Geum.ru

Методическое пособие для студентов библиотечного факультета

Вид материалаМетодическое пособие
Подобный материал:
1   2   3   4
ж выдачи резуль­татов, чем меньше будет задержка прохождения информации в системе. При решении задач, связанных с функционированием информационной базы, реализуемых в автоматизированном режиме, их стоимость будет зависеть от уровня точности или достоверности. Своевременность решения задач по управлению документальными потоками прямо влияет на качественные параметры фонда (Сбитнев С.А. Эф. авт.систем компл. ф. 1981г., с. 18-19). Перечень показателей, описание состояния её функционирования приводятся (Махотенко, с. II5-I20). Рассматривая показатели функционирования входных и выходных документальных потоков, хорошо было бы если студент мог бы сопоставить данные, полученные им в библиотеке с литературными данными (Махо­тенко). Изучая содержание двух первых вопросов темы, студент дол­жен понять и осознать, что документальные потоки образуются много­образием видов, жанров документов. И каждый из видов выполняет свою функцию. И всю совокупность входного потока документов можно разбить на три группы документов. Одна из многочисленных групп до­кументов требует соответствующей обработки для того, чтобы в пос­ледующем можно было результаты этой обработки использовать как исходную информацию для ввода в автоматизированную систему. Другую группу документов входного потока составляют такие документы, ко­торые могут быть без дополнительных усилий введены в систему. И третью - составляют такие документы, которые могут быть использованы как в традиционной, так и машинной технологии.

Однако в любых условиях работа с любой группой документов долж­на обеспечить создание поискового образа документов и поискового предписания как исходных для производства библиотечных продуктов и услуг.

Используя возможности современных вычислительных систем создаются благоприятные условия для совместного хранения как поисковых массивов, так и самих документов. До настоящего времени справочные информационные массивы, представленные главным образом в базах данных, хранились отдельно от документов. Этим объяснялось сущест­вование двух и трех контурных систем, усложнялся информационный поиск, усложнялась процедура выдачи копий первичных документов. Появление же новых носителей информации (компакт-дисков) создает благоприятные условия для эксплуатации документов, обслуживания читателей и работы библиотеки. Автоматизация технологических процессов и информационных задач, связанных с информационным и биб­лиотечным обслуживанием будет строиться на основе разветвленной системы взаимосвязанных баз данных. Однако в ближайшем будущем будет реализована концепция функционирования автоматизированных информационных систем на банках данных. Эксплуатация банков дан­ных имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с базами дан­ных. Одним из преимуществ эксплуатации автоматизированных банков данных будет состоять в том, что они позволят одновременный мно­гоаспектный поиск информации, обеспечат доступ к совокупности взаимосвязанных данных, позволят осуществить интеграцию результа­тов обработки, а также централизованно управлять данными. Чтобы убедиться в том, насколько эффективно может быть использован банк данных для решения многих задач, связанных с функционирова­нием автоматизированных библиотечных систем см. рис. (Сб., К., Леон., с. 18-22). Базы данных и банки данных, являющиеся одними из определяющих компонентов АБС различных уровней, призваны обеспечить автоматизацию всех процедур, связанных с обработкой, хранением, поиском и выдачей информации, включая управление технологическими процессами и библиотеками.

Контрольные вопросы:
  1. Насколько правильно или ложно утверждение, что документальные
    потоки в библиотеке, являются сырьем, которое проходит обработку. В чем состоит сущность обработки?
  2. На какие параметры могут влиять знания о видовой структуре
    входного и выходного документальных потоков?
  3. В чем состоят преимущества реализации концепции эксплуатации
    банков данных в библиотечной системе.


Тема 7. Лингвистическое обеспечение библиотечной технологии

Основные вопросы
  1. Функции и назначение средств лингвистического обеспечения в автоматизированной библиотечной технологии.
  2. Об использовании комплекса информационно-поисковых языков в библиотечной технологии.
  3. Об эффективности применения средств лингвистического обеспече­ния.

