Geum.ru

Заместителя Главы Администрации Волгоградской области управляющего делами Администрации Волгоградской области А. В. Максимов отчет

Вид материалаОтчет

Содержание


Гку во «гаво» - 92,3
Подобный материал:
1   2   3

- приказ председателя Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 05.08.2011 №91 «Об утверждении критериев оценки состояния сохранности документов, отнесенных к составу архивного фонда Волгоградской области и хранящихся в архивных отделах администраций муниципальных районов (городских округов) и муниципальных архивах Волгоградской области».

Проведены 2 совещания архивной службы Волгоградской области по вопросам исполнения органами местного самоуправления переданных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов и документов архивного фонда, отнесенных к собственности Волгоградской области и по вопросам перевода архивных документов в электронный вид.

В отчетном периоде проведены 3 заседания Научного совета Комитета, проведенных совместно с правлением Волгоградского областного отделения РОИА, на которых были рассмотрены: итоги работы 5 Всероссийского съезда Российского общества историков-архивистов, издание справочника ГКУВО «ГАВО» по фондам досоветского периода, подготовка к изданию тематического обзора фонда Волгоградского обкома КП РСФСР «Работа промышленных предприятий г. Сталинграда и Сталинградской области в период Великой Отечественной войны», план-проспект документального альбома «Из личного фонда Л.А. Кулика – ученого метеоритика», публикационная деятельность Государственного казенного учреждения «Центр документации новейшей истории Волгоградской области».

В 2011 году Комитет принял активное участие в работе Волгоградского областного отделения РОИА, в отчетном периоде проведены 2 заседания отделения:

- в июне в г.Астрахань - с рассмотрением вопросов подготовки и участия в организуемой Комитетом Международной научно – практической конференции «75 лет Волгоградской (Сталинградской) области: история и современность» по документам архивного фонда Волгоградской области;

- в октябре – с рассмотрением вопросов о вступлении Волгоградского областного отделения РОИА во Всероссийский народный фронт и об утверждении повестки пленарного заседания международной научно-практической конференции.

В 2011 году в целях популяризации истории региона, патриотического воспитания граждан, пропаганды использования документов архивного фонда Волгоградской области Комитетом организована и проведена 29 ноября 2011 года Международная научно-практическая конференция «75 лет Волгоградской (Сталинградской) области: история и современность» по документам архивного фонда Волгоградской области.

В работе конференции приняли участие заместители Главы Администрации Волгоградской области, органы исполнительной власти Волгоградской области, Волгоградское областное отделение РОИА, ВУЗы и СУЗы области, общественные организации - всего общей численностью участников – более 750 человек.

В работе конференции были выделены 12 секций по направлениям:

- «Развитие архивного дела в Волгоградской области»;

- «Финансово-экономическое развитие Волгоградской области»;

- «Военная история Волгоградской области»;

- «Казачество Волгоградской области: история и традиции»;

- «Социальная политика в деле единения власти общества и личности»;

- «Развитие женского движения в Волгоградской области»;

- «Развитие здравоохранения в Волгоградской области»;

- «Развитие науки и образования в Волгоградской области»;

- «Природные ресурсы, охрана окружающей среды и развитие сельского хозяйства в Волгоградской области»;

- «История развития промышленности, градостроительства и архитектуры в Волгоградской области»;

- «Потребительская кооперация Волгоградской области: история и традиции»;

- «Культурно – информационное пространство региона».

С докладами выступили 170 человек, материалы конференции формируются в сборник для публикации.

В 2011 году в целях популяризации профессии архивиста, повышения уровня профессиональной подготовки сотрудников архивных учреждений,

популяризации материалов архивного фонда Волгоградской области и обмена опытом с архивистами Астраханской области Комитетом организован визит архивной службы Волгоградской области в г.Астрахань, в котором приняли участие 76 архивистов Волгоградской области, 2 – Карачаево-Черкесской республики, 2 – Ставропольского края.

