Рекомендации по совершенствованию системы бухгалтерского учета в части отражения кассовых операций 62 Программное обеспечение 73

Вид материала

Реферат

Содержание 2.5 Преимущества и недостатки в отражении кассовых операций на предприятии 3. Рекомендации по совершенствованию системы бухгалтерского учета в части отражения кассовых операций

Подобный материал:

• Учебный план курса бухучета Предмет и метод бухгалтерского учета. Предмет бухгалтерского, 26.59kb.
• Учет лизинговых операций, выполненная на материалах ООО «асп «Альфа», 63.59kb.
• Новый план счетов Б/у порядок ведения кассовых операций регламентируется инструкцией, 622.87kb.
• Национальный стандарт бухгалтерского учета 21 "Последствия изменений курсов обмена, 166.9kb.
• Рекомендации по совершенствованию бухгалтерского учёта и использованию основных средств, 193.92kb.
• Аудит кассовых операций в организациях-турагентах, 99.55kb.
• Тематика курсовых работ по бухгалтерскому финансовому учету Документальное оформление, 14.7kb.
• Сокращенный курс лекций содержание тема 1 Организация бухгалтерского учета в банках., 3412.27kb.
• Бухгалтерский учёт. Платёжные документы и операции по расчётному счёту. Учёт кассовых, 131.48kb.
• Практикум по курсу «Автоматизация бухгалтерского учета», 417.11kb.

2.5 Преимущества и недостатки в отражении кассовых операций на предприятии

По результатам построения и анализа системы бухгалтерского учета на предприятии МУЭП «Одинцовская теплосеть» можно сделать выводы о существующих преимуществах и недостатках системы учета кассовых операций.

Учет осуществляет кассир, что позволяет оградить главного бухгалтера от дополнительных обязанностей по ведению кассы, что положительно отражается на ведении других участков системы бухгалтерского учета.

Положительным моментом является заключение договора о полной материальной ответственности с кассиром, что позволяет кассиру нести ответственность за сохранность средств в кассе, правильность оформления первичных кассовых документов и ведения кассовой книги, а также за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. И в случае возникновения спорных моментов и недостач при учете кассовых операций договор является основанием для наказания кассира.

Положительным моментом на предприятии является также специально оборудованное помещение кассы - помещение изолированно, и предназначено для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. При этом доступ в кассу не разрешен лицам, не имеющим отношения к ее работе.

Касса оборудована также охранной сигнализацией, что также сокращает риск ограбления кассы.

У предприятия также заключен договор с банком о лимите наличных денежных средств.

Наличные операции предприятия не превышают установленного законодательством предела в размере 60 тысяч рублей.

Поскольку предельный размер расчетов наличными деньгами относится к одному договору, стороны с целью обойти данный запрет могут «разбить» договор на несколько более мелких договоров. Тогда лимит будет применяться к каждому из этих мелких договоров. Таким образом, можно будет обойти ограничения по размеру наличных расчетов.

Представляется, однако, что в подобной ситуации существует риск признания мелких договоров притворными сделками, прикрывающими один «большой» договор. Это возможно, с точки зрения автора, если у всех договоров один и тот же предмет, например, несколько договоров купли-продажи одних и тех же наименований товара. Подобное обстоятельство позволяет рассматривать совокупность таких договоров в качестве одного договора поставки (либо купли-продажи) с разными сроками поставки отдельных партий товара (если исполнение происходит не одновременно). Одновременное же исполнение по договорам в еще большей степени будет свидетельствовать об их притворности.

Следовательно, для избежания подобных рисков, «разбивать» необходимо только те договоры, по которым можно выделить несколько самостоятельных предметов, например, заключать договоры на поставку оборудования, на выполнение пуско-наладочных работ, на оказание консультационных услуг, связанных с эксплуатацией оборудования. В этом случае риск признания соответствующих договоров ничтожными по мотиву притворности значительно сокращается.

По мнению автора, недостатком в системе организации кассовых операций на предприятии является сдача наличных денежных средств, превышающих лимит кассы самостоятельно в кассу банка, что является опасным мероприятием, так как кассир может подвергнуться покушению, а также это неудобно в плане траты времени кассира.