Каждый и тем более студент-библиотекарь, кто когда-либо пользовался услугой библиотеки, службы информации, архивом, книж­ным магазином, патентного отдела, бюро НИ стандартизации и др., чтобы получить тематическую справку о вышедших или планируемых в выход в свет изданиях, обязательно встретится с такой операцией, которая называется преобразование формулировки запроса g естест­венного языка на информационно-поисковый язык библиотеки, службы информации, архива, БНС и т.д., который в нем эксплуатируется. При этом в каждом учреждении для обработки информации использует­ся по преимуществу какой-либо из перечисленных языков. По своей семантической силе, т.е. по способности описания объекта информа­ции только ему присущими характеристиками при этом в деталях. Таким образом, одной из функций любого классификационного, алфавитно-предметного, дескрипторного языка является перевод текста зап­роса. Но для того, чтобы получить ответ на свой запрос нужно под­готовить информационные массивы (справочный аппарат) на том инфор­мационном языке, на который переведен запрос. Таким образом, второй функцией информационно-поисковых языков является перевод текста документов на язык системы. Использование того или иного языка в конкретных условиях вполне оправдано со всех точек зрения: не толь­ко поиска, но и структурирования массивов. Но проблема функционирования средств лингвистического обеспечения в автоматизирован­ной технологии сводится к тому, что многочисленные потоки доку­ментов, которые снабжаются различными классификационными индексами, усложняют процедуры, связанные с использованием результатов централизованной обработки без дополнительных затрат. И поэтому главной целью автоматизации является, во-первых, обеспечение гостеприимства всех входных потоков документов, т.е. адаптировать средства лингвистического обеспечения для условий функционирова­ния библиотеки, т.е. осуществить конвертирование информации (шиф­ров, классификационных индексов с любого языка на один или другой), расширить за счет средств лингвистического обеспечения возможнос­ти для глубокого и полного индексирования документов и запросов, обеспечить обмен информацией с другими библиотеками или службами информации. В курсе "Лингвистические средства библиотечной технологии" довольно подробно освещаются вопросы, связанные с изучени­ем структуры языков, синтаксиса методов их применения и т.д. И эти стороны вопроса не рассматриваются в настоящем пособии. Внимание здесь должно быть сосредоточено на тех аспектах применения средств лингвистического обеспечения в библиотечной технологии, которые связаны с автоматизацией процесса преобразования информа­ции в библиотеки, начиная с создания модели тематико-типологического плана комплектования библиотеки, учета поступивших изданий, контроля за поступлением литературы в библиотеку, а также приме­нением средств лингвистического обеспечения для структурирования информационных массивов, баз данных, формировании результатов по­иска информации в библиографических пособиях, обеспечении слеже­ния за использованием тематических, предметных рубрик, дескрипторов, ключевых слов с целью поддержания терминологической основы лексики на уровне достижений науки, техники (см. Мих, Черн.,Гил., с. 284-295; Генд. с.153-210).

Комплекс используемых информационно-поисковых языков, как известно, призван обеспечить индексирование документов и запросов, систематизацию информационных массивов, выполнения нормативно-терминологической функции для разработки комплексов ИПЯ в национальных и межгосударственных библиотечных системах. Кроме извест­ных и широко распространенных ИПЯ иерархического типа в практике работы АБС стали использоваться общесоюзные классификаторы отрас­лей н/х, промышленной с/х продукции, профессий рабочих и должностей служащих, справочники по административно-территориальному делению и другие. Кроме перечисленных в комплекс ИПЯ входят нор­мативно-технические и методические документы, которые регламенти­руют разработку и ведение ИПЯ.

Для того чтобы проследить применение комплекса ИПЯ в библиотеках студенту достаточно проследить несколько случаев использо­вания ИПЯ в библиотечной технологии и при этом случае, когда нельзя обойтись без средств автоматизации на различных участках обработки информации в библиотеке. Студенту хорошо известно, что в массовых библиотеках используются таблицы ББК. Инструкциями и учетными формами (Орг.работы ЦБС, с.146) предусмотрен порядок, при котором составление ТТПК библиотечного фонда должно осущест­вляться в индексах ББК. В научно-технических библиотеках тот же ТТПК задается в индексах рубрикатора ГАСНТИ и УДК. (Орг.раб.НТБ, с.151-156). Таким образом создана ситуация, при которой не воз­можен обмен информации между двумя библиотеками без дополнитель­ных усилий. Еще одна ситуация: поток информации о выходящих из­даниях (см. Тем.планы издательств) снабжается индексами ЕКЛ. Теперь как первая, так и вторая библиотека, чтобы сопоставить тем.планы с ТТПК должны осуществить процедуру реклассификации. Реклассифицировать весь входной поток проспективной информации в усло­виях любой библиотеки требует больших трудовых затрат. И результаты так называемого централизованного индексирования проспективной информации разобщают, с одной стороны, библиотеки, о другой - библиотеки и издательства, и, наконец, библиотеку и читателя, который заказывает для себя литературу по тем.плану.

