Утверждаю
| Вид материала | Реферат |
- Утверждаю утверждаю, 21.26kb.
- «утверждаю» «утверждаю», 262.03kb.
- Утверждаю утверждаю, 393.06kb.
- «Утверждаю» «Утверждаю» Председатель Совета доу заведующий мдоу №25, 113.74kb.
- Кикбоксинг против наркомании и детской преступности «Утверждаю» «Утверждаю», 78.29kb.
- Утверждаю: утверждаю, 156.74kb.
- «утверждаю» «утверждаю» Председатель республиканского Директор маоудод «цдтт №5» совета, 42.86kb.
- Утверждаю» «Утверждаю», 163.81kb.
- «Динамо», 49.89kb.
- Утверждаю: утверждаю: Председатель Глава администрация оо «Гомельский рыболовный клуб», 78.23kb.
| 7. Денежный поток по производственной деятельности (п.1-п.2+п.3-п.4-п.5-п.6) | | | | | | | | | |
| 8. Затраты на приобретение активов | | | | | | | | | |
| 9. Другие издержки подготовительного периода | | | | | | | | | |
| 10. Поступления от продажи активов | | | | | | | | | |
| 11. Денежный поток по инвестиционной деятельности (П.10-П.8-П.9) | | | | | | | | | |
| 12. Собственный (акционерный) капитал | | | | | | | | | |
| 13. Займы | | | | | | | | | |
| 14. Погашение задолженности по кредитам | | | | | | | | | |
| 15. Выплаты дивидендов | | | | | | | | | |
| 16. Выплаты процентов по займам | | | | | | | | | |
| 17. Банковские вклады | | | | | | | | | |
| 18. Доходы по банковским вкладам | | | | | | | | | |
| 19. Денежный поток по финансовой деятельности (п.12+п.13-п.14-п.15-п.16+п.17+п.18) | | | | | | | | | |
| 2О.Баланс наличности на начало периода (п.20=п.21 предыдущего периода) | * | | | | | | | | |
| 21.Баланс наличности на конец периода (п.7+п.11+п.19+п.2О) | | | | | | | | | |
* В первую клетку п.20 заносятся денежные средства (из имеющихся), вкладываемые в оборотные средства на начало производственной деятельности.
7. Инструкция по event-менеджменту
7.1 Студенту СФУ
Данная инструкция предназначена для тех, кто готов сказать про себя «Я не волшебник, я только учусь», кто считает, что нет предела совершенству и готов превращать мероприятия в события. Для опытных и начинающих организаторов мероприятий на факультетах, в институтах, общежитиях, университете или вне его стен.
Для начала давайте познакомимся с основными поняитями:
Event-менеджмент (англ. event-management — управление событиями) — практическое применение менеджмента в области проектирования для проведения и организации мероприятий и событий; включает исследование сложности брэнда события, идентификацию потенциальных клиентов-участников события, создание концепции события, планирование логистики события и координирование его технических аспектов вплоть до реализации практических методов его проведения и организации.
Событие:
Словарное определение понятия «Событие»: Малый академическом словарь русского языка толкует значение понятия «Событие» через синонимы - "происшествие", "явление", "случай" и "факт", подчеркивая два существенных отличия. Во-первых, событие касается не любых явлений, а только имеющих отношение к жизни человека и общества (ср.: "явление природы", но: "событие природы"), во-вторых, событием обозначают выдающиеся происшествия, "выходящие за рамки обычного течения жизни".
Научное определение понятия «Событие»: Это ключевое понятие эвентологии. Событие – это отношение частного разума и бытия, «со-бытие» частного разума; осознаваемое, воспринимаемое и/или создаваемое частным разумом подмножество пространства исходов бытия;
- то, что присуще вероятности и ценности, составляет их конкретное существование — без вероятности и ценности событие существовать не может;
- то, что происходило, происходит или может произойти в определённой точке пространства-времени и, следовательно, могло, может или сможет быть осознанным, воспринятым и/или созданным;
- то или иное значительное явление, факт, состояние, ситуация или стечение обстоятельств общественной или личной жизни.
