Geum.ru

Содержание введение 2 Глава Исторические аспекты управления персоналом

Вид материалаРеферат

Содержание


Руководитель должен
Глава ii. современные средства информатизации в управлении персоналом библиотеки.
2.1. Использование пк в доу библиотеки.
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6

Руководитель должен:


1. Обладать глубоким знанием своего персонала.

2. Устранять (увольнять) неспособных.

3. Быть хорошо знакомым с договорами, существующими между организацией и служащими.

4. Подавать хороший пример.

    5. Делать периодические осмотры организации (учреждения).

    6. Устраивать совещания.

    7. Не загружать свое внимание мелочами.

    8.Добиваться, чтобы среди персонала господствовал дух действенности, инициативности и сознание долга.

Основные черты управления персоналом в методологии функционального подхода А. Файоля заключаются в дифференциации персонала. Повышение квалификации управленческого персонала признавалось необходимым условием эффективного руководства организацией./17/

В начале 30-х годов ХХ века возникла потребность в новых способах организации мотивов деятельности людей. Решающий шаг в этом направлении сделала школа «человеческих отношений». Основоположниками школы считают Э. Майо и М. Фоллетта. Теоретики данной школы обосновали психологические приемы повышения производительности, улучшения социальной атмосферы, сглаживания конфликтов между рядовым персоналом и администрацией. Работника перестали рассматривать просто как «часть производственной линии», а стали принимать во внимание то, что он является личностью.

Это привело к использованию методов морального стимулирования. Значительные усилия и средства были направлены на создание оптимальных условий труда и быта работников (развивались эргономика, прикладные науки: индустриальная психология и социология). Иными словами менеджмент приобрел новую ориентацию – социально-психологическую. Исследования человеческих отношений внесли много изменений в прежние концепции управления (менеджмента), в частности:

увеличение внимания к социальным, групповым потребностям человека;

стремление к обогащению рабочих мест;«приземленность управления», «менеджмент участия»; повышение роли неформальных отношений в коллективе;развитие средств и методик изучения взаимодействия формальных и неформальных организаций. Концепция управления с позиций психологии и человеческих отношений впервые определила менеджмент как «обеспечения выполнения работы с помощью других людей»./18/

Примерно с конца 50-х школа «человеческих отношений» переросла в школу «поведенческих наук» или бихевиористкую. Если первая в основном сосредоточилась на методах налаживания межличностных отношений, то объектом исследования второй в большей степени была методология повышения эффективности отдельного работника.

Наиболее крупными представителями этого направления являются Р. Лайкерт, Д. Макгрегор, изучившие проблемы мотивации, власти и авторитета, лидерства. Считается, что развитие именно этих подходов привело к созданию в современной организации особой управленческой функции, названной от«управление персоналом». Её целью стало повышение благосостояния работников и максимизация на этой основе личных вкладов в эффективную работу организаций (учреждений).

В соответствии с пониманием школы «поведенческих наук» важнейшими мотиваторами могут и должны стать характер и содержание труда, объективная оценка и признание достижений работника, возможность творческой самореализации. Характер труда в современной организации, определяемый высоким уровнем автоматизации и компьютеризации, необходимость творческого начала в исполнении и расширение границ самоуправления. Особенно важное значение для развития управления как науки имела теория «Х-У» Макгрегора, в соответствии с которой по теории «Х» человек имеет врожденную антипатию к труду, нуждается в принуждении и санкциях в случае уклонения от него.

Человек не хочет нести ответственность и предпочитает, чтобы им руководили. В соответствии же с теорией «У», отношение к труду развивается у человека под влиянием его опыта. В принципе он готов развивать свои умения, брать на себя ответственность и реализовывать поставленные цели. На основе этих противоположных воззрений, касающихся отношения человека к труду, существуют два диаметрально противоположных метода, которые можно использовать по отношению к управлением персонала. Традиционно управление базируется на автократическом стиле руководства и отражает концепцию теории «Х». Демократический стиль руководства отражает теория «У».

Ее содержание составляют следующие идеи:

1. Работа также естественна как игра.