При любых информационных потоках к библиотекам предъявляются жесткие требования, связанные с отбором из потоков необходимых изданий для конкретной библиотеки. Чем меньше библиотека, тем жестче критерии отбора. И даже такие библиотеки, какой является библиотека конгресса США, где входной поток ежегодно составляет более 30 млн., отбирает для своих фондов только 6-7 млн. единиц. Автоматизацией процессов отбора, научной обработки поиска информации не решаются все задачи, связанные с надежностью функциони­рования библиотеки. В ней насчитываются многочисленные задачи, которые связаны с выработкой управленческих решений. Таким обра­зом, перечень этих задач велик и в свою очередь определяет список средств лингвистического обеспечения, которые относят к типу объектно-признаковых ИПЯ. Средства лингвистического обеспечения напрямую связаны с автоматизацией семантических процессов обра­ботки информации, от них зависят качественные параметры функцио­нирования системы.

Контрольные вопросы:
  1. Как можно объяснить применение в библиотеках различных типов
    ИПЯ и каковы их основные функции?
  2. Какие существуют противоречия в использовании средств лингвистического обеспечения?
  3. Объясните сущность эффективности применения информационно-
    поисковых языков.


Тема 8 Программное обеспечение информационных задач библиотеки

Основные вопросы:
  1. О комплексе информационных задач, реализуемых в автоматизированном режиме.
  2. Информация о программных средствах, промышленных и научно-технических услугах по программному обеспечению.
  3. О парке ЭВМ как факторе влияющем на выбор программных средств.

Изучение материалов по теме предполагает, что студент не толь­ко обладает достаточными знаниями по всем технологическим процес­сам обработки информации в библиотеке, да и может представить лю­бой технологический процесс в виде алгоритма (словесного описания или блок-схемы). Это первейшее требование, когда идет речь о программном обеспечении решаемых задач. При этом восполнить свои зна­ния он может за счет изучения тех требований, которые предъявля­ются ГОСТом к описанию задачи (24.204-80). Учитывая специфику функционирования библиотеки, а также использование для решения многочисленных задач нескольких баз данных с различными логичес­кими структурами и поэтому реализующих комплекс задач, которые могут относиться по своему характеру, с одной стороны, к поиску и выдачи информации, другая группа задач будет относиться к тех­нологии подготовки и ввода документов в систему. Третья группа задач может быть связана с формированием выдачи информации. И, наконец, особую группу задач могут составлять задачи, касающиеся деятельности по контролю и управлению структурными подразделения­ми библиотеки. Таким образом, информационные задачи библиотеки охватывают технологические операции подготовки и ввода информа­ции в ЭВМ. Подготовка и ввод информации в вычислительные комплек­сы может осуществляться о различных носителей: перфокарт, перфолент, магнитных лент, магнитных дисков, ввод с клавиатуры. Таким образом, программные средства должны учитывать эту специфику и осуществлять контроль и коррекцию вводимой информации, обеспечить автоматическое кодирование, формирование информационных массивов, проводить статистический анализ фондов, информационных массивов. В список информационных задач должны включаться задачи по ведению информационных массивов, ведению средств лингвистического обеспечения, а также доступа к базам данных как в самой библиотеке, так и к удаленным базам данных. Учитывая реальные возможности исполь­зования в автоматизированных системах различных форматах, задачи должны решать вопросы конвертирования информационных массивов из внешних во внутренние форматы и обратно. В списке программных средств должны быть такие программы, которые обеспечивают формирование абонентской сети ИРИ и ретропоиска, формирование массивов запросов и услуг, осуществление анализа данных обратной связи и другие. В списке задач, которые требуют специального программного обеспечения, должны быть программы подготовки информационных из­даний (темподборок, справок, указателей, оригинал-макетов для под­готовки печатных, перезаписи с одного носителя на другой). Пакет прикладных программ не исчерпывается приведенным перечнем инфор­мационных задач, он указывает лишь на то что списки могут быть продолжены бесконечно среди рутинных работ в библиотеке; которые отбирают много времени у библиотекаря, могут быть задачи по учету и отчетности, планированию, а также контролю за ходом эксплуатации библиотечных ресурсов.