Визит осуществлен на теплоходе «Александр Невский» 24 -26 июня 2011 года, в ходе которого проведен четвертый областной профессиональный конкурс архивистов Волгоградской области - «Архивист года - 2011».

В качестве конкурсантов в профессиональном соревновании участвовали 8 архивистов - специалисты и начальники архивных отделов администраций муниципальных районов и городских округов, государственных архивов Волгоградской области. Победителем конкурса стала главный специалист архивного отдела администрации Дубовского муниципального района Кувшинова Оксана Александровна.

Одновременно с проведением конкурса, в целях методического обеспечения и обмена опытом работы между архивными учреждениями Комитетом проведены:

- круглые столы: «Исполнение государственных полномочий Волгоградской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов и архивных фондов, отнесенных к составу архивного фонда Волгоградской области, как одно из условий повышения качества предоставления услуг населению», «Информационное взаимодействие архивных учреждений Волгоградской области с Отделением Пенсионного Фонда РФ по Волгоградской области по предоставлению государственных услуг населению»;

- семинары: «Требования пожарной безопасности и охраны труда в архиве», «Аттестация рабочих мест»;

- практическое занятие: «Выработка критериев оценки деятельности муниципальных архивов с документами областной собственности и оценки степени выполнения их функций по отношению к нормативным требованиям сохранности архивных документов»;

- мастер-класс: «Обеспечение сохранности электронных фотодокументов в архиве»;

- деловая игра: «Новая жизнь брошенных архивов»;

- презентация: «Организация работы с держателями личных фондов»;

- совещания: «Перевод документов архивного фонда Волгоградской области в электронный вид», «Создание электронного архива и электронного документооборота, формирование ПК «Архивный фонд».


В 2011 году Комитетом организованы и проведены торжественные мероприятия, посвященные памятным датам истории страны, региона, профессиональным праздникам:

- 2 февраля - митинг с участием ветеранов ВОВ, сотрудников Комитета, государственных архивов, посвященный 68-й годовщине разгрома немецко-фашистских войск под Сталинградом;

- 10 марта - торжественное собрание, посвященное Дню архивов;

- 6 мая - торжественное собрание, посвященное 5-ти летию печатного органа архивистов Волгоградской области – газете «Вести из архивов».

В 2011 году вышли в свет 12 номеров газеты архивистов Волгоградской области «Вести из архивов». Всего было опубликовано более 200 материалов. В рубриках - «Официально», «Архивное дело», «Малая родина», «Годы и судьбы», «Как это было», «Краеведческая мозаика» и др. были размещены новости архивной отрасли, информации о работе архивных учреждений, публикации, подготовленные на основе архивных документов, интервью с архивистами и др.

Авторами подготовленных материалов были не только сотрудники Комитета и архивных учреждений Волгоградской области, но и архивисты Южного и Северо-Кавказского федеральных округов, учителя школ, работники музеев, члены Волгоградского отделения РОИА.

Газета распространяется среди архивных учреждений Волгоградской области, Южного и Северо-Кавказского федеральных округов, учреждений культуры (библиотеки и музеи), источников комплектования и др.


2. Обеспечение сохранности и государственный учет

документов архивного фонда Волгоградской области


По состоянию на 01 января 2012 года в государственных архивах Волгоградской области хранится 10631 фонд, в которых находятся 2146797 ед.хр., в том числе 744888 ед.хр. документов по личному составу.

В 2011 году государственным архивам Волгоградской области был определен план предоставления государственных услуг и доведены государственные задания, исполнение которых по состоянию на 01 января 2012 года составило:

по показателю «Обеспечение сохранности архивных документов»:

- объем документов, находящихся на государственном хранении - 2146797 ед.хр.;

- доля размещения архивных документов на стеллажах от проектной вместимости архивохранилищ:

ГКУ ВО «ГАВО» - 92,3%;

ГКУ ВО «ЦДНИВО» - 109%;

ГКУ ВО «ГАДСПЗГВО» - 105,4%;

по показателю: «Обеспечение нормативного режима хранения документов»:

- объем документов, находящихся в нормативных условиях - 1068331ед. хр.;

- доля документов, находящихся в нормативных условиях, обеспечивающих их постоянное хранение, от общего количества документов, находящихся на хранении - 49,8 %.