2. Надзор и угроза наказания далеко не единственные средства воздействия на персонал.

3. Для реализации целей, которые приобрели для человека личностную актуальность, он подвергает себя в полной мере самодисциплине и контролю.

4. Личная приверженность целям организации зависит вознаграждения, которое больше всего связано с удовлетворением высших потребностей человека.

5. Задатки к творчеству встречаются у людей часто, но редко используются в современном обществе./17/

К настоящему времени на Западе по существу сформировалась школа «управления человеческими ресурсами». Построение моделей управления этой школы основывается на системном подходе. Делаются попытки синтезировать новые современные требования к управлению персоналом и выделить ключевые стратегические установки его дальнейшего


ГЛАВА II. СОВРЕМЕННЫЕ СРЕДСТВА ИНФОРМАТИЗАЦИИ В УПРАВЛЕНИИ ПЕРСОНАЛОМ БИБЛИОТЕКИ.


Современное состояние мировой цивилизации определяется двумя видами процессов, которые в наиболее отчетливой форме появились в конце 60-х гг. Первый из них связан с резким нарастанием циркулирующей в обществе информации и назван “информационным взрывом”. Второй процесс - бурное развитие средств вычислительной техники и телекоммуникаций. Важной вехой в развитии средств обработки информации было изобретение персонального компьютера, что привело к изменениям во всех сферах общества за счёт бурного роста числа сравнительно недорогих ЭВМ, последующего развития коммуникационной инфраструктуры и компьютерных сетей. Сам процесс получил название “информатизация”

Согласно федеральному закону “Об информатизации и защите информации” от 20.02.95г.: “информатизация - организационный, социально-экономический и научно- технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов.”/38/

В настоящее время современная информационная технология все решительнее заявляет о себе как принципиально новая технология сбора, обработки и передачи информации. Компьютер оказывает существенное влияние на организацию и характер труда, автоматизируя в первую очередь рутинные операции. При этом появляется больше возможности заниматься творчеством, меняется характер коммуникаций между людьми. По определению “информационная технология” включает в себя методы обработки информации как результат сочетания технологических возможностей вычислительной техники, электросвязи, информатики, направленных на сбор, накопление, анализ, доставку информации для принятия решений.

Современные информационные технологии - это обработка информации с помощью компьютеров и современного программного обеспечения.

Основу НИТ составляют 3 технических достижения:

1. Появление новых машиночитаемых носителей информации (магнитные ленты и диски, оптические диски и т.д.)

2. Развитие средств связи, обеспечивающих доставку информации практически в любую точку земного шара без существенных ограничений во времени и расстоянии (компьютерные сети передачи данных, спутниковая связь и т.д.)

3. Возможность автоматизированной обработки информации с помощью компьютера.

Эволюция использования НИТ в управленческой деятельности только начинается. Первые шаги были связаны с превращением персонального компьютера в электронную пишущую машину с широкими возможностями редактирования текста на экране дисплея с помощью программных средств, называемых “Текстовые редакторы”. Компьютер с успехом может взять на себя функции электронных вычислений данных, представленных в табличном виде, с помощью программ, называемых “электронные таблицы” и создания автоматизированных справочных систем с помощью СУБД (система управления базами данных). Последующие шаги связаны с использованием в работе библиотек электронной почты, позволяющей организовывать обмен информацией, например МБА, ММБА и др.

Практически все работники сферы управления используют в своей деятельности компьютеры, но далеко не все имеют достаточное представление о возможностях современных компьютерных технологий и умеют максимально их использовать. Сегодня компьютер становится основным средством создания, редактирования документов, систематизации, поиска, хранения и передачи информации. Компьютер произвел такие же проблемы, как появление телефона и пишущей машины веком раньше.

Человек всегда стремился сохранить свои знания и передать накопленную информацию другим. Развитие человечества во многом связано с развитием документа как средства запечатления информации. Документ является материальным носителем информации. От наскальных росписей он перешёл к клинописным табличкам, папирусу, пергаменту и , наконец, бумаге. Человечество пишет гусиным пером, изобретает металлические перья. Однако механизация изготовления отдельного документа пришла значительно позже. Документы ещё долго писались от руки и только изобретение печатной машинки, получившей распространение в конце XIX века, решило эту проблему. Затем появились электрические пишущие машинки, позволившие увеличить скорость печати.