Из этого перечня задач видно, что само по себе программное обеспечение имеет самостоятельное значение и означает прежде все­го совокупность программ, которые могут быть реализованы в каждом отдельном случае с учетом особенностей, которые определяются языками программирования (Паскаль, Бейсик, Ада, Фортран, Алгол, ПЛ/l, Симула и др. Состав программного обеспечения включается и руководство, описание, документация, стандарты, т.е. те документы, кото­рые подсказывают и обучают систему и пользователя (Марков, Миков, Прогр. обесп. ЭВМ М. ВШ, 91, с.97-98). Целесообразно подчеркнуть тот факт, что любая программа, которая создана программистом, пред­ставляет собой интеллектуальный и дорогостоящий продукт, на произ­водство которого затрачены усилия специалиста-программиста. Поэ­тому библиотекарю надо усвоить, то положение о проектировании программных средств, что их создают специалисты, имеющие специальную подготовку и по отношению к ним библиотекарь-технолог выступает в качестве поставщика задач, от его эрудиции и профессиональной компетентности зависит качество программных средств и наличие па­кета прикладных программ, с помощью которых можно решать если не все, то большинство задач.

Стремление библиотекаря-технолога к разработке специальных пакетов прикладных программ - не самый лучший путь решения задачи. В этом случае, когда отсутствует в библиотеке программист, лучше всего обратиться к библиографическим указателям ГПНТБ СССР и ВНТИЦентра. В этих указателях на основе изучения, с одной сторо­ны, опубликованных в отечественных и зарубежных изданиях и непубликуемых работах (ВТИЦентр) - с другой, ведется отбор, системати­зация и хранение всех встретившихся в изданиях и отчетах программ, инструктивно-методических и справочных материалах по программам (которые реализованы на различных типах ЭВМ. Информационная база по алгоритмам и программам послужила основанием для создания ав­томатизированной ИПС «Алгоритмы и программы». Библиографические описания, опубликованные в Указателе, снабжены аннотациями, поз­воляющими в той или иной степени определить назначение програм­мных средств, узнать с помощью каких ЭВМ они реализуются. За оп­ределенную плату в производственных мастерских ГПНТБ СССР и ВНТИЦентра можно заказать ксерокопию или микрофильм программы. Определенную роль в обеспечении программными средствами библио­тек может сыграть государственный фонд алгоритмов и программ (см. сб. норм. документов) Госфонд пополняется программными средствами поставщиками вычислительной техники и информатики. С поставкой ЭВМ поставщик обязан поставить и комплект программ, которые включаются в стоимость поставляемой ЭВМ. Поставщики ЭВМ обя­заны оказывать как промышленные, так и научно-технические услуги по вводу программных средств, их подготовке, выгрузке, снятая ко­пий с эталонных образцов запуску и проверке программных средств, демонстрации параметров программных средств на конкретных приме­рах, а также проведению инструктажа работников.

В перечне научно-технических услуг по выбору ПС включены следующие услуги: выбор программных средств для решения задач поль­зователя. По своему содержанию эта услуга охватывает анализ прог­раммно-аппаратурной среды пользователя, анализ фондов алгоритмов и программ, определение набора программных средств и комплектую­щих видов поставки с передачей пользователю рекомендаций по выбо­ру программных средств для этого класса ЭВМ. Важнейшей научно-технической услугой является предоставление пользователю информа­ции по его запросу требуемых программных средств. Предприятия и организации, которые осуществляют поставку и централизованное обслуживание ЭВМ предлагают услуги по установке ПС, их эксплуа­тации, а также осуществляют авторское сопровождение ПС (ст. с. 109-120).

Программа информатизации России активизировала производителей и поставщиков, стимулировала развитие рынка средств вычислитель­ной техники. Всё это вместе взятое привело к созданию специализированных коммерческих организаций, которые скупают и продают программные средства (см. каталог 48с.). Типовые задачи, которые реализуются в автоматизированном режиме, явились первопричиной для создания и распространения так называемых систем управления базами данных (СУБД). Важнейшей характеристикой любой СУБД яв­ляется обеспечение независимости организации ввода - вывода от обрабатываемых данных, их структуры, типов используемых устройств. Эта важнейшая характеристика в системах управления базами данных достигается на основе типизации задач и процедур обработки документов. Для системы управления БД существенным является:
  • состав управляющей информации ввода - вывода;
  • все управляющие параметры имеют средства идентификации и собственного содержания;
  • создан аппарат для спецификации параметров с управляющей информацией;
  • вся информация ввода-вывода сосредоточена в специальных блоках, таблицах;
  • управляющие блоки формируются не в процессе создания программы
    трансляции и редактирования, а в процессе выполнения программы,
    что позволяет динамически назначать или изменять значение управляющих параметров;
  • настройка программ с управляющей информацией осуществляется динамически в процессе выполнения.