При проведении проверки кассовых операций на предприятии сравнивают кассовую книгу с остатками в кассе наличных денег, и денежной наличностью в кассе. Расхождений на данном этапе обнаружено не было в МУЭП «Одинцовская теплосеть».

Недостатком в системе учета кассовых операций по предприятию является:

Расхождение в записях по журналу регистрации приходных и расходных приходных ордеров на основании приходного и расходного ордеров, то есть в марте месяце был внесен в журнал приходный кассовый ордер, в котором отражена иная, чем указано в журнале регистрации сумма,

По расходному кассовому ордеру №5 от 5.03.2006 года не соответствует дата его составления.

Иных ошибок при проверке журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров не было обнаружено.

В таких ситуациях при выявлении таких ошибок аудиторами необходимо будет приложить объяснительное письмо от главного бухгалтера и кассира.

Также неправильность отражения в учете целевого расходования средств, полученных с расчетного счета банка - таким образом, в чеке было оговорено одно условие расходования, а в итоге сумма средств потрачена на иные цели.

Также недостатком является то, что по учету кассовых операций были выявленные некоторые отклонения в оформлении первичных документов, которые выражаются в неправильном оформлении, а именно – во многих документах нет подписи директора предприятия, не указан код организации, и в ряде документов отсутствует подпись главного бухгалтера.

Недостатком является и отсутствие системы внутреннего контроля на предприятии.

В остальных вопросах порядка ведения кассовых операций на МУЭП «Одинцовская теплосеть» выявленных нарушений не было.

3. Рекомендации по совершенствованию системы бухгалтерского учета в части отражения кассовых операций

Основными рекомендациями по совершенствованию системы бухгалтерского учета в части отражения кассовых операций следует начинать с установления службы внутреннего контроля.

Руководитель считает, что в этом пока нет необходимости, и лишние затраты фирме не нужны. Автор считает, что, организация системы внутреннего контроля на предприятии позволит избежать таких затрат, которые при помощи постоянного контроля будут просто не целесообразны.

Также организация внутреннего контроля на предприятии позволит избежать лишних затрат на проведение аудиторской проверки сторонними организациями.

Цели внутреннего контроля денежных поступлений состоят в обеспечении:

• приема в полном объеме всех поступлений независимо от их источника;
  
• правильной классификации всех поступлений и отражения их в учетных регистрах;
  
• своевременной сдачи в банк всех денежных поступлений для занесения их на расчетный счет;
  
• недопущения убытков, которые могут возникнуть как в результате злоупотребления, так и непреднамеренно.
  

Под контролем понимается набор действий, связанных с подготовкой, проверкой и визированием финансовых документов, которые направлены на выявление несоответствий стандартам в этих документах. Иными словами, каждый процесс подготовки значимых финансовых документов должен содержать эффективные действия по контролю за их составлением. Наличие таких действий в компании позволяет выявлять существенные ошибки до подписания документов ответственными лицами.

Следующим важным элементом является тест. Тест - это набор мероприятий, выполняемых для оценки эффективности внутреннего контроля. По результатам тестов становится понятно, приводят ли действия по контролю к выявлению существенных ошибок и являются ли они эффективными.

Таким образом, мы получаем двухуровневую систему контроля - в оперативном порядке осуществляется контроль за процессами формирования финансовой отчетности, а на периодической основе проводится тестирование используемых средств контроля.

Немаловажным элементом системы внутреннего контроля являются инструментальные средства поддержки процедур контроля и тестирования. Их применение обоснованно в случае, если необходимо обеспечить единое информационное пространство по формированию структуры всей системы, а также по оперативному управлению контролем и тестами с последующим составлением отчетности для целей внутреннего и внешнего аудита.

При внедрении данной системы нельзя руководствоваться только формальными признаками соответствия закону. Важно проникнуться идеей необходимости системы управления соответствиями, что позволит получить эффективную систему внутреннего контроля и тестов. Вся система считается эффективной, если объем снижаемых финансовых рисков превышает затраты на выполнение контроля и их тестирование, а также на поддержание всей системы в работоспособном состоянии.

