Задачи системы адаптации Подготовка компании к приёму нового сотрудника конкретизация задач, функций, направлений деятельности нового сотрудника

Вид материала

Содержание

1. Вхождение в организацию
Задача должна быть конкретной, понятной, выполнимой в указанные сроки. Нужно учитывать, что новый сотрудник пока не включён в ра
Срок - не позднее 1-2 недель до конца испытания.
Им может быть руководитель или ответственный сотрудник.
Обычно ставит куратор или руководитель. Дата и подпись.

Подобный материал:

НОУДО «Учебный центр «АНТ-ГРУПП»

Зачем нужна система адаптации?

70% людей испытывают сильный стресс первое время на новом месте работы
70-90% уволившихся в течение первого года приняли это решение в первые дни пребывания в Компании
Новый сотрудник сталкивается с большим количеством трудностей, и большая часть из них связана с недостатком информации
Компания заинтересована в том, чтобы сотрудники до конца поняли и приняли все правила, которые есть в организации, полностью разобрались в своих должностных инструкциях
Эффективность пассивного, бездумно выполняющего работу сотрудника на порядок ниже сотрудника, ощущающего причастность, осознанно выполняющего свою работу
Нужно сформировать адекватные ожидания, чтобы новый сотрудник не разочаровался в компании и своей работе (система оплаты труда, система поощрений и штрафов, социальные льготы и возможности роста в компании)
Нужно сформировать позитивное восприятие компании, принятия и разделения целей и ценностей
Часто возникают сложности в отношении того, что можно, а что не принято в этом коллективе, непонимание, как поступить в той или иной ситуации
Медленное формирование социальных отношений снижает эффективность и рабочих коммуникаций и является ещё одним значимым источником стресса
Эмоциональный настрой очень сильно влияет на эффективность работы

Аспекты адаптации

1. ВХОЖДЕНИЕ В ОРГАНИЗАЦИЮ

2. ВВЕДЕНИЕ В ДОЛЖНОСТЬ

3. СОЦИАЛИЗАЦИЯ

Задачи системы адаптации

Подготовка компании к приёму нового сотрудника
- конкретизация задач, функций, направлений деятельности нового сотрудника
- конкретизация структуры соподчинения нового сотрудника
- формирование плановых задач для адаптации нового сотрудника
- подготовка рабочего места, оборудования и инвентаря
Эффективная оценка нового сотрудника

принятие обоснованного решения о прекращении или расторжении трудовых отношений
оценка потенциала принятие решений о необходимом развитии

Формирование идентификации с Компанией
- Формирование позитивного имиджа в компании
- понимание и принятие ценностей, целей и стратегии Компании
- маркетинговая, кадровая политика
Ориентировка в новой среде

физическая ориентировка на предприятии, знакомство с условиями труда
организационная среда – соподчинение, система управления, система планирования и отчётности, направления и формы коммуникации, принятые процедуры в тех или иных случаях
техническая среда – знакомство с оборудованием, производственным циклом и пр.
IT-среда – оборудование, правила, системы работы

Конкретизация трудовых отношений, «психологического контракта»
- права и обязанности работника, ожидания Компании от работника
- политика в области оплаты труда, политика в области оценки персонала
Знакомство с нормами безопасности предприятия и безопасности труда

соблюдение требований законодательства к инструктажу новых сотрудников и соблюдений требований безопасности
производственная безопасность и охрана труда при работе с оборудованием, нахождении на территории предприятия
действия при пожаре, угрозе взрыва, стихийных бедствиях, правила первой медицинской помощи
безопасность предприятия – пропускной режим, полномочия службы безопасности, информационная безопасность

Эффективная организация трудовой деятельности в период адаптации
- эффективное начальное обучение
- повышенное внимание руководителя к планированию и постановке задач
- развёрнутая обратная связь в период адаптации
- мониторинг хода адаптации и корректировка

Что может включать программа адаптации?