СУБД имеет комплекс программ, методических материалов, набора спецификаций пользователя для выполнения операций обмена информацией.

В зависимости от логического уровня различают следующие мето­ды доступа: физические (применяются к любым организациям данных), базисные (применимы к любой организации набора данных), методы доступа с очередями (применяются к организации, допускающей только последовательную обработку записей), виртуальные методы (используются для странично-сегментной организации памяти).

Номенклатура используемых электронно-вычислительных машин в практике работы больших библиотек, вычислительных центрах, а также в средних и малых библиотеках будет различна. Одни (первые) используют большие машины, другие - малые, третьи - средние, четвертые - персональные. Таким образом, набор средств вычислитель­ной техники зависит от объёмов, функций задач библиотеки, произ­водства продуктов и услуг. Каждый тип ЭВМ имеет свои собственные характеристики, время преобразования, объём оперативной памяти, ёмкость устройств долговременной памяти, системы счисления, ад­ресность и т.п. Однако заметим, что знание характеристик опреде­ленных типов ЭВМ прямо увязывается с выбором программных средств, с обеспечением решения проблемы по совместимости функционирова­ния системы по многим параметрам: в том числе по лингвистическо­му, программному, технологическому, техническому обеспечению

(Справочник: Технические средства АСУ).

Контрольные вопросы:
  1. Постарайтесь, зная библиотечную технологию, составить список
    задач, который желательно реализовать в автоматизированном
    режиме.
  2. Какой путь можно было бы считать оптимальным, когда речь идет
    о программном обеспечении библиотеки.

3. Какие, по-вашему, параметры ЭВМ будут влиять на выбор комплекса программных средств для библиотеки.


Тема 9. Технологическое обеспечение преобразования информации в библиотеке

Основные вопросы:
  1. О типовых технологических процессах обработки информации в библиотеке.
  2. Технологическая схема обработки информации. Потоки документов.
  3. Проектирование входных и выходных форматов документов в автоматизированной библиотечной технологии.

Изучение темы для студента факультета не представляет особых трудностей с точки зрения оценки им еходного и выходного документального потоков. На предметах профессиональной подготовки он по­лучил достаточный объём знаний не только для того, чтобы разли­чать предметное содержание, форму, но и назначение каждого из ви­дов изданий в документальном потоке. Чтобы восстановить в памяти знания о комплексе входных документов необходимо обратиться к стандарту, в котором содержатся сведения не только о всех II классах документов, но и наборе обязательных и факультативных элемен­тов, которые входят в состав поискового образа документов. Здесь целесообразно обратить внимание на несколько видов документов, которые отличаются от других тем, что в них сведения представлены другим способом. К этим видам документов относятся плановые, ста­тистические, данные об адресах, телефонные справочники, информа­ция о кадрах. Все перечисленные виды документов несут на себе соответствующую информацию и требуют выбора специфических методов их подготовки и ввода. Специфика изложения материалов и оформле­ния документов вызывает к жизни определенные требования не толь­ко с точки зрения обработки, но и создания поискового образа до­кумента, которые в дальнейшем служат для производства библиотечных и информационных продуктов и оказанию услуг. С этой точки зрения необходимо обратить внимание на группу вторичных докумен­тов, к которым относятся: рефераты, информационные карты, библио­графические указатели и т.д. Для решения вопросов, связанных с технологическим обеспечением немаловажную роль играют носители информации, на которых представлен как входной поток первичных, так и вторичных документов. Привычным является наше представление о входном потоке документов, связанное с тем, что он является бу­мажным.

