Курс лекций по дисциплине «информационные системы в бухгалтерском учете и аудите»
| Вид материала | Курс лекций |
- Программа дисциплины «Информационные технологии в бухгалтерском учете, анализе и аудите», 710.3kb.
- «Информационные системы в бухгалтерском учете и аудите», 9.65kb.
- Учебно-методический комплекс по дисциплине «информационные системы в бухгалтерском, 208.5kb.
- Программа дисциплины по кафедре Экономическая кибернетика информационные системы, 455.25kb.
- Семинара, 257.64kb.
- Методические указания по выполнению практических работ по дисциплине «Информационные, 133.24kb.
- В бухгалтерском учете и аудите, 36.06kb.
- Конспект лекций по дисциплине «Информационные системы в экономике», 1286.5kb.
- План счетов и учетные регистры в бухгалтерском учете Планы счетов в программе «1С:, 41.44kb.
- Аренда и лизинг в бухгалтерском учете в бухгалтерском учете лизингодателя, 327.3kb.
АВТОМАТИЗАЦИЯ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧ ПО УЧЕТУ ЗАТРАТ НА ПРОИЗВОДСТВО И АНАЛИЗУ СЕБЕСТОИМОСТИ ПРОДУКЦИИ
КОМПЛЕКС ЗАДАЧ УЧЕТА ЗАТРАТ НА ПРОИЗВОДСТВО И ИХ ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
Учет затрат на производство и калькулирование себестоимости продукции - один из самых трудоемких и наиболее ответственных участков учетной работы на предприятии. Основная цель этого раздела состоит в определении фактического уровня затрат на производство продукции, контроле за правильным использованием ресурсов и соблюдением смет расходов по обслуживанию производства и управлению, обоснованном калькулировании себестоимости продукции. Успешной реализации этих целей должно способствовать, внедрение наиболее прогрессивных методов учета и применении современных средств вычислительной техники.
Задачи и подзадачи, реализуемые функционально-технологическим комплексом «Учет затрат на производство и калькулирование себестоимости продукции» (УЗПиКС) приведены на рисунке.
Особенности формирования состава задач комплекса УЗПиКС и реализация их на ЭВМ
Функциональные задачи учета затрат на производство и калькулирование себестоимости продукции реализуются в рамках двух функционально-технологических комплексов: УЗПиКС и ФРО.СУ.СО. Функционально-технологическим комплексом ФРО.СУ.СО обобщаются операции на производственных счетах бухгалтерского учета (счета 20, 21. 23, 24, 25, 26, 28, 29, 30, 31, 37).
В условиях автоматизации бухгалтерским персоналом выполняется вручную ряд расчетов, например списание расходов будущих периодов, относящихся к отчетному месяцу.
Учет затрат на производство в большей степени, чем какой-либо другой раздел, зависит от особенностей и условий работы конкретного предприятия. Размер, тип предприятия, его отраслевая принадлежность, ассортимент выпускаемой продукции, ее сложность, специфика изготовления, организация технологического процесса и многие другие факторы влияют на организацию и постановку учета затрат на производство на каждом конкретном предприятии. Это затрудняет разработку и внедрение типовых проектных решений и пакетов прикладных программ по учету затрат на производство, требует дополнительных средств для привязки готовых программных продуктов к условиям конкретных предприятий.
Для комплекса УЗПиКС характерны развитые внутренние и внешние информационные связи; вариантность реализации функциональных задач; разнообразие алгоритмов, отличающихся большим числом ограничений и условий их выполнения; многоэтапность расчетов; использование значительной по объему многообразной исходной базы: нормативной, справочной, плановой, оперативной. Все это подчеркивает сложность комплекса, требует тщательной проработки информационных связей между задачами, строгого соблюдения временной и пространственной последовательности выполнения отдельных расчетов и задач.
По своему характеру и месту, занимаемому в общей системе учетных работ, комплекс УЗПиКС можно отнести ко второму уровню, с которым связаны другие функционально-технологические комплексы учета. Уровень автоматизации работ данного комплекса зависит от автоматизации работ по учету основных средств, учету материальных ценностей и т. д. Информация из первичных по отношению к нему ФТК поступает в обобщенном виде зафиксированной на машинных носителях. Разработка и внедрение комплекса УЗПиКС должны идти вслед за разработкой и внедрением ФТК первичного уровня.
