Методическое руководство Кемерово 2008 удк 373. 6 Ббк 74. 57

Вид материала

Руководство

Содержание Общие требования к документам смк Документация смк первого уровня Миссия колледжа Стратегическая цель Руководство по качеству – основной документ смк (р) 3.1 Руководство по качеству имеет следующие разделы 3.1.3 Область применения 3.3 Определения, сокращения, аббревиатуры 3.4 Система менеджмента качества 3.5 Ответственность руководства 3.6 Менеджмент ресурсов 3.7 Управление продукцией 3.8 Измерение, анализ и улучшение 3.9 Внесение изменений 3.13 Рассмотрение и утверждение руководства по качеству КемГППК Дп 02-01 Методологические инструкции и положения Методологическая инструкция имеет следующие разделы Основные правила построения блок-схемы Принятие решения или альтернатива ... Полное содержание

Подобный материал:

• Методическое пособие удк 373 ббк 74. 100., 1753.35kb.
• Учебно-методическое пособие Ульяновск, 2004 г. Ббк: 74. 200. 52 + 74. 265. 1 Удк: 373., 886.42kb.
• Методическое пособие практику Владимир. 2008 г. Удк 024. 2 Ббк 74. 34(2)к94, 550.56kb.
• Сборник статей преподавателей Кемгппк кемерово 2011 удк -373., 2280.86kb.
• Методическое пособие издание 2-е, дополненное Тюмень 2008 ббк 75. 719. 511 Удк 796., 2601.06kb.
• Методическое пособие издание 2-е, дополненное Тюмень 2008 ббк 75. 719. 511 Удк 796., 2592.88kb.
• Методические рекомендации Гродно 2007 удк 37. 018 Ббк 373., 358.38kb.
• Врамках программы «Прометей» Павлодар удк 94(574. 25)(075. 8) Ббк 63. 3(5Каз)я73, 3259kb.
• Методические рекомендации г. Пермь 2009 удк 373. 5 Ббк 74. 24(2) Н83 Издание подготовлено, 2317.64kb.
• Методическое пособие Петрозаводск 2008 удк 02 ббк 78., 151.11kb.

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ


государственное образовательное учреждение

среднего профессионального образования

«Кемеровский государственный

профессионально- педагогический

колледж» (КемГППК)


Н. А. Прянишева


РАЗРАБОТКА СИСТЕМЫ

ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

УПРАВЛЕНИЯ КАЧЕСТВОМ

ПОДГОТОВКИ СПЕЦИАЛИСТОВ


Методическое руководство


Кемерово

2008

УДК – 373.6

ББК – 74.57

П – 68


П
П -68
рянишева Н.А.

Разработка системы документационного обеспечения управления качеством подготовки специалистов. Методическое руководство [Текст]/ Н.А. Прянишева. – Кемерово: Изд-во КемГППК, 2008. – 46 с.


Настоящее методическое руководство содержит рекомендации по разработке основных документов СМК и управлению ими. В 7 разделе приведен перечь основных документов СМК для подразделений колледжа согласно структуре управления.

Сборник может быть полезен административным работникам образовательных учреждений, внедряющих системы управления качеством подготовки специалистов


Рецензент

Соболева И.А.,

к.т.н., доцент, эксперт по сертификации

систем качества Системы сертификации ГОСТ Р


Рекомендовано к изданию УМК СПО Кемеровской области в качестве методического пособия для работников ОУ СПО, занятых разработкой систем управления качеством

Протокол №17 от 06.05.2008 г.


УДК – 373.6

ББК – 74.57

П – 68


© КемГППК, 2008 г.




