Курс лекций по дисциплине «информационные системы в бухгалтерском учете и аудите»
| Вид материала | Курс лекций |
- Программа дисциплины «Информационные технологии в бухгалтерском учете, анализе и аудите», 710.3kb.
- «Информационные системы в бухгалтерском учете и аудите», 9.65kb.
- Учебно-методический комплекс по дисциплине «информационные системы в бухгалтерском, 208.5kb.
- Программа дисциплины по кафедре Экономическая кибернетика информационные системы, 455.25kb.
- Семинара, 257.64kb.
- Методические указания по выполнению практических работ по дисциплине «Информационные, 133.24kb.
- В бухгалтерском учете и аудите, 36.06kb.
- Конспект лекций по дисциплине «Информационные системы в экономике», 1286.5kb.
- План счетов и учетные регистры в бухгалтерском учете Планы счетов в программе «1С:, 41.44kb.
- Аренда и лизинг в бухгалтерском учете в бухгалтерском учете лизингодателя, 327.3kb.
Информационная модель представлена на рис. 1
   | | Бухгалтерия | | | ||
       Инвентарные карточки | | | Документы по движению ОС | | ||
       Формирование карточки | | Амортизация и износ прошлого периода | Движение ОС за прошлый период | | Движение ОС | |
             Картотека | | Расчет амортизации | В105 В106 | В107 В108 | | |
    Справочник норм амортизации | Таблицы бух.проводок | Амортизация на восстановление ОС | | Корректировка инвентарной картотеки | Учет движения ОС | |
       | Инвентарная картотека на конец месяца | | Сальдо на начало периода | В103 | Увеличение (уменьшение) Суммы на счете 01 | |
    Учет ОС в натурально-стоимостном выражении | | Обобщение данных на счетах 01 и 02 | | | | |
  | | | | | | |
| В101 В102 | Оборотные ведомости по счетам | | Сальдо на конец отчетного периода | | | |
Рис.1. Информационная модель комплекса задач УОС
В101 – Ведомость наличия ОС по состоянию на дату;
В102 – Ведомость наличия ОС по инвентарным номерам на дату;
В103 – Ведомость движения ОС за период;
В104 Ведомость наличия в ОС драг.металлов;
В105 Ведомость начисления амортизации по инвентарным объектам;
В106 – Ведомость начисления амортизации по поступившим и выбывшим ОС в прошлом месяце;
В107 Распределения суммы амортизационных отчислений по кодам производственных затрат;
В108 – Справка об износе инвентарных объектов;
В109 – Оборотные ведомости по синтетическим счетам.
ОРГАНИЗАЦИЯ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧ УЧЕТА ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ С ПРИМЕНЕНИЕМ ЭВМ ОБЩЕГО НАЗНАЧЕНИЯ
Создание инвентарной картотеки
Инвентарная картотека объектов основных средств необходима для решения любой задачи комплекса УОС. Создается она на машинных носителях при внедрении САОУИ на основе типовых форм инвентарных карточек учета основных средств. Картотека включает все числящиеся в наличие объекты ОС, в том числе сданные в аренду и переданные в эксплуатацию, но не оформленные актами ввода в действие.
Расчет амортизационных отчислений и износа основных средств
Процесс ежемесячной обработки информации по учету основных средств начинается с решения задачи расчета амортизации и износа ОС. Это вызвано тем, что начисление амортизации проводится по ОС, которые числятся в составе средств предприятия на 1-е число отчетного месяца. Целью решения задачи является определение сумм амортизационных отчислений на полное восстановление для включения их в затраты на производство и сумм износа ОС для определения остаточной стоимости основных средств.
Корректировка инвентарной картотеки
После реализации задач, связанных с расчетом амортизационных отчислений и износа ОС, и сохранения необходимой для следующего периода информации осуществляется автоматическая корректировка инвентарной картотеки.
Корректировка инвентарной картотеки состоит в том, что в нее добавляются карточки по вновь поступившим объектам, исключаются карточки по выбывшим объектам и производятся изменения в характеристиках объектов, переместившихся внутри предприятия и реконструированных (модернизированных). В результате внесенных изменений инвентарная картотека отражает наличие объектов ОС на конец отчетного месяца.
В процессе решения этой задачи происходит также обобщение данных по движению ОС за отчетный месяц.