Событи́йный (букв. насыщенный событиями, фактами) — определяемый событиями (событийный мир, человек событийный, хомо эвентус (homo eventus)).
Мероприятие – это совокупность действий, нацеленных на выполнение единой задачи.
Эвенто-менеджер — эксперт, планирующий и непосредственно осуществляющий событие один или с командой, часто руководит событием кулуарно, «за сценой». Эвенто-менеджеры могут быть привлечены не только для планирования и организации события, но также и для создания марки (брэнда), маркетинга и коммуникационной стратегии. Эвенто-менеджер — эксперт в творческих, технических и логистических элементах, которые способствуют успеху события. Эти элементы включают дизайн события, аудиовизуальное сопровождение, составление сценария, логистику, составление бюджета, переговоры и, конечно, обслуживание клиента.
Бюджет — смета доходов и расходов в рамках одного или нескольких связанных между собой мероприятий.
Райдер мероприятия — инструкция, которую готовят к каждому новому мероприятию. Своеобразный свод законов, где четко расписаны функции и зона ответственности каждого специалиста в команде организатора.
Технический райдер - список необходимого оборудования для проведения мероприятия.
Конте́нт — любое информационно значимое (содержательное) наполнение информационного ресурса (например, веб-сайта) — тексты, графика, мультимедиа.
7.2 Как превратить мероприятие в событие?
3 варианта:
- Взять учебник по «Теории вероятности» и все просчитать;
- Прочитать массу полезной литературы и переложить теорию на практику;
- Посоветоваться с «продвинутыми организаторами» и учитывая их опыт реализовать все на высшем уровне.
Есть смысл сделать все 3 действия, но при составлении данной инструкции они уже проделаны. А зачем делать одну и ту же работу дважды?
А ответ на вопрос: «Как превратить мероприятие в событие?», логически следует из самих понятий: не просто совокупность действий и как следствие нечто организованное, а нечто значительное, выдающееся, выходящие за рамки обычного течения жизни.
А для того, чтобы начать процедуру превращения, договоримся о правилах взаимодействия организаторов и потенциальных участников мероприятия.
Для организаторов важно:
- Детально проработать каждый шаг при подготовке и реализации будущего события.
- Верить в собственные силы. Быть готовым к разным вариантам поворота «события».
- Быть «волшебником» или, как минимум, креативщиком.
Для участников важно:
- Чтобы атмосфера и настроение мероприятия соответствовали целям мероприятия и потребностям аудитории.
- Чтобы были учтены психологические особенности восприятия. Была возможность у аудитории: Видеть. Слышать. Обонять. Осязать.
- Чтобы неожиданно случилось: Удивление. Открытие. Чудо.
Если правила приняты, значит вы готовы стать homo eventusом и ответить на первые 3 вопроса:
- Для кого мы это делаем?
- Для чего мы это делаем?
- По поводу чего мы это делаем?
7.3 Классификация мероприятий
Существует несколько классификаций, которые позволяют коротко определить основные характеристики мероприятия. Они в свою очередь лягут в основу концепции будущего eventа.
По направленности все мероприятия можно разделить на Внутренние и Public events (публичные).
По целевой аудитории. Здесь мероприятия разделяются в зависимости от аудитории, на которую они направлены. Учитываются возраст, статус, специфика жизнедеятельности аудитории. Например, мероприятия, нацеленные на молодежь, на event-менеджеров и так далее.
По территориальному охвату. В этой подгруппе можно выделить локальные, региональные, мероприятия, road-show и другие.
По периодичности мероприятия бывают:
- единовременными;
- многократными: акция проводится в различных местах или же ее исполнители отправляются в тур по городам;
- традиционными;
- календарными.