Для эффективного функционирования комплекса учета затрат на производство должны быть внедрены и действовать в рамках АСУП подсистемы «Управление технической подготовкой производства», «Технико-экономическое планирование», «Оперативное управление основным производством», «Управление качеством продукции», «Управление вспомогательным производством».
Применение ЭВМ способствует организации учета затрат на производство по нормативному методу, сущность которого состоит в том, что фактическая себестоимость продукции определяется путем прибавлении к нормативной себестоимости или вычитания из нее отклонений от норм и изменений норм. Реализация этого метода требует соблюдения трех условий: наличия нормативных калькуляций на все изделия, возможности точного определения отклонений от норм, своевременного внесения изменений норм и определения их за отчетный период.
Автоматизация учета затрат на производство при нормативном методе возможна лишь при наличии на предприятии единой нормативной базы и отлаженной системы внесения изменений в действующие нормы и нормативы всех видов ресурсов.
Нормативные калькуляции разрабатываются с учетом требований комплекса УЗПиКС. Нормативные калькуляции на детали, узлы, сборочные соединения составляются только по статьям прямых затрат в разрезе цехов но всему технологическому маршруту, а нормативные калькуляции на изделия - по калькуляционным статьям, образующим цеховую себестоимость по долевому участию цехов-изготовителей и общезаводскую себестоимость.
Важным в учете затрат является выбор объекта калькулирования. Им может быть комплекс продуктов или один продукт, изделие, группа однородных изделий, а также вид работ и услуг.
Информация на входе и выходе комплекса
Информационное обеспечение комплекса УЗПиКС делится на внемашинное и внутримашинное ИО. Внемашинное ИО включает систему классификаторов информации, совокупность первичных документов и выходных машинограмм.
Классификаторы и коды, используемые при автоматизированном решении задач комплекса УЗПиКС, являются составной частью системы классификации и кодирования АСУП. Классификаторы комплекса УЗПиКС, как и любого другого, подразделяются на общесистемные, общеподсистемные и локальные. В общеподсистемных важное место занимает классификатор синтетических счетов, субсчетов и объектов аналитического учета, который предназначен для обобщения хозяйственных операций на счетах. Часто его называют классификатором производственных затрат.
Другим важнейшим классификатором комплекса является классификатор калькуляционных статей затрат номенклатура, которого определяется основными положениями и отраслевыми инструкциями по планированию, учету затрат и калькулированию себестоимости продукции. В структуре его отражаются статья затрат (или группа однородных статей) и вид затрат (либо конкретная статья).
Первичные документы в данном комплексе представлены ограниченно. К числу их относятся инвентаризационные описи остатков незавершенного производства, инвентаризационные описи остатков материалов в кладовых цеха, акты на брак (при отсутствии подсистемы «Управление качеством продукции»), раскройные листы.
Значительная часть информации, как отмечено, поступает от других функционально-технологических комплексов, зафиксированных на машинных носителях. Это может быть уже обобщенная информация, полученная в результате решения задач смежных комплексов (например, УОС, УТМ, УТЗ), либо первичная, созданная и введенная в ЭВМ непосредственно с первичных документов (УФРО). Основным требованием, предъявляемым учетом затрат к информации машинных носителей, поступающих от смежных комплексов, и к первичным документам, на основе которых они сформированы прямо или косвенно, является четкое подразделение затрат по местам возникновения, экономическим элементам, объектам сводного учета, калькуляционным статьям, а также обеспечение раздельного учета нормативных затрат от отклонений от норм. Такие бухгалтерские записи накапливаются в информационной базе сводного учета
Постоянная информация, которая имеет значительный удельный вес в данном комплексе, концентрируется в таких файлах, как справочник подетально-пооперационных норм расхода материалов, покупных полуфабрикатов, возвратных отходов и трудовых затрат; справочник нормативных затрат на изделия, узлы, детали; справочник плановых процентов косвенных расходов; справочник номенклатура-ценник на материалы; справочник плановой себестоимости продукции и услуг вспомогательного производства; справочник нормативной калькуляции изделий.
