Учебное пособие Томск 2006 Чайковский Д. В. Информационные технологии управления. Учебное пособие. Томск: Издание Томского института бизнеса, 2006. 128 с

Вид материала

Учебное пособие

Содержание Работа с документами Ввод документа Реквизиты документа. Печать документа Проведение документа ОК» или «Провести

Подобный материал:

• Учебное пособие Издательство тпу томск 2006, 1217.64kb.
• Учебное пособие Издательство Томского политехнического университета Томск 2007, 1320kb.
• Учебное пособие подготовлено на кафедре философии Томского политехнического университета, 1526.78kb.
• Учебное пособие Томский политехнический университет 2009 удк 000000 ббк 00000, 1895.66kb.
• Базовый курс Учебное пособие Третье издание, исправленное и дополненное Томск 2007, 1615.15kb.
• Учебное пособие томск 2003 Томский государственный университет систем управления, 2466.49kb.
• Учебное пособие Издательство Томского политехнического университета Томск 2006, 2195.01kb.
• Учебное пособие Издательство тпу томск 2008, 1944.17kb.
• Учебное пособие Рекомендовано в качестве учебного пособия Редакционно-издательским, 2331.42kb.
• Учебное пособие Томск 2008 удк 678. 01(075. 8)(035), 4421.7kb.

Работа с документами

Любая операция хозяйственной дея­тельности предприятия может быть зафиксирована в документе соответствующего вида и записью этого доку­мента в журнал.

Ввод документа

Каждый документ имеет визуальное представление (экранную форму) и может иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в многострочной части, которые заполняются при его выписке (вводе в систему). Кроме того, документ обычно имеет печат­ную форму, которая представляет собой его «бумажный» эквивалент.

К шапке относятся реквизиты, которые являются общими для до­кумента, то есть имеют один экземпляр на документ. Например, для такого документа, как счет, это название клиента, реквизиты клиента и размер скидки.

Табличная часть документа представляет собой список однотип­ных данных, которых может встречаться более одного на документ. Это, например, список товаров с количеством и номенклатурой для того же счета. В общем случае, табличная часть представляет совокупность строк определенной структуры.





В диалоге, как правило, заполняются реквизиты «Номер», «Дата», другие поля ввода, соответствующие реквизитам документа, а также многострочная часть документа, если она имеется.

Реквизиты документа.

Поля для ввода даты и номе­ра документа обязательны для заполнения. Практически любой документ имеет данные реквизиты.

Если это обусловлено конфигурацией, то номер документу может присваиваться автоматически. Редактирование его возможно, однако введенный номер не должен совпадать с номерами документов этого же вида, уже введенных в систему. Т.е. система может проверять уникальность текущего номера (это задается при конфигурировании) и выдавать предупреждение при обнаружении идентичной нумерации.

Система предлагает в качестве даты документа рабочую дату, ус­тановленную в общих параметрах (пункт «Параметры» меню «Сер­вис» главного меню программы). В общем случае рабочая дата равна текущей системной дате компьютера. Предложенную системой дату можно изменить.

Документ может содержать табличную часть, в этом случае в диалоге для ввода реквизитов документа будет присутствовать таб­лица. Ячейки таблицы документа являются такими же реквизитами, как и реквизиты шапки, и их ввод выполняется аналогичным образом.

Окно ввода документа содержит панель инструментов, которая, как правило, расположена под заголовком окна. Рассмотрим некоторые из них.

Ввод строки. Для ввода в табличную часть новой строки следует нажать кнопку на панели инструментов окна документа или кла­вишу Ins.

Строки документа всегда упорядочены по номерам строк. При вводе новой строки в таблич­ную часть ей автоматически присваивается очередной порядковый номер. Возможность редактирования но­меров строк зависит от настроек конфигурации.

Копирование строки. Новую строку в табличную часть можно ввести путем копирования уже существующей строки. Для этого необходимо выбрать строку – образец и нажать кнопку на панели инструментов окна диалога. В табличную часть будет добавлена новая строка, реквизиты этой строки будут заполнены значениями, скопированными из реквизитов строки-образца.

Удаление строки. Для удаления строки табличной части следует выбрать строку и нажать клавишу Del или кнопку на панели инструментов окна диалога.

Сортировка строк. При работе с табличной частью документа существует возможность сортировки строк. Сортировка может вы­полняться по значению одного из реквизитов табличной части доку­мента, включенного в форму. Для выполнения сортировки следует выбрать из меню «Дейст­вия» пункт «Сортировать по возрастанию» или «Сортировать по убыванию», либо воспользоваться соответствующими кнопками на панели инструментов окна. После этого строки будут расположены в нуж­ном порядке.

Печать документа

Большинство документов имеют печатную форму, доступ к которой осуществляется нажатием на кнопку «Печать». Созданная печатная форма открывается в стандартном редакторе таблиц системы 1С:Предприятие.

Для вывода печатной формы на принтер сле­дует в меню «Файл» главного меню программы выбрать пункт «Пе­чать». На экран будет выдан стандартный диалог для настройки па­раметров печати.

Проведение документа

Проведением документа называется действие, которое выполняет изменения других данных системы на основании информации доку­мента.

При нажатии кнопки формы документа, для которой определено проведение документа (обычно это кнопка « ОК» или «Провести»), на экран выдается запрос необходимости проведения документа:

Если на запрос ответить «Да» — документ будет проведен. В журнале документов проведенный документ будет помечен в край­ней левой колонке знаком .

Ответив «Нет» на запрос, можно отказаться от проведения документа прямо сейчас, а выполнить проведение в другое время.

В некоторых случаях при проведении документа возникает ситуация, из-за которой проведение не может быть выполнено. Например, при проведении расходной накладной обнаружено, что па складе не числится нужного количества товара. Будет выдано сообщение, о невозможности выполнить проведение документа. В этом случае документ не будет закрыт автоматически, а будет предложено закрыть документ. Если отказаться от закрытия документа, то можно внести в него исправления и заново попробо­вать провести документ.

Чтобы сделать документ не проведенным, следует в меню «Действия» главного меню программы выбрать функцию «Сделать документ не проведенным». После подтверждения признак прове­денного документа изменится на .