Формы работы:

Тренинги
Беседы
Лекции
Экскурсии
Практикумы (работа на отдельных рабочих местах или с определенным оборудованием)
Наставничество
Наблюдение за работой опытных сотрудников
Изучение специально подготовленных документов
Изучение внутреннего сайта, «справочника нового сотрудника» и других специальных источников информации

Общая ориентация может включать:

1. Общее представление о компании:

Цели, стратегия, приоритеты, планы развития Компании
Ценности, традиции, нормы, стандарты;
Продукция и ее потребители, маркетинговая политика, позиция на рынке;
Направления деятельности компании;
Организация, структура, связи компании;
Информация о руководителях.

2. Политика организации:

Принципы кадровой политики;
Принципы подбора персонала;
Направления профессиональной подготовки и повышения квалификации;
Содействие работникам в случае возникновения правовых проблем;
Правила пользования компьютерной техникой, Интернет, телефоном внутри предприятия;
Правила использования различных режимов рабочего времени;
Правила охраны коммерческой тайны и технической документации.

3. Оплата труда:

Принципы оплаты труда
Оплата выходных, сверхурочных.

4. Дополнительные льготы:

Страхование, учет стажа работы;
Пособия по временной нетрудоспособности, выходные пособия, пособия по болезням в семье, в случае тяжелых утрат, пособия по материнству;
Поддержка в случае увольнения или ухода на пенсию;
Возможности обучения на работе;
Наличие столовой, буфетов;
Другие услуги организации для своих сотрудников.

5. Охрана труда и соблюдение техники безопасности:

Места оказания первой медицинской помощи;
Меры предосторожности;
Предупреждение о возможных опасностях на производстве;
Правила противопожарной безопасности;
Правила поведения при несчастных случаях и порядок оповещения о них.

6. Трудовые отношения с работником:

Сроки и условия найма;
Назначения, перемещения, продвижения;
Испытательный срок;
Руководство работой;
Права и обязанности работника;
Права непосредственного руководителя;
Организации рабочих;
Руководство и оценка исполнения работы;
Дисциплина и взыскания, оформление жалоб;
Действия при больничных, опозданиях, невыходах и пр.;
Коммуникация: каналы коммуникации, почтовые материалы, распространение новых идей.

7. Служба быта:

Организация питания;
Служебные входы, пропускной режим;
Условия для парковки личных автомобилей;

8. Экономические факторы:

Материальная ответственность;
Стоимость оборудования;
Ущерб от прогулов, опозданий, несчастных случаев.

Специальная ориентация может включать:

1. Функции подразделения:

Цели и приоритеты, организация и структура;
Направления деятельности;
Взаимоотношения с другими подразделениями;
Взаимоотношения внутри подразделения.

2. Рабочие обязанности и ответственность:

Детальное описание текущей работы и ожидаемых результатов;
Разъяснение важности данной работы, как она соотносится с другими в подразделении и на предприятии в целом;
Нормативы качества выполнения работы и основы оценки исполнения;
Длительность рабочего дня и расписание;
Дополнительные функции (например, замена отсутствующего работника).

3. Требуемая отчетность:

Виды помощи, которая может быть оказана, когда и как просить о ней;
Отношения с местными и общегосударственными инспекциями.

4. Процедуры, правила, предписания:

Правила, характерные только для данной должности или подразделения;
Поведение в случае аварий, правила техники безопасности;
Информирование о несчастных случаях и опасности;
Гигиенические стандарты;
Охрана и проблемы, связанные с воровством;
Отношения с работниками, не принадлежащими к данному подразделению;
Правила поведения на рабочем месте;
Вынос вещей из подразделения;
Контроль за нарушениями;
Перерывы (перекуры, обед);
Телефонные переговоры личного характера в рабочее время;
Использование оборудования;
Контроль и оценка исполнения.

5. Личное представление сотрудников подразделения.

