А. В. Соловьев теория организаций учебное пособие
| Вид материала | Учебное пособие |
- Г. В. Плеханова (технический университет) А. С. Соловьев, А. Е. Козярук история развития, 1301.37kb.
- Учебное пособие в удобном формате рассматривает курс учебной дисциплины "Теория государства, 6715.11kb.
- В. М. Агеев экономическая теория учебное пособие, 1438.84kb.
- Перова Инесса Николаевна Теория и практика написания сочинения учебное пособие, 811.45kb.
- Учебное пособие в помощь студентам, изучающим курс «Теория бухгалтерского учёта» Новосибирск, 2230.6kb.
- А. В. Соловьев управленческие решения учебное пособие, 2178.32kb.
- Российская Экономическая Академия им. Г. В. Плеханова Факультет: инженерно-экономический, 4287.12kb.
- Учебное пособие Рекомендовано учебно-методическим советом угаэс уфа-2005 удк 330., 1365.17kb.
- И. В. Теория автоматического управления. Линейные системы: Учебное пособие, 23.28kb.
- Е. Ф. Борисов экономическая теория учебное пособие, 5360.35kb.
Информация представляет собой важнейший элемент информационной среды управления, ее разделяют на два большие класса:
- объективную, овеществленную в какой-либо продукции (товарах, услугах или знаниях);
- субъективную, отраженную, организованную людьми (впечатления, мнения, инструкции, приказы, распоряжения и т.д.).
В зависимости от характера подготавливаемого решения информация классифицируется последующим группам (таблица 10.1).
Информационная среда, ввиду ее важности, является объектом управления наряду с персоналом, финансами, производством и др. Она подчиняется действию закона информированности-упорядоченности. Под упорядоченностью понимается гармоничное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала, подразделений, экономики и т.д., а также наличие между элементами установленного взаимодействия (взаимовлияния).
Закон: «Каждая система (социальная или биологическая) стремится получить как можно больше достоверной, ценной и насыщенной информации о внутренней и внешней среде для устойчивого функционирования (самосохранения)».
1) Руководитель и подчиненные не знают о законе.
Характер стихийного действия закона. Персонал, заботясь об устойчивости своей компании будет стараться собирать как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и др., не всегда задумываясь об ее упорядоченности и объеме. Обычно в компаниях хранится много ксерокопий каких-либо «важных» сообщений, текстовых файлов в компьютерах и др.. Немалая часть этих данных является информационным «мусором». Много информации собирается «на всякий случай». Так, некоторые венчурные компании США при стоимости разработок менее 10 тыс. долл. не тратят деньги на поиск информации о возможных аналогах, а сами создают новые проекты. В результате бессистемной, но естественной гонки за информацией компания может понести серьезные убытки.
2) Руководитель знает о законе, а его подчиненные нет.
Характер действия закона. Профессиональный руководитель заранее планирует использование тех или иных источников с заданными объемами информации. Подчиненных может беспокоить слабая, на их взгляд, информационная поддержка и они будут стараться принести руководителю как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и др. Руководителю придется тратить время на анализ большого числа информации. Несогласованность в данном варианте обычно приносит вред компании, хотя все хотели сделать как можно лучше. Этот вариант является самым тяжелым для руководителя.
3) Руководитель и подчиненные знают о законе информированности-упорядоченности.
Характер действия закона. Руководитель и подчиненные осведомлены о деталях выполняемого задания, используемых средствах и методах, источниках и характере необходимой информации. Заранее выбирают компании, предоставляющие надежную информацию. Каждой группе работников определяют источники необходимой информации. При таком варианте у персонала не будет возникать стремление к поиску каких-либо новых данных. А если новая информация и появляется, то быстро оценивают, насколько она важна.
ЗАКОН ЕДИНСТВА АНАЛИЗА И СИНТЕЗА
В окружающем нас мире постоянно происходят изменения: крупные образования разделяются на более мелкие, а мелкие образования объединяются. Ненужные элементы отпадают, а необходимые – появляются, то есть достигается некоторая временная гармонизация элементов, входящих в состав какой-либо организации
С точки зрения точных наук разделение, выделение и согласование входят в состав процедур анализа, а согласование, объединение и соединение входят в состав процедур синтеза. В теории организации термины «анализ» и «синтез» прочно закрепились.