Еще одна классификация, условно названа финансовой. Согласно данной классификации, все мероприятия разделяются на:
- мероприятия, непосредственно приносящие прибыль. К ним можно отнести некоторые семинары и конференции, фестивали, выставки, концерты, аукционы, спортивные соревнования;
- самоокупающиеся мероприятия. Это случай, когда организатор не ставит перед собой цели извлечь выгоду из самого мероприятия, но не хочет особенно тратиться на его проведение, то есть покрывать затраты из собственных средств. Организатор стремится свести к одному уровню доходы и расходы мероприятия. С этой целью вводится, например, регистрационный взнос. Сюда можно отнести: некоторые конференции (научные и профессиональные) и семинары (консультационные или проводимые с целью рекламы товаров или услуг) и т.п.;
- мероприятия, опосредованно приносящие прибыль. Это - пресс-конференции, презентации, промоакции, мероприятия для партнеров, городские праздники, открытия новых торговых центров и тому подобное. Само мероприятие остается затратным для организации, однако качество его проведения влияет на продажи основных товаров и услуг организации;
- бесприбыльные или планово убыточные мероприятия. Сюда мы отнесем торжественные приемы, юбилеи, свадьбы, дни рождения и так далее. Мероприятия не преследуют коммерческой цели, прибыли нет, но по определенным причинам организация их проводит.
Классификация по типу и форме:
-
Тип мероприятия
Форма проведения
Научные
Конференция
Съезды, конгрессы, симпозиумы, коллоквиумы.
Деловые:
Встречи
Форумы, конгрессы.
Мероприятия по связям с инвесторами.
Учебные, образовательные
Форумы, семинары, тренинги
Информационные
Ярмарки
Презентации
Для прессы
Пресс-конференции
Пресс-туры
Развлекательные
Корпоративные праздники.
Внутрикорпоративные мероприятия для развития командного духа.
Торжественные
Банкеты, фуршеты, юбилеи.
Приемы VIP-гостей.
Благотворительные
Благотворительные обеды, концерты и т.п.
Акции по сбору средств, вещей.
Массовые
Городские праздники
Фестивали
Выставки
Концерты
Спортивные
Соревнования, общественные зарядки и т.п.
Комбинированные
Сочетание нескольких типов и форм. Каждая составляющая обязательно решает какую-то определенную задачу.
Итак, первые 2 – 3 предложения о предстоящем событии написаны! Начинаются курсы «волшебства». Превращаем данные предложения в концепцию события. Нам предстоит пройти 3 этапа:
7.4 До, во время, после события.
Pre-, At-, Post-event.
Начнем с нескольких теоретических моментов.
Залог успеха мероприятия и превращение оного в событие – грамотно выполненная логистика.
Логистика специальных мероприятий - планирование, управление, оптимизация и контроль над процессами движения материальных, трудовых и информационных потоков в контексте организации специальных мероприятий (eventов).
Первый из них - это информация и способы ее структуризации. Да, суть управления различными потоками в рамках работ по подготовке и проведению специального мероприятия - это скорее неизбежные переговоры (с учредителями, спонсорами, членами организационной группы и так далее) и обязательный контроль, но в то же время именно наличие необходимой информации в правильно структурированном виде - это один из залогов успеха.
Второй касается непосредственно контроля процессов. Если представить всю работу в рамках планирования и проведения ивента как некий чертеж, схему на бумаге, то мы получим несколько векторов, которые движутся, казалось бы, совершенно независимо друг от друга, но затем сходятся в одной точке, которая и является нашим специальным мероприятием.
Чтобы было понятно, о каких именно векторах идет речь, попробуем перечислить наиболее важные из них:
- техническое обеспечение специального мероприятия;
- взаимодействие с выступающими персонами;
- подготовка контента проекта;
- разработка и утверждение всего комплекса аудио, видео и графических материалов;
- производство и доставка в срок раздаточных материалов;
- работа с аудиторией проекта.
Третий - управление процессами. На сегодняшний день существует достаточное число отработанных методик менеджмента проектов и управления процессами. Самый простой - это табличка Excel с указанием ответственных лиц и дат окончания тех или иных работ.
Pre- event = планирование и подготовка
«Кто не знает, куда направляется, очень удивится, попав не туда», - писал Марк Твен. У каждого действия должна быть цель, иначе оно будет отнесено в ранг бесполезных.
- Определение цели. Цели специальных мероприятий (eventов) определяются аудиторией, а также целями и задачами поставленными заказчиком перед организатором или непосредственно самими организаторами. Для того, чтобы определить цель мероприятия, необходимо, не спешить с выбором формата event’а, поскольку мероприятия разного формата могут достичь разных целей. Итак, сначала мы ставим цель, а потом выбираем формат!