СОДЕРЖАНИЕ

		Стр.
Введение………………………………………………………………………		4
Общие требования к документам СМК…………………………………….		5
Документация СМК первого уровня………………………………………..		8
Руководство по качеству – основной документ СМК……………………..		9
Методологические инструкции и положения………………………………		12
	Методологические инструкции……………………………………..	12
	Положение о структурном подразделении…………………………	17
	Другие положения……………………………………………………	22
Инструкции всех видов………………………………………………………		23
	Технологические и методические инструкции……………………..	23
	Инструкции по эксплуатации оборудования……………………….	23
	Должностные инструкции…………………………………………...	25
	Инструкции по охране труда...............................................................	30
Записи по качеству…………………………………………………………...		31
	Перечень записей……………………………………………………..	31
	Порядок оформления и ведения записей…………………………...	33
	Выдача записей……………………………………………………….	34
Управление документами СМК……………………………………………..		35
	Ревизия документов СМК……………………………………………	35
	Внесение изменений и переиздание документов СМК……………	35
	Внесение изменений в записи………………………………………	36
	Изъятие из обращения документов СМК…………………………..	37
	Хранение и архивирование документов СМК……………………..	38
Перечень документов в подразделении…………………………………….		39
Приложения ………………………………………………………………….		46

ВВЕДЕНИЕ


Наличие системы менеджмента качества, отвечающей требованиям стандартов ИСО серии 9000:2000, способствует повышению эффективности производительности и внутренней координации работы организации; выявлению задач в области качества, стоящих перед организацией, и обеспечению ее ориентированности на интересы потребителей; приданию существующим и потенциальным потребителям уверенности в возможностях, которыми располагает организация; достижению и поддержанию требуемого качества продукции (услуги), отвечающим выявленным или предполагаемым нуждам потребителей; созданию основ для сертификации системы качества; установлению исходного уровня для ее непрерывного совершенствования.

Настоящее методическое руководство содержит рекомендации по разработке основных документов СМК и управлению ими. В 7 разделе приведен перечь основных документов СМК для подразделений колледжа согласно структуре управления.


РАЗДЕЛ 1

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ СМК


В соответствии с основными принципами менеджмента качества любая деятельность колледжа реализуется как процесс, вследствие чего требует разработки организационной, планирующей и контролирующей документации. Существующая номенклатура дел не отражает процессного подхода к организации деятельности, поэтому требует дополнения в соответствии с требованиями стандартов ИСО 9001-2001.

Система документационного обеспечения управления качеством подготовки специалистов содержит пять уровней:

1 УРОВЕНЬ - Политика и цели в области качества

2 УРОВЕНЬ – Руководство по качеству

3 УРОВЕНЬ – Методологические инструкции

4 УРОВЕНЬ – Инструкции всех видов

5 УРОВЕНЬ – Записи по качеству

Система документационного обеспечения управления качеством подготовки специалистов создается в строгом соответствии со структурой управления колледжем. В каждом структурном подразделении должны быть созданы документы, определяющие миссию и политику, методологию деятельности. К организационным документам относятся положения и должностные инструкции. Планирующая документация включает план работы. К отчетной документации относятся записи по качеству, отчеты о проделанной работе.

Ответственность за разработку системы управленческой документации несет должностное лицо, являющееся руководителем направления или структурного подразделения согласно структуре управления колледжем.

Каждый документ в системе менеджмента качества имеет свой код, по которому он может быть идентифицирован. Схема кода документа выглядит следующим образом:


КемГППК X-YY-ZZ-NNNN,

где:

КемГППК – Кемеровский государственный профессионально-педагогический колледж;

X – буквенный признак документа в соответствии со следующей классификацией:

Р – руководство по качеству

С – структурная схема управления

ДП – документированная процедура

СТП – стандарт предприятия

Ит – инструкция технологическая

Иэ – инструкция по эксплуатации оборудования

Им – методическая инструкция

Ид – инструкция должностная

Ип – положение

Иот – инструкция по охране труда

Дж – журнал

Дб – бланк

Дп – папка;

YY – число-код структурного подразделения – автора разработанного документа (приказ по СМК);

ZZ – порядковый номер документа данного вида

NNNN – год издания документа


Примечание: документы разных уровней могут имеет одинаковый порядковый номер, различаться будут по буквенному признаку: Р, С, П, Д и т.д.


Например: код документа КемГППК Ип-02-10-2008 означат, что это положение, об отделе инноваций и качества, имеет порядковый номер 10 среди документов данного вида, разработано и издано в 2008 году.