Анализ – это разделение целого на части, представление сложного в виде простых составляющих, изменение этих частей, добавление новых или ликвидация некоторых из них для более эффективной деятельности или удобства исследования.
Синтез – это соединение, объединение (мысленное или реальное) обновленного набора простых составляющих объекта в единое целое, согласование их деятельности для более эффективной деятельности или удобства исследования.
Преимущественная аналитичность мышления находит свое отражение в использовании метода дедукции, то есть перехода от общего к частному (любимый метод Шерлока Холмса). Преимущественная синтетичность в мышлении проявляется в использовании метода индукции, то есть перехода от частного к общему. Говоря о единстве анализа и синтеза, мы подразумеваем их неразрывность и взаимодействие в процессе любой мыслительной деятельности. Единство анализа и синтеза имеют большое практическое значение при реформировании и реструктуризации компаний, организации коллективного труда.
Анализ в теории организации включает две основные процедуры: разделение целого на части и улучшение функционирования каждой из этих частей. Синтез также включает две процедуры: согласование характеристик выделенных частей и объединение их в одно целое.
Процедуры: улучшения характеристик выделенных частей организации и согласования этих характеристик в большей мере относятся к теории управления, а разделение и объединение – непосредственно к теории организации.
При разделении целого на части необходимо учитывать зависимость частей друг от друга:
- выделенные части слабо зависят друг от друга, но сохраняют все свои свойства (например, филиалы Сбербанка РФ можно рассматривать как независимые в части их работы, связанной с обслуживанием физических и юридических лиц);
- выделенные части зависят друг от друга и при разделении теряют основные свойства, то есть неспособны выполнять свои основные функции (например, филиалы сбербанка РФ можно рассматривать как сильно зависимые части от центрального аппарата по работе, связанной с размещением личных счетов и др.). Такие части обособленно рассматривать не следует иначе можно сделать много ошибок.
При объединении целого из подготовленных в результате анализа частей необходимо также учитывать степень будущей зависимости частей друг от друга:
- объединяемые части слабо зависят друг от друга и не влияют на функционирование объединяемых частей;
- они зависят друг от друга и при объединении могут немного влиять на функционирование целого. Это называется эмерджентностью;
- объединяемые части сильно зависят друг от друга и при объединении могут существенно повлиять друг на друга. Это называется синергитическим эффектом. Например, в компанию пригласили очень квалифицированного программиста и купили очень хороший компьютер, однако все решаемые задачи в компании требуют простого калькулятора. Программист, несомненно, попытается перевести все расчеты на компьютер. Затраты на эту работу, включая амортизацию компьютера и заработную плату работника, существенно превысят возможную прибыль.
Процессы разделения и объединения в природе и искусственных организациях идут постоянно и циклично
Скорость и результат преобразования зависят от созидательных ресурсов компании, а также от диапазона изменения внешней или внутренней среды.
Закон:«Каждая система (биологическая или социальная) стремится настроиться на наиболее экономный режим функционирования за счет постоянного изменения своей структуры или выполняемых функций».
Примеры реализации закона:
1) компании приспосабливаются к усилению налогового бремени, уменьшая налогооблагаемую базу за счет: освобождения от неэффективного имущества, увеличения оборота материальных и финансовых средств, использования труда инвалидов и т.д.;
2) при усилении внешнего рэкета, компании создают собственную службу безопасности;
3) в условиях повышенной радиации организм животного приспосабливается к новой жизни за счет мутации некоторых органов.
1) Руководитель и подчиненные не знают о законе.