Параллельно во 2-ой половине XX века появляются первые ЭВМ, предназначенные первоначально для выполнения сложных математических вычислений. Первый компьютер, называвшийся ENIAC , созданный в 1946 году, весил 30 тонн. В 1968 году во всем мире насчитывалось лишь 30 тысяч компьютеров. В основном это были большие универсальные ЭВМ. Возрастание сложности управления во всех сферах человеческой деятельности требовало кардинальных решений, появились ЭВМ размером с холодильник. С конца 1960-х гг. на базе больших ЭВМ начинают внедряться АСУ: АСУ-контроль, АСУ- кадры и т.д./11/ Персональные компьютеры , появившиеся в конце 70-х гг., проникли и в сферу управления персоналом библиотеки, в первую очередь, в качестве текстовых редакторов. В этом качестве они использовались как пишущие машинки с практически неограниченной памятью.

АСУ - человекомашинные советующие системы в которых компьютер выполняет функции сбора, хранения, обработки и выдачи информации, но принятие оперативного решения остается за человеком. Как и любая инновация, создание АСУ всегда сопряжено со значительными трудностями экономического, организационного и психологического характера. Современные АСУ имеют совершенные технические средства: персональные компьютеры, объединённые в единую информационную сеть со значительно более развитой системой программного и информационного обеспечения. Все это обеспечивает высокую эффективность АСУ.

Основные трудности при создании АСУ возникают не при решении проблем алгоритмизации, программирования, создания информационных баз данных или внедрение технических средств обработки информации, а при подготовке персонала к работе в условиях действия АСУ. Неизбежно возникает в первое время традиционный психологический барьер. АСУ ломает годами сложившиеся условия работы, и чем ниже интеллект работника, тем более страшными кажутся ему дисплей и клавиатура компьютера./19/ Внедрение компьютерных технологий и АСУ во все сферы деятельности человека формирует и новый тип руководителя. Руководитель (менеджер) должен столь же привычно и умело работать с компьютером, как со своей авторучкой и телефоном.

Управленческая информация имеет ряд особенностей:

а) большие объемы информации должны обрабатываться в жестко ограниченные сроки;

б) исходная информация подвергается неоднократной обработке;

в) исходные данные и результаты расчётов хранятся длительное время.

Выполнить эти требования к управленческой информации способна лишь компьютерная техника с её быстродействием и большой ёмкостью памяти. Оптимальный способ хранения информации - создание баз и банков данных .


2.1. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПК В ДОУ БИБЛИОТЕКИ.


Документ является основным объектом труда в сфере управления. Любая управленческая деятельность связана с запечатлением информации в документе и любое управленческое решение обязательно документируется. Электронная техника стала реальной необходимостью при решении задач документационного обеспечения управления (ДОУ) учреждений и в частности библиотек.

Использование ПК идет по 2 основным направлениям ДОУ:

документирование;

организация работы с документами.

При документировании, т.е. создании (составлении) документов, ПК выступает в роли многофункциональной пишущей машинки. Клавиатура ПК, предназначенная для набора текста, подобна клавиатуре пишущей машинки. Компьютер позволяет частично или полностью отредактировать напечатанный текст, не прибегая к многочисленным перепечаткам документа. Набранный документ можно распечатать на принтере и сохранить на магнитном диске для дальнейшего использования.

