Geum.ru

Общая теория документа: методологическое обоснование

Вид материалаДиссертация
Дискретный семантический сигнал
В третьем параграфе
В четвертом параграфе
В пятом параграфе
Третья глава
Второй параграф
Подобный материал:
1   2   3   4   5
Второй параграф посвящен анализу сущности понятия «документные коммуникации». Автор анализирует виды и структуру коммуникационных процессов, специфические черты социальной коммуникации. В первую очередь, эти черты обусловлены организацией органов чувств и головного мозга, продуцирующего информационную деятельность. В результате биологической эволюции рецепторов человека сформировалось несколько каналов получения и приема информации: визуальный, аудиальный (акустический), тактильный, обонятельный и вкусовой. К настоящему времени технически реализованы первые три, хотя потенциально могут быть реализованы и остальные. Далее автор рассматривает эволюцию визуального и акустического коммуникационных каналов.

Основу коммуникационного процесса составляет информационное сообщение. Автор обосновывает использование этого термина в общей теории документа и анализирует формы сообщения. В семантической теории информации 28 воспринятое сообщение Т адресатом интерпретируется как изменение его индивидуального тезауруса под влиянием данного сообщения. Мерой информации, принятой адресатом из сообщения Т, эта теория предлагает считать степень изменения его тезауруса , который здесь мыслится как склад накопленных знаний. Структурный аспект связан с организацией сообщения. В данном контексте под организацией информационного сообщения мы понимаем организацию информационных единиц (элементов), его составляющих. В этом случае семантика сообщения уходит на второй план, а порой и вообще может исчезнуть. В качестве примера можно привести прослушивание музыкального произведения на языке, которого мы не знаем. Отсутствие перевода текста означает отсутствие семантической информации, однако, для нас в данном случае важна структурная информация: вокал, порядок расположения и произнесения слов, мелодия и т.д. Это же явление характерно и для живописи и проявляется при сравнении жанров реализма и абстракционизма. В первом случае информационная задача художника – максимально точно передать семантику изображения, во втором - семантика уходит на второй план, на первый выходит структура цвета и пространства. Структурную информацию часто принято называть эстетической. Безусловно, что в большинстве случаев семантический и структурный аспекты присутствуют в сообщении одновременно и дополняют друг друга, однако при этом можно теоретически разделить их и выбрать доминирующий.

Для анализа эволюции коммуникации с точки зрения общей теории документа автор предлагает ввести понятие семантической прерывности, согласно которому все виды сигналов как единичных информационно-семантических элементов подразделяются на аналоговые и дискретные виды. Совокупность семантических значений сигналов образует семантическое пространство сообщения. Причем природа сигналов продуцирует природу сообщения. Под аналоговым семантическим сигналом понимается сигнал, в котором информация передается через бесконечное изменение характеристик непрерывного физического процесса, где семантическое значение может быть передано только совокупностью однотипных сигналов. Сообщение в аналоговой форме состоит из бесконечного множества сигналов (множество бесконечной мощности), не имеющих заранее установленного единичного значения, и, соответственно, передающих значение только через образование некоторого бесконечного множества. Длина аналогового сообщения (информационная емкость) бесконечна и не может состоять из одного элемента. Бесконечная мощность минимальных информационных единиц, необходимых для передачи единицы семантической информации, обусловливает высокий уровень семантического шума, затрудняющего обработку информации. Снизить семантический шум возможно лишь посредством перехода от бесконечной мощности множества к конечной, что реализуется посредством искусственной организации семантического множества элементов (сигналов), несущих единичное информационное значение.

Дискретный семантический сигнал – это сигнал, несущий единственное, заранее установленное значение; при этом репертуар возможных значений сигнала всегда конечен (множество ограниченной мощности). Сообщение в дискретной форме состоит из конечного числа сигналов, несущих в этом сообщении единичную информацию. Длина дискретного сообщения всегда конечна и может состоять даже из одного сигнала, в то время как длина аналогового сообщения всегда состоит из множества бесконечной мощности.

Формирование аналогового сообщения и его последующая семантическая обработка происходит на основе аналогии, т.е. через образное толкование. Причем аналогия есть продукт личностного опыта и поэтому всегда индивидуальна, при этом отсутствие аналогий не позволяет семантически обработать сигнал. Формирование и семантическая обработка дискретного сообщения происходит посредством оцифрования или кодирования и последующего декодирования, т.е. записи и чтения. При этом под оцифрованием (кодированием) мы понимаем семантическое выражение посредством заранее определенного репертуара символов, а обработка информации рассматривается как перекодирование, т.е. вторичное оцифрование. В ходе оцифрования информационная емкость значительно снижается. Это имеет как положительные, так и отрицательные последствия. С одной стороны, снижается избыточность, с другой - происходит потеря семантической информации. Целью оцифрования выступает семантическая обработка информации, под которой предложено понимать процедуры перекодирования. Программа перекодирования может либо сохранить семантику сообщения, либо изменять её.