Система внутреннего контроля включает:

- систему бухгалтерского учета;

- контрольную среду;

- отдельные средства контроля.

Рассмотрим каждый из них.

Система бухгалтерского учета - это совокупность форм и методов, обеспечивающих возможность для данной организации вести учет своего имущества и обязательств посредством сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения в учетных регистрах на основании первичных документов, то есть осуществлять ведение бухгалтерского учета, а также формировать финансовую (бухгалтерскую) отчетность.

Под контрольной средой подразумевается, во-первых, понимание руководством экономического субъекта важности и значения системы внутреннего контроля, а во-вторых, это, собственно, действия руководства организации по установлению и поддержанию этой системы.

Контрольная среда экономического субъекта включает, в частности:

- основные принципы управления;

- организационную структуру;

- распределение ответственности и полномочий;

- кадровую политику;

- порядок подготовки финансовой (бухгалтерской) отчетности;

- порядок осуществления внутреннего управленческого учета и подготовки внутренней отчетности для целей управления;

- обеспечение соответствия хозяйственной деятельности организации требованиям законодательства.

В свою очередь, третий блок системы - средства контроля - должны обеспечивать:

- совершение хозяйственных операций с одобрения руководства организации;

- правильное отражение всех операций на счетах бухгалтерского учета в соответствии с учетной политикой организации;

- возможность доступа к активам только с разрешения руководства организации;

- осуществление руководством организации надлежащих действий при несоответствии фактически имеющихся активов и обязательств данным бухгалтерского учета.

Можно выделить ряд рекомендаций по улучшению и облегчению системы контроля на МУЭП «Одинцовская теплосеть»:

все поступления от реализации за наличный расчет следует контролировать и незамедлительно сдавать в банк

все поступления должны точно классифицироваться и отражаться в учетных регистрах

должно быть организовано разделение между кассиром, отделом сбыта, бухгалтерией и прочими функциональными подразделениями для предотвращения возможности возникновения тайного сговора между ними.

Также проверка кассы должна выполняться ежедневно, при этом необходимо соблюдать следующее равенство:

Остаток в кассе на начало дня + поступление в течение дня, отраженное на контрольной ленте кассовой машины = остаток на конец дня + суммы, сданные в течение дня кассиром в кассу организации.

Поступившие в течение дня в кассу денежные средства не должны использоваться для совершения платежей за товары или услуги, так как при этом высока вероятность того, что эти выплаты не будут отражены в учете на момент совершения операций, что сделает невозможным выверку дневной выручки. Поэтому требование сдачи в банк всей выручки является обычным почти для каждой организации.

Сверка выписок банка об инкассации выручки, представляемых кассирами, с суммами, показываемыми отделом учета реализации, должна проводиться ежедневно. Все несоответствия необходимо оперативно анализировать. Для обеспечения перекрестной проверки денежные поступления можно проанализировать в разрезе прочих поступлений и поступлений по журналу реализации.

Контроль за соблюдением порядка кассовой дисциплины настолько важен, что в РФ организована система независимых проверок, осуществляемых банками, в которых организацией открыты счета [39].

Регулирование порядка ведения кассовых операций обеспечивает органическое сочетание интересов государства и субъектов налично-денежного обращения.

Государственное регулирование кассовых операций, во-первых, имеет основной целью обеспечить максимально возможное сокращение находящейся в обороте наличной денежной массы.

Во-вторых, соблюдение правил ведения кассовых операций гарантирует частные интересы банков, предприятий и других субъектов — сохранность наличных денег.

В-третьих, преследуются публичные интересы, и, прежде всего государства, — обеспечить точный учет налогооблагаемых сумм.

Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.93 № 40, установлены основные положения порядка ведения кассовых операций предприятиями, учреждениями и иными организациями. Так, установлено, что предприятия, организации и учреждения (включая организации торговли) независимо от их организационно-правовой формы, а следовательно, и собственности:

— обязаны хранить свои денежные средства в учреждениях банков;

— должны производить расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями в безналичном порядке через учреждения банков;

— могут иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимитов, установленных учреждениями банков по согласованию с руководителями предприятий;

— обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с учреждениями банка;

— имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий, пенсий и только на срок не свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в учреждении банка.