Характер стихийного действия закона. Независимо от действий руководителя в компании постоянно происходят преобразования, они касаются перераспределения функций, перераспределения приоритетов в межличностных отношениях, изменения структуры компании и т.д. Преобразования могут либо положительно отражаться на деятельности компании длительное время, либо приводить к сиюминутным эффектам, а затем к ухудшению ситуации. Как правило, персоналу неведома стратегия развития компании или ее просто нет. Незнание закона приводит к большому количеству совещаний, собраний с целью разработки решений, которые редко бывают эффективными. Это часто приводит к появлению новых проблем в области имиджа, конкурентоспособности, коммуникабельности и т.д. Действие закона в таких ситуациях приводит к быстрому уменьшению созидательных ресурсов и нарастанию разрушительных.
2) Руководитель знает о законе, а его подчиненные нет.
Характер действия закона. Закон формирует два направления для устранения несоответствий: формальное и неформальное. Формальное осуществляется специалистами компании по реформированию реструктуризации заранее. Неформальное – работниками, осуществляющими преобразования оперативно, часто не дожидаясь результатов заложенных ранее преобразований.
Пример. Мастерская по ремонту антикварной мебели «Кварт» специализируется в том числе и на восстановлении старых пианино и роялей. В компании работают 24 человека, в их числе 6 столяров и 5 настройщиков. Директор на основании общей, еще слабой, тенденции уменьшения спроса на эти услуги решил постепенно осваивать новые виды услуг. Он заключил договор на поставку через 1 год технологического оборудования для восстановления старых скрипок, условился с двумя специалистами по восстановлению скрипок, что они перейдут к нему на работу из другой компании также через год. Директор оказался прав, через 4-5 месяцев количество заказчиков уменьшилось на 20% и заработная плата работников постепенно уменьшилась. Несоответствие между возможностями компании и количеством заказов вызвало у работников настороженное отношение к директору за его якобы бездеятельность и появилось желание что-то предпринять. Они стали принимать заказы на восстановление других антикварных инструментов, в том числе гитар, скрипок и др. Однако им недоставало необходимых навыков, поэтому качество ремонта оставляло желать лучшего. Когда по плану директора в компанию пришли опытные специалисты и поставлено технологическое оборудование, репутация компании была уже несколько подорвана.
Персонал компании по незнанию часто противостоит преобразованиям. При нарастании несоответствий руководитель должен убедить персонал в их необходимости.
3) Руководитель и подчиненные знают о законе единства анализа и синтеза.
Характер действия закона. Закон формирует преимущественно формальное направление для устранения несоответствий, которое осуществляется руководителями или специалистами компании заранее. При этом неформальное направление будет идти в рамка формального как управляемая инициатива. Подчиненные привлекаются к обсуждению и формированию стратегии развития компании, в том числе и к вопросам реформирования и реструктуризации. Зная стратегию, они лучше понимают цели стратегии и более добросовестно выполняют свои функции.
ЗАКОН КОМПОЗИЦИИ И ПРОПОРЦИОНАЛЬНОСТИ (ГАРМОНИИ)
Любой вид деятельности человека связан с использованием каких-либо ресурсов. Каждый набор ресурсов должен быть полным для успешной работы. Например, автослесарь должен иметь физическую силу, знания и навыки по ремонту, инструменты, запачасти. Если каких-то ресурсов не хватает, то и имеющиеся не будут использоваться, то есть станут лишними. Увеличение количества одних ресурсов не может полностью компенсировать недостаток других. Например, большое количество инструментов не компенсирует отсутствие запасных частей. Любой работник стремится иметь необходимые ресурсы (композицию) в такой пропорции, которая обеспечила бы ему удобство и оперативность в работе. Таким образом, композиция и пропорциональность – это естественный процесс в жизни человека. Внутри композиции также происходят процессы по согласованию отношений этих ресурсов по их величине или численности. При этом формируются наилучшие временные пропорции между ними.
Гармония – это непременное условие достижения положительной синергии.
Закон: «Каждая система (биологическая и социальная) стремится приобрести, создать или сохранить в своей структуре все необходимые ресурсы (композицию), находящиеся в заданной соотносительности или заданном подчинении (пропорции)».
1) Руководитель и подчиненные не знают о законе композиции-пропорциональности.