Программы перекодирования могут быть направлены на изменение семантики, которое рассматривается как получение новой информации. Примером такой программы является выполнение математических действий. В этом случае программа перекодирования носит частный характер и может касаться лишь части множества. Процедура кодирования и перекодирования (оцифрования) информации позволяет конструировать семантическое пространство сообщения, тем самым снижая семантический шум. Примером организации информации, где семантический шум сведен к минимуму, являются «данные». Они отличаются от «сведений» степенью оцифрования и более низким семантическим шумом. Помимо снижения семантического шума, наличие кода позволяет создавать семантическое пространство, не имеющее аналогии в живом мире. Такое пространство образует научную картину мира.

Аналоговое сообщение может быть динамичным, тогда информация передается через изменение характеристик (амплитуды и частоты) физического процесса и статичным, состоящим из бесконечного множества зафиксированных элементов. Статичность в данном контексте - это временная дискретность. Дискретное сообщение может быть только статичным.

Данный подход в определении природы сигналов и сообщений позволяет представить эволюцию информационной деятельности человечества как последовательное преодоление противоречий между необходимостью, с одной стороны, увеличивать число элементов информационного множества для повышения информационной емкости и, с другой стороны, снижать информационную емкость путем перехода к конечному ограниченному числу элементов, обеспечивая процессы обработки информации.

На начальных этапах эволюционного пути человеком были «оцифрованы» жесты и звук. Результатом стало появление языка жестов и членораздельной речи. Оцифрование информации стало возможным благодаря эволюции нервной системы и появлению асимметрии головного мозга. Это позволило человеку воспринимать не только аналоговые, но и различные формы дискретных сигналов, тогда как все остальные животные воспринимают лишь аналоговые сигналы.

В ходе дальнейшего социального развития начали разрабатываться технологии дискретизации информации, фиксируемой на материальном носителе. Итогом стала письменность, которая есть не что иное, как оцифровка семантики и звука. Первой технологией фиксации информации стала технология рисования как материализация аналогового визуального сигнала. Результатом материализации аналогового сигнала стал рисунок, который с информационных позиций является семантическим аналоговым сигналом, дискретный по времени. На втором этапе оцифрование информации развивалось по двум направлениям: это оцифрование значений, когда бесконечная множественность информационных элементов, образующих пиктографический аналоговый сигнал, была заменена репертуаром идеограмм, каждая из которых имела конкретное значение. В рамках второго пути был вторично оцифрован буквенно-звуковой репертуар естественного языка. Звуковой репертуар был дополнен визуальными символами, совокупность которых составила алфавит. Таким образом, оцифрованный звук получил визуальный код.

Далее анализируются формы коммуниката. Обосновывается выделение протодокументных, документных и постдокументных форм коммуникаций. В протодокументных коммуникациях сигнал может передавать информацию только в сочетании с самим объектом, информацию о котором он содержит, т.е. вне его сигнал теряет смысл. В ряде случаев протодокумент, как самостоятельная физическая единица, может не иметь места вообще и быть опосредованным объектом, о котором он содержал информацию. Таким образом, протодокумент выполняет возложенные на него информационные функции посредством презентации объекта и сообщения о нем.

Системная коммуникация определяется как документная коммуникация. В ней в качестве коммуниката выступает материальный носитель, содержащий сообщение. Отличительной особенностью документа от протодокумента выступает, во-первых, специальная предназначенность информационного носителя для коммуникационного процесса, во-вторых, наличие информационной и материальной составляющих, не связанных с объектом, о котором сообщаются сведения. В-третьих, это включение его в информационно-документационную систему с обязательным указанием на это.

Включение осуществлялось путем регистрации и идентификации сообщения в системе. Во-первых, это пространственная и временная регистрация его создания путем указания места и времени составления, во-вторых, идентификация участников документной коммуникации путем указания автора, получателя и других заинтересованных или участвующих в его изготовлении лиц и учреждений. На современном этапе – это проставление специальных регистрационных отметок, создание системы учетных и регистрационных форм. В-третьих, это введение специальных социальных институтов, исполняющих регистрационные функции и направленных на недопущение искажения документных сигналов. После выполнения документом функций, возложенных на него автором, он исключается из системы.

Дальнейшее развитие информационно-документационной системы привело к появлению постдокументных форм коммуникации. Постдокументная форма - это абстрактная форма сигналов, возникающих в специализированных информационных системах, где информационную функцию выполняет информационно-документационная система, содержащая учетные записи о документах, которые носят виртуально-абстрактный характер. Таким образом, потребность в презентации документа отпадает и он, как материальный объект, не создается.