Примечание: организационно-распорядительная документация (приказы, распоряжения, служебные записки и т.п.), бланки, имеющие коды федеральных, областных, городских и других организаций, а также протоколы совещаний не кодируются.

Политика и цели в области качества не кодируются. Идентификацией их является дата утверждения.


Документы СМК оформляются на специальных бланках:

- титульный лист руководства по качеству (Приложение 1)

- титульный лист методологической инструкции (Приложение 2)

- титульный лист инструкции (технологической, по эксплуатации, должностной и т.д.) (Приложение 3)

- титульный лист положений (Приложение 4)

Набор текста осуществляется автором документа. Текст печатается на ПЭВМ, шрифтом 12 Times New Roman, заголовки шрифтом 12, полужирным, прописными буквами, межстрочный интервал одинарный. Поля: левое – 30 мм, правое – 10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм). Коды документов, на которые ссылаются в тексте, печатаются полужирным шрифтом.

Текст, на который автор хочет обратить особое внимание, печатается полужирным шрифтом под грифом «ВНИМАНИЕ!».

Правильность оформления документов и содержания СМК проверяет начальник отдела инноваций и качества.

Документы СМК считаются подготовленными к выпуску, если на титульном листе имеются все подписи, предусмотренные титульными листами соответствующих документов.

На титульном листе и каждой последующей странице документа СМК должно присутствовать следующее:

• код;
  
• номер страницы и общее количество страниц;
  
• дата выпуска;
  
• номер приказа и дата введения документа в действие.
  

Подготовленные документы СМК выдает делопроизводитель отдела инноваций и качества в соответствии с листом рассылки под подпись в журнале выдачи документов системы менеджмента качества КемГППК Дж 02-01-2008

Перед выдачей документа СМК делопроизводитель отдела инноваций и качества проверяет комплектность документа в соответствии с «Содержанием» и с учетом всех «Приложений», проставляет на листах следующее:

На титульном листе каждого экземпляра

• номер экземпляра (пастой фиолетового или синего цвета);
  
• на каждом последующем листе документа СМК проставляет номер экземпляра документа.
  

После получения документа руководитель подразделения должен ознакомиться с его содержанием и ознакомить подчиненный ему персонал с записью в журнале ознакомления с документацией СМК Дж …-01-2008 (код по перечню подразделений) (см. приказ по СМК).


РАЗДЕЛ 2

ДОКУМЕНТАЦИЯ СМК ПЕРВОГО УРОВНЯ


2.1. Миссия и политика


В соответствии с требованиями стандарта ИСО 9001-2001 в колледже разрабатывается миссия, которая отражает основное предназначение КемГППК, его стратегическую цель на долгосрочную перспективу.


МИССИЯ КОЛЛЕДЖА:

Мы работаем для того, чтобы содействовать функционированию и развитию систем НПО и СПО Кузбасса в подготовке качественных профессионально-педагогических кадров, а также обеспечению потребности личности в получении специальностей, востребованных рынком труда.


СТРАТЕГИЧЕСКАЯ ЦЕЛЬ:

Обеспечение конкурентоспособности колледжа на рынке образовательных услуг и формирование конкурентоспособности выпускника колледжа на рынке труда.


Политика и цели в области качества не кодируются. Идентификацией их является дата утверждения.


На основе миссии колледжа и стратегической цели каждое направление деятельности или структурное подразделение вырабатывает свою миссию и стратегическую цель. В данном случае миссия и стратегическая цель должны отражать конкретный вклад каждого подразделения в реализацию основного предназначения колледжа и его стратегии. Каждое подразделение должно определить, какой конкретный вклад оно вносит в обеспечение конкурентоспособности колледжа на рынке образовательных услуг и формирование конкурентоспособности выпускника на рынке труда в соответствии с основным направлением своей деятельности.

Примерами миссии могут служить следующие:

- обеспечение комфортных и безопасных условий для работы и обучения. Совершенствование производственной среды колледжа;

- внедрение здоровьесберегающих технологий. Воспитание личности, пропагандирующей здоровый образ жизни;

- обеспечение научно-методического сопровождения процесса подготовки конкурентоспособного специалиста, испытывающего потребность к постоянному обновлению собственных знаний и т.д.