В настоящее время библиотеки, службы информации пополняют свои фонды документами не только на бумаге, но и различного рода перфоносителях, магнитных лентах, дисках и т.д. Независимо ни от содер­жания, ни от формы представления, ни от вида носителя, на котором исполнен документ, все документы подлежат так называемой смысловой обработке. Сам по себе технологический процесс семантической об­работки включает множество технологических операций, но все виды документов в библиотеке подвергаются таким процедурам, которые связаны с приёмом, регистрацией, с предмашинной обработкой. Опе­рацию предмашинной обработки можно начинать с отбора документов для библиотеки на основе предварительного определения содержания и оценки наличия всех тех элементов, которые обеспечивают его поиск в массиве, а также наличие записей (аннотаций и рефератов), которые позволяют пользователю принять решение: прежде всего, чи­тать или не читать, затребовать или отвергнуть! Иначе говоря, обработка исходных данных для ввода и вывода документов в систе­му должна быть в такой форме, чтобы она была удобна для пользова­теля. Целесообразно заметить, что документ в библиотеке проходит несколько этапов. И для каждого этапа обработки документов имеет­ся своя специфика. Суть технологической операции по приёму вход­ной информации сводится к оценке вида, источников поступления, предметных областей, количества прибывших документов в библиоте­ку. Эти же операции относятся и к машинным носителям (магнитные ленты, диски, компакт-диски и т.д.). Нельзя не обращать внимание на так называемую библиотечную документацию: стандартные бланки, регистрационные карты, читательские формуляры и т.д. Укажем, что каждый из видов документов несет на себе специфическую информа­цию, которая используется для решения различных задач. И подготовка к вводу и сам ввод информации имеют значение при разработке технологической документации (Орлов, с.309-316). Несмотря на то, что каждый из перечисленных и не вошедших в список документов, имея свою особенность, каждый в отдельности и все вместе обрабатыва­ются, исходя из принципов типового технологического процесса (опе­рации), общих технологических приемов. Но каждый из упомянутых видов документов имеет свои специфические элементы, которые отли­чают данный вид документа от другого и там, где идет речь о предварительной подготовке документа для ввода в систему должно быть предусмотрено соответствующее поле для записи как обязательных, так и факультативных элементов. Об особенностях записи должно быть оговорено в соответствующей документации. Так, например, соз­давая базу для любой предметной области рекомендуется описывать документы по следующей схеме: виды документов, включенные в базу данных, тематические направления, обрабатываемые в базе данных, коды тематических рубрик, тип базы данных (БО, БК, БКР и др.), обязательный минимум элементов в описании записей БД, системы классификации (ББК, УДК и др.), используемые для спецификации за­писей в БД; библиотека - хранитель документа, наличие в ПОД доку­ментов дескрипторов, ключевых слов, предметных рубрик; информа­ционно-поисковые языки и средства грамматики, используемые при подготовке и поиске информации и другие элементы, которые влияют на решение информационных задач как по созданию баз данных, так и их эксплуатации. Для того, чтобы в той или иной степени овла­деть методикой информационного анализа и подготовки для ввода документов в систему, хорошо будет если студент ознакомится с работой (Сбитнев С.А., Колкова Н.И. Методика КНИССА). В работе достаточно полно представлены технологические операции, связан­ные с подготовкой поискового образа документа. В комплекс типовых технологических операций и приёмов по систематизации документов включаются элементы, которые позволяли бы проводить операции сортировки, группировки поисковых образов или иначе структурирования информационных массивов в виде рабочих подмассивов или файлов. Кроме типовых технологических процессов при обработке различных видов документов могут встретиться операции, приёмы, которые име­ют уникальный характер. Для таких операций обычно разрабатываются приёмы, снабженные соответствующей документацией. Технологическое обеспечение включает в себя и нормативно-техническую документа­цию, которая представляет собой совокупность конструкторских (форматы записей, ПРЛ, форматы выходных документов), графическую (алгоритмы), текстовые технологические документы (стандарты, ТУ и т.д.), т.е. те документы, которые устанавливают обязательные или рекомендуемые требования по обработке информации, например, по полноте и глубине индексирования документов. При проектирова­нии форматов как входных, так и выходных документов в технологи­ческой документации отражаются не только качественные, но и коли­чественные показатели производства библиотечных продуктов и услуг. В состав нормативно-технологической документации входят руководя­щие материалы, общетехнические требования, например, на постанов­ку задач лингвистического, программного обеспечения; различного рода руководства по применению типовых технологических процессов и операций, типовых методик. Студенту известно, что процедура обработки документов, как в традиционной, так и в автоматизированной технологии включает множество технологических операций и по своей сути он обеспечивают воздействие на документ с целью прида­ния этому документу тех свойств или характеристик, которые будут использованы для информационного анализа массивов, создания поис­кового образа документа или поискового предписания. В результате обработки документа и его ввода в ЭВМ становится возможным авто­матизировать технологические операции, связанные с поиском, формированием результатов выдачи и т.д. Созданные информационные масси­вы (базы данных) в ходе обработки документов позволяют в автоматизированном режиме сортировать, группировать, распределять поиско­вые образы документов и поисковые предписания по любой (или комп­лексу) характеристике, которые вошли в логическую структуру базы данных; на основе общих признаков объединять результаты автомати­зированного поиска в единую выдачу информации. При этом результа­ты выдачи могут быть структурированы в зависимости от стратегии поиска, которая принята для данного конкретного случая. Комплексы технологических операций, которые могут быть реализованы автомати­зированным способом, могут быть отнесены также к таким технологи­ческим процессам как: кодирование, индексирование, реферирование, машинный перевод текстов с одного языка на другой. Технологическое обеспечение включает и документацию по созданию и эксплуатации электронных каталогов книг, периодических изданий, патентной доку­ментации и т.д. Поддержание информационных массивов в рабочем сос­тоянии или актуализация информации предполагает наличие докумен­тации, которая регламентирует технологические процессы и операции. Известно, что отдельные энтузиасты (библиотеки) пытаются в практи­ку работы внедрять прогрессивные формы информационного и библио­течного обслуживания без наличия технических средств. Но таких энтузиастов насчитываются единицы. И число пользователей весьма ограничено. Применение же средств автоматизации позволяет реализо­вать одну из важнейших задач, которые возложены на библиотеку - обеспечение всех читателей, которые нуждаются в получении библио­графической информации. Информационное обслуживание в недалекой перспективе, ориентированное на применение технических средств мо­жет решить задачу по массовому внедрению системы сигнального ин­формирования, а также системы избирательного распространения ин­формации. Машинная технология позволит практически удовлетворять все запросы читателей, связанные с ретропоиском. Новая технология позволит не только улучшить качественные показатели информационного и библиотечного обслуживания, но и создаст условия производст­ва новых видов продуктов и услуг. При этом за счет применения средств механизации и автоматизации позволит снизить трудовые зат­раты и стоимость обслуживания. Автоматизированная технология поз­воляет осуществлять комплексную обработку входных и выходных пото­ков и на основе унификации записей элементов информации в поиско­вом образе и поисковом предписании способствовать более тесному взаимодействию между структурными подразделениями библиотеки.

