Конкурсная документация по проведению открытого конкурса № 2010/01-ит на выполнение работ для фгуп «Гознак»

Вид материала

Конкурс

Содержание Основные Принципы построения СЭД филиалов ФГУП «Гознак» Архитектура СЭД филиалов Перечень процессов для реализации в СЭД филиалов Схема автоматизации процессов делопроизводства и контроля исполнения поручений между двумя филиалами ФГУП «Гознак» Рисунок 0 Схема организации документооборота между двумя филиалами

Подобный материал:

• Конкурсная документация по проведению открытого конкурса № 2010/02-ит на выполнение, 707.7kb.
• Конкурсная документация по проведению открытого конкурса №21 на выполнение работ, 540.97kb.
• Конкурсная документация, 453.69kb.
• Конкурсная документация по проведению открытого конкурса на право заключения договора, 3090.33kb.
• Конкурсная документация по проведению открытого конкурса на право заключения государственных, 2339.27kb.
• Конкурсная документация по проведению открытого конкурса на право заключения государственных, 1511.34kb.
• Конкурсная документация по проведению открытого конкурса на право заключения государственных, 1815.15kb.
• Конкурсная документация по проведению открытого конкурса на право заключения контракта, 3950.1kb.
• Конкурсная документация по проведению открытого конкурса на право заключения государственных, 1516kb.
• Конкурсная документация по проведению открытого конкурса на право заключения государственных, 1471.7kb.

Основные Принципы построения СЭД филиалов ФГУП «Гознак»

1. Архитектура СЭД филиалов

В рамках реализации проекта предполагается следующая архитектура СЭД филиалов ФГУП «Гознак» см.Рисунок 0.

Рисунок 0 Архитектура СЭД филиалов ФГУП «Гознак»

1. Перечень процессов для реализации в СЭД филиалов

Ниже приведено описание и краткие требования к документам и бизнес-процессам филиалов, отличающихся либо не рассмотренных в п.5 настоящего документа.

1. Обмен документами на филиале ФГУП «Гознак». Для обмена документами внутри филиала будет использоваться Служебная записка. Алгоритм работы бизнес-процессов по служебной записке на филиале аналогичен алгоритму, приведенному в п.5 настоящего документа.
   
2. Обмен документами со сторонними организациями. Для обмена документами со сторонними организациями будут использоваться следующие документы:
   
   1. Входящие документы. Автоматизируются следующие процессы по входящим документам:
      

• Регистрация документов в СЭД (сканирование средствами TWAIN, автонумерация и т.д.);
  
• Потоковое сканирование, распознавание по штрих-кодам;
  
• Направление писем на резолюцию, наложение резолюции;
  
• Исполнение и контроль исполнения поручений по документу;
  
• Подготовка ответов, автоформирование истории переписки.
  

1. Исходящие документы. Автоматизируются следующие процессы по исходящим документам:
   

• Создание документов в СЭД (использование шаблонов, автозаполнение полей регистрационной карточки из справочников и т.д.);
  
• Согласование документов;
  
• Регистрация документов (автонумерация, хранение подписанной копии документа и т.д.);
  
• Направление документа получателю на e-mail.
  

1. Контроль исполнения поручений руководителей филиалов ФГУП «Гознак». Для всех руководителей ФГУП «Гознак» будут использоваться единые механизмы создания и контроля исполнения поручений, изложенных в п.5 настоящего документа.
   
2. Согласование ОРД. Алгоритм работы с ОРД на филиале следующий:
   

• ОРД создаются ответственными исполнителями в СЭД филиалов;
  
• Далее, при необходимости, документ направляется в СЭД на согласование сотрудникам, в соответствии с действующими на филиалах регламентами;
  
• Согласованный в СЭД документ направляется подписанту либо его секретарю. Подписание документа происходит в бумажном виде;
  
• Копия подписанного ОРД хранится в СЭД филиала и направляется получателям на исполнение или на ознакомление, в зависимости от содержания;
  
• Поручения по ОРД могут быть поставлены на контроль ответственными за этот процесс сотрудниками.
  

1. Согласование документов. Алгоритм работы с документами аналогичен алгоритму, приведенному в п.5 настоящего документа.
   
2. Протоколы совещаний. Алгоритм работы с протоколами тематических и оперативных совещаний на филиалах следующий:
   

• Проект протокола совещания создается в СЭД ответственным исполнителем (для создания протоколов предусмотрены шаблоны);
  
• Далее в соответствии с требованиями к бизнес-процессу может быть запущена процедура согласования и утверждения протокола в СЭД;
  
• Подписание протокола происходит вне СЭД;
  
• Регистрация протокола происходит автоматически. Копия подписанного протокола прикрепляется к карточке протокола;
  
• После регистрации протокола по нему автоматически создаются поручения на исполнителей;
  
• Ответственные исполнители и соисполнители получают поручения по пунктам протоколов совещаний, вносят информацию о ходе исполнения поручения. Внесенная информация, автоматически попадает в сводный отчет по поручениям автора (сотрудника, утверждающего протокол).
  

1. Прочие процессы. По всем документам в СЭД филиалов должны быть разработаны единые процедуры поиска документов по различным атрибутам, реализована возможность ведения версионности документов, назначения прав доступа к объектам СЭД и т.д.
   

По желанию филиала и по согласованию с Дирекцией ФГУП «Гознак» функционал СЭД филиала может быть расширен и дополнен необходимыми филиалу процессами (определяется на стадии анкетирования).

1. Схема автоматизации процессов делопроизводства и контроля исполнения поручений между двумя филиалами ФГУП «Гознак»

Схема автоматизации процессов делопроизводства и контроля исполнения поручений между двумя филиалами ФГУП «Гознак» приведена ниже см. Рисунок 0.

• Между филиалами ФГУП «Гознак» должны быть автоматизированы процессы, согласно п.5 ТЗ;
  
• Внутренние документы филиалов передаваться между информационными системами не будут;
  
• В бумажном виде планируется сохранить переписку со сторонними организациями, а так же обмен документами внутри ФГУП «Гознак», в соответствии с перечнем исключений (см. пп.6.2 настоящего ТЗ).
  

Рисунок 0 Схема организации документооборота между двумя филиалами