Geum.ru

Конкурсная документация по проведению открытого конкурса № 2010/01-ит на выполнение работ для фгуп «Гознак»

Вид материалаКонкурс
Ожидаемые результаты проекта
Характеристика объекта автоматизации Существующая схема автоматизации процессов делопроизводства и контроля исполнения поручений
Рисунок 0 Существующая схема автоматизации
Детальное описание уровня автоматизации процессов документооборота и контроля исполнения поручений на филиалах с функционирующей
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6   7

Ожидаемые результаты проекта


В результате реализации проекта ФГУП «Гознак» ожидает получить полностью внедренную в рамках предприятия систему электронного документооборота и контроля исполнения поручений, в т.ч.:
  • На каждом филиале ФГУП «Гознак» должна функционировать собственная СЭД, обеспечивающая автоматизацию внутреннего документооборота;
  • Между СЭД филиалов и Дирекцией должны быть настроены механизмы взаимодействия по процессам обмена корреспонденцией, контроля исполнения поручений и согласования документов внутри ФГУП «Гознак».

  1. Характеристика объекта автоматизации

    1. Существующая схема автоматизации процессов делопроизводства и контроля исполнения поручений в ФГУП «Гознак»


Существующая на сегодняшний момент схема электронного документооборота в ФГУП «Гознак» приведена ниже см. Рисунок 0.

Наиболее автоматизированными с точки зрения процессов делопроизводства и контроля исполнения поручений являются филиалы: ППФ, КБФ, Дирекция, СПМД, ММД. На указанных филиалах используются автоматизированные системы электронного документооборота и контроля исполнения поручений. Автоматизирован внутренний документооборот. С системой работает большое число обученных пользователей. Организована

техническая поддержка.

Рисунок 0 Существующая схема автоматизации

Наименее автоматизированные филиалы: МТ, МПФ, СПБФ, НИИ. На указанных филиалах либо отсутствуют системы, либо используются собственные разработки для частичной автоматизации процессов документооборота и контроля исполнения поручений.

Взаимодействие филиалов (обмен электронной почтой и телефонная связь) осуществляется по существующей в ФГУП «Гознак» MPLS сети.

На текущий момент переписка между филиалами ФГУП «Гознак» происходит на бумажном носителе в соответствии с Регламентом ФГУП «Гознак» и Инструкцией по делопроизводству ФГУП «Гознак». Используется унифицированный бланк письма. Отправка/получение документов происходит через курьеров московских филиалов, по факсу, через почтовые отделения связи и экспресс-почту для удаленных филиалов.

    1. Детальное описание уровня автоматизации процессов документооборота и контроля исполнения поручений на филиалах с функционирующей СЭД

      1. Дирекция

  • Используется СЭД на базе ПО DocsVision версия 4.1.
  • Автоматизированы следующие бизнес-процессы: регистрация входящих и исходящих документов, исполнение поручений, прохождение организационно-распорядительных документов, обращений граждан, докладных записок и сопроводительных писем, рассылка и контроль исполнения поручений генерального директора по протоколам внутренних совещаний и устным поручениям. Реализована система замещения сотрудников и система разграничения прав доступа к документам. ТЗ по указанным процессам могут быть направлены по запросу.
  • В системе зарегистрированы и работают 385 пользователей, в том числе все сотрудники Дирекции. Используется 300 лицензий пользователей. Максимальное количество одновременно работающих пользователей – 160.
  • Поддержка пользователей осуществляется через HelpDesk и по телефону.
  • Планируется автоматизировать бизнес-процессы по согласованию исходящих документов, переделать докладную записку в служебную, доработать бизнес-процесс по входящим документам и провести оптимизацию настроек используемых процессов с целью сокращения времени их выполнения (см.Приложение №1).
  • С июня 2008 года до момента подготовки настоящего ТЗ в системе зарегистрировано около 57 000 карточек разных документов, размер БД составляет 245Гб.
  • Часть процессов, реализованных в системе, выходит за рамки стандартной функциональности DocsVision (регистрационная карточка протоколов совещаний с использованием формы MS InfoPath, web-форма замещения сотрудников и механизм разграничения прав доступа к объектам системы).

Скрипты по указанным процессам, а так же ТЗ по реализованному в Дирекции функционалу могут быть направлены по запросу.

      1. ППФ

  • Используется СЭД на базе ПО Эскадо (Lotus/Domino).
  • Автоматизированы следующие бизнес-процессы: регистрация входящих и исходящих документов, создание, учет, хранение и обработка различных типов документов, согласование приказов, договоров и различных типов внутренних документов, контроль исполнительской деятельности, оперативное оповещение пользователей об изменениях документов СМК, планах оперативных совещаний и пр. Реализована система разграничения прав доступа к документам.
  • В системе зарегистрированы и работают 170 пользователей. Используется 200 лицензий пользователей.
  • Поддержка пользователей осуществляется по телефону.

      1. КБФ

  • Используется автоматизированная система электронного документооборота на базе ПО DIRECTUM.
  • Автоматизированы следующие бизнес-процессы: регистрация входящих и исходящих документов, создание, учет, хранение и обработка различных типов документов, согласование приказов, договоров и различных типов внутренних документов, контроль исполнительской деятельности, оперативное оповещение пользователей об изменениях документов СМК, планах оперативных совещаний и пр. Реализована система разграничения прав доступа к документам. Развернут удостоверяющий сервер (Microsoft Certificate Services) и используется ЭЦП.
  • В системе зарегистрированы и работают 248 пользователей. Используется 140 лицензий пользователей.
  • Поддержка пользователей осуществляется через HelpDesk и по телефону.