ОРГАНИЗАЦИИ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧ УЧЕТА ЗАТРАТ НА ПРОИЗВОДСТВО С ПРИМЕНЕНИЕМ ЭВМ ОБЩЕГО НАЗНАЧЕНИЯ
Концептуальная модель решения задач учета затрат на производство представлена на рисунке. Она отражает реализуемые комплексом задачи и информационную взаимосвязь их с другими функционально-технологическими комплексами, которая осуществляется через файлы бухгалтерских записей. Рассмотрим более детально процессы организации решения задач комплекса.
Учет материальных затрат на основное производство
При решении этой задачи преследуются две цели: определение фактического расхода материалов и представление его в виде двух компонентов: затраты по нормам и отклонения от норм; включение фактического расхода в затраты на производство путем формирования соответствующих бухгалтерских записей.
Концептуальная модель решения задачи «Учет материальных затрат на основное производство» приведена на рисунке. Организация процесса решения задачи зависит от двух факторов: установленного порядка списания материалов на производство и метода контроля за использованием материалов в производстве.
Известны два варианта списания материалов на производство: при отпуске их с общезаводских складов в цехи и по фактическому их расходу в цехах. При первом варианте данные о включении фактического расхода материалов в затраты на производство формируются комплексом УМЦ. При этом варианте все не использованные в цехах на конец месяца материалы оседают в незавершенном производстве, что снижает эффективность контроля за использованием материальных ресурсов.
При втором варианте отпуск материалов со складов в цеховые кладовые рассматривается как внутреннее перемещение материалов. Фактический расход материалов на производство определяется в конце месяца и отражается в сводном учете двумя компонентами: по нормам и отклонениям от норм. Организация решения задачи в этом случае зависит от принятого метода контроля за использованием материалов в производстве: партионного или инвентарного.
Партионный метод реализуется подзадачей «Учет результатов раскроя материалов за отчетный месяц». Раскройные листы, которые используются при данном методе, содержат информацию о фактическом расходе материалов по номенклатурному номеру и о выходе заготовок. Эти данные вводятся в ЭВМ. Далее задача решается в четыре этапа. На первом этапе определяется расход материала по норме с привлечением справочника подетально-пооперационных норм расхода материалов, покупных полуфабрикатов и выхода возвратных отходов. Далее устанавливаются отклонения от норм сопоставлением фактического и нормативного расхода материалов в количественном и стоимостном выражениях. Эти отклонения относят на конкретный объект сводного учета.
На втором этапе формируется выходной документ «Ведомость документированных отклонений от норм материальных затрат» с указанием причин и виновников отклонений по данным раскройных листов и актов замены материалов.
Третий этап обеспечивает получение «Отчета о движении основных материалов по цеху» путем совместной обработки данных об остатках материалов на начало месяца, приходе материалов и фактическом расходе материалов на производство. На четвертом этапе рассчитанные на первом этапе данные группируются по ОСУСТЗКГМ.
Инвентарный метод осуществляется подзадачей «Расчет отклонений от норм расхода по статьям материальных затрат за отчетный месяц». Подзадача реализуется в три этапа. На первом этапе определяется фактический расход материалов на производство. Фактический расход материалов на производство по каждому номенклатурному номеру при инвентарном методе рассчитывается по алгоритму: Рф=Он+П—Ок, где Рф—фактический расход материала по номенклатурному номеру; Он и Ок— остаток материала соответственно на начало и конец месяца в кладовой цеха; П—поступление материала в течение месяца.
В целях определения остатка материала на конец месяца в кладовых цеха ежемесячно проводится инвентаризация.
На втором этапе определяется нормативный расход материала на основе совместной обработки данных о валовом выпуске (включая брак) деталёй за месяц по операциям потребления материалов и подетально-пооперационных нормах расхода материалов.
На третьем этапе выявляются отклонения от норм по объектам сводного учета. С этой целью фактический расход материалов по каждой статье затрат и калькуляционной группе материалов сопоставляется с нормативным расходом по данной КГМ и определяются отклонения от норм по статье затрат и калькуляционной группе материалов.