По итогам обобщения автоматически формируются бухгалтерские записи для отражения операций движения ОС за отчетный месяц на счетах .
Решение задач по данным откорректированной инвентарной картотеки
Откорректированная на конец месяца инвентарная картотека служит для решения задачи «Учет основных средств в натурально-стоимостном выражении», которая предполагает группировку и обобщение объектов ОС инвентарной картотеки по структурным подразделениям, материально ответственным лицам, группам и видам ОС.
ОРГАНИЗАЦИЯ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧ УЧЕТА ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ НА ПЭВМ
Использование ПЭВМ связано с созданием и функционированием АРМ бухгалтера учета основных средств (АРМ УОС). Они создаются как локальные, так и в системе АСУП.
Создание АРМ УОС предполагает:
1.Непосредственную работу бухгалтера на ПЭВМ и его персональную ответственность за весь учетный процесс;
2.Автоматизацию процесса документирования хозяйственных oпeраций по движению ОС;
3.Организацию диалога пользователя и ЭВМ;
4.Изменение последовательности операции технологического процесса в зависимости от развития диалога бухгалтера с ЭВМ.
Диалог, технологический процесс и работа пользователя на АРМ УСО
Рассмотрим реализацию задач учета основных средств при одном из возможных вариантов АРМ УОС.
Схема диалога пользователя с ПЭВМ АРМ УОС включает следующие функции: защиту системы, ведение инвентарной картотеки, хозяйственные операции, расчеты за месяц, формирование выходных документов.
Работа пользователя с системой всегда начинается с проверки его полномочий. С этой целью при работе с системой в первый раз пользователь вводит свой пароль. Создание и автоматизированное ведение инвентарной картотеки объектов учета ОС обеспечивается функцией «Ведение инвентарной картотеки». На дату внедрения системы осуществляется ввод инвентарных карточек через подфункцию «Заведение инвентарных карточек». Бухгалтер выбирает нужную форму документа. На экране появляется форма инвентарной карточки и в соответствии с инструкцией начинается ввод данных.
При дальнейшей работе функция «Ведение инвентарной картотеки» позволяет использовать режимы просмотра, поиска нужной карточки, вывода инвентарных карточек на печать. После ввода картотеки выполняется подфункция «Расчет данных на дату внедрения», в процессе которой формируются остатки по счетам 01, 001, 02, остатки драгоценных металлов в составе ОС.
Осуществляются также ввод, хранение, корректировка и просмотр остатков по счету 02.
При ежемесячном решении задач оперативные данные о движении ОС, пробеге автотранспорта и другие данные вводятся по мере совершения хозяйственных операций. В диалоговом сценарии для этих целей выделена функция «Хозяйственные операции». При выборе этой функции на экране появляется список подфункций, характеризующий типы хозяйственных операций: поступление ОС, увеличение стоимости, выбытие ОС, внутреннее перемещение ОС, бухгалтерская справка, пробег автотранспорта.
По мере ввода оперативных данных за месяц они накапливаются и хранятся в файле движения ОС (информационная картотека первичных документов).
Согласно введенным документам выполняется автоматическая корректировка инвентарной картотеки. Этой же функцией предусматривается автоматическое обобщение и формирование по итогам бухгалтерских записей о движении ОС за отчетный месяц, обобщение данных о движении драгоценных металлов в составе ОС, о пробеге автотранспорта за отчетный месяц.
Все расчеты амортизационных отчислений и износа ОС с корректировкой сумм предшествующего месяца и формированием соответствующих бухгалтерских записей по счетам 02 и 20, 25, 26 выполняются функцией «Расчеты за месяц».
Функция “Выходные документы” выдает их перечень, а ссылка на один из документов этого списка обеспечивает его формирование, вывод на экран и печать.
КОМПЛЕКС ЗАДАЧ УЧЕТА МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ И ИХ ЗАГОТОВЛЕНИЯ
Характеристика предметной области
Учет материальных ценностей на промышленном предприятии должен обеспечить контроль за их наличием, движением, сохранностью на складах и расходованием в производстве, а также выявление неиспользуемых (для реализации). Условиями правильной постановки учета являются: соблюдение установленного порядка документирования; нормальная организация складского учета; наличие весоизмерительных и других приборов; заключение договоров о материальной ответственности; наличие технически разработанных норм расхода материалов на детали и узлы; периодическое проведение инвентаризации.