Для достижения миссии каждое подразделение вырабатывает собственную политику в области качества.

Миссия, стратегия и политика в области качества подразделения не должны противоречить миссии, стратегии и политике колледжа.


РАЗДЕЛ 3

РУКОВОДСТВО ПО КАЧЕСТВУ – ОСНОВНОЙ ДОКУМЕНТ СМК (Р)


Разработчик и владелец документа –

начальник отдела инноваций и качества.


Руководство по качеству содержит описание системы менеджмента качества ССУЗа в соответствии с требованиями стандарта ISO 9001:2001, которые подробно отражены в документации СМК КемГППК.

Проект каждого раздела руководства по качеству разрабатывают руководители подразделений, ответственные за данный раздел. Окончательно редактирует весь документ начальник отлеоа инноваций и качества (автор данного документа), согласовывает представитель руководства по качеству.

Обсуждает содержание руководства по качеству и принимает решение о его выпуске Совет по качеству. Утверждает руководство по качеству – директор колледжа.


3.1 Руководство по качеству имеет следующие разделы


3.1.1 Содержание

• все разделы руководства по качеству с указанием соответствующих им пунктов стандарта.
  

3.1.2 Введение

• общие сведения об организации;
  
• история КемГППК;
  
• процессориентированный подход.
  

3.1.3 Область применения

• общие положения;
  
• применение.
  

3.2 Нормативные ссылки

• перечень стандартов и другой нормативной документации, на которые даны ссылки в руководстве по качеству.
  

3.3 Определения, сокращения, аббревиатуры

• определения;
  
• сокращения;
  
• аббревиатуры;
  

используемые в руководстве по качеству.


3.4 Система менеджмента качества

3.4.1 общие требования;

3.4.2 требования к документации;

3.4.2 общие положения;

3.4.3 руководство по качеству;

3.4.4 управление документами;

3.4.5 управление записями.


3.5 Ответственность руководства

3.5.1 обязательства руководства;

3.5.2 ориентация на потребителя;

3.5.3 политика и цели в области качества;

3.5.4 планирование;

3.5.5 ответственность, полномочия и коммуникации;

3.5.6 анализ со стороны руководства.


3.6 Менеджмент ресурсов

3.6.1 обеспечение ресурсами;

3.6.2 человеческие ресурсы;

3.6.3 инфраструктура;

3.6.5 производственная среда.


3.7 Управление продукцией

3.7.1 планирование;

3.7.2 процессы, связанные с потребителями;

3.7.3 проектирование и разработка;

3.7.4 закупки;

3.7.5 производство и обслуживание;

3.7.6 мониторинг и измерение продукции.


3.8 Измерение, анализ и улучшение

3.8.1 общие положения

3.8.2 мониторинг и измерение;

3.8.3 управление несоответствующей продукцией;

3.8.4 анализ СМК;

3.8.5 улучшение.


3.9 Внесение изменений

• приводится лист регистрации изменений и дополнений документа см. прил. 8
  

3.10 Согласование

• приводится лист согласования (см. прил. 8). В листе согласования указываются члены Совета по качеству.
  

3.11 Рассылка

• приводится лист рассылки (см. прил. 9), где указывается, кому должен быть направлен документ. Руководство по качеству рассылается всем членам Совета по качеству.
  

3.12 Приложения

• включаются все приложения, на которые даются ссылки по тексту руководства по качеству и документы, содержащие вспомогательную информацию.
  

Все разделы руководства по качеству должны быть описаны в соответствии с требованиями стандарта ISO 9001:2001 и включать все его пункты. Кроме того, в руководстве по качеству указываются руководители процессов и какая документация используется.

Руководство по качеству должно давать полное представление о системе менеджмента качества в колледже с ссылками на методологические и др. инструкции.