Завершающим этапом решения данной задачи является распределение сумм транспортно-заготовительных расходов между объектами сводного учета. Транспортно-заготовительные расходы распределяются в соответствии с коэффициентами пропорционально фактическому расходу материалов по объектам сводного учета.
Учет затрат вспомогательного производства
Решение этой задачи обеспечивает:
определение фактической себестоимости выпущенной продукции, выполненных работ и услуг вспомогательного производства;
списание фактической себестоимости выпущенной продукции, выполненных работ и услуг на соответствующих потребителей.
Учет брака производства
Реализация этой задачи позволяет;
оценить окончательный брак основного производства по нормативным затратам и списать затраты с цехов - изготовителей на цехи-виновники брака;
определить потери от брака и отнести их на затраты цехов-виновников брака.
Учет незавершенного производства
Решение этой задачи обеспечивает:
определение нормативной себестоимости остатков незавершенного основного производства на конец отчетного месяца в межинвентаризационный период и при проведении инвентаризации;
определение результатов инвентаризации незавершенного производства и их оценку но нормативной себестоимости;
переоценку остатков незавершенного производства на начало отчетного месяца в связи с изменением норм.
Задача реализуется пятью подзадачами.
Нормативная оценка незавершенного производства в межинвентаризационный период. Эта подсистема предоставляет информацию об остатках на конец месяца деталей и узлов в цехах основного производства в количественном выражении.
Нормативная оценка, незавершенного производства при проведении инвентаризации выполняется аналогично. Отличие состоит в том, что остатки деталей, узлов, сборочных соединений получаются по данным инвентаризации, которые отражаются в инвентаризационных описях. Подзадача решается с установленной для предприятия периодичностью проведения инвентаризаций, как правило, ежеквартально.
Определение результатов инвентаризации выполняется так. Сначала устанавливаются предварительные результаты путем сопоставления данных об остатках оперативного учета и инвентаризации в подетальном разрезе. Сопоставление ведется в количественном выражении. Для инвентаризационной комиссии составляется сличительная ведомость инвентаризации незавершенного производства.
Нормативная оценка излишков, недостач выполняется аналогично нормативной оценке остатков незавершенного производства и с отображением результатов в ведомостях.
В связи с изменением норм осуществляется переоценка остатков незавершенного производства на начало месяца в целях доведения нормативной себестоимости их до уровня действующих норм.
Сводный учет затрат на производство
Конечной целью решения задачи «Сводный учет затрат на производство» является определение фактической себестоимости выпуска товарной продукции в разрезе объектов сводного учета и статей затрат с указанием долевого участия цехов.
Данная задача включает ряд подзадач представленных на рисунке, концептуальная модель ее решения дана на рисунке.
Первой решается подзадача определения нормативной себестоимости выпуска товарной продукции. Задача решается в два этапа. На первом этапе определяется нормативная себестоимость выпуска продукции по отдельным изделиям. Исходной информацией для выполнения расчета являются данные о выпуске готовых изделий из производства и нормативные калькуляции на изделия в разрезе статей затрат.
На втором этапе определяется нормативная себестоимость выпуска продукции по объектам сводного учета. Результаты этого этапа отображаются в ведомости нормативной себестоимости выпуска товарной продукции по объектам сводного учета и в файле бухгалтерских записей для списания затрат по нормативной себестоимости на выпуск товарной продукции (ТП).
Вторая подзадача связана с расчетом нормативной себестоимости прочих списании основного производства. Реализация этой подзадачи несколько отличается от первой. Отличие, состоит в том, что нормативная оценка прочих списаний выполняется аналогично оценке незавершенного производства. Сначала оценивается выпуск только по статьям прямых материальных и трудовых затрат. Полученные данные группируются и обобщаются по объектам сводного учета и статьям затрат. Обобщенная информация используется для расчетов по оценке по прочим статьям цеховой и общезаводской себестоимости.