В ненормативных условиях хранения по степени загруженности архивохранилищ из-за отсутствия площадей находятся - 1078466 ед.хр.

В отчетном периоде государственными архивами Волгоградской области проведен комплекс работ по обеспечению сохранности архивных документов:

- проведена реставрация 344 ед.хр. - 108% плана на 2011 год;

- улучшено физическое состояние (переплет, подшивка дел, печатных источников, описей, дел фондов) 2665 ед.хр. – 100,2% плана;;

- проведена дезинфекция, дезинсекция - 170 ед.хр.

- проверка наличия и состояния дел 297 фондов в количестве 62187 ед. хр. – 100,6% плана;

- полистная проверка наличия и состояния 2 фондов, 1296 ед.хр., 98424листов;

- выявлено и описано 1500 ед.хр. особо ценных дел по фондам;

- закартонировано 10000 ед.хр. – 100% плана.

- проведен технический контроль микрофильмов страхового фонда –15 ед.хр., 132690 кадров;

- проведена проверка наличия и технического состояния фотодокументов (негативов) –1000 ед.хр.

По состоянию на 01 января 2012 года в архивных учреждениях органов местного самоуправления Волгоградской области хранится 9174 фонда, в которых находятся 1376594 ед.хр. на бумажной основе, в том числе 488723ед.хр. - собственности Волгоградской области.

В течение 2011 года в архивных учреждениях ОМСУ было улучшено физическое состояние 38250 ед.хр., в том числе 18016 ед.хр. областной собственности.

8 из 41 архивных учреждений ОМСУ имеют загруженность архивохранилищ 100% и выше (Дубовский, Камышинский, Новониколаевский, Ольховский, Старополтавский, Урюпинский, Фроловский, г.Волжский).


2.1. Повышение и поддержание пожарной безопасности, соблюдение охранного режима


В целях обеспечения безопасности архивохранилищ, рабочих комнат и территории, государственными архивами Волгоградской области в 2011 году были осуществлены следующие мероприятия:

- принята в эксплуатацию система пожаротушения «Тонкораспыленная вода» и система противодымной вентиляции цокольного этажа, установлены приборы учета воды и тепла, проведен текущий ремонт системы отопления ГКУ ВО «ГАВО»;

- отремонтирована система подачи воды в бассейн системы охлаждения и поливную систему в ГКУВО ЦДНИВО;

- произведено обслуживание пожарной автоматики;

- перемотаны пожарные рукава, произведено взвешивание и дозаправка, проверены крепления огнетушителей и пожарных рукавов;

- выполнены планово-предупредительные работы электрооборудования, приобретены и заменены неисправные светильники, приборы;

- добровольными пожарными дружинами регулярно проводился осмотр территорий и помещений зданий на предмет нахождения опасных и легковоспламеняющихся веществ.

В архивных учреждениях органов местного самоуправления в отчетном периоде установлены 6 охранных и 6 пожарных сигнализаций.

Таким образом, по состоянию на 01.01.2012 обеспеченность автоматическими охранными сигнализациями архивных учреждений ОМСУ составила 70%, в остальных - работает круглосуточная вахта.

2 из 41 архивных учреждений ОМСУ не имеют автоматической пожарной сигнализации – это архивный отдел администрации Среднеахтубинского муниципального района (в 2011 году переехал в новое здание) и созданное в 2011 году МБУ «Архив» городского округа- город Волжский Волгоградской области. Системы автоматического пожаротушения установлены в 8 архивных учреждениях ОМСУ: архивных отделах администраций Алексеевского, Киквидзенского, Котовского, Новоаннинского, Светлоярского, Серафимовичского муниципальных районов городских округах г. Волгограда и г. Камышина.


