 2007. – 224 с.
    2. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство (с учетом новой типовой инструкции по делопроизодству) : учеб. пособие / М.Ю. Рогожин. – М.: ИндексМедиа, 2007. – 240 с.

    Дополнительная

    1. Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности. Делопроизводство / В.А. Спивак. – СПб.: Питер, 2007. – 240 с.

    2. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) : учеб. пособие / Т.В. Кузнецова. – М.: Интел-Синтез, 1999. – 317 с.

    3. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы: более 120 документов / ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ПРОСПЕКТ, 2009. – 455 с.


    Copyright © 2023. All rights Reserved.