Решая вопросы технологического обеспечения обработки информа­ции в библиотеке целесообразно учитывать задачи, функции конкрет­ной библиотеки, состояние механизации и автоматизации процессов для выбора методов, систем обработки информации. Выбор технологического обеспечения, связанного с созданием информационных масси­вов зависит не только от структурных подразделений, которые при­нимают участие в производстве библиотечных продуктов и услуг, но и отдельных сотрудников, за которыми определяются границы ответ­ственности за качество и количество обработанной информации. Тех­нологическое обеспечение касается и тех сторон обработки информа­ции, которые лежат в русле научных исследований. Таким образом, библиотечная технология, в которой используются средства механиза­ции и автоматизации технологических процессов в библиотеке пред­ставляет всеобщий интерес, несмотря на то, что отдельные струк­турные подразделения выполняют различные функции, закрепленные по­ложениями и должностными инструкциями.

Не учитывать интересы всех тех лиц, которые задействованы в общей автоматизированной технологии чаще всего является причиной фрагментарной обработки информации, что, в конечном счете, ведет к дублированию и снижению технических возможностей средств механизации и автоматизации. Практика эксплуатации автоматизированных систем показывает, что многие задачи и их комплексы, которые реа­лизуются в автоматизированном режиме, представляют интерес не для одного, а многих абонентов. Поэтому, разрабатывая вопросы, свя­занные с технологическим обеспечением, надо иметь ввиду всю ту выгодность, которую несет интегральная обработка информации в библиотеке. И в то же время интегральная обработка документов в библиотеке не только может, но и вызывает изменение в организа­ционно-функциональной структуре (Грегори, с. 47-83).

Способы существования содержания информации и представление в различных формах имеют существенное значение с точки зрения технологического обеспечения, в том числе снижения трудозатрат, свя­занных о предварительной подготовкой информации для ввода в систему; обмен информацией между различными системами, организации элементов записи на носителе, возможностей использования кодов для систематизации, организации предметных каталогов, баз данных.

В инструкции о порядке государственной регистрации и учете НИР и ОКР достаточно подробно приводятся требования к предъявлению и оформлению регистрационных и информационных карт. Конструкциями форм (карт) предусматривается выделение соответствующих полей, их кодов с указанием их значения. Таким образом, материальный объект содержащий информацию и оформленный в установленном порядке приобретает правовое значение. Поэтому весьма важно с точки зрения технологического обеспечения оценивать входной и выходной поток с различных точек зрения и разработки различных форматов. Все многообразие документов и предопределило существование проблемы про­ектирования входных и выходных документов в автоматизированных системах. При обработке различных видов документов, технологической документации должен быть приведен состав реквизитов (признаков, оснований), которые необходимы для разработки форматов выходных документов. Например, библиотечная карточка, инвентарная книга, информационное письмо, библиографический указатель, таблицы и т.д. Формы документов должны иметь стандартные размеры, предусмотрен­ные требованиями ГОСТа (Проектиров. маш. обр-ки экон.инф., с.130-133).