Автором обосновывается широкое понимание документирования как информационного процесса, который на первом этапе включает создание информационного сообщения, его материализацию, на втором - включение информационного сообщения в информационно-документационную систему. Технологически включение происходит путем добавления информации о системе в виде реквизитов (делопроизводственных и архивных) или выходных сведений, а также в ходе регистрации, когда сведения о нём вносятся в регистрационно-учетные и справочные формы.

В третьем параграфе анализируется эволюция понятия «документ». Показывается связь понятия «документ» с различными теориями и концепциями, выявляются общие и специфические черты. Анализируется текстовая, изобразительная и иные формы информационных сообщений, показывается эволюция материального носителя. Обосновываются эксплуатационные требования, предъявляемые к документу.

В четвертом параграфе рассматривается понятие «реквизит документа». Анализируется этимология данного термина, история его возникновения и развития. Термин «реквизит» латинского происхождения (requisitum), означает потребность. Возник в римском праве и обозначал существенные элементы юридической сделки, определяющие ее действенность. К реквизитам относились правоспособность и дееспособность субъекта и его формализованная воля, то есть форма манифестации воли и соответствие между интересом и волеизъявлением.

В средние века в Италии им стали обозначать необходимые, обязательные элементы в долговых обязательствах. Необходимость тех или иных элементов в формулярах векселей определялась конкретным вексельным правом, нормы которого в разных странах были различными. Из Германии термин «реквизит» вместе с другими финансовыми терминами вексельного права попадает в Россию, где его начинают использовать со второй половины XIX в. В документоведении термин реквизит понимается как обязательный информационный элемент документа.

Иной подход в понимании природы реквизитов был разработан в документалистике, рассматривающей документные системы и документы как информационные совокупности (системы). Анализируя структуру документов экономического характера, было предложено назвать «некоторые информационные совокупности, не поддающиеся дальнейшему расчленению на единицы информации», реквизитами. То есть реквизиты – это элементарные части любых составных информационных совокупностей, которые присущи всем информационным системам. Элементарные части – реквизиты – были классифицированы на реквизиты-основания и реквизиты-признаки. Реквизиты-основания характеризуют количественные свойства совокупностей, полученные в результате подсчета натуральных единиц, взвешивания, измерения, вычислений и т.п. Поэтому значениями оснований могут быть только числовые величины (например, цена, количество отпущенного товара, сумма и т.п.). Реквизиты-признаки выражают качественные свойства и характеризуют обстоятельства, при которых протекал процесс и были получены те или иные числа-основания. К признакам относятся наименование, сорт, размер, номенклатурный номер, дата отпуска и т.д. Совокупность реквизита-основания и реквизита-показателя образует новую структурную величину - «показатель». 

В общей теории документа под реквизитом понимается информация о системе, обеспечивающая выполнение документом возложенных на него функций. В настоящее время обобщающим термином выступает термин «метаинфорация». Структурно она может содержаться как в тексте документа, так и вне его. Первоначально ряд элементов, таких как подпись или печать, выносились за пределы текста, поскольку оформлялись после составления текста, однако другие элементы могли располагаться в тексте сообщения. Однако постепенно все больше элементов, содержащих метаинформацию, стало располагаться вне текста. Это происходило, во-первых, потому, что повышало информативность реквизита, во-вторых, позволяло экономить площадь документа за счет того, что постоянное место, закрепляемое за реквизитом, позволяло его не описывать. Выделение реквизитов из текста и закрепление за ними определенного места на рабочей площади документа, устойчивость структуры документной системы позволили создать формуляр документа.

В пятом параграфе обосновываются классификационные понятия «вид» и «жанр» документа. Дается обзор современных подходов к выделению видов и жанров документов. Отмечается, что сегодня оба понятия не имеют теоретического обоснования, что приводит к их смешению. Понятие «вид» было предложено использовать при классификации оперативных и архивных документов, связав его с классификацией семантики содержания, которые, как правило, связаны с управленческим решением, которое оформляется в виде документа. Понятие «жанр» целесообразно использовать при классификации документов на основании особенностей структурной информации сообщения.

В заключение главы диссертант обосновывает определение документа, под которым в рамках общей теории документа понимается информационное сообщение, зафиксированное на материальном носителе и включенное в информационно-документационную систему, о чем свидетельствует метаинформация, содержащаяся в реквизитах.

Третья глава посвящена документным системам. В первом параграфе анализируется эволюция информационно-документационных систем. Отмечается, что первые локальные информационно-документационные системы возникли в правовой и финансовой сфере. Автором предложена динамическая информационно-документационная модель современного общества, включающая оперативную, диахронную и архивную системы.