Все наличные деньги, поступающие на предприятия, в учреждения и иные организации, должны в обязательном порядке документально оприходоваться. Все наличные деньги, выдаваемые предприятиями, учреждениями и иными организациями, также должны документально оформляться.

Основные денежные документы — приходный и расходный кассовые ордера, которые оформляются на основе первичных документов — договоров, заявлений и т.п.

В кассовой книге должна быть отражена каждая операция по приему и расходованию денег по каждому операционному дню.

Должна быть обеспечена сохранность денег, для чего помещение кассы оборудуется специальным образом (наличие сейфа, решеток на окнах и т.п.); занимающие должности кассиров оформляются как материально ответственные лица и т.п.

Целью указанного контроля было и является сокращение внебанковского оборота наличных денег и создание необходимых условий для более полного сбора налоговых платежей и других поступлений в бюджеты всех уровней.

За нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций (ст. 15.1 КоАП РФ) налоговые органы вправе привлекать к ответственности за:

1) осуществление расчетов с другими организациями сверх установленных лимитов;

2) неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;

3) несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств, а равно накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Объективная сторона административного правонарушения, предусмотренного статьей 15.2 КоАП РФ, состоит в неисполнении виновным должностным лицом банка обязанностей по контролю за соблюдением порядка ведения кассовых операций клиентами банка (за исключением предпринимателей и бюджетных организаций), заключившими с банком договор банковского счета.

Вместе с тем учетные данные о поступающих наличных деньгах дают возможность собственнику предприятия осуществлять внутренний контроль за состоянием денежного оборота на данном предприятии.

Среди проблем во второй главе была отмечена и проблема сдачи наличных денег в банк, данную проблему весьма легко решить, и избавиться от них поможет инкассация.

Первый плюс очевиден. Это безопасность. Отпадает необходимость возить деньги в общественном транспорте или зависеть от того, свободен ли служебный автомобиль.

Второй плюс - ответственность. После того как организация подписывает договор инкассации, за своевременную доставку наличных будет отвечать банк. И если предприятие превысит лимит по вине банка (например, потому что инкассаторы не приехали), оштрафовать его не смогут. Договор инкассации обычно заключают одновременно с договором на открытие счета.

В нем прописывают дни и конкретное время заезда инкассаторов (с точностью до минут).

Перечень услуг, которые банк предоставляет по договору инкассации, обычно выглядит так:

- инкассация с привлечением сотрудников группы сопровождения;

- инкассация по конкретно согласованному предприятием и банком графику;

- дополнительные услуги (например, сопровождение кассира до банка при передаче денег);

- полный полистный (помонетный) пересчет, а также упаковка денег;

- зачисление денег на счет (как правило, в течение одного банковского дня).

При заключении договора на оказание инкассаторских услуг для клиента изготавливается специальный пломбир в двух экземплярах. На нем может быть название фирмы, ее номер, присвоенный инкассаторской службой, фирменный знак, даже печать. Каждый образец заверяет специальной пломбой начальник инкассаторской службы. Один пломбир остается в банке, второй - у заказчика. Если сумки не повреждены, а наложенная пломба цела, материальную ответственность за содержимое (недостача, излишек, наличие фальшивых и неплатежеспособных банкнот и монет) несет клиент. Во всех остальных случаях - инкассаторы. В договорах инкассирования обычно указано, что банк (или другая служба) гарантирует компенсацию ущерба в полном объеме. Для этого инкассаторы, как правило, страхуют все перевозимые ценности.

При инкассации денег кассир заполняет два экземпляра препроводительной ведомости (накладной к сумке с деньгами).

После сдачи денег бухгалтеру остается лишь проверить, правильно ли их зачислили на счет. В качестве подтверждающих документов банк выдает:

- мемориальный ордер;

- приложение ко второму экземпляру препроводительной ведомости;

- акт о вскрытии инкассаторской сумки (из него вы можете узнать о том, что в ней обнаружились излишки либо недостачи, а также неплатежеспособные и поддельные купюры).

Минус инкассации - это дополнительные расходы. Сумма, которую организация заплатит за эту услугу, зависит от объемов и сроков сдачи наличности [30].