Контрольные вопросы:
  1. Какие по вашему мнению технологические процессы можно назвать типовыми? Почему в нормах времени на работы, выполняемые в библиотеке в разделе "Справочно-библиографическая и информационная работа" нет норм на организацию систематической картотеки?
  2. Постарайтесь вспомнить и перечислить основные технологические процессы и операции обработки документов (комплектование фондов, учет, научная обработка).
  3. Какое влияние оказывает форма содержания информации на разработку форматов входных и выходных документов?


Тема 10. Методологические основы постановки задач в автоматизированной библиотечной системе

Основные вопросы:
  1. Система организационного планирования задач.
  2. Анализ существующих деловых и системных связей.
  3. Взаимосвязи библиотечной технологии с базами данных.

Тема, которую студент должен изучить, относится к типу методологических и охватывает своим содержанием принципы, способы и ме­тоды изучения не только с точки зрения теории, но и практической деятельности по преобразованию информации. С выявлением и описанием комплекса задач, которые должны быть решены в автоматизированной библиотечной технологии. Основной целью системы организационного планирования является развитие самой системы с учетом ближайшей и дальней перспективы, динамики и состава как реальных» так и потенциальных информационных потребностей, которые должны обеспечиваться библиотечной системой. Поэтому система организационного планирования постановки комплекса задач, реализуемых системой, предусматривает выбор таких формальных и объективных методов, которые бы помогали не только выявить, но и определить приоритеты поста­новки и разработки задач. При этом такие методы, которые позволяли ли бы решать комплексы задач независимо от каких-либо местных из­менений или интересов, обеспечить выбор таких принципов разработ­ки долгосрочного функционирования библиотечной технологии, в кото­рой бы решались вопросы не только экономики материальных и финан­совых ресурсов, но и учитывались бы те организационно—функциональ­ные изменения, которые связаны с автоматизированной обработкой ин­формации в библиотеке; выбрать такие методы управления ресурсами обработки данных, которые наиболее эффективно будут использованы при решении комплекса задач.

Система организационного планирования постановки задач призвана содействовать повышению уверенности, как у руководителей, так и сотрудников в том, что созданная новая технология будет иметь бо­лее высокую отдачу, улучшит взаимопонимание между всеми заинтере­сованными коллективами как внутри библиотеки, так и между библио­текой и её читателями, методологические аспекты и принципы пост­роения баз данных как ресурс представляют каждому абоненту сис­темы возможность пользоваться этими ресурсами (Мартин, Планир., с. 60-89). При разработке методологических аспектов организацион­ного планирования должны учитываться принципы, методы, способы превращения крупной библиотеки в справочно-информационный центр с функциями вычислительного центра коллективного пользования. Организационное планирование задач призвано предопределять задачи и функции при размежевании ответственности за технологию производства продуктов и услуг. Система организационного планирования должна предусматривать способы, методы и принципы управления распределенными ресурсами, обслуживанием читателей. Для того, чтобы выявить и проследить существующие реальные деловые и системные связи, которые играют в разработке методологических аспектов пос­тановки задач определенную роль, необходимо изучить матрицу суще­ствующих взаимосвязей между структурными подразделениями в библио­теке и технологическими процессами обработки информации в библио­теке.

Матрица, которая построена на основе обобщенных данных об участии структурных подразделений семи областных, краевых библиотек наглядно демонстрирует существующие связи и позволяет оценить роль каждого структурного подразделения в библиотечной технологии.

Уровень деловых и системных связей иллюстрирует матрица, которая построена на основе оценки участия в библиотечной технологии сотрудников библиотеки, занимающих то или иное должностное положение.



№ п/п
Структурные

подразделения

ОНБ

Технологические процессы \Х
Отдел комплектования
Отдел обработки литературы
Отдел хранения основного фонда
Отдел обслуживания
Отдел межбиблиотечного абонемента
Научно-методический отдел
Информационн-библиографический отдел

1.
Комплектование библиотечного фонда





















2.
Учет библиотечного фонда





















3.
Библиографическое описание произведений печати





















4.
Систематизация и предметизация произведений печати





















5.
Организация библиотечного каталога





















6.
Техническая обработка произведений печати





















7.
Работа с фондом





















8.
Обслуживание читателей





















9.
Обслуживание читателей по МБА





















10.
Справочно-библиографическая и информационная работа