Оперативная информационно-

документационная система




А0 D0





А1 D1




Ретроспективная информационно -

документационная система


В2 С2

В4 С4

Диахронная информационно-

документационная система


Оперативная информационно-документационная система (А0D0А1D1) содержит оперативную информацию и обеспечивает текущее социально-экономическое управление. Оперативная информация документируется и в документной форме выполняет свои оперативные функции. Оперативный уровень имеет возможность горизонтального расширения за счет документирования новой информации и создания новых отраслевых и функциональных документных систем. Вертикальная граница оперативного уровня незначительна и ограничивается временем оперативного бытования документа. Исходя из этого, можно сделать выводы о том, что оперативная система содержит информацию лишь о текущем состоянии окружающего мира, то есть она обладает незначительной информационной глубиной и уровнем обработки (обобщения) информации.

После выполнения своих оперативных функций оперативные документы и содержащаяся в них информация теряют актуальность, исключаются из оперативной системы и, соответственно, утрачивают документный статус и трансформируются в ретроспективный материал.

Наиболее ценные из них перемещаются на ретроспективный архивный уровень (А1D1В2С2), а малоценные и дублетные документы подлежат уничтожению. Селекция ретроспективного материала с целью придания статуса архивного документа основана на определении его потенциальной ценности для решения будущих проблем. В этом случае мы имеем дело не с индивидуальным автором, а системным, задающим функцию исторического источника.

В рамках общей теории документа архивный документ есть результат архивирования ретроспективного материала, под которым понимается информационный процесс, включающий отбор ретроспективного материала, экспертизу его ценности и включение в локальную архивную документационную систему. Очевидно, что часть ретроспективных материалов может находиться в частных коллекциях. Они не прошли процедуру архивирования и, следовательно, обладают протодокументным статусом, имея форму архивного материала. Диахронная  (В0С0В4С4) информационно-документационная система имеет вертикальное расположение и содержит актуализованую информацию. В отличие от оперативной системы, ее ценность не связана жестко со временем, поскольку она прошла аналитико-синтетическую обработку. Первоначально она имела только устную форму в виде мифов, легенд, преданий, былин. После изобретения письменности они были задокументированы. Это позволяло не только передавать диахронную информацию во времени и пространстве, но и сохранять ее от искажения, что наиболее важно для информации научно-технического характера. Диахронная информационно-документационная система является «mainstream» всей системы: документы и информация оперативной и ретроспективной системы в конечном итоге переходят на диахронный уровень.

Она может пополняться как с оперативного уровня, так и с ретроспективного. Кроме того, новая информация может создаваться в ходе переработки ранее накопленной системой информации. Её горизонтальные границы, определяемые жанровым составом, ýже, чем в оперативной системе, при этом количественный состав имеет вертикальную, хронологическую систему расположения.

В оперативной и диахронной информационно-документационных системах документы находятся в состоянии актуализации, в ретроспективной – в состоянии покоя.

Второй параграф посвящен анализу эволюции содержания понятия «функция документа». Анализ позволяет прийти к выводу, что выделение функций в большинстве подходов происходило, можно сказать, интуитивно, путем перечисления сфер, где документ используется.

Документ – это сложный системный объект, первоосновой которого выступает информационное сообщение, обладающее определенными функциями. Основной функцией сообщения, заложенной при его создании, выступает коммуникационная функция передачи информации во времени и пространстве. Функции, которые присущи информационному сообщению, предложено отнести к постоянным функциям.

Системные функции носят комплексный характер. Во-первых, они заданы функциями информационно-документационной системы, и, во-вторых, уже локальной документной системой, носящей, как правило, отраслевой характер. Из этого можно сделать вывод, что документ обладает системными функциями, находясь в той или иной системе. После исключения из нее он утрачивает данные функции, сохраняя лишь функцию информационного сообщения.

Для документов ретроспективной информационно-документационной системы базовой функцией выступает функция исторического источника. Благодаря наличию в данном документе информации, которая может быть использована для изучения прошлого, он может выполнять функцию исторического источника. Таким образом, документ становится источником не по своей природе, а в силу сложившегося положения или ситуации. Он выполняет функцию исторического источника только тогда, когда кто-либо рассматривает его исторически. Это свидетельствует о том, что документ выполняет историческую функцию наравне с другими источниками информации, и предпочтение ему отдается лишь в силу его более высокой информативности.

Для документов диахронной информационно-документационной системы базовой функцией выступает культурная функция. Как всякий объект, созданный человеком, документ может выполнять культурную функцию в том смысле, что культура – это совокупность материальных и духовных ценностей, созданных и создаваемых человечеством в процессе общественно-исторической практики и характеризующих исторически достигнутую ступень в развитии общества.

Для оперативной информационно-документационной системы это комплекс функций. Первой из них стала правовая функция. Позже к ней добавились управленческая и учетно-статистическая функции. Более подробно автор останавливается на правовой и управленческой функциях.

Юридическая сила документа формулируется в