С помощью персональных компьютеров можно успешно автоматизировать работы по выписке и обработке первичных документов. Весьма благоприятны для автоматизации аналитический и синтетический учет, включая движение материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП) на складах, учет их в эксплуатации, учет заготовления и расчетов с поставщиками и подрядчиками. ПЭВМ можно использовать для автоматизации обработки данных по инвентаризации, расчету потребности в основных и вспомогательных материалах и др.
При учете движения материалов на складах используются карточно-документационный, оперативно-бухгалтерский (сальдовый) и бескарточный методы. Для небольших предприятий и организаций можно рекомендовать карточно-документационный метод, при котором на ПЭВМ разрабатываются количественно-суммовые регистры – оборотные ведомости по учету движения материальных ценностей на складах. При наличии АРМ кладовщика можно применять бескарточный метод, при котором складская карточка ведется непосредственно в персональном компьютере и заменяет ее бумажный аналог.
Для автоматизации учета материальных ценностей применяются следующие классификаторы: цехов и отделов предприятия, участков, складов и материально ответственных лиц, синтетических счетов и субсчетов материалов, операций движения ценностей, направлений затрат, материальных ценностей по развернутой номенклатуре (номенклатурных номеров), единиц измерения, причин и виновников отклонений от норм.
Большое значение для совершенствования учета материалов и его автоматизации имеет рационализация форм первичных документов. Применение типовых форм обусловлено тем, что на промышленных предприятиях учет материалов осуществляется преимущественно по единой методике.
Приходный материальный ордер (форма М-3) служит для оформления приемки на склад материальных ценностей, поступивших со стороны. Он выписывается в двух экземплярах кладовщиком в день поступления. При обнаружении расхождений между фактическим количеством и количеством, указанным в сопроводительном документе, составляется ( с участием специальной приемочной комиссии) акт, в котором указывает недостающее количество, состояние упаковки и другие сведения. В приходном ордере кладовщик обязательно указывает дату приемки, номенклатурный номер материала, единицу измерения, а также порядковый номер записи в карточке складского учета.
Сдаточная накладная (форма М-12) используется для оформления приемки на склад материальных ценностей, поступивших из цехов и других подразделений предприятия.
Товарно-транспортная накладная (форма М-5) служит приходным документом на материальные ценности, доставленные автотранспортом поставщика. При расхождениях между количеством , указанным в этом документе и фактически принятым, во всех экземплярах товарно-транспортной накладной указывается фактически принятое, а недостача оформляется в установленном порядке.
Накладная на перемещение материалов (форма М-13) применяется для оформления перебросок материальных ценностей внутри предприятия из одного склада в другой. Для отпускающего склада накладная является расходным документом, а для принимающего – приходным.
Акт о приемке материалов (форма М-7) служит для оформления приемки материальных ценностей на склад, если отсутствуют сопроводительные или расчетные документы, а также при обнаружении недостачи или несоответствия качества материалов техническим условиям поставки, при порче их, а также при необходимости технической приемки.
Лимитно-заборная карта (ф. М-8 и М-9) используется при оформлении отпуска со склада материалов для производственно-эксплуатационных нужд. По такой карте подразделение может получать материалы со склада многократно, но в пределах указанного в ней лимита. При выборке лимита отпуск материалов подразделению прекращается. В конце каждого месяца карты закрываются, а на следующий месяц выписывают новые.
Требование (ф.М-10 и М-11) служит для оформления разового отпуска материалов со склада на производственные и эксплуатационные нужды, а также при отпуске их сверх лимита.
Накладная на отпуск материалов на сторону (Ф.М-14 и М-15), предназначенная для оформления реализации материалов со склада сторонним организациям или отпуска их в переработку.
Карточка складского учета материалов (ф.М-17) применяется для текущего учета движения материалов на складах. На основании оформленных первичных документов кладовщик ежедневно производит в карточках записи о поступлении и расходе материалов по складу. После разноски данных за день он выводит по каждой карточке остаток (количественный) на конец дня.
Периодически первичные документы сдаются в бухгалтерию, бухгалтер материального отдела подтверждает правильность остатка в карточке складского учета и факт приемки документов.
