Geum.ru

Конкурсная документация по проведению открытого конкурса № 2010/01-ит на выполнение работ для фгуп «Гознак»

Вид материалаКонкурс
Бизнес – процессы, подлежащие автоматизации
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6   7

Бизнес – процессы, подлежащие автоматизации


В рамках работ по проекту на филиалах ФГУП «Гознак» и в Дирекции должны быть разработаны и внедрены собственные СЭД и автоматизированы следующие бизнес-процессы:
    1. Переписка со сторонними организациями, в т.ч.:
      1. Обработка входящей документации (регистрация, сканирование, наложение резолюции, исполнение и контроль исполнения поручений, подготовка ответных писем и т.д.);
      2. Подготовка исходящей документации (создание, согласование, регистрация, отправка получателям и т.д.).
    2. Внутренняя переписка с подразделениями филиала с использованием документа «Служебная записка» (создание, согласование, подписание, отправка получателям, исполнение и контроль исполнения поручений и т.д.).
    3. Работа с распорядительными и нормативно – методическими документами, в т.ч.: приказами, указаниями, поручениями, регламентами, методиками, положениями и должностными инструкциями, политиками (создание, согласование, рассылка, исполнение и контроль исполнения поручений и т.д.).
    4. Согласование документов (создание нового документа по шаблону или прикрепление готового, определение списка согласующих или использование фиксированных маршрутов согласования, согласование, подготовка документов для подписи). Должны быть предусмотрены разные схемы согласования: параллельные, последовательные, произвольные.
    5. Работа с протоколами совещаний (создание, согласование, утверждение, рассылка поручений, исполнение и контроль исполнения поручений по пунктам протоколов и т.д.).
    6. Работа по поручениям руководителей структурных подразделений (создание, постановка на контроль, предварительные проверки и регулирование хода исполнения, снятие с контроля и т.д.). Должны быть предусмотрены отчеты по контролю хода исполнения поручений.
    7. Обращения граждан (регистрация, создание поручений, контроль исполнения поручений);
    8. Ведение базы данных регламентных документов (создание новых версий документов, внесение и отслеживание изменений по документам, контроль исполнения поручений и т.д.);
    9. Разграничение прав доступа (стандартные схемы, ручное назначение прав доступа, копирование прав сотрудников при замещении или увольнении/назначении);
    10. Стандартный набор отчетов.