Пример бланка адаптационного листа

Должность: менеджер по продажам

№ п/п	Мероприятие	Срок проведения	Ответственный за проведение	Дата проведения	Отметка об исполнении
1	Корпоративная культура и правила, общая ориентировка на предприятии, порядок прохождения адаптации	1-ый рабочий день	Менеджер по персоналу Виталий Китов, вну. тел. 2323, каб 23
2	Инструктаж по технике безопасности и охране труда	В течение 2-х недель, каждый чт. 9:00	Главный инженер Алексеев Геннадий, вну. тел. 3232 каб. 32
3	Знакомство с Руководителем службы снабжения. Структура и функции службы снабжения, взаимодействие со службой продаж.	В течение недели	Руководитель службы снабжения Валентина Старостина, вну. тел. 3434 каб 35
4	Знакомство с исполнительным директором. Порядок взаимодействия с секретариатом и администрацией, особы случаи	В течение 2-х недель	Исполнительный директор Виктор Пелевин, вну. тел. 4545 каб 45
5	Экскурсия по производству	12.03.08	Дежурный технолог
6	3-х дневная стажировка в call-центре	В течение 3-х недель	Руководитель call-центра Иванова Яна

Эффективная оценка нового сотрудника

Тесты, интервью, рекомендации, кейс-интервью, ассессмент-центры не дают 100% точного результата о пригодности сотрудника, поэтому необходима эффективная оценка профессиональной пригодности нового сотрудника в течение испытательного срока.

Это «второй контур» отбора персонала, и для такой оценки нужна специально организованная процедура.

По истечении испытательного срока ответственность за профессиональную пригодность сотрудника должна перекладываться на руководителя.

Задача HR-менеджера – обеспечить как можно более точное и быстрое выявление служебного несоответствия!

Экономическое обоснование

Если сотрудник не соответствует должности и это вовремя не выявлено, то Компания несёт лишние издержки:

На оплату труда
На адаптацию, передачу дел, внутреннее и внешнее обучение, оценку, развитие, воспитание
На руководство деятельностью сотрудника
На ошибки, действия и решения нового сотрудника, приведшие к убыткам предприятия
На взаимодействие смежных подразделений с сотрудником (информационный обмен, согласование, координация)
На необходимую площадь офиса, оборудование, IT и телекоммуникационную инфраструктуру
На обслуживание сотрудника вспомогательными подразделениями (секретариат, бухгалтерия, административно-хозяйственная часть и пр.)
Связанные с упущенной выгодой – недополучение планируемой от работы этого сотрудника выгоды

Вариант методики оценки

1. Описываются конкретные задания на испытательный срок (ИС):

что сотрудник должен изучить и освоить, в т. ч. знакомство с документами, процедурами, практиками компании, ключевыми должностными лицами
какие задания должен выполнить, какой результат и в какие сроки получить
в каком виде и кому предоставить отчётность
кто обязан содействовать новичку в выполнении задания (предоставлять информацию, консультации и пр.)

2. В ходе ИС:

руководитель нового сотрудника регулярно обсуждает с ним ход выполнения задач
куратор регулярно контролирует и помогает
HR-менеджер раз в 1-2 недели беседует с сотрудником

За 3-5 дней до окончания ИС проводиться процедура оценки:

участники – HR-менеджер, руководитель новичка, куратор, возможно участие вышестоящего руководителя, «смежников»
новый сотрудник «официально» отчитывается о выполнении задач
принимается решение о приёме на основной срок, увольнении или продлении ИС для прояснения ситуциии

Пример бланка постановки задач на испытательный срок

№ п/п	Задача	Планируемый результат	Срок, форма отчёта	Куратор	Отметка об исполнении
	Задача должна быть конкретной, понятной, выполнимой в указанные сроки. Нужно учитывать, что новый сотрудник пока не включён в работу полностью	Результат выполнения должно быть легко оценить	Срок - не позднее 1-2 недель до конца испытания. Форма отчёта – устный или письменный отчёт, собственно результат выполнения задания, предоставляется руководителю	Им может быть руководитель или ответственный сотрудник. Куратор должен уметь и хотеть работать с новичками, ему должно быть предоставлено достаточно времени	Обычно ставит куратор или руководитель. Дата и подпись.