3.13 Рассмотрение и утверждение руководства по качеству

Начальник отдела инновации и качества представляет руководство по качеству для рассмотрения и утверждения на Совет по качеству. Члены Совета по качеству на заседании Совета по качеству согласовывают руководство по качеству и председатель Совета по качеству – директор - утверждает его.

Оригинал руководства по качеству хранится в отделе инноваций и качества в папке КемГППК Дп 02-01 весь период функционирования системы менеджмента качества. Электронная копия руководства хранится в отделе инноваций и качества.


РАЗДЕЛ 4

МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ИНСТРУКЦИИ И ПОЛОЖЕНИЯ


Разработчик и владелец документа –

владелец (хозяин) процесса


4.1. Методологические инструкции

Методологическая инструкция разрабатывается руководителем того подразделения КемГППК, деятельность которого является преобладающей в описываемом процессе.

Методологические инструкции разрабатываются для всех процессов, которые происходят в колледже.

Автор согласовывает разработанную МИ с руководителями подразделений, сотрудники которых задействованы в ней.

МИ, в которых задействованы все подразделения, согласовываются только с членами Совета по качеству.

Начальник отдела инноваций и качества проверяет МИ на соответствие стандарту ISO 9001-2001 и документации СМК.

Подразделения, в распоряжении которых имеется компьютер, оформляют и печатают МИ самостоятельно. Остальные МИ печатает делопроизводитель отдела инноваций и качества.


Согласованная МИ выносится для обсуждения на Совет по качеству. В случае принятия положительнного решения МИ утверждается председателем Совета по качеству – директором.


Методологическая инструкция имеет следующие разделы


Содержание

• перечень всех разделов МИ с указанием страниц.
  

1 Цель

• указывается, для чего предназначена данная МИ
  

2 Область применения

• указывается, в каких подразделениях предприятия применяется данная МИ.
  

3 Сопутствующая документация

• указывается, на основании каких документов разработана данная МИ. Каждый документ нумеруется.
  

4 Определения, сокращения, аббревиатуры

• указываются используемые в МИ термины, сокращения и аббревиатуры.
  

5 Описание работы и ответственность

• приводится блок-схема процесса, для которого составлена МИ, с наименованием каждой операции и указанием ответственного лица (или лиц) по каждой операции;
  
• подробное описание каждой операции: что выполняет ответственное лицо (или лица)?; на основании каких документов?; где ведет запись?
  
• если в действии участвует несколько ответственных лиц, необходимо указать конкретную ответственность каждого лица (кто?, за что?).
  

Блок-схема разрабатывается с использованием следующих символов и обозначений:

	– начало / конец блок-схемы;
	– действие, в том числе выполнение операций контроля;
	– альтернатива;
	– направление действия;
	– перенос на следующую страницу.

Символы , в блок-схеме имеют порядковый номер и обозначают отдельную операцию процесса. Каждое действие описывается с указанием наименования операции и лица, ответственного за выполнение данной операции. Причем текст названия операции должен быть сохранен одинаковым в кратком и подробном вариантах описания.

Если в пояснении к блок-схеме нет подробного изложения действия, то в нем должна быть ссылка на документ, по которому выполняется действие (например, инструкция).

Описание процесса должно соответствовать фактическому выполнению действий и требованиям, изложенным в инструкциях, нормативной и технической документации.

Основные правила построения блок-схемы


Действие имеет один или несколько входов и только один выход. (рис.1)

В кратком описании действия должно присутствовать следующее:

• кто выполняет действие;
  
• что он выполняет и на основании каких документов;
  
• чем заканчивается действие – какие документы заполняет или оформляет, где регистрируется результат.
  

5.1





Рис. 1






Принятие решения или альтернатива в результате выполненного действия – задается вопрос, на который всегда два ответа: положительный и отрицательный – один вход и два выхода (рис.2).

В описании должен присутствовать ответ на оба выхода.


Когда предполагается три и более ответов на один вопрос, тогда этот вопрос делят на столько частей, чтобы было только два ответа.

Подряд допускается ставить несколько ромбов (рис.3).




Рис. 2





Рис. 3


ВНИМАНИЕ! При разработке МИ описание символов блок-схем не приводить.