В настоящее время традиционное определение документа нуждается в уточнении , ведь документами могут быть сообщения, полученные по электронной почте, звуковые файлы, видеофильмы. Документ - материальный носитель информации, предназначенный для передачи во времени и пространстве. Существует множество программ для создания и редактирования машиночитаемых документов. Такие программы называются текстовыми редакторами. Наиболее популярных программных продуктов насчитывается около 200./8/ В среде Windows особым успехом пользуется редактор Word , который содержит в том числе достаточно мощные графические средства. Однако существуют и другие редакторы, которые иногда бывают необходимы. При использовании этих программ для составления документов текст редактируемого документа выводится на экран дисплея. В подготавливаемые материалы можно вносить необходимые изменения, переносить фрагменты из одного места документа в другое, объединять документы, использовать различные шрифты для выделения отдельных участков текста, многократно распечатывать текст на принтере и т.д. Одним из наиболее распространённых и доступных отечественных редакторов является Lexicon ( DOS и Windows).

В настоящее время наиболее популярным оказался локализованный текстовый редактор Word for Windows (WinWord). В этой программе заложено множество возможностей для облегчения рутинной части составления документа.

Текстовый редактор WinWord выполняет все функции текстового редактора Lexicon и предлагает дополнительные возможности для составления документов: создание шаблонов документов, использование команды Autotext, формирование документов с помощью стилей, обращение к образцам документов, использование словаря синонимов и т.д. Шаблон содержит стандартный текст, графики, рисунки или другую информацию, которая будет одинаковой для каждого создаваемого документа. В результате соединения файла и шаблона создается конкретный документ. Команда Autotext способна облегчить набор текста документа, который сведется к компановке отдельных “кусков” - элементов Autotext.

Элемент Autotext может содержать:

- традиционные начальные фразы письма;

- часто употребляемые обороты текста;

- общепринятые окончания писем;

- схемы, диаграммы, графики, рисунки, необходимые для оформления документа.

В качестве имени каждого элемента берется краткое содержательное сокращение. Вставляя элемент Autotext WinWord копирует текст элемента в то место документа, где расположен курсор. С помощью элементов Autotext можно дополнять шаблоны документов. В программный пакет WinWord включено множество образцов готовых документов. Такие образцы называются “экспертами”. “Эксперт” позволяет автоматически создавать конкретный документ. В списке образцов можно выбрать “мастера создания”: письма, факса, резюме, повестки дня, докладной записки и т.д. В окне предварительного просмотра можно увидеть общий вид созданного документа и расположение текста в нем.

Стиль - это совокупность приёмов форматирования документа (шрифты, межстрочные интервалы, выравнивание текста и т.д.). Для того, чтобы применить к своему документу какой-либо стиль, нужно выбрать его название (имя) из списка, содержащегося в диалоговом окне Style.

Стиль позволяет придать документу профессиональный вид, удобный для восприятия. Словарь синонимов (тезаурус) помогает быстро находить синонимы с тем же близким значением для слова, выделенного курсором, если возникли трудности с точностью его определения или, если это слово повторялось в тексте слишком часто. В словаре подобраны синонимы для самых разных слов, что при умелом использовании позволит обогатить язык написания текста документа, придать ему разнообразие и точность. Программные проверки “ОРФО”, “Пропись”, “Русский филолог”, “Виртуоз”- грамматические и стилистические корректоры текстов документов на русском языке. Это программы позволяют обнаружить синтаксические, стилистические, пунктуационные ошибки в документах./15/

Текстовые редакторы достаточно активно используются в сфере управления персоналом библиотеки, что значительно облегчает работу с документами. Не смотря на недостаточное финансирование библиотеки, пытаются автоматизировать не только основные библиотечные процессы, но и кадровые службы. Основным структурным подразделением по управлению персоналом (кадрами) помимо вышестоящих руководителей (директора, зам. директора) является отдел кадров, на который возложены функции по приему и увольнению работников библиотеки, а также по организации их обучения , повышения квалификации и переподготовки. Так, ГНТБ России, штат которой 700 сотрудников, в целях облегчения трудоемкой и рутинной работы , приобрели у фирмы Инфософт “Систему управления персоналом”. Программа дорогостоящая, но с большими возможностями. Имеет различные АРМ. АРМ представляет собой место пользователя, оборудованное средствами, необходимыми для автоматизации выполняемых ими функций: ПК, принтер, факс-модем, сканер и т.д. АРМ в основном ориентирован на пользователя, не имеющего специальной профессиональной подготовки.