Цели должны быть измеримы, достижимы и определены во времени.
- Составление сметы. Что и в каком количестве будет потрачено во время подготовки и реализации?
- Кадровое обеспечение. Сколько человек понадобится, чтобы организовать event? Сколько будет работать на мероприятии необходимых специалисьтов, ведущих, специалистов по звуку и свету, промо-персонала? Кто будет отвечать за доставку оборудования, подготовку площадки, писать сценарий? Ответить на эти вопросы тоже необходимо, прежде чем механизм подготовки придет в действие.
- Спонсорская поддержка. На этом же этапе желательно определиться, нужна ли для организации eventа помощь спонсоров и насколько она может быть взаимовыгодной. Найти, убедить, привлечь достойных спонсоров - дело непростое и очень ответственное (см. Инструкцию по «Фандрайзингу»).
- Коммуникации. Всегда следует помнить, что одна из сверхзадач event-managementа - получить необходимый общественный резонанс. Поэтому, планируя акцию, нужно точно представлять, от кого, в каких объемах и какой именно отклик на событие вы хотели бы получить.
Здесь составление пресс-релизов, информационных писем, написание статей в печатные СМИ, сценариев сюжетов для ТВ компаний и т.д.
- Финансовая и юридическая сторона. Возможно, Вам придется готовить документы для объявления тендера на проведение мероприятия, а значит предоставить юридически и финансово грамотно оформленную документацию (технические задания, служебные записки и т.д.). Но для этого необходимо оформить отдельную Инструкцию.
Если вам не придется проходить данную сложную систему, то в любом случае рекомендуем Вам заранее позаботиться о том, какие отчетные документы понадобятся в отношении финансовых расходов. Планируется ли составление договоров (например, на предоставление услуг), оформление страховых услуг?
Данный аспект реализации eventа объемный и требует подробного описания индивидуально для каждого мероприятия. Рекомендуется проконсультироваться с юристами и бухгалтером, прежде чем начать расходование средств и оформлять какие-либо договорные отношения.
- Подготовка необходимой документации сопровождающей event.
Речь идет о написании Положении о мероприятии, регламентирующего его проведение на всех этапах; презентационного текста позволяющего коротко и четко описать его характер, цели, задачи и результат; разрешение на использование помещения; список участников с телефонами (если это необходимо); программа мероприятия и т.п.
Здесь необходимо учесть, что возможно Вам придется пройти несколько этапов согласования вышеперечисленной документации.
- Составление сценария. Пошагово расписанная программа мероприятия с таймингом, спичами (для организации концерта - документ, содержащий полный текст конферанса, реприз, репертуара, названий концертных номеров и их исполнителей). Разрабатывается на основе программы.
- Техническая сторона. Составление технического райдера. А также проверка необходимого во время проведения eventа оборудования.
- Event – дизайн. От выбора цветовой гаммы, лозунга, эмблемы до оформления пригласительных, дипломов, раздаточного материала; изготовления баннеров, сувенирной продукции; оформления помещения. И все это должно быть красиво, качественно, эксклюзивно.
- Ожидаемый результат (как для организаторов, так и для участников). Здесь важно определиться с критериями оценки и инструментами, которым будете мерить (отзывы участников, приглашенных лиц; анкетирование и т.д.). Возможными критериями в отношении участников могут быть: приобретение новых знаний, установление новых контактов, укрепление связей внутри коллектива, эмоциональный тонус и т.д. Критериями оценки результата работы организаторов: установление новых контактов, повышение собственного статуса, повышение эффективности работ, прибыль от мероприятия и т.д.
Очень полезно проанализировав результат, и по итогу разработать самим для себя рекомендации по улучшению качества организации eventа.
Чтобы event прошел удачно и ваши цели были достигнуты, нужно помнить основные заповеди начинающего событийного менеджера: начинайте планирование и подготовку мероприятия заблаговременно.