2.2. Укрепление материально-технической базы


В 2011 году в государственных архивах Волгоградской области:

- в архивохранилищах ГКУВО ЦДНИВО установлены новые гигрометры, закуплена мебель;

- приобретен комплекс программно-аппаратных средств для высококачественного сканирования, проведена локальная вычислительная сеть в ГКУ ВО « ГАВО».

В 2011 году архивные отделы администраций Быковского, Жирновского, Среднеахтубинского муниципальных районов провели перемещение архивных документов во вновь выделенные здания.

Дополнительные площади выделены архивным отделам администраций Городищенского, Нехаевского, Октябрьского муниципальных районов, всего - 576,3 кв.м.

В 22 архивных учреждениях ОМСУ проведен ремонт архивных зданий и помещений, инженерных коммуникаций, обеспечивающих их жизнедеятельность. Проводились работы по техническому оснащению архивных отделов и муниципальных архивов. Протяженность полок увеличилась на 2 323,7 пог. м. Общая протяженность полок в архивохранилищах составила 24044,5 пог. м., в том числе, металлических – 22477,65 п.м., смешанных – 1566,8 п.м.

За отчетный период архивными учреждениями ОМСУ приобретены:

- 7 компьютеров (всего-159 единиц);

- 5 ксероксов (всего-87 единиц);

- 10 сканеров(всего-62 единицы);

- 4 принтера (всего-125 единиц).


2.3. Работа в БД «Архивный фонд» и других БД


В отчетном периоде в государственных архивах Волгоградской области:

- введено в БД «Архивный фонд» 3148 фондов (60000 ед.хр) – 100% плана;

- доля фондов, включённых в систему автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации (ПК "Архивный фонд"), от общего объёма фондов, находящихся на государственном хранении составила 100%.

- продолжена работа по выявлению и уточнению сведений для создания БД "Номенклатурные партийные работники" (ГКУВО ЦДНИВО), в отчетном периоде добавлено 640 записей, всего в базе – 1818 персоналий;

- в тематические базы данных ГКУВО «ГАВО» введены 15773 записи, 37 единиц хранения, из них:

- БД «Электронный фотокаталог» - 3000 фотографий;

- БД «Списки призванных райвоенкоматами г. Сталинграда и Сталинградской области в годы Великой Отечественной войны. Ф. Р-354» - 6785 записей;

- БД «О репатриированных и эвакуированных гражданах» - 2400 записей;

- БД «Перепись домовладений, находящихся в личной собственности граждан по состоянию на 01 января 1960 года» - 2000 записей;

- БД «Улицы города: переименования» - 1000 записей;

- БД «Справочно-информационный фонд» - 464 записи;

- Указатели к протоколам НИС, ЭМК, дирекции – 124 записи.

В 2011 году в ГКУВО ЦДНИВО разработана и прошла апробацию электронная тематическая база данных "Перечни вопросов, рассмотренных на заседаниях партийных и комсомольских органов".

Продолжается работа по внедрению 4-й версии программного комплекса «Архивный фонд» и «Комплектование-Архив» в архивных учреждениях ОМСУ, в 2011 году в ПК «Архивный фонд» ими введено 2909 фондов на уровне описания фонда и 221530 ед.хр.. Всего введено 7318 фондов, 319500 ед.хр. В ПК «Комплектование – Архив» введены данные о всех организациях-источниках комплектования архивных учреждений ОМСУ.


3. Формирование архивного фонда, организационно-методическое руководство ведомственными архивами


На 1 января 2012 года в списки организаций – источников комплектования государственных архивов Волгоградской области включены:

- 258 организаций из них:

- 145 государственной формы собственности;

- 113 негосударственной формы собственности;

в течение 2011 года в список организаций-источников комплектования государственных архивов Волгоградской области:

- включены 6 организаций;

- исключены 29 организаций, из них:

- 14 в связи с ликвидацией;

- 4 в связи с реорганизацией;

- 10 в связи с тем, что в организациях перестали создаваться документы, представляющие историческую ценность;

- 1 в связи с отказом от сотрудничества.