Характер стихийного действия закона. Формируется неформальное направление уменьшения несоответствий работниками, на которых влияют эти несоответствия, что приводит к самонастройке лишь наиболее видимых со стороны персонала элементов и после возникновения этих несоответствий. Это часто приводит к перерасходу ресурсов или к их некачественному использованию.
Так при существенном уменьшении спроса в магазине на какой-либо товар руководители и работники будут искать другой товар для продажи. Однако время будет упущено и прибыль уменьшится. Таким образом, методом проб и ошибок компания будет постепенно формировать приемлемый набор товаров и их пропорции. Такая оперативно-организаторская работа характерна для многих компаний. Она занимает много времени, так как приходится постоянно бежать вдогонку за уходящим спросом.
2) Руководитель знает о законе, а его подчиненные нет.
Характер действия закона. Формируется два направления устранения несоответствий в наборе и пропорциях: формальное и неформальное. Формальное – осуществляется специалистами, которые заранее закладывают в бизнес-план компании необходимые ресурсы и их пропорции. Неформальное – работниками, оценивающими текущее обеспечение ресурсами. Любое планирование всегда происходит в условиях неопределенностей, а реализация плана всегда вносит элементы риска невыполнения объемов поставок или несоответствия качества ресурсов. Поэтому, при текущем или предполагаемом отсутствии в будущем ресурсов подчиненные будут искать варианты их замены. При этом, технические параметры новых ресурсов не учитываются, что приводит к изменению конфигурации изготавливаемой продукции. В результате действия руководителя по планированию, реализации и координации требуемого набора элементов и их пропорциональности не всегда будут осознанно поддержаны подчиненными.
3) Руководитель и подчиненные знают о законе.
Характер действия закона. Формируется два направления: формальное и неформальное. Формальное – осуществляется специалистами, которые заранее закладывают в бизнес-план компании необходимые ресурсы и их пропорции. Неформальное – работниками, которые сознательно реализуют полученные задания, а несоответствия устранять совместно с руководством. Реализация закона основана на выполнении ряда принципов:
- планирования – каждой компании должен быть обоснованный план деятельности и развития. Закрепляет статический (первоначальный) набор ресурсов и их пропорции, которые должны планироваться на трех уровнях: стратегическом (5 и более лет), тактическом (2-4 года) и оперативном (1 год). Планирование связано с выработкой целей, поэтому различают три вида целей, каждая из которых может быть представлена набором задач.
- координирования – каждая компания должна следить за стратегическими, тактическими и оперативными изменениями и вносить соответствующие коррективы в набор и пропорции ресурсов. Определяет динамическую часть формирования ресурсов, диагностирует отклонения в их наличии и пропорции, своевременное диагностирование которых позволит компании получать наивысшую прибыль.
- ограничения – набор ресурсов и их пропорции должны быть оптимальными для их эффективного управления. Заключается в том, что существуют пределы объемов обрабатываемой информации, если предел превышен, то эффективность координации ресурсов и их пропорций будут снижаться.
- стабилизации – изменение содержания набора и пропорций ресурсов не должно выходить за пределы заданного диапазона (нормы). Призывает компанию к обдуманности действий по использованию ресурсов (материальных, интеллектуальных и т.д.), исходя их существующих норм и здравого смысла.
- согласования – планируемые к использованию ресурсы должны подходить друг другу по техническим, интеллектуальным, экономическим и др. характеристикам. Ресурсы должны согласоваться и создавать при совместной работе положительную эмерджентность или синергию
- полноты – каждая компания должна выполнять весь набор функций производства и управления на своем участке деятельности независимо от количества постоянных работников.
СПЕЦИФИЧЕСКИЕ ЗАКОНЫ ОРГАНИЗАЦИИ
В рамках отдельной фирмы, компании имеются две группы законов организации: для руководителя и индивидуума
Соотношение формализованных коммуникаций и неформальных отношений руководителя с другими людьми в организациях должно заранее определяться. Характер служебных отношений в компаниях определяется инструкциями, уставами, положениями о внутреннем распорядке, установившимися порядками, подписанными контрактами и т.п. Характер неформальных отношений определяется чувствами людей друг к другу — симпатиями и антипатиями, общими интересами и потребностями, договоренностями и традициями.