Всегда начинайте с малого. Не берите на себя больше того, с чем вы сможете справиться. Привлекайте спонсорскую поддержку. Узнайте, необходимо ли разрешение для проведения мероприятия.
Заранее определитесь, какие транспортные средства будут задействованы. Выясните, сколько это вам будет стоить. Приготовьте небольшие презенты всем участникам. При организации фуршета определите, что и кому вы собираетесь предложить. Выясните, кто обеспечит вас всем необходимым.
Позаботьтесь об организации уборки помещения: до и после проведения.
At- event
Любое мероприятие — это сложный процесс, связанный со взаимодействием большого количества людей и техники, клубок интересов и обязательств. Это сложная система. И, как в любой сложной системе, что-то может пойти не так.
Более того, ВСЕГДА что-то идет не так (ну, почти всегда).
Кто-то опаздывает, торопится, делает что-то не то. В самый важный момент ломается техника, вмешиваются могущественные силы, мешающие мероприятию, пропадает самый нужный человек и пр. Организация мероприятия иногда может быть похожа на строительство понтонной переправы под постоянной бомбежкой. Иногда — на сумасшедший дом под веселым мартовским солнцем. Ничего не поделаешь.
Главное, чтобы все эти проблемы, проблемки, «проблемищи» и полные катастрофы не были заметны участникам. И, тем более, никак не беспокоили их.
Более того, хороший организатор обязан предусмотреть все возможные неблагоприятные ситуации и подготовиться к их решению самым профессиональным способом.
Основные риски и как их минимизировать
Главный риск связан с невыполнением вашего собственного плана. Может оказаться так, что замечательно разработанный сценарий, системы мер по предотвращению проблем и прочее просто не будут выполнены командой организаторов.
Для того, чтобы этого не произошло, необходимо подтверждение от каждого члена команды, что он ознакомлен с установленным порядком и правилами, а также с тем, какую ответственность он несет за их невыполнение.
Есть и риски, связанные с участниками. На мероприятиях взрослые люди с высшим образованием часто начинают вести себя как дети. Они теряются в трех комнатах и не могут найти туалет (хотя объездили полмира и умеют ориентироваться в незнакомой обстановке), интенсивно теряют собственные вещи, случайно забирают чужие и пр., и пр. В этом нет их вины, поэтому этот фактор нужно принять как данность и учитывать в работе.
Необходимые качества организатора мероприятия:
- спокойствие. Вы ко всему готовы, все варианты просчитаны, и вы знаете, как себя вести. И ваша команда знает;
- внимательность. Сила мелочей в том, что их много. Не упускайте из виду ничего.
- дружелюбие. Что бы ни случилось, ваши гости — это ваши Клиенты, и к ним нужно относиться максимально дружелюбно;
- находчивость. Даже если вы не приготовили вариант для сложившейся ситуации, вы должны быть твердо уверены, что быстро найдете приемлемый выход;
- компетентность. Знание вашего мероприятия и всех его составных частей, опыт, внимание должны убедить участников, заказчиков, что вы решите любую проблему. И вы тоже должны в это верить;
- "паранойя". Будьте всегда начеку.
Особый фокус — "паранойя". Она вас спасет. Начнем с законов Мерфи: "Если неприятность может случиться — она обязательно случится. Если может случиться несколько неприятностей — они случатся в самой неблагоприятной последовательности".
Примите это — это нормально в нашем деле. В том смысле, что это — норма.
Разложите ваше мероприятие на составляющие элементы. Подумайте и составьте себе план, что делать, если выпадет каждый из этих элементов. Один, второй, третий, два подряд. Может случиться самое невероятное. Подумайте, что вы будете делать в разных ситуациях.
Найдите ключевой элемент (или несколько) вашего мероприятия, который может ВСЕ испортить. Почти всегда такой есть. Именно к этому готовьтесь особо, проверьте и перепроверьте все, чтобы этого не произошло.
У вас должен быть запасной план для каждой из возможных проблем. Как минимум психологически вы должны быть готовы ко всему. Пусть ваш план спасения ситуации не компенсирует потери, но зато мероприятие не сорвется полностью. Когда-нибудь этот подход — подготовка запасного варианта — вас спасет. Это и есть профессионализм.