Все элементы блок-схемы нумеруются по порядку, первый прямоугольник (действие) имеет номер 5.1, далее по порядку по прямой линии до конца, последний пункт в каждой МИ должен быть «Оценка эффективности процесса».

Затем по порядку нумеруется каждое ответвление. Нумерация сквозная.

ВНИМАНИЕ! Блок- схема располагается на отдельных страницах, над блок-схемой указывается полное наименование МИ или технологической инструкции.

Все элементы блок – схемы располагаются в левой части листа, сверху вниз.

Справа – напротив каждого элемента указывается:

• для прямоугольника (действие): номер элемента, название действия, ответственное лицо (или лица) за выполнение действия;
  
• для ромба (решение): номер элемента, вопрос для принятия решения (на который возможно дать ответ «да» или «нет»).
  

При повторении ответственного лица, делается ссылка на первое упоминание.


Основные правила выполнения подробного описания


Подробное описание печатается с новой страницы.

В описании должно присутствовать следующее:

1. для действия:
   

• номер и название действия, ответственное лицо или лица, его/их должностные инструкции;
  
• кто выполняет действие;
  
• как действие выполняет, на основании чего или в соответствии с чем;
  
• какие записи ведет;
  
• чем заканчивается действие.
  

2. для решения:
   

• номер и наименование элемента (вопрос);
  
• описание обоих выходов «да» и «нет»:
  

«Если да (можно указать конкретно, что да), то …….. по п. …,

«Если нет (можно указать конкретно, что нет), то …….. по п. …,»

т.е. указывается следующее действие.


6 Документы и срок их хранение

• указывается, какие документы используются, заполняются при выполнении данного процесса, а также место, срок хранения и архивирования документов.
  

Документы подразделяются на:

6.1 Входные документы – документы, поступающие в данное подразделение и необходимые для выполнения данного процесса

6.2 Внутренние документы – документы, разрабатываемые в данном подразделении и необходимые для работы внутри этого подразделения при выполнении действий описываемого процесса;

6.3 Выходные документы – документы, которые выдаются другим подразделениям во время выполнения действий МИ или после их окончания.


6.4 Хранение оригинала МИ – указывается:

«Оригинал настоящей МИ хранится в ОСМК.

Срок хранения – период функционирования системы менеджмента качества»

Если при выполнении процесса данной МИ не требуется заполнение каких-либо документов, то в разделе делается запись «отсутствуют».


7 Внесение изменений

– приводится лист регистрации изменений и дополнений документа (см. прил. 7).


8 Согласование

• в листе согласования (см. прил. 8), указываются члены Совета по качеству и руководители подразделений, участвующие в выполнении процесса в соответствии с данной МИ. Каждый согласующий должен ознакомиться с ней на стадии проекта и в готовом документе поставить свою подпись.
  

9 Рассылка

• в листе рассылки (см. прил. 9) указываются подразделения и лица, которым должна быть направлена данная МИ, с указанием количества экземпляров.
  

10 Приложения

• приводится перечень форм с названиями и кодами документов собственной разработки и используемых при выполнении данной МИ. Формы должны быть приложены по порядку ссылок в тексте на данные формы. На приложения должны быть сделаны ссылки. Если в разрабатываемой МИ приложений нет, то данный раздел в процедуру не включается.
  

Оригинал, второй экземпляр и электронная копия МИ хранятся в ОИиК.


4.2. Положения о структурных подразделениях


Положения о структурном подразделении разрабатывает начальник подразделения.

Отдел инноваций и качества выдает методические рекомендации по разработке положения о структурном подразделении, оказывает необходимое содействие в разработке и проверяет содержание положений.

Разработанное положение согласовывается со следующими руководителями:

• вышестоящим по подчиненности;
  
• начальником отдела инноваций и качества;
  
• начальником отдела кадров;
  
• Советом колледжа.
  

Согласованное положение утверждает директор, вводится в действие приказом по колледжу.

Положение разрабатывается на основе методологической инструкции о порядке разработки и утверждения положения о структурном подразделении (направлении деятельности)