Третья подзадача обеспечивает определение нормативной общезаводской производственной себестоимости валовой продукции. Исходной базой для задачи служит файл бухгалтерских записей, полученных при решении ряда предыдущих задач. Он включает информацию о нормативной себестоимости остатков незавершенного производства на начало и конец отчетного месяца, величине переоценки остатков незавершенного производства на начало месяца в связи с изменением норм, нормативной себестоимости окончательного брака, нормативной себестоимости выпуска товарной продукции и прочих списаний. Все указанные данные группируются и обобщаются в разрезе объектов сводного учета, статей затрат, калькуляционной группы материалов и долевому участию цехов и сохраняются в машине. Эти данные используются в следующих трех подзадачах.
Четвертая подзадача связана с расчетом начислений резерва предстоящих отпусков, отчислений на социальное страхование и распределением затрат, предварительно учтенных на условном объекте. Исходная информация для выполнения первых двух расчетов предоставляется комплексом УТЗ.
Пятая подзадача обеспечивает распределение общепроизводственных расходов, общехозяйственных расходов; расходов, учитываемых на условном объекте по предприятию в целом.
Шестая подзадача связана с определением фактической себестоимости выпуска товарной продукции основного производства и выявлением величины отклонений от норм затрат в разрезе объектов сводного учета.
Фактическая себестоимость выпуска товарной продукции по объектам сводного учета в разрезе статей затрат определяется как алгебраическая сумма нормативных затрат на выпуск товарной продукции, отклонений от норм и изменений норм.
По результатам произведенного расчета формируются бухгалтерские записи, которые отражают списание фактической себестоимости товарной продукции на счет «Готовая продукция» (кредит счета 20 и дебет счёта 40). Исходные данные и результаты расчетов включаются в ведомость сводного учета затрат на производство, которая составляется по цехам и предприятию.
Калькулирование фактической себестоимости отдельных изделий
На заключительном этапе решается задача определения фактической себестоимости отдельных изделии, входящих в объект сводного учета затрат. При решении задачи преследуются две основные цели: определение фактической себестоимости всего выпуска отдельных изделий и определение фактической себестоимости единицы изделия.
Фактическая себестоимость изделия определяется путем алгебраического сложения нормативной себестоимости изделия, отклонений от норм и изменений норм по каждой статье затрат, а по статье материальных затрат - и по калькуляционным группам материалов.
ОРГАНИЗАЦИЯ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧ УЧЕТА ЗАТРАТ НА ПРОИЗВОДСТВО НА ПЭВМ.
Основной недостаток централизованных систем обработки данных по учету затрат на производство состоит в том, что они не обеспечивают необходимой оперативности учета, слабо влияют на изменение организации ведения учета затрат и характера труда учетных работников. Информация обрабатывается, как правило, в пакетном режиме с периодичностью выдачи результатной информации одни раз в месяц, что приводит к простой констатации совершившихся фактов в отчетном периоде и отсутствию оперативного контроля за издержками производства.
Многоступенчатости формирования информации о затратах, оперативности выявления отклонений от норм и их анализу на более ранних стадиях соответствует распределенная обработка данных по учету затрат, при которой предполагается установка средств обработки непосредственно в производственных и функциональных подразделениях предприятия. Поэтому с широким использованием ПЭВМ и созданием на их базе комплекса АРМ на разных уровнях управления предприятием связывают основное направление развития автоматизации работ по учету затрат на производство. Особо благоприятные условия при использовании ПЭВМ складываются для реализации нормативного метода учета затрат.
В распределенной системе обработки данных по учету затрат выделяются два
уровня — цеховой и общезаводской. На цеховом уровне создаются АРМ по учету цеховых затрат. На общезаводском уровне при первом варианте данные обрабатываются также на ПЭВМ, установленной в бухгалтерии, на базе которой функционирует АРМ бухгалтера учета затрат.
АРМ цехового и общезаводского уровня могут функционировать как в автономном режиме, так и в составе локальных вычислительных сетей. Функционирование АРМ для учета затрат в автономном режиме малоэффективно из-за постоянного обмена данными с другими функциональными АРМ в силу развитых информационных связей с задачами других комплексов учета и подсистем АСУП. Поэтому предпочтителен вариант организации АРМ по учету затрат в составе ЛВС.