С организациями негосударственной, федеральной формами собственности и с территориальными органами федеральных органов государственной власти заключены договоры о сотрудничестве.

Продолжалась работа по уточнению сводного списка учреждений, организаций, предприятий-источников комплектования архивных учреждений ОМСУ - в течение 2011 года ЭПМК Комитета были согласованы списки организаций – источников комплектования 2 архивных учреждений ОМСУ.


3.1. Внедрение в практику работы организаций - источников комплектования федеральных и региональных нормативных правовых актов в области делопроизводства и архивного дела и оказание методической помощи организациям - источникам комплектования


В 2011 году государственными архивами Волгоградской области при взаимодействии с организациями - источниками комплектования большое внимание уделялось правильной организации документов в делопроизводстве организаций - продолжалось внедрение в организациях-источниках комплектования «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558, Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской федерации от 15.07.2009 № 477 и Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76, а также правил делопроизводства, установленных Администрацией Волгоградской области для органов исполнительной власти Волгоградской области в постановлении от 12.04.2010 № 109-п и утвержденных приказом председателя Комитета «Методических рекомендаций по разработке органами исполнительной власти Волгоградской области инструкций по делопроизводству».

За год была оказана методическая и практическая помощь организациям – источникам комплектования государственных архивов Волгоградской области в разработке: 90 номенклатур дел, 37 положений об экспертной комиссии, 40 инструкций по делопроизводству, 35 положений об архиве.

Государственными архивами велась интенсивная переписка с организациями – источниками комплектования по вопросам упорядочения документов и передачи дел на госхранение, пополнения коллекций документов, о заключении договоров, о представлении сведений о переименовании и др.

В целях обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях источников комплектования архивами были проведены 30 тематических проверок и 25 контрольных проверок исполнения рекомендаций по итогам тематических проверок, 1930 консультаций и посещений организаций, 8 совместных с Комитетом проверок соблюдения правил хранения, комплектования, учета, использования документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях – источниках комплектования государственных архивов Волгоградской области.

С целью совершенствования делопроизводства в организациях-источниках комплектования архивными учреждениями ОМСУ согласованы 217 номенклатур дел, 90 положений об ЭК, 88 положений об архивах организаций-источников комплектования.

С целью оказания методической и практической помощи специалистами архивных учреждений муниципальных образований проверены 173 организации, в том числе 7 организаций, хранящих документы областной собственности, проведено 80 совещаний, 35 семинаров с представителями организаций и предприятий, ответственными за ведение делопроизводства и архивов.


3.2. Комплектование архивного фонда архивными документами


В отчетном периоде государственными архивами Волгоградской области:

- принято на государственное хранение 22864 ед.хр. архивных документов, что составило 117% прогнозируемого объема, из них:

- 10679 ед.хр. управленческой документации;

- 207 ед.хр.научно-технической документации;

- 420 ед.хр. держателей личных фондов;

- 3 ед.хр. фотодокументов (300 ед.уч.);

- 11762 ед.хр. документов по личному составу.

В 2011 году в государственных архивах прошли экспертизу ценности и научно - техническую обработку 422 единиц хранения личного происхождения:

«Тинин Иван Григорьевич (1923 - 2007) – преподаватель, общественный деятель» - 152 ед.хр.;

«Коллекция документов медицинских работников. З.С. Седельникова (1920-2006) –хирург, кандидат медицинских наук» - 7 ед.хр.;

«Загорулько М.М. (1924) - заслуженный деятель науки РФ, академик, доктор экономических наук» - 95 ед.хр.;

«Чемякин Е.А. (1950) - историк-политолог, кандидат юридических наук» - 18 ед.хр. и другие.

Государственными архивами описано 30 ед.хр. коллекции документов «Народный архив» - воспоминания граждан Волгограда и Волгоградской области о Первой мировой и Великой Отечественной войнах, о жизни в довоенный и послевоенный период. Значительную часть этих документов составляют воспоминания участников и очевидцев Сталинградской битвы, детей военного Сталинграда о событиях 1942-1943 г.г. в районе Сталинграда.