Кроме того программа представляет собой систему баз данных, включающие следующие БД: Кандидаты, Персонал, Структура, Присутствие. БД “Кандидаты” хранит информацию о лицах , приём которых на работу рассматривается. Сведения о сотрудниках учреждения (личные карточки, автобиографии, рекомендации, тесты и т.д.) содержит база данных “Персонал”. В базе данных “Структура” находятся сведения о штатном расписании, вакансиях и т.д. С помощью БД “Присутствие” ведется оперативный учёт рабочего времени, командировок, отпусков и т.д.

В настоящее время сотрудники библиотеки изучают возможности этой версии. На данный момент в библиотеке компьютерезирован только персонифицированный учёт. Специальная прикладная программа “Оазис” используется для сбора анкетных данных, сведений о стаже и заработке застрахованных в ПФ./Приложение 1/

Разработчиком программы является Главный информационно-вычислительный центр Москвы (ГИВЦ Москвы).

В функции программы “Оазис” входят:

- ввод анкетных данных и сведений о стаже и заработке;

- объединение анкетных данных с нескольких компьютеров;

- различные виды поиска и сортировки данных;

- вывод на дискеты данных для ПФ;

- печать документов на принтере.

В зависимости от объёма документов и степени подготовки пользователей ПК применяются различные прикладные программы по организации работы с документами. При большом документообороте в компьютере может накапливаться значительное количество документов и сведений о них. ПК успешно справляется с большим количеством однотипных данных при помощи СУБД. В самом общем виде база данных (БД) - это набор записей и файлов, организованных специальным образом и хранящихся в памяти ПК. Один из типов БД - документы, набранные при помощи текстовых редакторов и сгруппированные по определенным признакам.

При работе с БД могут возникать различные проблемы: как собрать информацию, если данные разбросаны по отдельным текстовым файлам и электронным таблицам, как сохранить введенные данные и т.д. Поэтому, когда возникает подобные вопросы, необходимо использовать СУБД. СУБД представляет собой программную оболочку, находящуюся между собственно БД и пользователем.

Широкое распространение получила СУБД Microsoft Access 2.0, уникальная по возможностям, так и по охвату пользователей самой различной квалификации. Она проста и удобна в эксплуатации. Любая СУБД позволяет пользователю создать свою справочно-информационную систему, например, список сотрудников, штатное расписание, данные о работах, проводимых в учреждении. При создании БД о сотрудниках, характеристиками этой БД будут: ФИО, должность , год рождения, стаж, зарплата, домашний телефон.


ФИО
Должность
Год
Стаж

1. Петрова А.А.
Библиотекарь
1959
15

2. Иванова Л.И.
Библиограф
1945
30


СУБД Access позволяет работать с данными, применяя различные способы поиска. Для обработки данных в ней используется язык SQL (структурный язык запросов), позволяющий выделить из одной или нескольких таблиц необходимую для конкретной задачи информацию./29/

Распространённым текстовым редактором по созданию шаблонов является Microsoft Word. Первоначально создается общий шаблон приказа, полученный документ сохраняется как “Приказ.dot”, а уже на его основе создаются шаблоны - “приказ о приёме на работу.dot /Приложение 2/ “приказ о перемещении по службе.dot /Приложение 3/, “приказ об увольнении.dot и т.д. Создавая конкретный приказ необходимо обратиться к пункту “Создать” меню “”Файл”. При этом открывается окно, содержащее все основные виды приказов по личному составу. В папке “Шаблоны” надо создать папку “Приказы” (при стандартной установке путь к этой папке выглядит следующим образом: c:/ Program Files/ Microsoft/ Шаблоны/ Приказы).

Таким образом, шаблоны приказов сгруппируются в одном месте и для создания нового приказа достаточно будет дать команду создать документ на базе соответствующего шаблона. Аналогично создается шаблон для трудового договора, заключаемого работодателем (в данном случае библиотекой) и работником.

Один из элементов создания приказа - его визирование у заинтересованных лиц. Согласованный с ними документ выводится на печать, подписывается руководителем и является документом, имеющим юридическую силу.