Компьютерные риски при проведении мероприятия стоит рассмотреть отдельно.
Известно, что технике свойственно ломаться — соответственно, она может сломаться и во время мероприятия. Компьютер может зависнуть. Может оказаться, что у вас не работает или не проинсталлирована программа, нужная докладчику. Чтобы избежать этого, используйте дублирующее копирование. Скопируйте все нужные данные (списки, презентации и т. п.) на CD, на флэш-накопитель.
Продумайте, кто может принимать оперативные решения. Если вы руководите мероприятием, вы не сможете быть одновременно везде — а где-то могут потребоваться неотложные действия. Делегируйте полномочия (особенно в случае необходимости срочного решения) и ответственность. Это залог успешности и прочности вашего мероприятия.
Многие подобные решения будут связаны с финансовыми последствиями для вашего мероприятия, и это следует заранее понимать. Если менеджер, находясь на месте, принял некое решение, повлекшее расходы, его нельзя потом за это корить и тем более штрафовать. Если вы делегировали полномочия человеку, которому доверяете, — вы должны верить, что он принял лучшее решение, которое мог принять в тех условиях, обладая той информацией, что у него была.
Подумайте о дублировании функций в ходе проекта. С каждым из нас может случиться что-то непредвиденное, и может потребоваться временная замена. Пусть у каждого члена команды будет один-два дублера, которые хотя бы в общих чертах находятся в курсе задач и проблем, имеющихся на этом участке работ, и в случае необходимости смогут с минимальными потерями подменить коллегу. Пусть дублер не сможет заменить полностью нужного человека (это и не нужно), но он сможет поддержать процесс мероприятия, и вся машина не застопорится.
Используйте ваш опыт: документируйте его и передавайте будущим организаторам, чтобы они могли с первой попытки сделать все как нужно. Удивительно, насколько часто ситуации и проблемы повторяются.
Опыт — возможность теперь уже с первой попытки сделать все как надо.
Лучший комплимент, организатору звучит так: "Ваши мероприятия скучные. Чем-то похожи на Lexus. Все работает как часы, ничего не ломается и отлично выглядит"
Пусть и ваши мероприятия будут ТАК "скучны" для участников.
Post-event = послесобытийный период
Стадия post-event - это не набор каких-то отдельных мер, применяемых наобум к месту и не к месту, а целый комплекс работ, который при грамотном ведении способен существенно повысить результативность проекта.
- стадия post-event важна, ибо само по себе специальное мероприятие является не целью и не задачей, а инструментом, с помощью которого можно решить ту или иную задачу или достичь той или иной цели, а, следовательно, физическое окончание ивента не равняется автоматическому окончанию работ в рамках проекта;
- стадия post-event включает в себя значительное количество всевозможных компонентов, роль каждого из которых может изменяться в зависимости от сути и характера одного отдельно взятого ивента, а также от контекста, в котором он проводится;
- пренебрежение стадией post-event или обычная недоработка на этом этапе практически всегда вызывает негативные последствия, уровень которых может быть разным: от минимальных до отрицательного результата по всему проекту.
В этот момент важно вспомнить, всех ли Вы отблагодарили за помощь в организации; возможно, опубликовать отчет о проведении в СМИ; посмотреть фото и (или) видеоотчет и порадоваться тому, что на одно красивое, запоминающееся, грамотно спланированное и организованное событие в мире стало больше!
На старт!:)
7.5 Приложение
ОБОСНОВАНИЕ необходимости проведения eventа (полное название)
Наименование мероприятия: ________________________
Сроки проведения _________________
Место проведения __________________
Актуальность
Цель
Основные задачи
География участников (иногородних, зарубежных)
Предполагаемые затраты и источники финансирования проведения eventа.
