Учебное пособие Томск 2006 Чайковский Д. В. Информационные технологии управления. Учебное пособие. Томск: Издание Томского института бизнеса, 2006. 128 с

Вид материала

Учебное пособие

Содержание Сквозной учет заявок покупателей Оформление заявки от покупателя Оформление заказа поставщику Оформление оплаты поставщику

Подобный материал:

• Учебное пособие Издательство тпу томск 2006, 1217.64kb.
• Учебное пособие Издательство Томского политехнического университета Томск 2007, 1320kb.
• Учебное пособие подготовлено на кафедре философии Томского политехнического университета, 1526.78kb.
• Учебное пособие Томский политехнический университет 2009 удк 000000 ббк 00000, 1895.66kb.
• Базовый курс Учебное пособие Третье издание, исправленное и дополненное Томск 2007, 1615.15kb.
• Учебное пособие томск 2003 Томский государственный университет систем управления, 2466.49kb.
• Учебное пособие Издательство Томского политехнического университета Томск 2006, 2195.01kb.
• Учебное пособие Издательство тпу томск 2008, 1944.17kb.
• Учебное пособие Рекомендовано в качестве учебного пособия Редакционно-издательским, 2331.42kb.
• Учебное пособие Томск 2008 удк 678. 01(075. 8)(035), 4421.7kb.

Сквозной учет заявок покупателей

Рассмотрим следующую торговую операцию. Клиент заказал то­вар, была оформлена заявка, распечатана в виде счета и выслана клиенту по факсу. Однако оказалось, что на данный момент товар на складе отсутствует и его надо заказывать у поставщика. Поставщику был оформлен заказ на поставку товара, после устного подтвержде­ния поставщика о возможности выполнить заказ, заказ был оплачен. Клиент оплатил счет и теперь необходимо отследить тот факт, что как только от поставщика будет получен товар, он будет отгружен именно этому клиенту.

Данная операция включает следующие этапы:

• Оформление заявки от покупателя (документ «Заявка на поставку)»;
  
• Оформление заказа поставщику (документ «Заказ поставщику»);
  
• Оплата заказа поставщику (документ «Строка выписки (расход));
  
• Получение денег на расчетный счет фирмы за заказанные покупателем товары (документ «Строка выписки (при­ход)»);
  
• Получение товара от поставщика (документ «Поступле­ние ТМЦ (купля-продажа)»);
  
• Отгрузка товара покупателю (документ «Реализация ТМЦ (купля-продажа)»).
  

Оформление заявки от покупателя

Заявка покупателю оформляется с помощью документа «Заявка покупателя» (пункт меню «Документы» / «Покупатели» / «Заявка покупателя»).

Поскольку данная заявка составля­ется для товаров, которых на данный момент нет в достаточном ко­личестве на складе, то необходимо оформить документ «Заявка на поставку». Вид документа устанавливается с помощью кнопки «Операция».

Предположим, что по условиям договора с покупателем товар ему отпускается по оптовым ценам и с дополнительной скидкой 15%. Кроме того, ему предоставляется кредит 10000 рублей на срок 5 дней. Взаиморасчеты с данным контрагентом ведутся в рублях.

Всю эту информацию необходимо заполнить в форме договора с данным контрагентом. По умолчанию для контрагента создается основной договор. Отредактировать реквизиты основного договора можно в форме контрагента на закладке «Договор взаиморасчетов». Можно отредактировать реквизиты договора и непосредственно в форме документа, нажав на кнопку «О» рядом с полем «Договор».

При выборе контрагента и договора, в документе устанавливают­ся все основные параметры. Это видно, если переключиться на за­кладку «Табличная часть» в документе.

При подборе товара в спецификацию документа для него автома­тически рассчитывается сумма скидки, установленная в документе. Точность округления цен в документе зависит от установленной точности округления для данного типа цены.

В зависимости от установленного значения переключателя «Ре­зервирование» данный документ производит резервирование товара на конкретном складе или на всех складах (по фирме).