Функционально-технологическим комплексом «Учет материальных ценностей» (УМЦ) решаются следующие функциональные задачи:
учет материальных ценностей в номенклатурном разрезе по местам хранения и эксплуатации;
расчет стоимости фактических остатков материальных ценностей в номенклатурном разрезе по прейскурантным оптовым ценам и определение результатов переоценки;
учет заготовления и приобретения материальных ценностей;
учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов в эксплуатации;
сводный учет материальных ценностей;
контроль статистической отчетности по данным бухгалтерского учета материальных ценностей.
Информационное обеспечение задач УМЦ включает внемашинное и внуримашинное обеспечение.
11.2. ОРГАНИЗАЦИЯ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧ УЧЕТА МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ С ПРИМЕНЕНИЕМ ЭВМ ОБЩЕГО НАЗНАЧЕНИЯ
Учет заготовления и приобретения материальных ценностей. В условиях автоматизированного ведения бухгалтерского учета учет наличия и движения материальных ценностей на складах предприятия рекомендуется вести в учетных ценах. Однако материальные ценности, поступившие от поставщиков, оцениваются по фактической себестоимости. Причем процесс оприходования материальных ценностей на склады предприятия и оформление приходного ордера на принятые на склад предприятия материальные ценности разделен во времени и в пространстве с поступлением документов поставщика (счет-платежное требование, спецификация, транспортные накладные, выписка банка и т. п.), по которым проводится оплата предприятием- получателем за полученные им материальные ценности. В этой связи возникает необходимость: обеспечения контроля за полнотой и правильностью оприходования материальных ценностей; выявления и отражения в бухгалтерском учете неотфактурованных поставок; выявления и отражения в бухгалтерском учете материальных ценностей в пути; выявления и отражения в бухгалтерском учете транспортных расходов, а также обеспечения их списания по направлениям затрат. Вся эта работа охватывается решением задачи учета заготовления и приобретения материальных ценностей.
Существует несколько вариантов решения этой задачи в условиях автоматизации учета. Наиболее перспективным является вариант учета заготовления материальных ценностей с использованием синтетических счетов: 15 «Заготовление приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материалов».
С учетом применения указанных счетов учет заготовления материальных ценностей организуется в следующем порядке: на счетах 10, 11, 12 как синтетический, так и аналитический учет осуществляются только по принятым на предприятии учетным ценам.
По дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» отражается фактическая их себестоимость в разрезе их слагаемых.
Учет наличия и движения материальных ценностей должен обеспечить контроль за сохранностью материальных ценностей в местах хранения эксплуатации и получение достоверных и точных данных по поступлению и отпуску этих ценностей, а также об остатках их на складах и в других местах хранения и эксплуатации.
Для точности и достоверности данных бухгалтерского учета о движении и наличии материальных ценностей выявляются и устраняются расхождения с данными оперативного и количественно-сортового учета на складах (в кладовых) и местах эксплуатации.
Данные складского и бухгалтерского учета сверяются по каждому складу (кладовой) ежемесячно после отображения в текущем учете всех операций по движению материальных ценностей в отчетном месяце.
Выходными документами, отражающими данные о движении за отчетный месяц материальных ценностей по каждому наименованию в количественно-суммовом выражении, являются оборотные ведомости сортового учета материальных ценностей по складам кладовым и другим местам хранения.
Учет движения материальных ценностей. Эта задача имеет целью обеспечить правильное и своевременное документальное отражение в учете операций по обороту материальных ценностей. Эта задача выполняется в режиме совершения указанных операций. Исходные данные получают на основе первичного учета соответствующих операций.
Для контроля за фактическим расходованием материальных ценностей на производство предусматривается составление ведомости фактического расхода материальных ценностей в номенклатурном разрезе.
Инвентаризация материальных ценностей проводится в целях проверки сохранности материальных ценностей и соответствия их наличия данным текущего учета периодически (но не реже одного раза в год). Для выполнения инвентаризации и для выявления ее результатов предусматривается составление инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей и сличительной ведомости результатов инвентаризаций товарно-материальных ценностей.
Переоценка товарно-материальных ценностей выполняется в целях контроля за правильным и своевременным отражением сумм уценки (дооценки). Так как операция переоценки материальных ценностей на предприятии возникает редко, ведомость переоценки товарно-материальных ценностей составляется в запросном режиме по тем материальным ценностям, по которым была проведена уценка (дооценка).