| Источник финансирования | Сумма, тыс. руб. |
| Бюджетные средства организации | |
| Централизованные внебюджетные средства | |
| Добровольные пожертвования физических и юридических лиц | |
| Средства подразделения | |
| Организационные взносы | |
| Иные: | |
Смета расходов на проведение eventа _________
| Наименование затрат | Источники финансирования | ||
| | Собственные редства | Средства сторонних организаций | Другие |
| 1. | тыс.руб. | тыс. руб. | |
| 2. | тыс.руб. | тыс. руб. | |
| 3. | тыс.руб. | тыс. руб. | |
| 4. | тыс.руб. | тыс. руб. | |
| Итого: | тыс.руб. | тыс. руб. | |
| Всего: тыс. руб. | |||
План подготовки и проведения eventа
| Наименование мероприятия | Сроки исполнения | Результаты | Отв. исполнители |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
Председатель оргкомитета
Программа
______________________
(наименование форма мероприятия)
______________________
(наименование темы мероприятия)
- Цель и задачи мероприятия
- Время и место проведения (город, страна)
- Организация, ответственная за проведение
- Номера телефонов организаторов мероприятия
Регламент проведения:
Начало работы _____________ ч.
Окончание работы __________ ч.
План по дням, часам, минутам с указанием основных этапов (открытие, вступительное слово, выступление, награждение и т.д.
Рекомендации по составлению пресс-релиза
Включить в него имеет смысл следующую информацию (разумеется, в зависимости от формата и контента каждого отдельно взятого ивента):
- общую характеристику проекта, включая площадку для проведения, список выступающих персон, основную тематику ивента и какие-то другие важные детали, но не слишком много;
- небольшой рассказ об организаторе проекта, сиречь о нашей компании;
- достаточно подробный отчет о ходе мероприятия и по-настоящему важных, ключевых событиях, которые имели место на нем случиться, - эта информация очень пригодится тем журналистам, которые не присутствовали на ивенте лично;
- иногда бывает полезно приложить к пресс-релизу (или же выложить на веб-сайте) ссылку на, тексты выступления тех или иных гостей и докладчиков, в зависимости от актуальности или важности этих выступлений; в качестве примера можно привести Конференцию Разработчиков Игр, организаторы которой ежегодно выкладывают аудиозаписи большинства докладов, которые впоследствии используются индустриальными СМИ повсеместно;
- также стоит приложить к пресс-релизу несколько особенно удачных фотографий с прошедшего специального мероприятия в хорошем разрешении или хотя бы сообщить, как журналист сможет эти фотографии получить, ибо, как правило, их либо записывают на CD, либо выкладывают на веб-сайт;
- контактные данные человека в нашей компании, которые сможет ответить на все интересующие журналистов вопросы.
Контрольный список опытного event-менеджера
Для мероприятий в помещении:
1. Контактное лицо арендодателя. Разрешение (или договор) на использование помещения с целью организации события с указанием сроков и ответственных.
2. Полезная площадь. Вместительность, параметры коридоров и комнат, количество входов и выходов (и если есть необходимость: возможность приспособленность здания для передвижения людей на инвалидных колясках).
3. Вентиляционные системы, электропроводка, канализация и водоснабжение, кухонное оборудование.
4. Наличие сцены, гардеробных, спальных комнат.
5. Размещение дока для разгрузки, возможность хранения.
6. Освещение/электричество/возможности дополнительного энергоснабжения.
- Для Outdoor:
1. Источник воды.
2. Источник электроэнергии.
3. Тип, размер и количество тентов.
- Безопасность
1. Способ обеспечения безопасности: контрольные пункты или передвижные наряды.
2. Количество сотрудников, форма, техническое оснащение.
- Парковка:
1. Парковка для сотрудников и трейлеров.
2. Парковка для гостей.
3. Подъездные пути, освещение и указатели.
- Транспорт:
1. Тип и количество транспортных средств.
2. Инструктаж водителей/разработка маршрута.
3. Маркировка автомобилей.
- Санитарная зона:
1. Постоянные или временные удобства.
2. Размещение и количество.
3. Обслуживание и обеспечение расходными материалами.
4. Размещение емкостей для мусора, транспортировка и переработка отходов.
- Внештатные ситуации
1. Медицинская аптечка, медперсонал.
2. Огнетушители, тип и количество, назначение ответственных за противопожарную безопасность, использование резистентных к огню материалов.