Разработка и внедрение системы адаптации

Хорошая программа адаптации и ориентации:

тщательно спланирована
ее содержание совершенно ясно
роли участников процесса четко определены

Примерный план действий:

Составьте список сотрудников, которые войдут в рабочую группу по разработке и внедрению программы адаптации. Целесообразно включить линейных руководителей и специалистов по персоналу.
Опишите задачи, которые должна решать программа адаптации.
Конкретизируйте задачи и требования к программам адаптации разных групп.
Составьте список вопросов, обычно возникающих у новых работников.
Составьте список действий нового работника во время программы адаптации (испытательного срока), список необходимых ему сведений.
Разработайте программу первого дня сотрудника.
Спланируйте экскурсии по организации, их содержание, время. Назначьте ответственного за их проведение.
Определите, каким образом вы представите нового сотрудника остальным коллективу.
Подготовьте комплект печатных материалов, например:
- миссия компании, история компании;
- корпоративная культура, Положение о персонале, внутрифирменные отношения;
- организационная структура, положение о подразделении, должностная инструкция;
- технологии работы, техника безопасности;
- список сотрудников с указанием должности, рабочей комнаты, номера телефона, e-mail;
- список ответов на наиболее стандартные вопросы новичков, с указанием лиц, к которым можно обратиться для дополнительных разъяснений;
Оцените необходимость специальных учебных мероприятий по освоению сотрудниками разных групп должностных обязанностей.
Определите критерии успешности прохождения испытательного срока, варианты его досрочного прекращения.
Определите форму предоставления обратной связи от нового сотрудника и его наставника о ходе адаптационного периода (испытательного срока).
Разработайте программу подведения итогов испытательного срока и перевода сотрудника в основной штат.

Мониторинг результатов адаптации сотрудника

Пример анкеты

Уважаемый сотрудник!

Предлагаем Вам принять участие в исследовании процесса адаптации работников в компании «Колокольчик». Ваши ответы будут учитываться при выявлении наиболее важных проблем, с которыми сталкивается человек на новом месте работы, и для разработки программы помощи адаптирующимся. Мы надеемся, что искренне отвечая на вопросы этой анкеты, выявляя моменты, на которые руководству и отделу работы с персоналом следует обратить внимание, Вы поможете быстрее освоиться в компании не только себе, но и будущим новичкам.

Как долго продолжается Ваше освоение в условиях нового места работы?

(нужное подчеркнуть)

До 1 мес.

До 2 мес.

До 3 мес.

Ещё не закончено

Что Вам показалось наиболее сложным в течение этого периода?

(нужное подчеркнуть)

Профессиональные обязанности

Вхождение в коллектив

Условия труда

Другое

Конкретизируйте_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Как Вы думаете, почему это для Вас оказалось трудным?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Вы решили возникшие проблемы? Если да, то как? Если нет, то почему?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________

В каких случаях (когда) возникали сложные ситуации наиболее часто?

_________________________________________________________________________

Как долго Вам необходима была помощь коллег в работе? (нужное подчеркнуть)

До 1 мес.

До 2 мес.

До 3 мес.

Ещё потребуется после адаптации

В какой период своей деятельности Вы почувствовали, что овладели профессиональными навыками в достаточной степени? (нужное подчеркнуть)

До 1 мес.

До 2 мес.

До 3 мес.

Ещё не овладел

Что, как Вам кажется, особенно помогло бы Вам в период адаптации?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Оцените, пожалуйста, следующие факторы в нашей компании?

	Полностью не удовлетворён	Не удовлетворён	Затрудняюсь ответить	Удовлетворён	Полностью удовлетворён
Содержание труда
Занимаемая должность
Соответствие работы специальности
Соответствие квалификации работе
Соответствие характера работы моим способностям и склонностям
Наличие перспектив должностного продвижения
Возможность повышения квалификации
Наличие высокой степени ответственности за результат труда
Информированность о делах коллектива и компании
Бытовые условия труда
Организация труда
Режим работы
Заработная плата
Наличие системы льгот для работников
Помощь и поддержка руководителя
Отношение с непосредственным руководителем
Отношения с коллегами

12. Часто ли Вам приходилось менять место работы?

Ни разу

1-2 раза

3-4 раза

более 5раз

13. Укажите, пожалуйста, ваше имя, должность и структурное подразделение, в котором вы сейчас работаете

________________________________________________________________________________

Спасибо!

Модуль «Адаптация персонала», Сергей Пархоменко

Blog

Задачи системы адаптации Подготовка компании к приёму нового сотрудника конкретизация задач, функций, направлений деятельности нового сотрудника

Содержание