Руководители большинства компаний в основном заботятся о формализованной стороне отношений, считая, что этого достаточно но для достижения организационного порядка. Однако неформальные отношения также должны быть объектом управления. Гармония формальных и неформальных отношений дает возможность наилучшим образом реализовать потребности и интересы людей, что выгодно для компании.
Закон своеобразия: «Для каждой компании существует наилучшая и только ей присущая организационная структура производства и управления».
Каждая организация имеет свою специфику производства, свои особенности. Это маленькое общество со своими населением, территорией, культурой. Для гармоничной работы оно имеет свою оригинальную организационную структуру управления (ОСУ), базирующуюся на типовых (ОСУ).
Закон социальной гармонии: «Для каждой компании развитие социальной сферы увеличивает производительность труда работников, как за счет повышения эмоционального уровня работника (улучшается качество продукции), так и за счет активизации его трудовой деятельности (повышается производительность труда)».
Закон оптимальной загрузки: ««Для каждого человека существует оптимальный объем загрузки работой, при котором в полной мере раскрываются его способности и возможности»
В компаниях трудятся разные люди. Кто-то работает достаточно быстро, кто-то - более медленно. Время и качество выполняемых работ зависит как от их объема и сложности, так и от личностных особенностей человека
Для каждого работника можно найти область эффективной деятельности: ,
- по упреждению - с помощью различных методов тестирования;
- по результатам (опытным путем».
Закона эффективного восприятия и запоминания информации: «Процессы восприятия и запоминания информации человеком реализуются наиболее эффективно, если они приближены к процессу его мышления».
Особенности мышления человека проявляются в двух типах: образности или алгоритмичности. Образное мышление - это представление каких-либо событий в виде изобразительных, ярких, а возможно и одушевленных эквивалентов. Алгоритмическое – основано на логике представления и развития реальных событий. Руководитель должен индивидуально подходить к каждому работнику и советовать ему использовать соответствующую методику для запоминания информации и разработки решений.
Закон эффективного осмысления: «Эффективное осмысление нового возможно при наличии у человека большого объема знаний по данной тематике»
Закон установки: «Любой человек воспринимает наиболее полно ту информацию, на которую он настроился и приготовился»
Закон устойчивости информации: «Первая информация о каком-либо событии, является более устойчивой, чем повторная»
Закон доходчивости: «Доходчивость информации будет выше при одновременном использовании нескольких форм ее подачи (мультимедиа)».
Законы оказывают друг на друга как положительное так и отрицательное влияние.
Так, отрицательная синергия и нахождение компании на этапах спада, краха и утилизации двигают ее в сторону банкротства или ликвидации. А положительная синергия и нахождение компании на этапах роста, зрелости, насыщения двигают компанию в сторону долговременной деятельности или в сторону криминала. Таким образом, даже хорошие факторы иногда могут сыграть плохую службу.
Среди специфических законов ключевым является закон своеобразия: « Для каждой компании существует наилучшая и только ей присущая организационная структура производства и управления». Все другие специфические законы при профессиональном использовании могут помочь сформировать наилучшую структуру компании, а при их незнании — могут ухудшить ее
ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ
Принципы рационализации
Изменения в компаниях являются объективным процессом и регулируются законом единства анализа и синтеза, необходимость их проведения определяется с помощью трех показателей производственных возможностей компании: Эф - фактическое значение экономической эффективности при существующих ресурсах и ограничениях; Эр – ее расчетное значение при планируемых ресурсах; Эл – ее потенциальное значение при свободных ресурсах и отсутствии ограничений. В простейшем случае экономическая эффективность рассчитывается исходя из полученных, расчетных или потенциальных результатов (Р), деленных на затраты (3).
Если Эф≈Эз≈Эп, то необходимости в изменениях нет. Во всех остальных случаях рационализация должна привести к достижению максимально возможного уровня эффективности при существующих в данный момент условиях .
Процесс рационализации включает четыре этапа: формирование цели, анализ существующей ситуации, выявление проблем и разработка конкретных мероприятий.