Между СЭД филиалов и Дирекцией должны быть настроены процессы взаимодействия по следующим бизнес-процессам:
    1. Обмен документами в ФГУП «Гознак». Для обмена документами будет использоваться «Служебная записка» – документ, направляемый одним должностным лицом ФГУП «Гознак» другому должностному лицу ФГУП «Гознак». Алгоритм работы бизнес-процессов по служебной записке следующий:
  • Служебная записка создается ответственным исполнителем в СЭД филиала или Дирекции;
  • Далее, при необходимости, документ направляется в СЭД на согласование сотрудникам, указанным ответственным исполнителем в регистрационной карточке. В согласовании Служебной записки могут принимать участие сотрудники структурных подразделений из других филиалов ФГУП «Гознак». На выбор исполнителю должны быть предложены две схемы согласования: параллельная и последовательная;
  • Согласованный в СЭД документ автоматически направляется подписанту. Подписание документа происходит средствами СЭД. Согласование и подписание в СЭД приравнивается по юридической силе к бумажной подписи согласующего или подписывающего лица. Должны быть предусмотрены варианты регистрации документа в системе без согласования и подписания, а так же вариант с регистрацией и согласованием в СЭД с дальнейшим распечатыванием, подписанием и исполнением поручений по документу вне СЭД;
  • Подписанный в СЭД документ направляется получателям на исполнение или на ознакомление, в зависимости от содержимого документа. Получателем может быть любой сотрудник ФГУП «Гознак» с установленной СЭД;
  • Дальнейшее отражение состояния (статуса) документа и хода исполнения поручений по нему автоматически фиксируются в СЭД и может быть проконтролировано ответственными за эти процессы сотрудниками.
    1. Контроль исполнения поручений руководителей ФГУП «Гознак». Для всех руководителей ФГУП «Гознак» будут использоваться единые механизмы создания и контроля исполнения поручений:
  • Поручения создаются в СЭД филиалов. Ряд поручений может создаваться в привязке к документам (входящим, организационно-распорядительным документам, протоколам и т.д.);
  • Исполнителями по поручениям выступают сотрудники ФГУП «Гознак», в том числе из нескольких филиалов одновременно;
  • Поручения, в том числе полученные от руководителей другого филиала, могут быть расписаны получившим сотрудником на подчиненных сотрудников (созданы подчиненные поручения). При этом руководители других филиалов должны иметь возможность отслеживать ход исполнения поручений в своей СЭД;
  • Результаты исполнения подчиненных поручений (текстовый ответ, приложенный файл документа, отчета и т.д., либо ссылка на зарегистрированный в СЭД документ) автоматически передаются между СЭД филиалов ФГУП «Гознак» и могут быть использованы руководителями в качестве результатов исполнения своих поручений;
  • Для контроля за исполнением поручений в СЭД должны быть предусмотрены отчеты.
    1. Исполнение и контроль исполнения поручений генерального директора ФГУП «Гознак» по протоколам оперативных и тематических совещаний, заседаний Стратегического комитета. Алгоритм работы с поручениями следующий:
  • После регистрации протокола совещания в СЭД Дирекции ФГУП «Гознак» автоматически создаются поручения на исполнителей;
  • Ответственные исполнители и соисполнители получают поручения по пунктам протоколов совещаний у генерального директора в своих СЭД, где вносят информацию о ходе исполнения поручений. Внесенная информация, автоматически попадает в сводный отчет по поручениям генерального директора по протоколам совещаний.
    1. Согласование и рассылка ОРД. Алгоритм работы с ОРД следующий:
  • ОРД создаются ответственным исполнителем в СЭД филиалов;
  • Далее, при необходимости, документ направляется в СЭД на согласование сотрудникам, указанным ответственным исполнителем в регистрационной карточке. В согласовании ОРД могут принимать участие сотрудники структурных подразделений из других филиалов ФГУП «Гознак», в этом случае согласование документа будет осуществляться в нескольких СЭД филиалов. Должны быть предусмотрены разные схемы согласования: шаблонный, параллельные, последовательные, произвольные;
  • ОРД за подписью генерального директора ФГУП «Гознак» автоматически направляется на согласование в управление правового обеспечения, отдел документооборота и аппарат генерального директора;
  • Согласованный в СЭД документ направляется подписанту либо его секретарю. Подписание документа происходит в бумажном виде;
  • Копия подписанного ОРД храниться в СЭД и направляется получателям на исполнение или на ознакомление, в зависимости от содержания. Получателем может быть любой сотрудник ФГУП «Гознак» с установленной СЭД;
  • Поручения, созданные из ОРД, за подписью генерального директора ФГУП «Гознак» ставятся на контроль в аппарате генерального директора.
    1. Согласование прочих документов. Алгоритм согласования документов следующий:
  • Документы создаются по шаблону или прикрепляются готовые ответственным исполнителем в СЭД филиалов либо Дирекции;
  • Далее документ направляется в СЭД на согласование сотрудникам, указанным ответственным исполнителем в регистрационной карточке. Исполнитель самостоятельно определяет вариант согласования (последовательный, параллельный), список согласующих, либо использует фиксированные маршруты. В согласовании документов могут принимать участие сотрудники структурных подразделений из других филиалов ФГУП «Гознак», в этом случае согласование документа будет осуществляться в нескольких СЭД филиалов;
  • Согласованный в СЭД документ направляется подписанту. Подписание документов может проходить как в электронном, так и в бумажном виде, в зависимости от типа документа и его содержания;
  • Копия подписанного документа храниться в СЭД и может быть направлена получателям на исполнение или на ознакомление, в зависимости от типа документа и его содержания. Получателем документа в электронном виде может быть любой сотрудник ФГУП «Гознак» с установленной СЭД. Необходимо предусмотреть возможность передачи согласованного документа в другие системы;