3. План на случай дождя и наводнения.
4. Альтернативный источник электроэнергии на случай отключения.
5. Ответственный за хранение и возврат найденных вещей.
- Разрешения и лицензирование:
1. Звук, свет и спецэффекты.
2. Парковка.
3. Питание и напитки, в том числе алкогольные.
- Страхование мероприятия
- Общие требования к энергоснабжению
1. Функциональное освещение/ декоративное освещение.
2. Кейтеринг (разогрев или приготовление пищи на месте).
3. Развлекательная программа и оборудование.
- Список оборудования для закупки или аренды:
1. Столы, стулья.
2. Сцена - тип, размер, прочность.
3. Тенты - тип, размер, цвет.
4. Элементы декора.
5. Разное.
- Декор:
1. Зона входа.
2. Помещение в целом.
3. Сцена.
4. Столики, зона отдыха.
5. Бары, кафетерии, раздаточные стенды.
- План помещения:
1. Концепция.
2. Чертеж в CAD со всеми деталями: столы, стулья, сцена, пути движения гостей и персонала.
3. Чертеж энерго-, водо-, газоснабжения и технический план здания.
- Аудиовизуальное оборудование:
1. Звуковое.
2. Экраны: тип, размер, количество.
3. Освещение.
- Развлечение:
1. Гримерки, помещения для переодевания
2. Расписание
3. Требования для подготовки грима, костюма, прически
4. Возможность отдельной программы для детей
5. Альтернативные сценарии если выбывает оратор/конферансье/артист
- Еда и напитки:
1. Меню для буфетов и баров.
2. Питание вразнос, коктейли.
3. Разработка рациона из расчета на количество гостей.
- Персонал:
1. Обслуга.
2. Административный персонал.
3. Технический персонал.
- Маркировка:
1. Обозначения регистрационных столов.
2. Указатели внутри помещения и на подъездных путях.
- Медиа-план (концепция продвижения ЦАПСИ)
Концепция продвижения ЦАПСИ
Целевая аудитория: «локомотив» поколения – студенты.
Характерные черты целевой аудитории (выделенные в рамках исследования фонда «Общественное мнение» на уровне России):
- Нацеленность на работу в коммерческих организациях,
- Занятие высоких постов,
- Установка на развитие, самореализацию, творческих интересов,
- Готовность к рискам,
- Инициативность,
- Мобильность,
- Индивидуализм.
Для того чтобы охарактеризовать целевую аудиторию на уровне Сибирского федерального университета необходимо провести социологическое исследование.
Ключевая группа: яппи-студенты.
Характерные черты яппи-студентов:
- Ориентированы на высокие должности,
- Стремятся к самореализации,
- Готовы жертвовать многим,
- Мобильны,
- Готовность к достижению цели,
- Склонны к индивидуализму,
- Уверены в себе,
- Инноваторы,
- Разнообразный досуг, чаще прочих студентов выбирают спорт и туризм.
Необходимой составляющей продвижения ЦАПСИ является разработка корпоративного стиля:
- Товарный знак, товарная марка (логотип центра: графический, текстовый, комбинированный),
- Фирменный цвет, набор цветов, их сочетание,
- Набор фирменных шрифтов,
- Слоган,
- Брендбук (фирменный блок) и другие элементы корпоративного стиля.
| Каналы распространения информации | Методы воздействия | Характеристики выбранных методов |
| Личные (встречи, презентации, флеш-мобы) | симбиоз метода убеждения и метода доказательства. |
|
| Неличные (медиа, СМИ, фирменная продукция, наружная реклама) | симбиоз метода убеждения и метода доказательства. |
|
Медиа-план
| № | Что | Где | Когда | Стоимость |
| 1 | Публикация | Газета:
Журнал:
| Четверг, 2009 года 2009 год 2009 год 2009 год | Бесплатно Бесплатно 10 000 руб. 10 000 руб. |
| 2 | Ролик | Телевидение: Каналы Красноярска – новостной блок | День открытия, 2009 год | Бесплатно |
| 3 | Релизы | Интернет:
Kgs24 | 2009 год 2009 год | Бесплатно Бесплатно |