Важным параметром документа являет­ся предполагаемая дата отгрузки (поле «Отгрузка с»). В ней необхо­димо указать ту дату, начиная с которой необходимо отгрузить товар покупателю. Эта дата будет использоваться при автоматическом распределении заявок покупателей по заказам поставщиков.

Информацию об оформленных заявках покупателям можно по­смотреть в журнале «Покупатели».

Контроль выполнения заявки можно производить непосредствен­но в заявке с помощью специального отчета «Отчет о состоянии заявки», который вызывается при выборе соответствующего пункта меню при нажатии кнопки «Действия» в документе. В отчетах «За­явки покупателей» можно контролировать процесс выполнения не­скольких заявок.

Оформление заказа поставщику

Предположим, что товаров, заказанных покупателем на данный момент нет в наличии в компании и их необходимо заказать у по­ставщика. В программе существует возможность оформить заказ поставщику с учетом оформленных ранее заявок покупателей.

Документ «Заказ поставщику» оформляется из пункта меню «До­кументы»/«Поставщики»/«Заказ поставщику».

Спецификацию документа можно заполнить автоматически, если нажать на кнопку «Заполнить» на закладке «Табличная часть» в документе. Спецификация документа заполнится в соответствии с наличием товара и оформленными заявками на поставку от клиен­тов.

В табличной части документа «Заказ на поставку» будут указаны заявки покупателей, для которых будет заказан товара у поставщика. Заявки, указанные в табличной части документа «Заказ поставщику будут иметь наибольший приоритет при распределении заявок по данному заказу поставщику.

Непосредственно из документа «Заказ поставщику» можно про­смотреть заявки покупателей, на основании которых он был запол­нен. Для просмотра заявки надо нажать на кнопку «О», рядом с ин­формацией о заявке.

После того, как данный документ будет проведен, товар, указан­ный в спецификации документа будет зафиксирован в программе, как заказанный (ожидаемый) товар. Сводную информацию о всех заказанных товарах можно просмотреть в отчете «Заказы поставщи­кам». Документ должен быть распечатан и передан поставщику.

Оформление оплаты поставщику

После того, как поставщик подтвердил, что он может поставить заказанные товары, и уточнил цены поставки, можно перечислить ему деньги. Для того чтобы откорректировать цены поставки, можно найти документ «Заказ на поставку» в журнале «Поставщики», вве­сти на его основании документ корректировки - такой же документ «Заказ поставщику» изменить в нем цены поставки или количество заказываемого товара и провести его.

Оплату заказа можно произвести как наличными (документ «Расходный кассовый ордер») или переводом денег на расчетный счет поставщика (безналично).

Документ «Расходный кассовый ордер» можно оформить открыв пункт меню «Документы»/«Касса»/«Расходный кассовый ордер». Рек­визиты нового документа заполнятся согласно установленным на­стройкам по умолчанию. В документе необходимо выбрать из справочника ту кассу, из которой будет производиться выдача на­личных денег поставщику.

Нажмите на кнопку «Основание» и в качестве документа, на основании которого производится выдача наличных денег поставщику, выберите оформленный ранее «Заказ поставщику». При этом автоматически заполнятся реквизиты контрагента и сумма в соответствии с оформленным заказом поставщику. При этом, сумма в рублях пересчитывается по курсу на дату оплаты докумен­та. В документе также указывается сумма в валюте взаиморасчетов с контрагентом по договору.

На закладке «Печать» необходимо указать информацию о пред­ставителе поставщика, которому выдаются деньги за заказанные товары. Эта информация заполняется из справочника «Физические лица». В справочник эту информацию можно занести предваритель­но или в момент оформления документа. После проведения доку­мента «Расходный кассовый ордер» данная операция будет зафикси­рована в конфигурации, как предварительная оплата поставщику за приобретаемые товары.

В отчете «Ведомость по контрагентам» можно посмотреть полную информацию о взаиморасчетах с поставщиком.