ОРГАНИЗАЦИЯ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧ УЧЕТА МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ НА ПЭВМ
Пакеты прикладных программ, реализующие задачи учета материальных ценностей на ПЭВМ, как правило, включают наряду с непосредственным решением задач ряд сервисных средств. Сервисные средства АРМ УМЦ должны позволять менять цветовую гамму, обеспечивать секретность и ограничение несанкционированного доступа к учетной информации через систему паролей. Для этих целей одной из функций главного меню является функция «Настройка АРМ».
В меню «Оформление прихода» приводится перечень оперативных приходных бухгалтерских документов и инструкций работе с ними.
При оформлении приходных операций на каждый материал должна быть открыта карточка складского учета. Если в процессе ввода все-таки обнаружены материалы, на которые еще не открыты карточки, то ввод этих документов можно отложить. Открыть карточку на материал можно в подфункции «Ведение картотеки». В процессе ввода информации осуществляется контроль достоверности кода материала и кода единицы измерения, а также наличия карточки складского учета. Ошибочно введенные записи в базу данных не записываются. Процесс ввода документов в любой момент времени можно прервать и просмотреть или скорректировать ранее введенные данные.
Окончательный ввод пачки должен заканчиваться функцией «Ввод в базу». При этом формируется файл приходных документов, пересчитываются в картотеке, текущие остатки, и АРМ УМЦ готов к выдаче любой интересующей информации.
Подфункция «Оформление расхода» почти полностью совпадает с подфункцией для оформления прихода.
Функция «Складской учет» предусматривает как выдачу оперативной информации о наличии и движении материалов по структурным подразделениям, так и печать сальдовых ведомостей, проведение переоценки и инвентаризации материалов.
В состав функции входят следующие подфункции:
справки об остатках (Д 5.1);
справки о движении (Д 5.2);
справки о неликвидах (Д 5.3);
справки о запасах (Д 5-4);
сальдовые ведомости (Д 5.5);
инвентаризация (Д 5.6);
переоценка (Д5.7).
Подфункция «Справки об остатках». В данной подфункции можно получить справку с конкретном материале на складе в виде карточки складского учета либо о всех имеющихся материалах на складе.
Подфункция «Справки о движении» работает с файлами приходно-расходных документов. Аналогично вышеописанной функции имеется возможность просмотреть бухгалтерские документы, выбрав необходимый вариант.
Подфункция «Справки о неликвидах». При оформлении приходно-расходных операций в картотеку материалов записывается дата последней операции. Используя эту информацию, данная подфункция выводит на печать все материалы, не имевшие движение такое количество дней, какое указывается при запросе системы.
Подфункция “Справки о запасах”. Если в номенклатуре-ценнике имеется значение реквизита «Норма запаса материала на складе в количественном выражении», то, используя информацию текущего остатка материала, можно получить справку о запасах выше или ниже нормы.
Подфункция «Сальдовые ведомости» распечатывает текущие остатки материалов по всем складам (или по конкретному складу).
Подфункция «Инвентаризация». Инвентаризация проводится только после получения всей выходной информации за отчетный месяц и проведения реорганизации картотек. Под реорганизацией картотек понимается следующее:
текущие остатки материалов перезаписываются в остатки на 1-е число следующего отчетного месяца;
информация реквизитов «приход за месяц» и «расход за месяц» обнуляется.
Инвентаризация проводится по каждому складу отдельно.
Подфункция «Переоценка». Требования данной подфункции в отношении реорганизации картотеки аналогично описанным. В результате работы подфункции выполняются:
запись новой цены материала;
печать ведомости результатов переоценки.
Функция “Бухгалтерский учет» обеспечивает аналитический и синтетический учет материалов на предприятии за отчетный период.
Данная функция обеспечивает получение следующих отчетных разработок:
ведомость поступления материальных ценностей на складе;
ведомость расхода материальных ценностей по цехам в разрезе заказов;
ведомость расхода материальных ценностей по цехам в разрезе корреспондирующих счетов по номенклатурным номерам;
ведомость расхода материальных ценностей, по цехам в разрезе корреспондирующих счетов;
ведомость отклонений от норм расхода материалов по причинам и виновникам;
оборотная ведомость движения материальных ценностей;
сводная ведомость движения материальных ценностей по синтетическим счетам.