Инкассация входит в перечень банковских операций в соответствии с Федеральным законом от 2 декабря 1990 г. N 395-1 "О банках и банковской деятельности" (п. 5 ч. 1 ст. 5). Такие операции налогом на добавленную стоимость не облагаются. Инкассация же составляет исключение из этого правила (подп. 3 п. 3 ст. 149 НК РФ). НДС по договору инкассации с банком можно принять к вычету.

В бухгалтерском учете затраты на оплату услуг кредитных организаций надо включить в состав операционных расходов (п. 11 ПБУ 10/99) и отразить по дебету счета 91. В налоговом учете их можно отнести в уменьшение облагаемой базы по налогу на прибыль (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Тарифы на инкассацию, как правило, составляют от 0,2 до 1 процента от суммы перевозимых средств. Для небольших сумм может быть установлена минимальная фиксированная плата. Например, в омском представительстве РОСИНКАС, если сумма инкассируемой наличности не превышает 500 000 рублей в месяц с одного объекта, тариф составляет 0,5 процента, но не менее 83 рублей за выезд.

Чем больше денег возит предприятие, тем ниже тариф. Некоторые банки предлагают своим особо крупным клиентам инкассаторские услуги бесплатно.

По договору с банком на инкассирование наличной выручки стоимость услуг определена в размере 0,5% от суммы инкассированной наличности, включая НДС 18%.

Инкассаторам была передана сумма 65 000 руб., поэтому стоимость услуги по инкассации составит 325 руб. (65 000 руб. х 0,5%), в том числе НДС - 49, 58 руб.

В бухгалтерском учете нужно сделать следующие проводки:

Д-т сч. 91 К-т сч. 76 - 275, 42 руб. - отражены расходы по инкассации

Д-т сч. 19 К-т сч. 76 - 49, 58 руб. - отражен НДС со стоимости расходов по инкассации.

На практике обычно стоимость оказанных услуг по инкассации выручки определяется ежемесячно (исходя из суммы инкассированной за этот месяц выручки). Соответственно и проводки по отражению затрат на оплату этих услуг делаются в учете ежемесячно (в том месяце, в котором услуги были фактически оказаны).

По мере оплаты услуг по инкассации и получения счетов-фактур организация в общеустановленном порядке может предъявлять уплаченные суммы НДС к вычету в соответствии со ст. 170-172 НК РФ.

При исчислении налога на прибыль затраты на оплату услуг по инкассации учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Таким образом, если услуги инкассации оказываются кредитной организацией, то на сумму расходов по оплате этих услуг налогоплательщик вправе уменьшить налоговую базу по единому налогу.

Иная картина, если такие услуги оказываются сторонней организацией, не являющейся кредитной. В таком случае расходы на оплату ее услуг не признаются в целях налогообложения при применении упрощенной системы налогообложения.

Есть ряд нюансов, которые могут повлиять на стоимость инкассаторских услуг. Например, кто устанавливает время визита инкассаторов: клиент или инкассаторская служба? В первом случае услуги могут стоить дороже, во втором есть шанс получить скидку. Работа ночью тоже увеличивает цену. Итоговая сумма может вырасти из-за разнесения денежных средств с одного объекта по разным счетам. Бывает, что за перевозку установлена фиксированная ставка или же стоимость услуг рассчитывается в зависимости от особенностей маршрута движения.

По идее, на оплате услуг затраты предприятия должны заканчиваться. Пломбами, сумками, машинами, бланками документов фирму обеспечивают инкассаторы. Однако последние могут выдвинуть дополнительные требования к клиенту по обеспечению безопасности. Возможно, придется потратиться на оборудование специального помещения для хранения и передачи денег или организовать более безопасный подъезд к офису. Нужно будет подготовить сотрудников для работы с инкассаторами, так называемых сдатчиков. Ими могут выступать кассиры.

Несомненно, важной рекомендацией для предприятия будет автоматизация учета кассовых операций, что позволит предприятию сократить арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков в учетных регистрах при ручном ведении учета.

Автоматизация учета при помощи программного обеспечения будет рассмотрена ниже.