Создание РСОД по учету затрат требует четкого распределения задач, решаемых на разных иерархических уровнях управления. Состав задач для каждого уровня устанавливается исходя из информационных потребностей пользователя, которые определяются функцией, отводимой ему в системе управления издержками производства.
На цеховом уровне на АРМ по учету затрат возлагаются две группы задач: задачи производственного учета и задачи получения показателей для оценки хозрасчетной деятельности цехов и их структурных подразделении - бригад, участков. Первая группа задач обеспечивает автоматизированное формирование первичной документации по учету затрат, учет расхода материальных и трудовых ресурсов с подразделением на нормативные и отклонения от норм, учет непроизводительных расходов и потерь, учет и распределение косвенных расходов по цеху, учет и оценку незавершенного производства, калькулирование цеховой себестоимости производственных полуфабрикатов или готовой продукции цехов. Вторая группа задач обеспечивает расчет нормативной технологической себестоимости для бригад, участков, нормативной цеховой себестоимости наряду с другими оценочными показателями, которые могут меняться в зависимости от экономической политики предприятия на каждом конкретном этапе.
На общезаводском уровне на АРМ решаются задачи сводного учета: обобщаются суммы расхода материальных и трудовых ресурсов; суммируются данные отклонений и изменений норм, непроизводительные расходы и потери в целом по предприятию; определяется стоимость услуг вспомогательных цехов и относится на затраты цехов основных производств; учитываются и распределяются общехозяйственные расходы; распределяются затраты между незавершенным производством и готовой продукцией; определяется себестоимость товарного выпуска и отдельных изделий.
В такой РСОД по учету затрат особое значение придается цеховому уровню. Использование здесь ПЭВМ и создание АРМ позволяет организовать учет и контроль за издержками по центрам ответственности и центрам затрат, своевременно и систематически выявлять отклонения от норм в целях непрерывного оперативного контроля за формированием себестоимости.
Создание такой системы обеспечивается благодаря возможности автоматизации первичного учета с помощью ПЭВМ. Внедрение АРМ по учету затрат, дозволяет формировать на ПЭВМ всю первичную документацию цеха: лимитно-заборные карты, требования на сверхлимитный отпуск, раскройные карты, бригадные и индивидуальные наряды на основную заработную плату, доплатные наряды и ведомости, маршрутные листы, акты о браке, инвентаризационные ведомости и т.д.
В условиях РСОД на базе АРМ по-новому организуется информационная база системы управления издержками производства. Она должна иметь иерархическую структуру и отражать все разрезы аналитического учета затрат: центры ответственности, центры затрат, объекты калькулирования. Выделяются два уровня в организации ИБ соответственно цеховому и общехозяйственному уровню учета затрат.
На цеховом уровне ИБ организуется в виде локальных баз данных, которые обеспечивают решение задач разных пользователей цеха в цикле оперативной обработки. В локальную базу этого уровня включается нормативно–справочная и текущая информация. Здесь, например, могут создаваться, ведомость замен по цеху на определенную дату; ведомость расхода основных материалов по цеху; ведомость отклонений по причинам и виновникам ведомости.
Информационная база данных общезаводского уровня представляет co6ой объединенную информацию цеховых баз данных, а также данные, специфичные для решения задач этого уровня. В состав базы данных АРМ бухгалтера по учету затрат общезаводского уровня входят следующие основные файлы: информационный файл бухгалтерских проводок по синтетическим счетам; справочный файл корреспондирующих счетов; информационные файлы первичных норм трудовых и материальных затрат; информационный файл нормативных калькуляций на готовые изделия; вспомогательные файлы заготовок форм первичных документов и выходных машинограмм.
Таким образом, использование новой техники и соответствующей ей распределенной обработки данных вносит существенные изменения не только в технологию формировании данных по учету затрат, но и в методологию организации и ведения самого учета, способствует реализации новой комплексной системы учета затрат на производство, в основе которого лежит производственный учет, обеспечивающий управление производственными ресурсами с целью их наиболее рационального и эффективного использования на различных уровнях, вплоть до отдельных рабочих мест.